Kiedy podróż za granicę może być kosztem podatkowym?

Z naszego doświadczenia wynika, że wielu przedsiębiorców wciąż nie do końca wie, w jakich sytuacjach można uznać, że odbyta przez nich podróż zagraniczna stanowiła dla nich koszt uzyskania przychodu. Jako że zagraniczne wyjazdy kosztują sporo, a coraz więcej osób musi podróżować z uwagi na specyfikę ich pracy, postanowiliśmy kompleksowo omówić to zagadnienie. Liczymy, że ten artykuł rozwieje choć część wątpliwości praktycznych.

Co musi cechować wydatek, aby mógł on zostać uznany za koszt uzyskania przychodu?

Na swoim blogu wielokrotnie przybliżaliśmy temat kosztów uzyskania przychodu. Trudno się temu dziwić – organy podatkowe nierzadko wchodzą z przedsiębiorcami w spór właśnie w zakresie tego, czy dany wydatek powinien obniżyć podstawę opodatkowania, czy nie. W naszej ocenie, jedną z przyczyn tego zjawiska jest dość niefortunna definicja kosztu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje koszt uzyskania przychodu w art. 22. Przepis ten brzmi:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Art. 23 ustawy zawiera z kolei listę wyłączeń, np. w postaci alkoholu, wydatków o charakter reprezentacyjnym, grzywien i kar. W praktyce jednak, to podatnik musi ocenić, czy poniesiony przez niego wydatek jest definitywny, poniesiony w celu uzyskania przychodów (lub też w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów) oraz czy pozostaje w związku z prowadzoną działalnością. Przepisy nie wymagają od podatników wykazywania racjonalności czy gospodarności stojącej za zakupem. W praktyce jednak, takie okoliczności bywają brane pod uwagę przy rozstrzyganiu, czy nie doszło do przekroczenia granicy między wydatkiem biznesowym i prywatnym.

Czy wydatki związane z podróżą za granicę mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu?

Co do zasady tak. Konieczne jest jednak spełnienie wymogów, jakie stawia wspomniana powyżej definicja. Oprócz celowości, związku z przychodem i definitywnego charakteru, konieczne jest także odpowiednie udokumentowanie poniesionych wydatków, oraz, brak przeważająco osobistego charakteru kosztów. W praktyce oznacza to, że nie wszystkie wydatki związane z podróżą będą stanowiły koszt podatkowy, nawet jeśli nocleg lub bilety lotnicze będą miały ten status. Dużo zależy też od specyfiki wyjazdu i Twojej działalności.

Jakie wyjazdy można uznać za służbowe, a jakie nie?

Z naszej praktyki doradczej wynika, że istnieje określona grupa wyjazdów, które co do zasady nie budzą wątpliwości organów podatkowych. Analogicznie, istnieją także specyficzne schematy, które prawie na pewno należy uznać za ryzykowne. Przytoczmy kilka z nich:

Udział w zagranicznych rozmowach sprzedażowych, targach lub konferencjach

Typowym, w naszej ocenie dość bezpiecznym przykładem służbowej podróży zagranicznej jest wyjazd do innego państwa w celu udziału w wydarzeniu branżowym lub też w celu poprowadzenia negocjacji handlowych z kontrahentem, także tym potencjalnym. Co ważne, negocjacje nie muszą zakończyć się powodzeniem. Standardową praktyką gospodarczą jest przecież podejmowanie także takich rozmów sprzedażowych czy zakupowych, które nie kończą się zawarciem transakcji.

Wyjazdy influencerów, youtuberów, blogerów, twórców internetowych

W działalności influencera, granice pomiędzy pracą a życiem prywatnym ulegają rozmyciu – elementem aktywności zawodowej tych osób jest przecież nierzadko relacjonowanie swojej codzienności. Podczas gdy dla przedsiębiorcy wytwarzającego oprogramowanie, wizyta w parku rozrywki prawie na pewno będzie konsumpcją i trudno będzie doszukać się w niej związku z przychodem, youtuber może w takim miejscu nagrać nowy odcinek na swój kanał. Z drugiej jednak strony, podobnie jak w przypadku negocjacji, nie każdy wyjazd musi zakończyć się sukcesem, na przykład w postaci publikacji serii filmów. Na marginesie warto jednak dodać, że w przypadku braku publikacji z wyjazdu lub danej atrakcji, wykazanie związku z przychodem staje się znacznie trudniejsze.

