Popularnie zwane benefitami, świadczenia pozapłacowe od pracodawcy stanowią niekiedy bardzo istotną część efektywnego wynagrodzenia otrzymywanego za pracę. Łączna wartość karnetu na siłownię, prywatnego ubezpieczenia medycznego, budżetu szkoleniowego i świątecznych paczek to nierzadko kilka tysięcy złotych rocznie, dlatego warto przyjrzeć się wszystkim konsekwencjom, jakie wynikają z ich przyznawania pracownikom.
Świadczenia pozapłacowe na gruncie podatków
Punktem wyjścia jest bardzo szeroki art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią, za przychód ze stosunku służbowego uważa się zarówno pieniądze, jak i świadczenia w naturze, w tym również świadczenia nieodpłatne lub częściowo odpłatne. W praktyce, na gruncie podstawy opodatkowania, przepis ten zrównuje ze sobą wynagrodzenie zasadnicze ze wspomnianymi już benefitami. Jak wynika z dalszych części ustawy, wartość przychodu z benefitów pracowniczych oblicza się zazwyczaj na podstawie ceny ich zakupu.
Stwierdzenie, że każdy wydatek pracodawcy, z którego korzysta pracownik stanowi świadczenie pozapłacowe byłoby jednak dużym nadużyciem. Z punktu widzenia dalszych rozważań, szczególnie istotny jest wyrok TK z 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13. Jak wskazał Trybunał, przychód występuje, gdy świadczenie jednocześnie:
- Zostało spełnione za zgodą pracownika i miało charakter dobrowolny,
- Zostało spełnione w interesie pracownika, a nie wyłącznie w interesie pracodawcy, jednocześnie skutkując powiększeniem jego aktywów albo pozwalając mu uniknąć określonego wydatku,
- Przynosi wymierną, mierzalną korzyść, którą da się przypisać konkretnemu pracownikowi.
Aby po stronie pracownika powstał przychód, muszą zostać spełnione wszystkie trzy powyższe wymogi.
Czy od benefitów pracowniczych płaci się ZUS?
Co do zasady, jeżeli benefit stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, jego wartość powinna zostać uwzględniona również w podstawie wymiaru składek ZUS. Przepisy przewidują jednak istotne wyjątki. Ich podstawą jest rozporządzenie składkowe.
Jeden z najczęściej wykorzystywanych wyjątków wynika z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego i dotyczy korzyści materialnych wynikających z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu, które polegają na umożliwieniu pracownikowi zakupu określonych towarów lub usług po cenie niższej niż detaliczna. W praktyce pozwala to zastosować model, w którym benefit, na przykład karta sportowa lub pakiet medyczny, zostaje przewidziany w regulaminie wynagradzania, pracownik ponosi choćby część jego ceny, a pozostałą część finansuje pracodawca.
W takim przypadku wartość dopłaty pracodawcy może zostać wyłączona z podstawy wymiaru składek. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracodawca finansuje benefit w całości ze środków obrotowych. Wówczas nie dochodzi do zakupu przez pracownika po cenie niższej niż detaliczna, dlatego zastosowanie tego wyłączenia jest co do zasady znacznie trudniejsze.
Czy benefity pracownicze są kosztem dla pracodawcy?
Podobnie jak w przypadku wielu innych wydatków, to zależy. Podkreślmy: fakt powstania przychodu po stronie pracownika nie oznacza automatycznie, że zakup benefitów będzie kosztem podatkowym dla pracodawcy. Kluczowa jest ocena wystąpienia ogólnych przesłanek z artykułu 15 CIT – trzeba zatem ocenić realny związek z przychodem (jego uzyskaniem, zabezpieczeniem źródła lub zabezpieczeniem go) oraz poniesienie go przez podatnika. Dla porządku dodajmy – w przypadku benefitów trzeba uważać także na art. 16 ustawy, bowiem co do zasady, przepis ten wyłącza z kosztów między innymi składki na niektóre ubezpieczenia.
