Jak działa zwolnienie z VAT i kiedy warto się na nie zdecydować?

Jeśli dopiero zaczynasz prowadzić działalność gospodarczą lub też prowadzisz już firmę i osiągasz niewielkie przychody, najprawdopodobniej będziesz mógł skorzystać ze zwolnienia z obowiązku rejestracji do VAT.

Takie rozwiązanie może w niektórych sytuacjach zaoszczędzić Ci dużo pieniędzy i ułatwić prowadzenie biznesu, ale czasem zdarza się, że pomimo możliwości skorzystania z tej ustawowej preferencji, bardziej opłaca się dobrowolnie zostać czynnym podatnikiem VAT, co wiąże się z koniecznością zapłaty podatku, ale również otwiera możliwości związane z prawem do jego zwrotu w określonych sytuacjach. W tym artykule postaramy się wyjaśnić kilka zawiłości, które są związane ze zwolnieniem z VAT.

Co oznacza zwolnienie z VAT i kto może z niego skorzystać?

Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje zasadę, że każdy, kto dokonuje odpłatnej dostawy towarów lub usług podlega obowiązkowej rejestracji w charakterze czynnego podatnika VAT. Jak to jednak zwykle w podatkach bywa, istnieje kilka wyjątków od tej reguły.

Przedsiębiorcom przysługują dwie kategorie zwolnień, które pozwalają im na nierejestrowanie się i nieodprowadzanie VAT – z zaadresowaniem, że nawet wówczas są wyjątki wymagające rejestracji lub odprowadzania VAT, dlatego dla potrzeb oceny indywidualnej sytuacji prawnej zalecamy indywidualną konsultację z doradcą podatkowym.

Korzystając ze zwolnienia z VAT, co do zasady nie doliczasz VAT do sprzedaży i nie rozliczasz go tak jak zarejestrowany czynny podatnik VAT, a także nie wysyłasz JPK_VAT Warto pamiętać, że przy niektórych transakcjach, np. przy imporcie usług lub WNT, mogą pojawić się dodatkowe obowiązki (np. zapłata VAT, rejestracja do VAT-UE). Minusem zwolnienia jest też brak prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Zwolnienie podmiotowe z VAT wynika wprost z art. 113 ustawy o VAT. Zgodnie z treścią przepisu, przedsiębiorcy mający siedzibę w Polsce, których łączna wartość sprzedaży w Polsce nie przekracza 240 tysięcy złotych rocznie, nie mają obowiązku rejestracji do VAT. W przypadku przedsiębiorców, którzy rozpoczynają działalność w trakcie roku, limit ten oblicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia biznesu. Jak jednak wynika z art. 113 ust. 4 ustawy, zwolnienie jest dobrowolne.

Warto nadmienić, że istnieją branże, w których VAT jest obowiązkowy od pierwszej złotówki sprzedaży rocznie. Zaliczamy do nich choćby usługi prawnicze i usługi doradcze.

Dodatkowo zwracamy uwagę, że przykładowo w przypadku podmiotów mających miejsce zamieszkania poza terytorium UE, którzy wynajmują nieruchomości krótkoterminowo w Polsce na rzecz tzw. osób prywatnych, nie jest możliwe skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT

Zwolnienie przedmiotowe z VAT wynika nie ze skali, a ze specyfiki świadczonych usług – co za tym idzie nie jest ono ograniczone do wysokości określonego poziomu sprzedaży. Beneficjentami tej regulacji są choćby lekarze, lekarze dentyści, przedsiębiorcy świadczący usługi edukacyjne, finansowe czy ubezpieczeniowe.

Zwolnienie przedmiotowe nierzadko rodzi szereg komplikacji przy ustalaniu czy przedsiębiorcy przysługuje do niego prawo. O ile usługi medyczne świadczone w ramach indywidualnej praktyki lekarskiej co do zasady korzystają ze zwolnienia z VAT, jeśli mają cel medyczny lub prozdrowotny charakter, o tyle przykładowo przy korepetycjach sprawa wymaga dokładniejszej oceny. Znaczenie ma m.in. to, czy zajęcia są prywatnym nauczaniem na odpowiednim poziomie edukacji (przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym), czy usługodawca faktycznie ma wiedzę i kompetencje do nauczania danego przedmiotu oraz czy prowadzi zajęcia osobiście, czy przez zatrudnione osoby.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT regulują poszczególne punkty art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Jakie korzyści daje zwolnienie z VAT?

Rezygnacja z VAT może przynieść co najmniej kilka korzyści. Zacznijmy jednak od tej najbardziej oczywistej, czyli z zasady brak obowiązku zapłaty podatku od sprzedanych towarów lub wyświadczonych usług, w przeciwieństwie do podatników VAT czynnych.