Jak zatem stwierdzić, czy dany wyjazd jest kosztem dla influencera? W naszej ocenie, powinniśmy zbadać kryteria takie jak:

• Związek tematyki podróży z profilem kanału lub bloga,
• Monetyzację kanału,
• Istnienie umów reklamowych, afiliacyjnych lub sponsorskich,
• Istnienie dowodów na profesjonalny charakter wyjazdu, np. w postaci scenariuszy, harmonogramów.

Odpowiednio udokumentowane i dające się uzasadnić wyjazdy influencerów z pewnością mogą zostać uznane za KUP, co potwierdzały zresztą zarówno organy podatkowe jak i sądy. Z tego miejsca warto przytoczyć choćby wyrok NSA z 14 maja 2021 r., II FSK 1633/19 czy orzeczenie z 26 lutego 2025 r., II FSK 711/22.

Dyskusyjna jest natomiast konieczność wykazania racjonalności wyjazdu. Choć takie kryterium oceny w żaden sposób nie wynika z przepisów ustawy, nie jest wykluczone, że wyjątkowo kosztowny wyjazd początkującego influencera będzie budził większe kontrowersje niż tygodniowa podróż gwiazdy na event z jej branży.

Wyjazd po inspirację raczej nie będzie kosztem

Wartym uwagi precedensem w sprawie jest interpretacja z 7 maja 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WS. We wniosku do pisma, podatnik prowadzący działalność szkoleniowo-doradczą wskazał, że planowana przez niego egzotyczna podróż ma pomóc mu w zdobyciu unikalnej wiedzy na temat pierwotnych technik agrotechnicznych w klimacie podzwrotnikowej półkuli południowej.

Zdaniem organu, zakup typowej imprezy turystycznej, w ramach której informacje przekazywane są przez przewodników, nosi znamiona wydatku osobistego. W naszej ocenie, aby taka zagraniczna podróż rzeczywiście stanowiła KUP, konieczne byłoby wykazanie bliższego związku z przychodem, na przykład poprzez odbywanie spotkań z lokalnymi przedsiębiorcami. Na niekorzyść podatnika zadziałały także wycieczki krajoznawcze i nurkowanie.

Co zrobić, jeśli wyjazd jest jednocześnie służbowy i prywatny?

Nikogo nie powinien dziwić fakt, że w trakcie dalekich podróży służbowych pojawia się ochota na zwiedzanie lokalnych atrakcji. Wyjazdy w odległe miejsca, takie jak choćby Singapur czy Nowy Jork nie zdarzają się często, a w trakcie niektórych delegacji pojawia się dużo wolnego czasu. W takiej sytuacji, charakter podróży nieco się zmienia, choć wciąż da się ją zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu.

Przepisy Ustawy o PIT nie przewidują specjalnego sposobu rozliczania takich wydatków. W naszej ocenie, najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie zastosowanie proporcji, która możliwie rzetelnie odzwierciedli udział osobistych wydatków w podróży. Co jednak istotne, jeśli dany wydatek da się jednoznacznie wydzielić (np. koszty zakwaterowania małżonka i dzieci, koszty atrakcji turystycznych), powinny one zostać wyłączone z proporcji.

Ciekawy problem powstaje, gdy przedłużenie pobytu nie skutkuje wzrostem kosztów wyjazdu – przykładem może być zakup tańszego biletu powrotnego w zamian za kilka dodatkowych dni pobytu na miejscu. Choć z praktyki interpretacyjnej Dyrektora KIS nie da się wywieść uniwersalnego rozwiązania takiego problemu to sądzimy, że pełne rozliczenie biletu mogłoby się utrzymać, gdyby przeważającym powodem podróży były sprawy biznesowe, a prywatne przedłużenie pobytu w ogóle nie zwiększyło kosztów dojazdu – tak organy podatkowe stwierdzały w interpretacjach wydawanych już lata temu.

