Nowe obowiązki informacyjne związane z ustawą „o sygnalistach”

I. Status polskiej ustawy implementującej

W dniu 18 października 2021 r. został opublikowany projekt polskiej ustawy wraz z uzasadnieniem oraz rozpoczęły się 30-dniowe konsultacje nad projektem. Zakłada się, że cały proces ustawodawczy powinien zakończyć się maksymalnie do 17 grudnia 2021 r. Jednocześnie projekt ustawy przewiduje 14-dniowy okres vacatio legis. Zatem zakłada się, że ustawa zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2022 r.

II.  Kogo dotyczy ustawa

Zgodnie z projektem ustawa będzie obejmować pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Natomiast podmioty prowadzące działalność m.in. w sektorze usług finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu czy ochrony środowiska, zobowiązane będą do stosowania ustawy niezależnie od liczby zatrudnianych osób. Pozostałe podmioty mogą wdrożyć system ochrony sygnalistów na zasadzie dobrowolności.

W zakresie podmiotów funkcjonujących w sektorze prywatnym, które zatrudniają co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników, nakaz wprowadzenia stosownych regulacji będzie obowiązywał dopiero od 17 grudnia 2023 r.

III.  Jakie obowiązki nakłada ustawa

Podstawowym celem wprowadzanych regulacji jest zapewnienie ochrony tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dane zgłoszenie dotyczy. Tym samym ustawa nakłada obowiązek wdrożenia tzw. wewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach (procedura zgłoszeń wewnętrznych), który ma zapewnić odpowiedni standard dokonywanych zgłoszeń. Obowiązek wprowadzenia procedury wewnętrznej będzie spoczywał na pracodawcach. Jednocześnie ustawa ma wprowadzić szereg przepisów ochronnych dla sygnalistów, w tym m.in. zakaz rozwiązania stosunku pracy czy wstrzymania awansu.

IV. Jakich nieprawidłowości będą dotyczyć zgłoszenia

Projektowana ustawa zakłada, że pracownicy będą zgłaszać wszelkie naruszenia, czyli działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście, dotyczące m.in.:

1. a)           prawa związanego z oferowaniem usług finansowych,
2. b)           przepisów w zakresie opodatkowania osób prawnych,
3. c)           regulacji dotyczących zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
4. d)           prawa zamówień publicznych,
5. e)           prawa ochrony środowiska,
6. f)            prawa ochrony konsumentów,
7. g)           prawa ochrony prywatności i danych osobowych,
8. h)           bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
9. i)            rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa.

V. Elementy procedury wewnętrznej

W ramach procedury wewnętrznej na pracodawcach będzie ciążył obowiązek wprowadzenia regulaminu zgłoszeń, który będzie określać m.in.:

1. a)           podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń,
2. b)           sposoby przekazywania zgłoszeń,
3. c)           obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni,
4. d)           informację czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych,
5. e)           niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych, czyli działań w celu oceny prawdziwości zgłoszenia, przeprowadzenia dochodzenia wewnętrznego, postępowania wyjaśniającego, wniesienia oskarżenia lub działań podjętych w celu odzyskania środków finansowych,
6. f)            działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o zgłoszonych naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku potwierdzenia naruszenia,
7. g)           zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych.

Po uchwaleniu regulaminu, jego zapisy wejdą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Ponadto każdy nowy pracownik zobowiązany będzie zapoznać się z regulaminem przed rozpoczęciem pracy.

VI. Odpowiedzialność za niewypełnienia obowiązku

Ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za szereg naruszeń, w tym przede wszystkim pracodawca, który nie ustanowił wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych może narazić się na zarzut popełnienia przestępstwa zagrożonego karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 3 lat.