Brak obowiązku odprowadzania podatku od ceny brutto

Jako czynny podatnik VAT świadczący usługę opodatkowaną stawką 23%, z tytułu podatku od towarów i usług odprowadzałbyś około 19% całego swojego obrotu – ze 100 złotych wpływających do kasy, 19 złotych to VAT. Oczywiście przysługiwałoby Ci prawo do odliczenia podatku naliczonego, na przykład w związku z koniecznością zakupu materiałów biurowych lub ekspresu do kawy, którym robisz kawę swoim klientom, jednak co do zasady, dość duża część ostatecznej kwoty zapłaconej przez klienta trafiałaby do fiskusa, a nie do Twojej kieszeni.

Przy zwolnieniu z VAT możesz – zwłaszcza przy sprzedaży na rzecz konsumentów lub podmiotów, które nie odliczają VAT – zaoferować niższą cenę albo utrzymać tę samą cenę brutto i poprawić swoją marżę. Trzeba jednak pamiętać, że zwolnienie ma też minus: nie odliczasz VAT od własnych zakupów. Dlatego najbardziej opłaca się zwykle przy działalności na mniejszą skalę, z niewielkimi kosztami i klientami, dla których VAT nie jest neutralny (B2C). Gdyby jednak Twoimi klientami były podmioty w sektora b2b z pełnym prawem do odliczenia rachunek ekonomiczny wyglądałby inaczej, o czym szerzej w dalszej części.

Mniej obowiązków formalnych, mniej problemów z płynnością

Słusznie uważa się, że część wpływów od klientów odpowiadająca ekonomicznej wartości VAT nigdy nie jest Twoimi pieniędzmi. Z ekonomicznego punktu widzenia, jesteś wyłącznie pośrednikiem pomiędzy nabywcą końcowym (konsumentem) i państwem. W praktyce jednak, wielu przedsiębiorców zapomina o tym. Później, gdy przychodzi im zapłacić VAT okazuje się, że podatek stanowi poważny cios w płynność finansową firmy. To zjawisko jest nad wyraz częste, a brak statusu czynnego podatnika podatku od towarów i usług pomaga unikać jego konsekwencji.

Zauważmy także, że będąc podatnikiem VAT, musisz także składać co miesiąc (ewentualnie co kwartał) deklaracje JPK_VAT. To oznacza kolejny termin do pilnowania oraz kolejny rejestr księgowy, który musisz prowadzić. Przy zwolnieniu podmiotowym z VAT formalności jest mniej, choć nadal trzeba prowadzić ewidencję sprzedaży, pozwalającą kontrolować limit zwolnienia. Brak statusu podatnika czynnego ułatwia prowadzenie firmy, bo wyraźnie zmniejsza Twoje obciążenie formalnościami.

Księgowość jest tańsza i prostsza

Nawet, jeśli wystawiasz 3 faktury w miesiącu, prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów będzie zauważalnie tańsze, jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT. Wynika to oczywiście z faktu, że Twoje biuro rachunkowe będzie miało mniej pracy do wykonania i mniejszą odpowiedzialność – nie prowadzi pełnej ewidencji VAT i nie przygotowuje cyklicznych plików JPK_VAT. Przy zwolnieniu podmiotowym nadal trzeba prowadzić ewidencję sprzedaży, ale formalności jest zwykle mniej, a wraz z nimi mniejsze jest też ryzyko błędów i dodatkowych obowiązków.

Czy są sytuacje, w których warto być podatnikiem VAT?

Tak, zdecydowanie. Istnieje co najmniej kilka przypadków, w których jako przedsiębiorca zdecydowanie powinieneś zostać vatowcem.

Eksportujesz swoje usługi za granicę

Jeśli Twoja firma oferuje usługi w krajach innych niż Polska (zarówno na terenie UE jak i np. w Azji czy USA), na etapie sprzedaży co do zasady będziesz wykazywać stawkę NP (nie podlega opodatkowaniu w Polsce). Ciężar zapłaty podatku będzie spoczywał na Twoich kontrahentach, którzy w tym przypadku będą importerami usług. Jednocześnie, co do zasady zachowasz prawo do odliczenia VAT od zakupów związanych z takimi usługami, o ile co do zasady dawałyby one prawo do odliczenia, gdyby były świadczone w Polsce.