W przypadku hotelu, koszty należy przypisać do poszczególnych dni i uczestników wyjazdu. Noclegi przypadające na członków rodziny albo prywatne przedłużenie pobytu nigdy nie mogą być kosztem. Te, które związane są z realizacją celów biznesowych, już jak najbardziej. Podkreślmy jednak – nasze stanowisko na temat biletów lotniczych jest przede wszystkim domysłem i w razie wątpliwości, zdecydowanie warto rozważyć złożenie wniosku o wydanie interpretacji. To jednak wiąże się z opłatą i koniecznością poświęcenia czasu na sporządzenie takiego dokumentu. W praktyce zatem, szczególnie przy niewielkich kwotach, zwykle nie warto podejmować ryzyka związanego z niejasną kwalifikacją danego wydatku.

Co może być kosztem w ramach podróży służbowej?

Katalog wydatków, jakie do tej pory akceptowały sądy i organy podatkowe był bardzo szeroki. Przyjmuje się, że pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów, kosztami mogą być np.:

• Wydatki związane z dojazdem – bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, promowe, paliwo do samochodu,
• Przejazdy taksówkami i transportem lokalnym,
• Wynajem samochodu, paliwo, opłaty drogowe, opłaty parkingowe,
• Noclegi przypadające na biznesową część wyjazdu,
• Opłaty za udział w konferencji, targrach, szkoleniu,
• Wynajem przestrzeni coworkingowej, niezbędnego sprzętu,
• Wizy, opłaty administracyjne, koszty wydania paszportu, koszty szczepień,
• Usługi tłumacza, przewodnika branżowego (raczej nie turystycznego),
• Koszty podróży współpracownika lub pracownika – w zakresie, w jakim wykonuje on podczas wyjazdu zadania na rzecz przedsiębiorcy.

Kosztem nie będą natomiast:

• Atrakcje prywatne,
• Pamiątki
• Alkohol,
• Jedzenie w restauracjach – z wyjątkiem sytuacji, gdy posiłek ma charakter spotkania roboczego lub negocjacji.

Diety w trakcie podróży służbowej przedsiębiorcy

Wbrew obiegowemu przekonaniu, przedsiębiorcy prowadzący JDG także mogą rozliczać diety, choć są one rozliczane na nieco innych zasadach niż w przypadku pracowników. Kosztem, który ujmuje się w KPiR jest w tym przypadku kwota obliczona według stawek właściwych dla pracowników sfery budżetowej, nie zaś realny wydatek. W 2026 roku, ryczałt dzienny wynosi 45 złotych za dobę przy podróżach krajowych powyżej 12 godzin, natomiast wysokość diet zagranicznych zależy od kraju pobytu. Zwykle, jest to około 50 euro za dobę. Podkreślmy – przedsiębiorca nie rozlicza rzeczywistych wydatków na jedzenie a zamiast tego, w księdze przychodów i rozchodów ujmuje się zryczałtowaną kwotę, która ma reprezentować te koszty.

Rozliczenie komplikują nieco bezpłatne posiłki, rozdawane np. w ramach konferencji. Dla podróży zagranicznych odejmuje się 15% diety przy darmowych śniadaniach i po 30% diety przy darmowych obiadach i kolacjach.

Czas podróży zagranicznej na potrzeby diet liczy się od momentu opuszczenia kraju (np. startu samolotu z lotniska w Polsce) do chwili powrotu do Polski (np. lądowania na pierwszym lotnisku na terenie RP).

Warto zauważyć, że kolacja z kontrahentem może być rozliczona jako koszt uzyskania przychodu niezależnie od diet – stanowi to bowiem formę organizacji spotkania biznesowego.

