Import usług w VAT to jeden z najczęściej pomijanych obowiązków u małych przedsiębiorców. Nie ma znaczenia, jakie przychody uzyskujesz ani to, ile zapłaciłeś za usługę. W przeciwieństwie do faktury za zakup poniesiony w Polsce, masz obowiązek zaksięgować fakturę dokumentującą import usług. W tym artykule postaramy się wyjaśnić Ci, jak działa import usług w VAT i na jakie problemy praktyczne możesz natrafić przy jego okazji.
Czym jest import usług?
Podatek VAT jest pod wieloma względami unikalny. Jedną z jego szczególnych cech jest obecność specyficznych mechanizmów występujących wyłącznie w przypadku, gdy strony transakcji znajdują się w dwóch różnych krajach. Na potrzeby tego artykułu możemy przyjąć, że import usług to specyficzny rodzaj transakcji usługowej polegający na tym, że usługodawca świadczy usługę na rzecz klienta znajdującym się w innym państwie objętym systemem VAT.
Podstawę importu usług stanowi art. 28b ustawy o VAT, zgodnie z którym za miejsce świadczenia usług uznaje się miejsce siedziby usługobiorcy.
Kto płaci VAT przy imporcie usług?
Ogólną zasadą panującą w VAT jest to, że podatek ma obciążać końcowego nabywcę, natomiast na etapie obrotu między przedsiębiorcami, ma on zasadniczo pozostawać neutralny. Bazując na tym założeniu, twórcy dyrektywy VAT wprowadzili tak zwany mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge). Polega on na tym, że sprzedawca przy transakcjach transgranicznych nie musi odprowadzać VATu – obowiązek ten spoczywa na nabywcy.
Jak rozliczyć VAT od importu usług?
Aby wywiązać się z obowiązku zapłaty, jako przedsiębiorca importujący usługi musisz zarejestrować się do VAT UE. Sama procedura jest dość prosta – do naczelnika właściwego urzędu skarbowego należy złożyć formularz VAT-R. Formularz ten możesz złożyć także wtedy, gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni checkbox.
Po rejestracji do VAT UE otrzymasz także NIP-UE, który składa się ze standardowego numeru identyfikacyjnego, tyle że z przedrostkiem PL. Od tego momentu, w transakcjach zagranicznych powinieneś posługiwać się tym nowym numerem identyfikacyjnym. Formularze zakupowe często określają go jako „VAT number”, „VAT-ID” lub „Tax-ID”.
Rozliczenie importu usług przez czynnego podatnika VAT
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, w uproszczeniu, Twój schemat rozliczenia podatku jest bardzo prosty:
- nabywasz usługę (zwykle po cenie netto),
- księgujesz dokument i na tym etapie naliczasz 23% podatku,
- w chwili naliczenia, następuje odliczenie podatku w tej samej wysokości,
- na deklaracji JPK_V7 wykazujesz równe kwoty podatku naliczonego i należnego, zatem transakcja jest neutralna podatkowo
Rozliczenie importu usług przez podatników zwolnionych z VAT
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, także musisz złożyć deklarację i rozliczyć podatek. Niestety, sam mechanizm nie jest już tak korzystny:
- nabywasz usługę po cenie netto pod warunkiem posiadania statusu podatnika VAT ( lub po cenie brutto, jeśli nie jesteś w VAT-UE),
- księgujesz dokument i na tym etapie naliczasz 23% podatku – również wówczas, gdy zapłaciłeś cenę brutto,
- w deklaracji VAT-9M rozliczasz import i wpłacasz podatek,
- ponieważ korzystasz ze zwolnienia z Vat, nie odliczasz podatku naliczonego. Jeśli jesteś na liniówce lub zasadach ogólnych, podatek VAT jest jednak dla Ciebie kosztem na gruncie PIT – Twoja zaliczka na podatek dochodowy będzie zatem niższa.
Ważne: jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, musisz zarejestrować się do VAT-UE także wówczas, gdy dokonujesz importu usług z państw trzecich, np. USA, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Izraela czy z Turcji.
Podstawa opodatkowania w imporcie usług
Co do zasady, podstawę opodatkowania w imporcie usług ustala się według tych samych zasad co w przypadku obrotu krajowego. W praktyce zatem, podstawą opodatkowania jest wszystko to, co usługobiorca ma zapłacić usługodawcy.