W wielu interpretacjach, w tym tej z 13 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.47.2026.5.MW, Dyrektor KIS dopuszcza zaliczanie wydatków na benefity, na przykład karty sportowe lub pakiety medyczne, w kosztach uzyskania przychodu. Choć nie ulega wątpliwości, że wydatki na świadczenia pozapłacowe muszą dawać się uzasadnić, z naszego doświadczenia wynika, że typowe benefity pracownicze, na przykład prywatna opieka medyczna dla pracownika zatrudnionego na cały etat są co do zasady akceptowane przez organy jako koszty. Dobrostan zespołu, profilaktyka zdrowotna i atrakcyjne warunki zatrudnienia są wyraźnie związane z zabezpieczeniem źródła przychodu podatnika – z punktu widzenia organizacji pracy wysoka rotacja osób zatrudnionych lub częste zwolnienia chorobowe są wysoce niekorzystne.
Benefity pracownicze na gruncie VAT
Niestety, w przypadku benefitów pracowniczych, ryzyko na gruncie VAT pojawia się w innych miejscach niż w przypadku podatków dochodowych. Skutki w zakresie VAT dotyczące benefitów pracowniczych zależą przede wszystkim od formy ich przekazania zatrudnionym. Przykładowo, jeżeli pracownik ponosi choćby częściową odpłatność za kartę sportową, pracodawca co do zasady dokonuje na jego rzecz odpłatnego świadczenia usług, od którego powinien rozliczyć VAT należny. Jednocześnie, skoro zakup karty służy następnie wykonaniu czynności opodatkowanej, pracodawcy może przysługiwać prawo do odliczenia VAT naliczonego. Potwierdza to interpretacja indywidualna z 6 sierpnia 2025 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.362.2025.2.AK.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy karta sportowa jest od początku nabywana wyłącznie w celu jej nieodpłatnego przekazania pracownikowi na jego prywatne potrzeby. W świetle wyroku NSA z 6 kwietnia 2023 r., sygn. I FSK 239/20, oraz nowszych interpretacji (m.in. 0114-KDIP4-3.4012.771.2024.2.APR), w takim przypadku pracodawca nie działa w tym zakresie jako podatnik VAT. W konsekwencji nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT przy zakupie świadczenia, ale jednocześnie jego nieodpłatne przekazanie pracownikowi nie powoduje obowiązku rozliczenia VAT należnego.
Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku odsprzedaży świadczenia pracownikowi po cenie niższej od rynkowej zastosowanie może znaleźć art. 32 ustawy o VAT. W określonych w tym przepisie przypadkach podstawą opodatkowania nie będzie faktyczna odpłatność ponoszona przez pracownika, lecz wartość rynkowa świadczenia
Jakie świadczenia od pracodawcy są benefitami?
Posiłkując się powyższą definicją, możemy wskazać kilka przykładów świadczeń, które prawie zawsze skutkują powstaniem przychodu po stronie pracownika.
Karnety sportowe
Popularny Multisport lub inne podobne pakiety sportowe finansowane lub współfinansowane przez pracodawcę praktycznie zawsze uznawane są za benefity. Zarówno dobrowolność, jak i interes pracownika czy mierzalna korzyść są w tym przypadku wyjątkowo łatwe do wykazania. W praktyce, przychodem po stronie pracownika jest co do zasady wartość świadczenia finansowana przez pracodawcę, ustalana według zasad określonych w art. 11 ustawy o PIT. Dofinansowanie do firmowej karty Multisport jest w praktyce prawie zawsze opodatkowane, ale jeśli częściowa odpłatność została ukształtowana odpowiednio, benefit w postaci karty sportowej podlega zwolnieniu z oskładkowania.
Wyjątek od reguły stanowią karnety wręczane osobom, które sportem trudnią się zawodowo (np. trenerzy personalni zatrudnieni przez daną sieć siłowni). W takich sytuacjach, karnet będzie zazwyczaj stanowił narzędzie do pracy, nie przychód.
Prywatna opieka medyczna
Również pakiety medyczne, uprawniające do korzystania z usług popularnych sieci klinik i przychodni są świadczeniem pozapłacowym – o ile oczywiście pracownik może z nich zrezygnować. Zdaniem NSA (uchwała II FPS 1/10 oraz II FPS 7/10), przychód powstaje nawet jeśli pracownik finalnie nie skorzysta z pomocy lekarskiej, korzystając wyłącznie z placówek finansowanych przez NFZ.
Tego samego nie można jednak powiedzieć o obowiązkowych badaniach medycyny pracy – te są zdaniem Dyrektora KIS wydatkiem niezbędnym, a więc nie mają charakteru dobrowolnego. Nie ma przy tym znaczenia, że z wyników badań można korzystać również po wygaśnięciu umowy wiążącej strony.
