Działalność nierejestrowana, albo też nierejestrowana działalność gospodarcza to niezwykle ciekawa forma zarobkowania w Polsce. W niektórych przypadkach może się bowiem okazać, że jesteś w stanie osiągać zaskakująco wysokie dochody bez konieczności prowadzenia księgowości typowej dla firmy, a nawet bez płacenia składek na ZUS. Działalność nierejestrowana nie jest jednak pracą u samego siebie na czarno – przepisy wciąż Cię obowiązują. W tym artykule wyjaśnimy Ci, o jakich regulacjach musisz pamiętać i jak rozliczyć dochody z działalności nierejestrowanej.
Co to jest działalność nierejestrowana? Definicja
Działalność nierejestrowana, a w zasadzie to działalność nieewidencjonowana jest niezwykle ciekawą konstrukcją prawną. Art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców wprowadza bowiem definicję negatywną, zgodnie z którą, działalność osoby fizycznej, z której kwartalny przychód nie przekracza 225% minimalnego wynagrodzenia nie stanowi działalności gospodarczej. Innymi słowy, Prawo przedsiębiorców uważa Cię za przedsiębiorcę tylko jeśli w którymś kwartale roku uzyskasz więcej niż 225% minimalnej pensji brutto – to około 10 813.50 zł. Drugim ważnym warunkiem jest upływ czasu – jeśli w przeciągu 60 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie prowadzenia działalności zarobkowej prowadziłeś JDG, musisz niestety zgłosić się do CEIDG.
Przepisy innych istotnych ustaw (podatkowych, dot. ZUS) nie odnoszą się do pojęcia działalności nierejestrowanej wprost – zwykle bazują jednak na definicji przedsiębiorcy lub umowach podobnych do zlecenia.
Co bardzo ważne, fakt, że na gruncie prawa przedsiębiorców nie prowadzisz działalności gospodarczej nie zwalnia Cię z obowiązku płacenia podatków.
Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
Działalność nierejestrowaną mogą prowadzić wyłącznie osoby fizyczne, wyłącznie samodzielnie – nie można zatem prowadzić nierejestrowanej spółki cywilnej. Trzeba także wspomnieć o wspomnianym już okresie karencji – działalności nieewidencjonowanej nie poprowadzi osoba, która w przeciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziła działalność zarejestrowaną w CEIDG. Przyjmuje się, że zawieszenie działalności gospodarczej traktuje się analogicznie do jej niewykonywania.
Czy na działalności nieewidencjonowanej można prowadzić każdy biznes?
Niestety nie i warto mieć tego świadomość. Prowadząc działalność nieewidencjonowaną, nie uzyskasz koncesji, licencji ani wpisu do rejestru działalności regulowanej. Oczywiście trudno byłoby nam sobie wyobrazić staranie się o koncesję przez osobę, której przychody mieszczą się w granicach 43 tysięcy złotych rocznie ????
Jak liczyć limit przychodów na działalności nieewidencjonowanej?
Limit przychodów na działalności nierejestrowanej ewoluował na przestrzeni lat, jednak obecnie, zasada jest całkiem prosta – w ciągu kwartału kalendarzowego, wpływy z Twojej sprzedaży nie mogą przekroczyć 225% minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę. W 2026 roku, kwota ta jest równa 10 813,50 zł brutto na kwartał.
Co wlicza się do limitu przychodów?
W praktyce, ogromna część problemów po stronie początkujących przedsiębiorców wiąże się właśnie z tym, jak liczy się przychody na działalności nierejestrowanej. Jest to oczywiście istotne, bo przekroczenie limitu wpływów skutkuje koniecznością zgłoszenia się do CEIDG, a więc i obowiązkiem zapłaty składek na ZUS.
Kwotę przychodu stanowi wszystko to, co należy Ci się z tytułu sprzedaży – chodzi zatem o kwotę na jaką wystawiłeś rachunki, a nie to, co otrzymałeś na konto, Twój dochód po potrąceniu kosztów albo też zysk po uwzględnieniu podatku.
Do kwoty limitu wlicza się także VAT, koszty opakowań, koszty przesyłek. Liczą się także przychody już wykazane (np. na podstawie rachunku) ale jeszcze nie otrzymane. Wynika to z obowiązywania tzw. metody memoriałowej.
Co się stanie, gdy przekroczysz limit działalności nierejestrowanej?
Po przekroczeniu limitu, działalność nierejestrowana staje się działalnością gospodarczą. Następuje to w dniu, w którym uzyskasz przychód przekraczający wspomniane 10 813,50 zł w danym kwartale. Oznacza to, że powstaje obowiązek złożenia wniosku o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia limitu.
Czy na działalności nierejestrowanej trzeba prowadzić księgowość?