Podstawą opodatkowania w imporcie usług jest zatem łączna kwota należności za spełnione świadczenie, obejmująca między innymi podatki i opłaty o podobnym charakterze, a także prowizje i ubezpieczenia o ile pobiera je usługodawca.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy imporcie usług?
Tutaj również opieramy się na zasadach ogólnych panujących w VAT – w przypadku importu usług, moment powstania obowiązku podatkowego jest równoznaczny z momentem wyświadczenia usługi. Jeśli ta wykonywana jest jednak etapami, na przykład w ramach realizacji skomplikowanego programu komputerowego złożonego z wielu części, usługę uznaje się za wykonaną z chwilą oddania poszczególnych partii.
Jak obliczyć VAT, gdy kupuję usługę w walucie obcej?
Na szczęście i na to pytanie łatwo jest znaleźć odpowiedź. Zgodnie z art. 31a ustawy o VAT kwoty na fakturze importowej należy przeliczyć po średnim kursie NBP z poprzedniego dnia roboczego. Co jednak ciekawe, przepisy pozwalają także na przeliczanie kwot na podstawie kursów publikowanych przez Europejski Bank Centralny. Dla kontekstu, w przypadku CIT i PIT, dozwolona jest wyłącznie pierwsza metoda, a więc oparta o dane NBP.
Jakie usługi najczęściej importują polscy przedsiębiorcy?
Jak wynika z naszej wieloletniej praktyki, polscy przedsiębiorcy bardzo często importują (i jednocześnie zapominają o ich zgłaszaniu) usługi takie jak:
- Reklamy na platformach takich jak Facebook, Instagram, Google Ads, Tiktok Ads,
- Dostępy do narzędzi dla grafików, fotografów i marketerów, np. Canva, Adobe Photoshop i inne produkty tej firmy, Shutterstock, Pixabay,
- Domeny, hosting, oprogramowanie SaaS, np. ChatGPT, Claude, Mailchimp, Hostinger, GoDaddy, Amazon Web Services, Cloudflare
- Usługi doradcze, marketingowe, licencje.
Jakie dane musi zawierać zagraniczna faktura, aby mogła być dowodem księgowym dla polskiego podatnika?
W naszej ocenie, jednym z najpopularniejszych problemów na jaki trafiają polscy przedsiębiorcy jest zróżnicowana forma faktur, jakie otrzymują oni od zagranicznych kontrahentów. O ile dokumenty wystawiane przez europejskich podatników są co do zasady zbliżone do tych, które znamy z polskiego obrotu, o tyle dowody transakcji od amerykańskich, azjatyckich czy izraelskich usługodawców bywają dla Polaków dziwne lub wręcz niezrozumiałe.
Co do zasady, zagraniczne faktury nie muszą spełniać wymogów, które statuuje art. 106e ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że wymagań nie ma w ogóle. W naszej ocenie, dowód księgowy od kontrahenta zagranicznego powinien zawierać co najmniej:
- Nazwę i dane identyfikujące sprzedawcę / usługodawcę,
- Dane nabywcy, w tym w miarę możliwości NIP
- Numer dokumentu
- Datę wystawienia oraz datę wykonania usługi
- Opis sprzedawanej usługi
- Kwotę należności
- Walutę
W praktyce, zdecydowana większość dużych usługodawców wystawia dokumenty zawierające wszystkie powyższe informacje, nawet jeśli są to podatnicy z USA oraz innych państw o mniej rygorystycznych przepisach podatkowych.
Konsekwencje nieujawnienia importu usług w VAT
Niezależnie od tego, czy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego czy nie, jesteś zobowiązany do ujawniania importu usług w deklaracjach podatkowych. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować realnymi, dotkliwymi konsekwencjami. Ich skala zależy od:
- Tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT,
- Kwoty, jakiej nie ujawniłeś
- Czasu, od jakiego nie ujawniasz importu usług
Nieujawnienie importu usług przez podatnika zwolnionego z VAT
Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, konsekwencje niezłożenia deklaracji VAT-9M są najgorsze. Z uwagi na fakt, że przedsiębiorca niezarejestrowany do VAT-UE musi odprowadzić podatek od importowanych usług ale nie może go później odliczyć, po jego stronie powstaje zaległość podatkowa, w uproszczeniu na kwotę 23% od wartości nieujawnionych kosztów. Jednocześnie warto zaznaczyć, że w razie ujawnienia nieprawidłowości, konieczna będzie także zapłata odsetek od zaległego podatku. W efekcie, w skrajnych przypadkach (kontrola na krótko przed przedawnieniem), przyjdzie Ci zapłacić nawet 40% wartości netto nabytych usług.
