Kupno ekspresu do kawy może stanowić poważny wydatek. Urządzenie dobrej klasy nierzadko kosztuje 3, 4 a nawet 6 tysięcy złotych. Nie ulega także wątpliwości, że podanie kawy w trakcie spotkania z kontrahentem jest elementem tradycji biznesowej i wpływa na postrzeganie przedsiębiorcy. Co jednak istotne, zdaniem organów podatkowych ekspres do kawy nie zawsze może być uznany za koszt uzyskania przychodu. W tym artykule postaramy się wyjaśnić w jakich sytuacjach ekspres do kawy jest bezpiecznym kosztem, a w jakich raczej nie.
Co stanowi koszt uzyskania przychodu na jednoosobowej działalności gospodarczej?
Ustawa o PIT nie zawiera katalogu wydatków, które można uznać za koszt uzyskania przychodu. Zamiast tego, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztem podatkowym jest każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub też w celu zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł. Określenie, czy dany wydatek mieści się w granicach definicji z art. 22 ustawy jest obowiązkiem przedsiębiorcy, natomiast prawidłowość realizacji tej powinności jest oczywiście kontrolowana przez fiskusa.
Oprócz tego, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera także szereg wyłączeń – art. 23 zawiera bowiem listę wydatków, które nie są uznawane za koszty podatkowe nawet wówczas, gdy w rzeczywistości związane są z uzyskiwaniem przychodów. Wśród nich znajdziemy między innymi:
- Wydatki na nabycie gruntów,
- Koszty nabycia i wytworzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych – te podlegają bowiem amortyzacji,
- Odpisy z tytułu zużycia samochodu ponad próg (225 000 / 150 000 / 100 000 zł w zależności od napędu),
- Kary, mandaty, darowizny, ofiary,
- Koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
Jeśli jednak poniesiony przez Ciebie wydatek jest udokumentowany fakturą, rzeczywiście poniesiony (jest definitywny i poniosłeś go osobiście), wiąże się z prowadzoną przez Ciebie działalnością i nie został wymieniony w art. 23 ustawy o PIT, to przysługuje Ci prawo do potraktowania go jako koszt podatkowy.
Jakie wydatki można bezpiecznie zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu na JDG?
Zanim zaczniemy posługiwać się przykładami, zaznaczmy – nasz wpis nie jest poradą podatkową, a to, czy dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu zawsze powinno być oceniane w zindywidualizowany sposób. Możemy jednak wskazać dość długą listę wydatków, które w naszej ocenie w zasadzie zawsze stanowią KUP – pod warunkiem pozostawiania w związku z działalnością i czysto biznesowym ich wykorzystaniem.
Towary handlowe, materiały do świadczenia usług
Najbardziej oczywistym przykładem kosztów uzyskania przychodu są towary, które wykorzystywane są w działalności handlowej przedsiębiorcy. Jeśli zatem prowadzisz hurtownię AGD, zakupione przez Ciebie lodówki czy pralki z całą pewnością będą stanowiły koszt podatkowy, choć warto pamiętać o sposobie rozliczania kosztów bezpośrednich.
Również jeśli potrzebujesz materiałów, które zużywasz do świadczenia swoich usług, z zasady będą to koszty podatkowe. Jako kosmetyczka musisz przecież nabyć niezbędne kosmetyki, a jako lekarz potrzebujesz rękawiczek nitrylowych czy środków do sterylizacji narzędzi.
Telefony, komputery, usługi telekomunikacyjne
Jeśli wykorzystujesz telefon lub komputer wyłącznie do pracy, bezsprzecznie są to wydatki związane z uzyskiwaniem przychodów. W obecnych czasach, przepisy de facto zobowiązują Cię do korzystania z Internetu i telefonu do prowadzenia firmy. Warto jednak pamiętać, że prywatne wykorzystywanie służbowego telefonu rzutuje na jego klasyfikację na gruncie kosztów.
Wynagrodzenia pracowników, usługodawców, zleceniobiorców
Jeśli zatrudniasz osobę do pracy na Twoją rzecz, również jest to koszt podatkowy. KUPem będzie w tym przypadku nie tylko wynagrodzenie wypłacane tej osobie, ale także składki na ubezpieczenia społeczne, jakie musisz opłacać za tę osobę (tzw. duże brutto).
Wyposażenie biura, artykuły biurowe
Jeśli prowadzisz biuro, musisz mieć na czym i przy czym siedzieć – kosztem będzie zatem zakup biurka jak i fotela. Oprócz tego, dozwolone będzie odliczenie wydatków związanych z wynajmem takiego lokalu, jego ogrzaniem i oświetleniem, konserwacją czy remontami. Organy podatkowe rzadko kwestionują także zakup mebli i innego wyposażenia ruchomego, ale uwaga – zakup dzieł sztuki w przypadku zdecydowanej większości przedsiębiorców zostanie zakwestionowany w razie przeprowadzenia kontroli podatkowej. Zakup mało wystawnej kanapy z marketu meblowego nie budzi kontrowersji, ale ekskluzywny mebel za dziesiątki tysięcy złotych może zostać uznany za koszt reprezentacji.
Oprócz tego, istnieje wiele kosztów specyficznych dla danych branż. Przykładowo, będąc trenerem personalnym, możesz wrzucić w koszty karnet na siłownię, niektórzy influencerzy mogą wrzucić w koszty usługi sprzątania domu, a w innych przypadkach, kosztem będzie nawet impreza integracyjna. Istnieje wiele tego typu sytuacji, stąd nie da się stworzyć uniwersalnego katalogu kosztów podatkowych.
Czym w zasadzie są koszty reprezentacji?