W pewnym sensie tak, choć oczywiście wygląda to i przebiega inaczej niż w przypadku klasycznie rozumianego JDG. Podatnik prowadzący działalność nieewidencjonowaną musi prowadzić ewidencję sprzedaży na potrzeby obliczenia dochodu do opodatkowania oraz pilnowania kwartalnego limitu przychodu.
Z naszej praktyki wynika, że organy podatkowe dopuszczają prowadzenie ewidencji sprzedaży w formie arkusza kalkulacyjnego, choćby w Excelu. Warto, aby taka ewidencja zawierała między innymi:
- Datę sprzedaży
- Numer porządkowy dokumentu – możesz prowadzić numeracją w praktycznie dowolny sposób, pod warunkiem że będzie to robione spójnie, powtarzalnie i logicznie,
- Opis towaru i usługi
- Kwota przychodu
- Forma płatności
- Dane klienta jeśli da się je pozyskać
Przepisy oczywiście nie regulują sposobu w jaki prowadzona jest taka ewidencja. Ma ona po prostu służyć do rzetelnego śledzenia Twoich przychodów i podstawy opodatkowania. Zgodnie z tym, co podaje strona rządowa, byłoby najlepiej, gdyby dokumenty kosztowe zawierały Twoje dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, adres).
Prowadząc działalność nierejestrowaną możesz odliczyć wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu. Mogą to być na przykład materiały do produkcji, opakowania, narzędzia, prowizje platform sprzedażowych, wydatki na reklamę. Za każdym razem gdy nabywasz coś związanego z prowadzoną działalnością nierejestrowaną, koniecznie przechowuj dowód zakupu. Nie musisz spisywać uzasadnienia dlaczego poniosłeś wydatek.
Analogicznie do ewidencji przychodów, warto prowadzić również ewidencję ponoszonych wydatków. Notuj w niej datę poniesienia kosztu, jego numer, krótki opis czym jest ta nabyta rzecz lub usługa oraz kwotę jaką zapłaciłeś.
Podatek dochodowy na działalności nierejestrowanej
Prowadząc działalność nierejestrowaną musisz płacić podatek dochodowy jak każdy przedsiębiorca albo pracownik etatowy. Co bardzo istotne, przychody uzyskiwane z tego tytułu zawsze rozlicza się na zasadach ogólnych, czyli na tzw. skali podatkowej. Oznacza to oczywiście możliwość korzystania z kwoty wolnej od podatku, ale też wysoką stawkę PIT po przekroczeniu 120 000 zł rocznie.
Dochody z działalności nierejestrowanej rozliczysz w formularzu PIT-36.
ZUS i składka zdrowotna na działalności nierejestrowanej
Kwestia oskładkowania osób prowadzących działalność nierejestrowaną budzi wiele kontrowersji, głównie z uwagi na brak odpowiednich regulacji ustawowych w tym zakresie. Co do zasady przyjmuje się, że osoby prowadzące działalność nieewidencjonowaną nie muszą odprowadzać ani składek na ubezpieczenie społeczne, ani składki zdrowotnej z tytułu uzyskiwanych w ten sposób przychodów. W naszej ocenie, nie jest to jednak całkowicie prawda.
O ile możemy zgodzić się co do faktu, że brak oskładkowania przy sprzedaży towarów jest w pełni uzasadniony, o tyle w przypadku osób świadczących usługi, sytuacja komplikuje się. Jak słusznie zauważa Legalis, Zakład Ubezpieczeń Społecznych nierzadko zrównuje nierejestrowanych przedsiębiorców ze zleceniobiorcami, a zatem po stronie zatrudniających ich osób (także fizycznych) pojawia się konieczność odprowadzania składek ubezpieczeniowych.
Praktyczne stosowanie tych przepisów jest oczywiście niezwykle rzadkie, a możliwości ZUS w zakresie kontrolowania osób prowadzących działalność nieewidencjonowaną są dość ograniczone. Chcąc jednak prowadzić biznes zgodnie z przepisami i unikając ryzyka, powinieneś uwzględniać swoje obowiązki składkowe przy świadczeniu usług.
Z uwagi na stosunkowo niski limit przychodów, mało kto traktuje działalność nieewidencjonowaną jako główne źródło zarobkowania. Warto jednak pamiętać, że w takiej sytuacji możesz nie być objęty ani ubezpieczeniem emerytalnym, ani zdrowotnym.
VAT na działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana nie oznacza automatycznie, że nie będziesz musiał odprowadzać VAT – odpłatne świadczenie usług lub dostawa towarów to przecież czynności co do zasady podlegające opodatkowaniu VAT. Z drugiej jednak strony, z uwagi na niewielką kwotę przychodów, osoby prowadzące działalność nieewidencjonowaną zwykle mogą korzystać ze zwolnienia z VAT. Nie jest to jednak regułą, bowiem występuje co najmniej kilka usług i towarów, które pozbawiają podatników prawa do skorzystania ze zwolnienia. Przykładem może być choćby świadczenie usług doradczych, factoringowych czy internetowy handel elektroniką.