Nieujawnienie importu usług przez podatnika VAT
W przypadku podatników VAT, sytuacja jest tylko trochę lepsza. O ile w razie ujawnienia błędu w toku postępowania organ najprawdopodobniej nie nałoży na Ciebie obowiązku uregulowania zaległości podatkowej, o tyle wciąż jesteś narażony na sankcje.
Kary za nieujawnianie importu usług
Organy podatkowe z państw członkowskich UE współpracują ze sobą w zakresie wymiany informacji. Mając pełną świadomość istnienia problemu, polskie urzędy skarbowe wnioskują do swoich irlandzkich odpowiedników o przesłanie dokumentacji dotyczącej transakcji zawieranych z polskimi przedsiębiorcami. W efekcie, niepomijalna część nadużyć i naruszeń obowiązków ze strony przedsiębiorców jest ujawniana i spotyka się z konsekwencjami.
Powiedzmy to sobie wprost – w przypadku, gdy do nieujawnienia importu dochodzi z niewiedzy, dzieje się to na małą skalę i okoliczności nie sugerują zamiaru popełnienia czynu zabronionego, ryzyko zastosowania sankcji karno-skarbowych jest niewielkie, choć nigdy nie można go bagatelizować. Nieujawnianie importu usług spełnia przesłanki czynu z art. 61 § 1 KKS, a tym samym, sprawca, choćby działając nieumyślnie, naraża się na karę grzywny do 240 stawek dziennych.
Zapomniałem o zaksięgowaniu faktur za reklamy na Facebooku. Co robić?
Przede wszystkim, działaj ze spokojem. Nawet jeśli o fakcie dowiedziałeś się od organu podatkowego w toku czynności sprawdzających, sytuacja wcale nie musi być aż taka zła.
Jeżeli braki w księgowości ujawniłeś sam, sytuacja jest prosta – we współpracy z polecanym księgowym musisz wprowadzić brakujące dokumenty do księgi przychodów i rozchodów, a w razie potrzeby, skorygować także rozliczenie roczne. Pamiętaj – podatki przedawniają się dopiero po kilku latach, więc jeśli od kilku lat kupujesz reklamy na Instagramie lub Facebooku i nie ewidencjonowałeś tych kosztów, musisz przygotować się na bardzo dużo pracy.
Jeśli jednak kontaktuje się z Tobą organ podatkowy, zwykle zostaniesz poproszony o przygotowanie wyjaśnień, najpewniej także o przedstawienie dokumentów księgowych. Termin zależy od decyzji urzędnika – zwykle będzie to 7 lub 14 dni, przy czym w bardziej złożonych sprawach, możesz wnioskować o jego wydłużenie. To dobry czas nie tylko na przygotowanie faktur czy KPiR o które prosi Cię organ, ale także na skontaktowanie się z doradcą podatkowym z Warszawy.
W dalszej kolejności, w zależności od obrazu sytuacji, organ może wezwać Cię do złożenia korekty deklaracji JPK_VAT albo zaległego VAT-9M. Jeśli jednak zaległości w podatku były duże, Ty byłeś już wcześniej wzywany do skorygowania swoich rozliczeń podatkowych lub nie będziesz współpracował z organem, czynności sprawdzające mogą przerodzić się w kontrolę lub postępowanie podatkowe, a to zwiększa ryzyko zastosowania poważnych sankcji oraz znacznie komplikuje sprawę. Wniosek? Nie daj sobie wejść urzędowi na głowę i skorzystaj z usług doradcy podatkowego, ale współpracuj z urzędem skarbowym. Zwykle, taka strategia opłaca się bardziej.
Podsumowanie
Mamy nadzieję, że nasz wpis okazał się pomocny – import usług na gruncie VAT jest bowiem jednym z największym problemów księgowych z jakimi zmagają się początkujący przedsiębiorcy. Jeśli jednak czujesz, że chciałbyś powierzyć tę sprawę specjalistom, skontaktuj się z nami – mamy wieloletnie doświadczanie w tej dziedzinie.