Jak już wspomnieliśmy, art. 23 wprowadza do ustawy pojęcie kosztów reprezentacji, jednak nie definiuje granic tego określenia. Bazując na komentarzach i orzecznictwie sądów wiemy, że kosztem reprezentacji jest wydatek, który ma na celu budowę wizerunku firmy lub stworzenie atmosfery sprzyjającej zawieraniu kontraktów biznesowych.
Co istotne, na przestrzeni lat, organy podatkowe zmieniały praktykę w zakresie oceny, czy coś stanowi koszt reprezentacji. Początkowo, kosztami reprezentacji były wydatki okazałe, ponad przeciętną miarę, które miały na celu zrobić na kontrahencie wrażenie – były to zatem choćby luksusowe meble, alkohole, drogie gadżety.
Z czasem, w latach 2011-2012 interpretacja prawa przeszła jednak w stronę bardziej rygorystycznego pojmowania rzeczywistości – sądy i organy podatkowe uznawały za koszt reprezentacji taki zakup, który związany jest z przedstawicielstwem firmy a jednocześnie nie jest reklamą.
Warto jednak wspomnieć o interpretacji ogólnej Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2013 r., sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, zgodnie z którą, wydatki należy interpretować funkcjonalnie. Nie każdy zakup żywności czy napojów będzie kosztem reprezentacji i w praktyce, liczy się przede wszystkim dominujący cel nabycia.
W efekcie, opakowanie kawy czy bombonierka wręczona klientowi na dobry początek współpracy raczej nie zostaną zakwalifikowane jako koszty reprezentacji. Jeśli jednak prezentem byłaby butelka luksusowego szampana, ryzyko wejścia w spór z organem jest istotnie wyższe. Nie ma przy tym znaczenia, czy sygnujesz dany przedmiot swoim logiem
Podsumowując, kryterium klasyfikacji jest proste – jeśli głównym celem wydatku jest wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, a nie jej produktów, istnieje wysokie ryzyko zakwalifikowania wydatku jako koszt reprezentacji. Jeśli promujesz określony produkt lub usługę, raczej będzie to reklama.
Czy ekspres do kawy może stanowić koszt uzyskania przychodu?
Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta, dlatego postarajmy się rozdzielić trzy scenariusze wydarzeń.
Ekspres do kawy w firmowej kuchni, dostępny dla pracowników
Jeśli ekspres znajduje się w pokoju socjalnym i jest dostępny dla osób wykonujących pracę na rzecz spółki – zwłaszcza pracowników – w naszej ocenie, ujęcie w kosztach wydatków na zakup i utrzymanie urządzenia jest zasadne i zgodne z przepisami. Co więcej, przepisy BHP wymagają wręcz, aby pracodawca zapewnił pracownikom napoje. Nie musi to być oczywiście kawa, ale biorąc pod uwagę utarte zwyczaje, organy podatkowe nie kwestionują, że standardem w biurach są właśnie gorące napoje.
Ekspres do kawy na home office
W interpretacji indywidualnej wydanej 18 grudnia 2025 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.793.2025.2.AK, Dyrektor KIS jednoznacznie stwierdził, że zakup ekspresu do kawy przez programistę pracującego z domu stanowi wydatek osobisty, tym samym nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu.
Bazując na relatywnie niedawnej wypowiedzi organu sądzimy, że jeśli prowadzisz działalność samodzielnie i nie zatrudniasz pracowników, zakup ekspresu do kawy raczej nie powinien zostać uznany za koszt podatkowy.
Ekspres do kawy używany do robienia kawy kontrahentom
Przyjmuje się, że zakup ekspresu wykorzystywanego do serwowania kawy kontrahentom w trakcie negocjacji czy spotkań biznesowych jest uzasadniony i stanowi koszt podatkowy, o ile wydatek ma zwyczajowy, racjonalny charakter i pozostaje w związku z działalnością. W naszej ocenie, fakt zatrudniania pracowników nie jest w przypadku decydujący.
W badanym scenariuszu, bardzo istotna jest jednak specyfika Twojego biznesu. Pośrednik kredytowy przyjmujący klientów dziennie w swoim biurze będzie traktowany inaczej niż spedytor, którego miejsce pracy odwiedza jedna osoba w miesiącu.
Czy zakup ekspresu do kawy jest kosztem reprezentacji?
W naszej ocenie nie, choć trzeba przyznać, że wynika to stricte z praktyki organów podatkowych, nie zaś z przepisów czy choćby wydawanych interpretacji indywidualnych. Po 10 latach świadczenia usług księgowych w Warszawie możemy śmiało stwierdzić, że urząd skarbowy raczej nie uzna zakupu ekspresu za koszt reprezentacji. Jeśli jednak pracujesz w domu, organ może doszukać się tu wydatku osobistego. Konsekwencje są w zasadzie podobne – jeśli pracujesz sam i nie wykorzystujesz ekspresu do robienia kawy innym osobom w związku z występowaniem jakichś relacji biznesowych, ekspres jak i kawa nie są kosztem podatkowym.
Co z VAT naliczonym przy zakupie ekspresu do kawy?
Warto pamiętać, że prawo do wykazania kosztu na gruncie podatku dochodowego nie zawsze skutkuje powstaniem prawa do odliczenia VAT naliczonego.
Zgodnie z podstawową zasadą z art. 86 ust. 1 VAT, odliczenie podatku przysługuje w takim zakresie, w jakim stopniu dany towar lub usługa są wykorzystywane na potrzeby czynności opodatkowanych. Na gruncie VAT nie ma także kosztów reprezentacji – badamy zatem tylko to, w jakiej części ekspres do kawy użytkowany jest prywatnie, a w jakiej firmowo.
Oczywiście aby odliczyć VAT, musisz być jego czynnym podatnikiem, zakup musi być związany z wykonywaniem czynności opodatkowanych, a także czy nie występują inne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku.