Posiłki
Podatkowa kwalifikacja posiłków pracowniczych i kart lunchowych zależy między innymi od obowiązywania określonych przepisów prawa pracy. Jeśli pracownik otrzymuje konkretny posiłek z dobrej woli pracodawcy, lub też gdy otrzymuje on kartę ze środkami do wykorzystania w punkcie gastronomicznym, zostają spełnione wszystkie przesłanki z definicji przychodu ze świadczenia pozapłacowego – trzeba to zatem opodatkować. Do kwoty 450 zł miesięcznie, karta lunchowa nie podlega jednak oskładkowaniu, o ile tylko taki dokument uprawnia pracownika wyłącznie do zakupu posiłków.
Jeśli jednak posiłek lub napój musi zostać dostarczony przez pracodawcę z uwagi na obowiązujące go przepisy BHP (co tyczy się zwłaszcza osób pracujących fizycznie), podatek nie zostanie naliczony – ustawa o PIT wprost przewiduje zwolnienie.
Swoistą ciekawostką są też tzw. szwedzkie stoły, owocowe czwartki i dostęp do firmowego ekspresu albo ciastek. Z uwagi na fakt, że nie sposób jest oszacować korzyści powstałej u konkretnego pracownika, przyjmuje się, że dostęp do takich poczęstunków nie podlega opodatkowaniu.
Dostęp do służbowego samochodu po godzinach
Kolejnym wyjątkiem od reguły jest dostęp do samochodu pracodawcy do celów prywatnych – ustawodawca zdecydował się bowiem na stworzenie szczególnego ryczałtu, który wynosi:
- 250 zł dla samochodu o mocy silnika do 60 kW oraz dla pojazdu elektrycznego lub napędzanego wodorem,
- 400 zł dla pozostałych samochodów.
Przy wykorzystywaniu samochodu przez część miesiąca przychód wynosi 1/30 odpowiedniej kwoty za każdy dzień. Przy częściowej odpłatności pracownika przychodem jest różnica między ryczałtem i zapłatą pracownika.
Jak można zauważyć, przepisy nie uzależniają kwoty przychodu od rzeczywistej wartości auta ani ponoszonych kosztów jego utrzymania, choć po stronie pracodawcy, koszty rozpoznaje się w wysokości odpowiadającej rzeczywiście ponoszonym wydatkom.
Zakwaterowanie
Zakwaterowanie finansowane przez pracodawców to bardzo ciekawy przykład świadczenia, którego charakter jest ściśle związany z kontekstem biznesowym. Przy „zwykłym” beneficie mieszkaniowym, a więc udostępnieniu mieszkania przez pracodawcę w celu podwyższenia standardu życia pracownika i skróceniu mu czasu dojazdu do biura, argument za powstaniem przychodu jest mocny. Oszczędzenie prywatnego wydatku jest łatwe do wykazania. W takiej sytuacji, świadczenie co do zasady poskutkuje powstaniem przychodu po stronie pracownika, choć warto wspomnieć, że pod pewnymi warunkami, pracownikowi przysługuje zwolnienie do kwoty 500 zł miesięcznie.
Sytuacja komplikuje się, gdy mamy do czynienia z pracownikiem delegowanym lub czasowo kierowanym do wykonywania pracy w innym miejscu. Klasyfikacja takich świadczeń pozostaje przedmiotem sporów z organami podatkowymi. Kluczowe jest wówczas to, czy nocleg faktycznie stanowi osobistą korzyść pracownika, czy też jest wydatkiem niezbędnym do tego, aby taka osoba mogła w ogóle pełnić swoje obowiązki. Choć zależy to od wielu czynników to przyjęlibyśmy, że istnieją przypadki, uzasadnione choćby krótkim okresem trwania delegacji i dużą odległością od stałego miejsca zamieszkania pracownika, które w praktyce zmuszają taką osobę do korzystania z tego świadczenia. Wówczas, przychód nie powstaje. Trzeba jednak liczyć się z ryzykiem sporu z fiskusem.
Szkolenia, kursy, studia, MBA
Świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych są jednym z najlepszych benefitów, jakie może ufundować pracodawca. Dofinansowania studiów, szkoleń i kursów przyznawane zgodnie z przepisami prawa pracy korzystają ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 PIT oraz nie podlegają oskładkowaniu.