Noclegi w trakcie podróży służbowych

Co do zasady, wydatki poniesione na wynajem pokoju hotelowego lub mieszkania rozlicza się zgodnie z rzeczywistym kosztem, a nie ryczałtowo, jak ma to miejsce w przypadku wyżywienia. Podobnie jak w przypadku innych wydatków, konieczne jest oczywiście wykazanie wszystkich niezbędnych przesłanek (związek z działalnością, brak osobistego charakteru wydatku, jego definitywność). Choć i w tym przypadku nie istnieje przepis, który zabraniałby wybierania szczególnie drogich hoteli, w naszej ocenie, wybór wyjątkowo kosztownej opcji może nosić znamiona tzw. kosztu reprezentacji, a tym samym, odbierać prawo do obniżenia podstawy opodatkowania. Zgodnie z dominującym stanowiskiem, ryzykowne są wydatki ponoszone ponad miarę, ponoszone przede wszystkim w celu zbudowania wizerunku i zaimponowania kontrahentom. Noc w 5-gwiazdkowym obiekcie niczego nie przesądza, ale w razie postępowania, organ szczególnie chętnie przyjrzy się gospodarczemu uzasadnieniu takiego wydatku.

VAT a podróże zagraniczne

Dla porządku dodajmy, że co do zasady, w przypadku fizycznego zakupu towarów lub usług opodatkowanych VAT w państwie UE innym niż Polska, zasady odliczenia są zgoła odmienne niż w przypadku tzw. importu usług. W przypadku nabycia np. paliwa do samochodu, zakupu biletów na konferencję albo karty SIM z internetem mobilnym, przy którym doszło do naliczenia podatku, konieczne jest złożenie elektronicznego wniosku VAT-REF. Wniosek ten, składany za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, przekazywany jest organom podatkowym państwa, w którym podatek został naliczony. O zwrocie decyduje zatem np. hiszpański lub szwedzki, a nie polski urząd.

Warunki zwrotu są zasadniczo dość podobne do tych, które znamy z polskiej ustawy VAT, choć i tu występują pewne różnice. Aby odzyskać swoje środki, przedsiębiorca musi wykazać, że:

• Jest podatnikiem VAT wykonującym czynności opodatkowane,
• Nie ma siedziby ani stałego miejsca działalności w państwie zwrotu,
• Nie jest zobowiązany do lokalnej rejestracji VAT,
• Dysponuje prawidłowo wystawioną fakturą,
• Zakup był związany z działalnością opodatkowaną.

Wnioski składa się osobno dla każdego z państw. Termin na to przypada 30 września następnego roku, a minimalna kwota wnioskowanego zwrotu wynosi 50 euro dla całego roku albo okresu końcowego krótszego niż 3 miesiące i 400 euro dla okresów krótszych niż rok, ale trwających co najmniej 3 miesiące.

Zauważmy, wszakże, że proces odzyskiwania VAT za granicą wymaga czynnego udziału podatnika i często wymaga składania niekiedy rozbudowanych wyjaśnień. O ile zatem przy dużych kwotach, takie działanie jest w pełni uzasadnione, o tyle odzyskiwanie 50 lub 100 euro VAT może nie mieć ekonomicznego sensu. Warto także pamiętać, że państwa UE zachowują prawo do wprowadzenia ograniczeń w prawie do odliczenia VAT, zwłaszcza w przypadku paliwa, samochodów, gastronomii czy noclegów. Takie przepisy są zresztą obecne także i w polskiej ustawie.

Czy w podróż służbową można zabrać pracownika lub współpracownika?

W praktyce biznesowej często zdarza się, że w podróż za granicę trzeba polecieć wraz z osobą do pomocy. Kimś takim może być asystent, osoba decyzyjna z organizacji albo pracownik, który biegle posługuje się językiem obcym. Decyzja o zabraniu współpracownika niesie jednak za sobą kilka konsekwencji.

O ile co do zasady, finansowanie podróży służbowej nie skutkuje powstaniem przychodu u pracownika, o tyle w przypadku pojawienia się elementów turystycznych, u pracownika może pojawić się tzw. świadczenie nieodpłatne. Podobnie traktowane będzie zabranie małżonka lub dzieci pracownika, podwyższenie standardu noclegu na życzenie osoby zatrudnionej lub gdy wyjazd ma charakter motywacyjny, a jego związek z interesami pracodawcy jest odległy lub trudny do wykazania.