Posługując się prostym przykładem, polski programista sprzedający swoje usługi wyłącznie niemieckim i francuskim spółkom, nie będzie odprowadzał VAT-u jako podatnik – cały ciężar podatku będzie przechodził na jego klientów. Jednocześnie zachowa on prawo do odliczenia podatku od zakupu komputera czy internetu, o ile oczywiście spełni pozostałe wymogi stawiane przez ustawę. W efekcie, taki informatyk będzie ponosił koszty netto, nie zaś brutto – w praktyce zawsze będzie w pozycji VAT do zwrotu z zakupów, bez konieczności zapłaty VAT w Polsce.

Świadczysz usługi wyłącznie lub głównie na rzecz przedsiębiorców

Jeśli Twoja działalność polega na przykład na opiece informatycznej, którą świadczysz kilku lokalnym firmom, VAT doliczany do Twojego wynagrodzenia jest w praktyce neutralny – klienci będą go mogli odliczyć. Przedsiębiorcy zwykle posługują się kwotami netto i mają świadomość, że podatek od Twoich usług jest dla nich w zasadzie neutralny – przecież go odliczą. Dlatego część VAT która jest ujęta w kwocie brutto nie jest traktowana jako definitywny wydatek (zostanie on im zrekompensowany na etapie rozliczania miesiąca lub kwartału).

Jednocześnie, nie będąc czynnym podatnikiem VAT (korzystając ze zwolnienia podmiotowego), nie masz prawa do odliczenia podatku naliczonego na towary i usługi, które nabywasz w związku z prowadzoną działalnością. Jeśli zatem kupujesz towary lub usługi – np. hosting, na którym trzymasz strony swoich klientów, poniesiesz jego koszt w kwocie brutto, nie netto.

Opłacalność posiadania statusu czynnego podatnika lepiej zobrazuje poniższa tabela:

Status podatnika	Zwolniony	Czynny
wpływy ze sprzedaży netto	10 000	10 000
wpływy ze sprzedaży brutto	10 000	12 300
Koszty netto	5 000	5 000
Koszty brutto	6 150	6 150
VAT do zapłaty	0	1 150 (2300 zł VAT należnego pomniejszone o 1150 odliczone z zakupów)
Zostaje na koncie	3 850	5 000

Jak widać, pod warunkiem świadczenia usług wyłącznie na rzecz przedsiębiorców mających pełne prawo do odliczenia, ten schemat ma sens. Twoi klienci efektywnie dalej odczuwają koszt 10 000 złotych, a jednocześnie Ty nabywasz prawo do odliczania podatku od ponoszonych zakupów związanych z wykonywaną działalnością.

Jak liczyć limit zwolnienia z VAT?

Art. 113 VAT, który wprowadza limit 240 000 złotych zwolnionej sprzedaży zawiera kilka wyłączeń. Warto o nich pamiętać – konsekwencje zaniedbań mogą być bowiem bardzo dotkliwe.

Do limitu nie włączają się m.in. wpływy z:

• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość oraz sprzedaży na odległość towarów importowanych, jeżeli nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce,
• sprzedaży usług i towarów zwolnionych przedmiotowo na mocy art. 43 – z kilkoma wyjątkami
• sprzedaży towarów zaliczanych przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Co się stanie, jeśli przekroczę limit zwolnienia z VAT?

Zgodnie z art. 113 ust. 5, zwolnienie z VAT traci moc po przekroczeniu kwoty limitu. Oznacza to, że nie będziesz musiał wstecznie dopłacać podatku od pierwszych 240 tysięcy złotych sprzedaży, ale każda złotówka ponad limit będzie już podlegała opodatkowaniu. Co istotne, cała czynność, przez którą przekraczasz próg będzie objęta podatkiem. Jeśli zatem mając 235 tysięcy przychodu wystawisz fakturę na kolejne 10 tysięcy, zapłacisz VAT od całej tej kwoty, nie tylko od 5 tysięcy ponad teoretyczny limit.

W praktyce często zdarza się, że podatnicy przekraczają limit w połowie miesiąca, nie mając tego pełnej świadomości. Rodzi to poważne ryzyko, bowiem może się okazać, że podatek nie został pobrany od nabywców. W takiej sytuacji, strata przechodzi niestety na przedsiębiorcę wychodzącego ze zwolnienia – nie pobrał on bowiem od klientów środków na pokrycie VAT. To właśnie z tego powodu tak ważne jest pilnowanie kwot sprzedaży wiedząc, że limit w danym roku się wyczerpuje.