Warto także zwrócić uwagę na problematykę importu usług na gruncie VAT. Przede wszystkim, prowadzenie działalności nierejestrowanej nie zwalnia Cię z obowiązku zapłaty podatku od choćby reklam na Instagramie czy abonamentu za Canvę.
Działalność nieewidencjonowana a kasa fiskalna
Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie zwalnia Cię także z obowiązku posiadania i używania kasy fiskalnej. Wielu początkujących przedsiębiorców prowadzących niewielką sprzedaż dla klientów detalicznych nie będzie musiało kupić kasy rejestrującej, bowiem roczny limit zwolnienia wynosi w tym przypadku 20 000 zł rocznie, liczony proporcjonalnie przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku.
Jeśli jednak prowadzisz działalność nierejestrowaną w zakresie świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych lub naprawy pojazdów, kasę fiskalną musisz mieć już od pierwszego dnia prowadzenia biznesu, zanim dokonasz pierwszej transakcji z klientem.
Wystawianie faktur i rachunków na działalności nierejestrowanej
Prowadząc działalność nierejestrowaną, najprawdopodobniej nie masz NIP, choć w niektórych przypadkach możesz o niego wystąpić (rejestracja do VAT, zakup kasy fiskalnej). Bazowym sposobem Twojej identyfikacji podatkowej jest jednak Twój numer PESEL.
Należy zaznaczyć, że prowadząc działalność nieewidencjonowaną możesz także podlegać pod obowiązek korzystania z KSeF, możesz także dołączyć do systemu dobrowolnie. Z uwagi na fakt, że każda faktura ustrukturyzowana musi zawierać NIP wystawcy, przed rejestracją do KSeFu musisz pozyskać numer NIP.
Oprócz faktur ustrukturyzowanych, możesz także wystawiać tzw. rachunki. Są to potwierdzenia wystawiane na żądanie kupującego. Ustawa nie precyzuje co konkretnie powinno się na takim dokumencie znaleźć, jednak w naszej ocenie, warto umieścić tam:
- Numer rachunku
- Datę wystawienia rachunku
- Dane sprzedawcy
- Dane nabywcy
- Nazwę usługi lub towaru
- Kwotę należności
Jeśli nabywca nie zgłosi się do Ciebie po wystawienie rachunku, nie musisz tego robić. Nie zwalnia Cię to jednak z obowiązku pilnowania limitu kwartalnego, co w praktyce wymusza na Tobie prowadzenie jakiejś formy ewidencji przychodów. Z tego powodu zalecamy, aby rachunki wystawiać zawsze – nie niesie to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji.
Najczęstsze błędy popełniane przy prowadzeniu działalności nieewidencjonowanej
Jako firma doradcza wyspecjalizowana w podatkach stosunkowo rzadko zajmujemy się klientami prowadzącymi działalność nierejestrowaną. Po niemal 10 latach na rynku możemy jednak wskazać kilka typowych błędów popełnianych przez początkujących przedsiębiorców.
- Mylenie przychodu z dochodem – kwartalny limit na działalności nierejestrowanej odnosi się do przychodu, nie dochodu. Podatek dochodowy płacisz jednak od dochodu pomniejszonego o koszty,
- Nieprowadzenie ewidencji sprzedaży – brak formalnego obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie zwalnia Cię z obowiązku prowadzenia jakiejkolwiek dokumentacji,
- Rozliczanie przychodów metodą kasową, nie memoriałową – w przypadku działalności nierejestrowanej, przychody na potrzeby limitu kwartalnego rozlicza się memoriałowo – liczą się zatem przychody należne, a nie otrzymane na konto, natomiast koszty i przychody na potrzeby złożenia zeznania rocznego rozlicza się kasowo, a więc w chwili ich faktycznego poniesienia,
- Brak dowodów kosztów – chcąc odliczyć koszty, musisz przechowywać dokumenty potwierdzające te wydatki – nie wystarczy sam wyciąg bankowy. Początkujący przedsiębiorcy o tym zapominają, co kończy się fatalnie w razie kontroli,
- Zbyt późna rejestracja do CEIDG – na rejestrację w CEIDG po przekroczeniu progu przychodów masz zaledwie 7 dni. Przekroczenie tego terminu może nieść za sobą poważne konsekwencje.
Podsumowanie
Działalność nierejestrowana to świetny sposób na rozpoczęcie biznesu. Działalność na próbę to mniej sformalizowany, a mimo to wciąż bardzo rozwojowy etap w kierunku rozwijania firmy. Jeśli nasz artykuł nie odpowiedział jednak na wszystkie Twoje pytania, zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy!