W ocenie BTTP, oceniając ryzyko wystąpienia przychodu z nieodpłatnego świadczenia powinno się przede wszystkim zastosować kryteria oceny użyte przez TK w wyroku z 8 lipca 2014 r., K 7/13:

• Spełnienie świadczenia za zgodą pracownika,
• Prymat interesu pracownika, nie pracodawcy,
• Powstanie wymiernej korzyści u pracownika,
• Możliwość przypisania korzyści do konkretnej osoby.

Wszystkie te elementy powinny wystąpić łącznie.

O ile zatem pracownik wyjeżdża służbowo za granicę w celu reprezentowania swojego pracodawcy, a nie po to, aby odpocząć, sama podróż jest dla niego neutralna podatkowo. Dla pracodawcy, wydatki związane z organizacją wyjazdu służbowego pracownika są kosztem uzyskania przychodu.

Podróże służbowe na B2B

Wraz z popularyzacją tzw. kontraktów B2B, przedsiębiorcy zaczęli zgłaszać wiele wątpliwości co do sposobu, w jaki powinno się traktować i rozliczać wyjazdy służbowe współpracowników.

Punktem wyjścia dla tego zagadnienia powinien być fakt, że w przypadku umów B2B nie ma mowy o tzw. delegacjach. Ta konstrukcja prawna jest instytucją prawa pracy i jako taka nie powinna być łączona z kontraktami – ani w ujęciu formalnym (poprzez nazywanie w ten sposób podróży w umowach), ani realnym. Brak delegacji nie oznacza, że specyfika kontraktu nie może zobowiązywać przedsiębiorcy do zamiejscowego świadczenia usług albo odbywania podróży służbowych.

Oprócz tego, umowa zawarta pomiędzy przedsiębiorcami powinna jednoznacznie przewidywać na kim spoczywają koszty związane z organizacją takich podróży – co do zasady, powinien to być usługodawca (zleceniobiorca). Wynagrodzenie wynikające z kontraktu powinno być obliczone tak, aby uwzględniało wydatki związane z podróżami służbowymi. Odmienne ustalenia mogą być uzasadnione, ale mogą przemawiać za tym, że kontrakt B2B jest w rzeczywistości stosunkiem pracy.

Podróże służbowe członków zarządu spółki

Podróże służbowe mogą być również kosztem na gruncie CIT – spółki również muszą przecież wysyłać swoich przedstawicieli na zagraniczne delegacje. W tym przypadku, z uwagi na odrębność spółek od osób fizycznych z nimi związanych, sytuacja podatkowa o wiele bardziej zbliża się do tej występującej przy rozliczeniach wyjazdów z pracownikami. W efekcie, jeśli podróż ma charakter częściowo prywatny, po stronie członka zarządu, wspólnika, prokurenta lub innej osoby działającej na rzecz spółki, może powstać przychód ze świadczenia nieodpłatnego.

Zauważmy także, że wyjazd niezwiązany z działalnością spółki, a więc na przykład wakacyjna podróż prezesa, nie stanowi dla spółki kosztu uzyskania przychodu. Zagraniczne podróże osób związanych ze spółką niekoniecznie muszą skutkować bezpośrednim powstaniem przychodu, ale podobnie jak w przypadku innych kosztów uzyskania przychodu, ten związek musi dać się wykazać. W efekcie, rozsądnie przeprowadzony wyjazd dla pracowników osoby prawnej jest w obecnej praktyce interpretacyjnej w pełni dopuszczalny.

Ostatnim ryzykiem, jakiego powinni być świadomi przedsiębiorcy korzystający z dobrodziejstw estońskiego CIT jest uznanie kosztu za tzw. ukryty zysk. To również wiąże się z koniecznością zapłaty podatku, a co gorsza, często komplikuje rozliczenia. Oczywiście prawidłowo udokumentowane wyjazdy związane z działalnością spółki nie są problemem. Jeśli jednak podróż nosi znamiona prywatnej lub rekreacyjnej, ryzyko wykazania ukrytego zysku jest w pełni realne.

Czy wyjazd sponsorowany jest przychodem?

Ciekawym problemem jest podatkowa klasyfikacja wyjazdów (głównie influencerskich), które finansowane są przez reklamodawców, sponsorów lub usługodawców turystycznych. Podobnie jak w przypadku wyjazdów motywacyjnych, w przypadku współprac barterowych, po stronie twórcy powstaje przychód na podobnych zasadach co w przypadku wymiany pieniężnej.