Mało podatników jest świadomych, że dofinansowywanie niektórych rodzajów studiów może uprawniać ich do skorzystania z tzw. ulgi CSR, czyli ulgi na działalność sponsoringową. Zgodnie z dyspozycją art. 18ee CIT, subsydiowanie kształcenia akademickiego pracownika pozwala na efektywne odliczenie kwoty równej 150% czesnego. Ulgą objęte są m.in. studia podyplomowe i kursy specjalistyczne. Dla wielu podatników inwestujących w rozwój swoich pracowników, co jest widoczne choćby w branży IT, skorzystanie z ulgi sponsoringowej jest stosunkowo prostym i bezpiecznym sposobem na uzyskanie wymiernych korzyści.
Prezenty i paczki świąteczne
W przypadku prezentów i paczek świątecznych, sytuacja ponownie ulega pewnej komplikacji. O ile co do zasady, w przypadku prezentów dla pracowników finansowanych ze środków obrotowych, najprawdopodobniej jest to przychód ze stosunku pracy, o tyle niektóre świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą korzystać ze zwolnienia do kwoty 1000 zł.
Podatkowa klasyfikacja prezentów świątecznych zależy także od zawartości podarunku – bony i talony wprost wyłączono z pojęcia świadczeń rzeczowych na potrzeby zwolnienia. Jeśli jednak pracownicy otrzymują koszyki ze słodkościami lub inne, podobne przedmioty, zwolnienie z podatku jest być może możliwe.
Czy polisa grupowa jest benefitem pracowniczym?
Bardzo ciekawym problemem jest podatkowa kwalifikacja polis ubezpieczeniowych, przede wszystkim ubezpieczeń na życie. Co do zasady, w sytuacjach, gdy możliwe jest wskazanie konkretnego ubezpieczonego, występuje element dobrowolności, a ciężar płacenia składek spoczywa na pracodawcy, wszystkie elementy testu skonstruowanego przez Trybunał Konstytucyjny zostają spełnione. Wątpliwości pojawiają się jednak w innym miejscu – czy w przypadku dołączenia pracownika do polisy grupowej, można wskazać konkretnego ubezpieczonego?
Naszym zdaniem, przystąpienie do polisy grupowej również skutkuje powstaniem przychodu, choć zakładamy, że znajdą się osoby deklarujące zdanie przeciwne.
Jak mądrze zarządzać benefitami w kontekście podatków?
Warto zauważyć, że ta sama kwota wydana na benefity pracownicze może wywołać zróżnicowane skutki, w zależności od sposobu, w jaki będzie wydawana.
Pierwszym aspektem wartym przeanalizowania jest sposób finansowania benefitów. Świadczenia finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, o ile spełniają wymogi wskazane przez TK, podlegają co do zasady oskładkowaniu. Przy świadczeniach finansowanych z ZFŚS, możliwe jest stosowanie dodatkowych preferencji podatkowych i składkowych, choć konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków. W takiej sytuacji, świadczenie musi rzeczywiście mieć charakter socjalny i było przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
Konieczne jest także analizowanie świadczenia osobno na gruncie PIT, CIT, ZUS i VAT. Każdy z tych reżimów rządzi się osobnymi zasadami i przenoszenie wniosków z CIT na VAT lub PIT na CIT jest co najmniej ryzykowne. W wielu przypadkach, konieczna jest zindywidualizowana analiza przypadku.
Należy też przeanalizować zasady częściowej odpłatności. Choć taki zabieg może pozwalać na zachowanie prawa do odliczenia VAT po stronie pracodawcy i zapewnia wyłączenie z ZUS po spełnieniu pozostałych wymogów, warto unikać symbolicznego 1% dopłaty – głównie z uwagi na wspominany już art. 32 ustawy o VAT. Konieczne jest także odpowiednie dostosowanie lub napisanie regulaminu wynagradzania lub innych dokumentów wewnętrznych.
Podsumowanie
Jak widać, benefity pracownicze to złożony, ale i bardzo ważny temat. Błędne związane z nieprawidłowymi rozliczeniami w tym zakresie mogą wprowadzać ogromne ryzyko podatkowe – zwłaszcza jeśli pracodawca zatrudnia dużą grupę osób. Jeśli zastanawiasz się, czy prawidłowo prowadzisz program świadczeń pozapłacowych, skontaktuj się z nami.