Jak działa limit zwolnienia z VAT, gdy założę działalność w trakcie trwania roku podatkowego? Limit proporcjonalny

Na całe szczęście, zasady są w tym przypadku dość proste – należy zastosować proporcję. Aby obliczyć roczną kwotę zwolnienia, powinieneś podzielić liczbę pozostałych dni w roku przez 365, a następnie przemnożyć ten ułamek przez kwotę 240 000 zł. Łatwo zatem zauważyć, że jeśli działalność zakładasz 1 września – choć nie rekomendujemy zakładania działalności pierwszego dnia miesiąca (z racji na zmniejszenie preferencji ZUS, co będziemy opisywać w jednym z naszych następnych wpisów) – , a więc do końca roku pozostały Ci cztery miesiące, należy zastosować równanie jak poniżej:

(122 / 365) * 240 000 = 80 219,18 zł = 80 219 zł (zaokrąglamy do pełnych złotówek)

Kto nie może skorzystać ze zwolnienia?

Jak już wspomnieliśmy, istnieje katalog usług i towarów, które automatycznie wyłączają możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT. Bezwzględnemu opodatkowaniu VAT podlegają podatnicy, którzy w danym roku wyświadczyli / dokonali dostaw m.in.:

• Usługi prawnicze i doradcze – usługą doradczą są także usługi doradztwa w IT oraz duża część innych konsultacji (biznesowych, profesjonalnych). W praktyce, wyłączenie zwolnienia obejmuje zatem ogromną część usług świadczonych przez specjalistów, także w ramach tzw. kontraktów B2B, wyjątek stanowi doradztwo rolnicze,
• Usługi jubilerskie,
• Wyrobów z metali szlachetnych,
• Towarów akcyzowych (m.in. alkohol, paliwa) – z drobnymi wyjątkami np. wyroby tytoniowe czy energia elektryczna
• Części i akcesoriów do pojazdów,
• Elektroniki i kosmetyki sprzedawanych na odległość.

Zauważmy jednak, że w razie wątpliwości, organ podatkowy będzie zwracał uwagę na rzeczywisty zakres czynności jak i specyfikę działalności podatnika.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi mieć kasę fiskalną?

Warto to bardzo jednoznacznie podkreślić – zwolnienie z VAT nie ma żadnego wpływu na obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej. Wielu przedsiębiorców, np. mechanicy samochodowi, fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze czy restauratorzy musi prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie niezależnie od uzyskiwanych dochodów i niezależnie od statusu czynnego podatnika VAT.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi rejestrować się z KSeF?

Tak, choć warto zaznaczyć, że do końca 2026 roku, podatnicy osiągający miesięczną sprzedaż dokumentowaną fakturami B2B poniżej 10 tysięcy złotych brutto nie muszą fakturować w KSeF– jeżeli nie będą logować się do KseF, to mogą mieć problem z odbiorem faktur zakupowych wystawianych w KSeF. Wśród takich mikroprzedsiębiorców jest oczywiście wiele osób uprawnionych i korzystających ze zwolnienia z VAT. Nie ma jednak przepisu, który wiązałby obowiązek korzystania z KSeF z rejestracją do VAT. To dwa kompletnie różne systemy.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi wystawiać faktury?

To kolejny mit, z którym musimy się rozprawić. Na żądanie nabywcy, podatnik zwolniony (tak podmiotowo jak i przedmiotowo) musi wystawić fakturę, choć w tym przypadku z oczywistych względów nie będzie to faktura z VAT. W przypadku zwolnienia przedmiotowego, konieczne jest także podanie podstawy zwolnienia z podatku. W przypadku zwolnienia podmiotowego jest to jednak uznawane za dobrą praktykę.

Jak zarejestrować się do VAT?

Zasadniczo organem właściwym do rozpatrzenia Twojego zgłoszenia będzie naczelnik urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania (a nie zameldowania), a w przypadku spółek, właściwy będzie urząd dla miejsca siedziby.

Rejestracja w charakterze podatnika czynnego odbywa się na podstawie formularza VAT-R. Do VAT zarejestrujesz się on-line za pośrednictwem strony rządowej. Jeśli zaś dopiero zakładasz działalność, VAT-R będziesz mógł wypełnić w trakcie składania zgłoszenia do CEIDG. Wypełniając formularz VAT-R warto pamiętać o rejestracji do VAT UE.

Po otrzymaniu zgłoszenia, urząd skarbowy może przeprowadzić tzw. czynności sprawdzające. Organy bardzo często wzywają na przykład do przedstawienia tytułu prawnego do lokalu (umowa najmu, akt własności, umowa użyczenia). Możesz także zostać zapytany o profil Twojej działalności, specyfikę wykonywanych usług oraz inne dowody, że Twoja działalność jest rzeczywiście wykonywana. Chodzi oczywiście o przeciwdziałanie oszustwom w zakresie wyłudzania podatku VAT.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że nasz artykuł okazał się pomocny. Jeśli jednak masz wątpliwości co do tego, czy musisz rejestrować się do VAT, skontaktuj się z nami. Nasz zespół chętnie Ci pomoże.