Aktualna praktyka interpretacyjna Dyrektora KIS nie pozostawia żadnych złudzeń – przelot, nocleg lub udział w wyjeździe w zamian za określone publikacje jest formą zapłaty. Transakcja ma charakter barterowy, ale nie oznacza to ani braku przychodu, ani braku VAT.

Niestety i od tej reguły są wyjątki. Pobyt w luksusowym hotelu w ramach prezentu za długotrwałą współpracę, w zamian za który powstanie tylko krótka rolka na Instagramie może w praktyce nie być świadczeniem ekwiwalentnym. W razie nierównowagi między świadczeniami obydwu stron, może powstać tzw. przychód ze świadczenia nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego. To z kolei zmienia nieco zasady rozliczenia takiej korzyści – czasem na korzyść, czasem nie. W praktyce, strony transakcji zawsze powinny ocenić, czy wartość reklamy w postaci publikacji w internecie jest porównywalna do wartości otrzymywanej usługi.

Więcej na temat rozliczenia barteru znajdziesz w naszym artykule zatytułowanym Barter bez podatku? To najczęstszy błąd influencerów – BTTP.

Jak dokumentować wydatki związane z wyjazdami służbowymi?

Warunki polskiego obrotu gospodarczego, zwłaszcza po powszechnym wprowadzeniu KSeF dla małych i średnich firm, przyzwyczaiły nas do ustandaryzowanego wyglądu faktur oraz wysokiego standardu prowadzenia dokumentacji. Niestety, w wielu krajach, zwłaszcza poza Unią Europejską, wygląda to o wiele gorzej.

Jak pisaliśmy w artykule na temat importu usług reklamowych na gruncie VAT, faktura od zagranicznego kontrahenta niekoniecznie musi zawierać wszystkie te elementy, których wymaga się od polskich dokumentów. W efekcie, dokument wystawiony przez amerykańskiego podatnika, który prawie na pewno będzie zawierał jedynie szczątkowe dane identyfikujące wystawcę, prawdopodobnie będzie dawał prawo do rozpoznania kosztu. Zdecydowanie zalecamy jednak, aby każdy ponoszony wydatek miał jakąś formę potwierdzenia, czy to w formie papierowej, czy to elektronicznej. Im łatwiej wykazać, że wydatek poniosła osoba uczestnicząca w wyjeździe, tym lepiej. Trzeba bowiem pamiętać, że podatnik musi być w stanie wykazać:

• Kto dokonał transakcji,
• Czego dotyczył zakup,
• Kiedy go dokonano,
• Ile wynosiła cena,
• Kto poniósł jego ekonomiczny ciężar.

W naszej ocenie, ani Ustawa o PIT, ani też Ustawa o CIT nie wymagają, aby wszystkie te informacje wynikały z jednego tylko dokumentu. Jeśli zatem z faktury nie wynika np. oznaczenie stron, podatnik powinien przygotować osobny dowód – choćby potwierdzenie rezerwacji czy wiadomość email.

Osobną kwestią pozostaje wykazywanie służbowego charakteru wyjazdu. Przepisy podatkowe lub rachunkowe nie narzucają określonej formy takiej ewidencji, jednak w naszej ocenie, zdecydowanie dobrym pomysłem byłoby sporządzenie zgrubnej notatki zawierającej informacje na temat kontrahentów, z którymi spotkał się przedsiębiorca, nazwy wydarzeń w których uczestniczył czy gospodarczego celu takiej podróży. Elaboraty nie są konieczne – chodzi wyłącznie o to, aby w razie przeprowadzenia czynności sprawdzających, wyjaśnienie decyzji o ujęciu wydatków na taką podróż zajęło kilkanaście minut, a nie kilka godzin.

Podsumowanie

Jak widać, podróże służbowe, zwłaszcza te zagraniczne, niosą za sobą co najmniej kilka trudności, zarówno na gruncie prawa podatkowego, jak i rachunkowości. Jeśli masz wątpliwości co do tego, jak należy rozliczyć wyjazdy za granicę, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy.