Jak działa opodatkowanie cyfrowych nomadów?

Podróżujesz po świecie pracując zdalnie? Jeśli regularnie zmieniasz miejsce zamieszkania, prawdopodobnie jesteś cyfrowym nomadą, a co za tym idzie, Twoje rozliczenia podatkowe nieco się komplikują. W tym artykule postaramy się wyjaśnić, jak działa opodatkowanie osób fizycznych, które regularnie zmieniają kraj zamieszkania.

Kim jest cyfrowy nomada z perspektywy prawa podatkowego?

Polskie przepisy podatkowe nie definiują pojęcia cyfrowego nomady – to pojęcie wciąż jest częścią wyłącznie języka potocznego. W naszym rozumieniu, cyfrowym nomadą jest osoba wykonująca pracę zdalną, nie będąc jednocześnie przywiązaną do jednego miejsca. Zwykle, takie osoby przebywają w jednym miejscu po kilka miesięcy, przemieszczając się pomiędzy państwami, a czasem nawet kontynentami.

Podatki cyfrowych nomadów, przynajmniej w Polsce, zależą zatem od innych czynników, takich jak choćby od ich rezydencji podatkowej, miejsca faktycznego świadczenia usług,

Warto zauważyć, że przepisy wielu państw, m.in. Chorwacji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Islandii, Portugalii, Włoch czy Zjednoczonych Emiratów Arabskich dokładnie regulują już sytuację prawną takich osób, choćby poprzez wprowadzenie specjalnych programów wizowych. Choć są to jedynie nasze domysły to zakładamy, że w przyszłości także i Polska zajmie się unormowaniem tych zagadnień.

Co to jest rezydencja podatkowa, jak ją uzyskać i co to w praktyce oznacza?

Rezydencję podatkową możemy rozumieć jako podatkową przynależność osoby do danego kraju. Jeśli jesteś zatem polskim rezydentem podatkowym to przyjmuje się, że jesteś objęty nieograniczonym obowiązkiem podatkowym na terenie tego kraju. Innymi słowy, całość Twoich dochodów, niezależnie od miejsca ich osiągnięcia, podlega opodatkowaniu w kraju Twojej rezydencji.

Co jednak istotne, nie-rezydenci także muszą płacić. W ich przypadku, występuje tzw. ograniczony obowiązek podatkowy, który w uproszczeniu polega na tym, że w danym kraju, opodatkowaniu podlegają dochody osiągnięte tylko tam. Zazwyczaj, opodatkowanie to polega na pobraniu podatku u źródła (WHT).

W Polsce, rezydencję podatkową osób fizycznych definiuje art. 3 Ustawy o PIT. W myśl tego przepisu, osoba fizyczna uważana jest za polskiego rezydenta podatkowego, jeśli:

• Posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych, lub
• Przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Wystarczy, że spełnisz jedno kryterium abyś na gruncie ustawy był rezydentem, a tym samym, podlegał nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. W efekcie, spędzanie całego roku poza Polską może nie być wystarczające, jeśli to tutaj masz rodzinę, konto bankowe, mieszkanie i większość majątku. Sytuację, w której dana osoba pozostaje polskim rezydentem podatkowym pomimo dłuższego przebywania za granicą dobrze obrazuje poniższa historia:

Agnieszka pracuje jako programistka i inwestuje w kryptowaluty, dlatego postanowiła przeprowadzić się do Portugalii, w której to po spełnieniu określonych warunków obowiązuje zerowy podatek od zysków ze sprzedaży kryptowalut. Pomimo przeprowadzki, wciąż pracuje dla polskiej firmy, regularnie odwiedza swoją rodzinę w Polsce, a z Portugalii planuje przeprowadzić się z powrotem do Polski po około roku spędzonym na miejscu – nie wiąże ona swoich planów na przyszłość z tym krajem.

W naszej ocenie, bohaterka tego przykładu wciąż pozostawałaby polską rezydentką podatkową. Przebywanie w Portugalii bez planu powrotu, wykonywanie pracy na rzecz tamtejszej firmy lub sprzedaż mieszkania w Polsce wyraźnie zmieniłyby jej położenie ale i tak warto pamiętać, że organy podatkowe zwykle podchodzą do badania statusu rezydencji podatkowej w bardzo zindywidualizowany sposób.

Czy można mieć więcej niż jedną rezydencję podatkową?

Zaznaczmy to wprost – na gruncie przepisów krajowych, możesz być jednocześnie rezydentem podatkowym kilku państw. W większości przypadków, z uwagi na obowiązujące umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i zawarte w nich reguły kolizyjne, finalnie będziesz rezydentem podatkowym tylko jednego państwa. Nie zwolni Cię to jednak z obowiązku płacenia podatków w więcej niż jednym kraju.

Przykładowo, jeśli jesteś wyłącznie polskim rezydentem podatkowym i pracujesz we Francji na rzecz francuskiej spółki, całość Twoich dochodów podlega opodatkowaniu w Polsce, jednakże dochody osiągane we Francji będą jednocześnie podlegały opodatkowaniu właśnie w tym kraju.

Mogą wydarzyć się także sytuacje, w których spełniasz kryteria do uznania Cię za rezydenta podatkowego dwóch państw – na przykład z uwagi na fakt, że w Grecji spędzasz 250 dni w roku, ale centrum Twoich interesów osobistych znajduje się w Polsce. W takich przypadkach, w grę wchodzą wspomniane już umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i tzw. tie-breaker rules – to reguły pozwalające rozstrzygnąć, które z dwóch państw należy uznać za Twój kraj rezydencji podatkowej.

Tie-breaker rules mogą różnić się w zależności od umowy łączącej dwa państwa, jednak co do zasady, stosuje się reguły przyjęte przez OECD w art. 4 Modelowej Konwencji. Dla osób fizycznych, sprawdzamy kolejno:

• Stałe miejsce zamieszkania – chodzi o trwałe, dostępne mieszkanie lub dom,
• Ośrodek interesów życiowych – rozumiany jako bliższe powiązania osobiste i gospodarcze,
• Zwykłe miejsce pobytu – miejsce, w którym podatnik przebywa najczęściej lub na stałe,
• Obywatelstwo,
• W razie braku powyższych – organy podatkowe dokonują rozstrzygnięcia w porozumieniu.

Powyższy test działa kaskadowo – w pierwszej kolejności rozstrzygamy o stałym miejscu zamieszkania, a dopiero w razie braku rozstrzygnięcia w tym zakresie sięgamy po kolejny krok.

Co to jest umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania?

Jako cyfrowy nomada zdecydowanie powinieneś wiedzieć, czym w zasadzie jest umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) i jak jej postanowienia wpływają na Twoją sytuację podatkową.

Jak już wspomnieliśmy, UPO stosuje się zwłaszcza wtedy, gdy na gruncie przepisów krajowych, obydwa państwa uznają tę samą osobę za swojego rezydenta. Oprócz tego, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania regulują szereg innych zagadnień, takich jak choćby opodatkowanie dywidend, honorariów, należności licencyjnych czy zysków przedsiębiorstw.

Umowy te, choć oparte na modelowym wzorcu opracowanym przez OECD, mogą się różnić – umawiające się państwa mogą wprowadzać indywidualne zapisy, wynikające choćby z natury stosunków gospodarczych pomiędzy nimi. Jest to widoczne zwłaszcza wtedy, gdy porówna się umowy zawierane kilkadziesiąt lat temu (np. między Polską a USA z tymi relatywnie nowymi, np. na linii Polska-Brazylia czy Polska-Gruzja).

Ogólną zasadą przy pracy najemnej jest to, że wynagrodzenie może być opodatkowane w państwie faktycznego wykonywania tejże. Odstępstwem od tej reguły są zwykle sytuacje, w których pracownik jednocześnie przebywa w danym kraju przez mniej niż 183 dni, pracodawca jest podmiotem z państwa innego niż państwo wykonywania pracy i jednocześnie koszt wynagrodzenia ponoszony jest przez podmiot inny niż zakład pracodawcy w tym kraju. W praktyce, chodzi zatem o pracowników delegowanych czy właśnie cyfrowych nomadów. Taka regulacja nie obowiązuje jednak zawsze, dlatego zanim przeprowadzisz się do innego kraju pracując zdalnie, upewnij się, że przepisy podatkowe Cię nie zaskoczą. W razie wątpliwości w tym zakresie, zawsze możesz skontaktować się ze specjalistami z dziedziny opodatkowania cyfrowych nomadów.

Jaką formę działalności wybrać?

Wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej ma bardzo istotne znaczenie dla cyfrowych nomadów. Oprócz względów podatkowych, trzeba bowiem wziąć pod uwagę kwestie związane z wygodą stosowania, poziomem ryzyka prawnego czy kosztami prowadzenia biznesu.

W przypadku krótkoterminowego cyfrowego nomadowania na terenie Unii Europejskiej, życie za granicą nie wpływa istotnie na Twój proces decyzyjny – opłacalność poszczególnych form prowadzenia działalności będzie porównywalna do sytuacji, w której prowadziłbyś biznes w Polsce. Jeśli jednak planujesz spędzić za granicą kilka miesięcy lub rok, sytuacja zaczyna się komplikować – pojawiają się bowiem ryzyka podobne do tych, które spotkałbyś prowadząc biznes także poza UE, na przykład w Anglii czy Turcji.

Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku prowadzenia spółki, oprócz problemów z ustaleniem Twojej rezydencji podatkowej, mogą pojawić się także wątpliwości odnośnie do rezydencji spółki. Co do zasady, jest ona związana z miejscem faktycznego zarządu. Co istotne, w niektórych przypadkach, występuje tzw. ryzyko zakładu (permanent establishment), co znacznie komplikuje kwestię rozliczeń podatkowych. Jeśli zatem jesteś informatykiem, prawnikiem, twórcą cyfrowym lub innym freelancerem, który sprzedaje swoje usługi jednemu lub większej liczbie klientów, JDG zapewne wygra ze spółką, głównie z uwagi na prostotę i wyraźnie niższe koszty prowadzenia działalności.

Wybór formy działalności gospodarczej jest oczywiście skomplikowanym zagadnieniem, dlatego jeśli uważasz, że warto byłoby założyć spółkę, ale masz wątpliwości, skontaktuj się z nami – przeanalizujemy całą Twoją sytuację i doradzimy wybór bezpiecznego i skutecznego rozwiązania.

A co z ZUSem?

Podkreślmy – ubezpieczenia społeczne są regulowane odrębnie od podatków. W przypadku cyfrowych nomadów w Unii Europejskiej, zasadą jest, że samozatrudniony może podlegać systemowi składkowemu w kraju swojego pochodzenia, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące. Po tym czasie, przedsiębiorca wchodzi do systemu składkowego w innym państwie.

Co istotne, przed wyjazdem musisz uzyskać zaświadczenie A1 z ZUS. Ten dokument potwierdzi, że w trakcie wykonywania pracy na własny rachunek będziesz objęty polskim systemem ubezpieczeniowym. Uzyskanie tego dokumentu nie jest trudne, jednak wymaga wykazania, że prowadzona przez Ciebie działalność będzie miała podobny charakter do tej, którą wykonywałeś w Polsce. Świadczone przez Ciebie usługi nie muszą być identyczne – liczy się jednak ogólna ich specyfika. Jeśli zatem do tej pory pracowałeś jako backend developer, a teraz zamierzasz zajmować się testowaniem kodu lub wdrażaniem aplikacji, otrzymasz zaświadczenie A1. Jeśli jednak z informatyka chciałbyś przebranżowić się na montera okien lub elektryka, nie będziesz mógł skorzystać z tej możliwości.

A co z VAT?

VAT to kolejne zagadnienie, którego jako cyfrowy nomada nie możesz lekceważyć. Przede wszystkim należy podkreślić, że Twoja rezydencja podatkowa na gruncie PIT nie przekłada się automatycznie na to, w jakim kraju powinieneś odprowadzać VAT. Na potrzeby tego podatku powinieneś ustalić miejsce świadczenia usług, w razie konieczności zarejestrować się do VAT-UE a także przeanalizować ewentualne obowiązki wynikające z przepisów obowiązujących w państwie pobytu.

Zatrudnianie cyfrowych nomadów – te ryzyka musisz znać

W przypadku gdy cyfrowy nomada zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, na jego pracodawcy ciąży szereg obowiązków formalnych. Część ryzyk związanych z ich niedopełnieniem jest niewielka, jednak są też i takie, których konsekwencje są bardzo poważne.

Podatki od wynagrodzeń

Siłą rzeczy, w przypadku gdy Twój pracownik na stałe zamieszkuje inne państwo, najprawdopodobniej jego dochody będą podlegały opodatkowaniu za granicą. Oznacza to, że po Twojej stronie może powstać obowiązek rejestracji w charakterze płatnika PIT w innym państwie. Podobny problem występuje także na gruncie składek na ubezpieczenia społeczne.

Stały zakład za granicą

Choć w przypadku zatrudnienia jednej osoby o niskim poziomie decyzyjności nie sprowadza na przedsiębiorcę dużego ryzyka stwierdzenia zakładu, to obecność kilku osób w jednym państwie, zwłaszcza jeśli podejmują one interakcje z klientami z tego miejsca lub podejmują istotne dla organizacji decyzje, może być niebezpieczne.

W aktualizacji Modelowej Konwencji z 2025 r., OECD jasno stwierdziło, że sam fakt używania domu przez pracownika nie rodzi automatycznie stałego zakładu. Warto być jednak świadomym, że wykorzystywanie obecności pracownika w danym kraju, na przykład poprzez angażowanie go do reprezentowania pracodawcy przed lokalnymi dostawcami i klientami może wzbudzić wątpliwości po stronie organów podatkowych.

Lokalne prawo pracy

Zwróćmy także uwagę na fakt, że choć przy zawieraniu umowy o pracę strony dysponują pewną swobodą w zakresie porządku prawnego jaki ma normować współpracę, zgodnie z rozporządzeniem UE nr 593/2008, wybór przepisów nie może skutkować pozbawieniem pracownika ochrony wynikającej z przepisów bezwzględnie obowiązujących w sytuacji, gdyby strony takiego ustalenia nie dokonały. W praktyce, jeśli Twój pracownik na stałe przebywa w kraju, w którym prawo pracy jest dla niego wyraźnie korzystniejsze, istnieje realne ryzyko zakwestionowania umowy, którą zawarliście według polskich przepisów.

Głównymi różnicami są choćby okresy wypowiedzenia, liczba dni urlopowych, dokumentacja pracownicza, obowiązki informacyjne czy przepisy BHP.

Cyberbezpieczeństwo, poufność, ubezpieczenia

Choć zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych nie są związane z podatkami, również warto je podkreślić. Zatrudnienie pracownika przebywającego poza Polską może stanowić naruszenie reguł ostrożności, które w przypadku zawodów regulowanych mogą wynikać wprost z przepisów ustawy – wynika to z drastycznie podwyższonego ryzyka wycieku informacji poufnych, na przykład poprzez korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi.

Nierzadko zdarza się również, że ubezpieczenia OC pracodawców mogą nie działać w przypadku, gdy pracownik wyrządzi szkodę przebywając za granicą. Choć dostępne są ubezpieczenia bez wyłączeń geograficznych, są one zwykle istotnie droższe.

Na co cyfrowy nomada powinien uważać, gdy zdecyduje się na prowadzenie firmy?

Niestety, podatki nie są jedynym zmartwieniem cyfrowych nomadów. Oprócz organów podatkowych, dociekliwe mogą być także banki, które o rezydencję podatkową pytają z uwagi na obowiązujące je przepisy. Regulacje z dziedziny AML, w tym choćby dotyczące potwierdzenia adresu zamieszkania, mogą rodzić poważne trudności przy zakładaniu rachunku bankowego.

Warto liczyć się także z utrudnieniami w zakresie załatwiania spraw urzędowych. Planując długotrwałą obecność za granicą, zwłaszcza z dala od Polski, warto ustanowić pełnomocnika, który mógłby reprezentować Cię przed urzędami, zająć się wynajmem Twojej nieruchomości czy reprezentować Cię w sądach. Nierzadko zdarza się, że jedna taka osoba nie wystarczy, szczególnie jeśli Twoja sytuacja majątkowa jest złożona.

Pamiętaj także o dokumentowaniu miejsc, w których przebywasz. Na potrzeby ewentualnych sporów z polskimi organami podatkowymi, dowodami obecności w danym państwie będą między innymi:

• Bilety lotnicze, autobusowe, paragony za paliwo na stacjach benzynowych,
• Rachunki za media, opłaty za wynajem mieszkania lub hotelu,
• Wyciągi z rachunków bankowych, zwłaszcza jeśli dokumentują transakcje dokonane kartą płatniczą,
• Umowy dokumentujące Twoje zatrudnienie.

Jednocześnie warto wspomnieć o przepisach imigracyjnych. Zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi nie przesądza o legalności pobytu w danym państwie. Formalnie rzecz biorąc, praca zdalna podczas pobytu na wizie turystycznej może być uznana za niezgodną z prawem, co naraża Cię na bardzo poważne konsekwencje prawne. Przekraczając granicę danego państwa musisz zatem zadbać nie tylko o podatki, ale i o zagadnienia związane z prawem imigracyjnym.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że nasz artykuł pomógł Ci w zrozumieniu podstawowych zagadnień związanych z opodatkowaniem cyfrowych nomadów. Jeśli planujesz wyprowadzkę za granicę i zależy Ci na podatkowym bezpieczeństwie, zdecydowanie zalecamy Ci skorzystanie z konsultacji doświadczonego prawnika – w przypadku podatków międzynarodowych, niewielkie szczegóły mogą decydować o naprawdę dużych kwotach podatku do zapłaty.

Pamiętaj również, że przepisy wizowe i podatkowe zmieniają się cały czas. Przed przeprowadzką zapoznaj się z aktualnym stanem prawnym.