Dobra księgowość nie powinna ograniczać się do wprowadzania faktur i wysyłania deklaracji. Przedsiębiorca musi wiedzieć, co dzieje się z jego rozliczeniami, dlaczego stosowane jest określone rozwiązanie i z kim może skonsultować pojawiające się wątpliwości. Nie każda opóźniona odpowiedź oznacza od razu problem, ale niektóre zachowania mogą wskazywać, że obsługa księgowa nie odpowiada już potrzebom firmy.
1. Kontakt z księgowością jest ciągle utrudniony
Pytanie wysłane w poniedziałek, ponowienie w środę, a odpowiedź pojawia się dopiero wtedy, gdy zbliża się termin zapłaty podatku albo co gorsza po terminie. Jeżeli takie sytuacje zdarzają się regularnie, przedsiębiorca może mieć trudność z podejmowaniem decyzji i prawidłowym wykonywaniem swoich obowiązków.
Nie chodzi o to, aby księgowy był dostępny przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Klient powinien jednak wiedzieć, w jakim terminie może spodziewać się odpowiedzi, z kim kontaktować się w pilnej sprawie i kto odpowiada za jego rozliczenia. Brak jasnych zasad komunikacji zwiększa ryzyko, że ważna informacja zostanie przekazana zbyt późno.
2. Odpowiedzi są wymijające i pozbawione uzasadnienia
„Nie można”, „urząd się przyczepi” albo „zawsze robimy to w ten sposób” nie wyjaśnia, dlaczego określony wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów lub czemu dana transakcja została rozliczona w konkretny sposób. Takie odpowiedzi nie pozwalają także ocenić, czy stanowisko księgowości wynika z przepisów, aktualnego orzecznictwa, interpretacji organów podatkowych czy jedynie z przyjętej ostrożności. Opieranie decyzji o tym, czy warto korzystać ze zwolnienia z VAT lub czy coś powinno zostać uznane za koszt podatkowy na bazie intuicji może być złudne.
Nie każde pytanie wymaga przygotowania rozbudowanej opinii podatkowej. Jeżeli jednak sprawa wpływa na wysokość podatku albo wiąże się z istotnym ryzykiem, klient powinien otrzymać zrozumiałe uzasadnienie przyjętego sposobu rozliczenia. W bardziej złożonych przypadkach warto wskazać konkretny przepis, interpretację indywidualną lub orzeczenie sądu, które potwierdza przedstawione stanowisko.
Jest to szczególnie ważne wtedy, gdy przepisy dopuszczają kilka możliwych ocen albo stanowiska organów nie są jednolite. Rolą osoby obsługującej rozliczenia nie powinno być wówczas ukrywanie wątpliwości, lecz ich wyjaśnienie, przedstawienie możliwych rozwiązań i wskazanie związanego z nimi ryzyka. Dopiero na tej podstawie przedsiębiorca może podjąć świadomą decyzję.
3. Wątpliwości klienta spotykają się z odpowiedzią „ja wiem lepiej”
Przedsiębiorca nie musi znać przepisów podatkowych tak dobrze jak osoba prowadząca jego księgowość. Ma jednak pełne prawo pytać, z czego wynika wysokość podatku, dlaczego wybrano określony sposób rozliczenia albo czy zastosowane rozwiązanie jest nadal aktualne.
Lekceważenie takich pytań nie buduje zaufania. Dobra współpraca powinna opierać się na rozmowie i jasnym przedstawianiu argumentów, a nie na oczekiwaniu, że klient zaakceptuje każde działanie bez wyjaśnienia.
4. Nikt nie sprawdza, czy dotychczasowy sposób rozliczeń nadal jest odpowiedni
Sytuacja przedsiębiorcy może zmienić się w ciągu roku. Wzrost przychodów, nowe rodzaje usług, większe koszty, planowane inwestycje albo zatrudnienie pracowników mogą wpłynąć na ocenę dotychczasowych rozliczeń. Znaczenie mają również zmiany przepisów i nowe stanowiska organów podatkowych.
Dlatego na początku roku warto skontaktować się z klientem i sprawdzić, czy stosowana forma opodatkowania oraz pozostałe zasady rozliczeń nadal są prawidłowe i odpowiednie dla prowadzonej działalności. Brak takiej analizy może oznaczać, że firma przez kolejny rok korzysta z rozwiązania, które przestało odpowiadać jej aktualnej sytuacji.
Przykład
Pan Jan świadczył usługi informatyczne i rozliczał się ryczałtem, ponieważ ponosił niewielkie koszty. W kolejnym roku wynajął biuro, zatrudnił pracownika i kupił drogi sprzęt, ale nikt nie sprawdził, czy dotychczasowa forma opodatkowania nadal jest dla niego odpowiednia. Po uwzględnieniu nowych kosztów mogło się okazać, że warto rozważyć inną metodę rozliczeń np. skalę podatkową (więcej o wyborze optymalnej formy opodatkowania na JDG).
Księgowa a doradca podatkowy
Wbrew powszechnemu przekonaniu, zawody doradcy podatkowego i księgowego to dwie kompletnie różne profesje. W praktyce jednak, dobre biura księgowe w Warszawie i innych miastach często współpracują z kancelariami doradztwa podatkowego lub też zatrudniają doradców podatkowych. W przypadku grupy BTTP, od wielu lat funkcjonuje sprawdzony model – naszym klientom oferujemy zarówno usługi doradztwa podatkowego i prawnego, jak i księgowości. Część podatników zleca nam wyłącznie prowadzenie ksiąg a problemy konsultuje gdzie indziej, inni przedsiębiorcy prowadzą księgowość u innych firm, a nam zostawiają kwestie doradcze. Wybór tej strategii to indywidualna kwestia.
Czy fakt świadczenia usług doradztwa podatkowego powinien przesądzać o wyborze danej firmy świadczącej usługi księgowe? Być może nie, ale z całą pewnością jest to bardzo wygodne. Możliwość zwrócenia się z pytaniem o interpretację przepisów sprawia, że podejmowanie decyzji jest po prostu szybsze i nie wymaga szukania specjalisty z zewnątrz.
W ramach kancelaryjnej obsługi księgowej łączymy bieżące prowadzenie rozliczeń ze wsparciem podatkowym. Analizujemy sytuację klienta, wyjaśniamy podstawy przyjmowanych rozwiązań i reagujemy, gdy zmieniają się przepisy albo warunki prowadzenia firmy. Jeżeli chcesz sprawdzić swoje dotychczasowe rozliczenia lub szukasz księgowości zapewniającej dostęp do doradców podatkowych, skontaktuj się z naszą kancelarią.
