KSeF to centralny system wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w jednolitym formacie. Ryzyko awarii KSeF, w tym wstrzymania fakturowania, byłoby zagrożenie strategicznym dla całego państwa.
Ministerstwo Finansów uwzględniło to ryzyko i zaproponowało:
- podstawowym trybem online,
- 4 tryby offline – z czego 3 bazujące na mechanizmach KSeF offline:
- Offline24 (stosowany w razie potrzeby podatnika),
- Offline niedostępność (planowana niedostępność KSeF – np. w związku z pracami IT)
- Offline awaria (awaria KSeF),
- Offline awaria całkowita – na wypadek kataklizmów tj. stany nadzwyczajne, wojny umożliwia fakturowanie w dowolnym formacie (papierowo, elektronicznie).
Każdy z nich określa zasady wystawiania i przesyłania faktur, udostępniania ich nabywcy oraz stosowania kodów QR. Poniżej w tabeli prezentujemy ich szczegóły oraz nasze sugestie praktyczne
- Tryby wystawiania faktur w KSEF
|
*Przez brak konta w KSeF rozumie się sytuację, gdy nabywca nie ma NIP w ogóle lub działa w charakterze innym niż ten dla którego ma nadany NIP lub stałe miejsce świadczenia na terytorium Polski.
- Kluczowe wyzwania praktyczne
- Kwestia załączników do faktur
W praktyce tylko nieliczni podatnicy będą mogli wysyłać załączniki poprzez KSeF. Będą akceptowane w załącznikach tylko dane niezbędne dla celów podatkowych (w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto) – co przede wszystkim obejmie przedsiębiorców z branży telekomunikacyjnej, energetycznej, gazowej itp.
W szczególności w KSeF załącznikami nie będą mogły być dokumenty o charakterze typowo handlowym, marketingowych i czysto biznesowym tj. cenniki, umowy, protokoły odbioru czy warunki gwarancji.
Co więcej na przesyłanie załączników trzeba będzie złożyć zgłoszenie do Szefa KAS przez e-Urząd Skarbowy i uzyskać zgodę ważną zaledwie przez dwa lata, którą fiskus może cofnąć w razie nieprawidłowości podatnika.
Wnioski – już dziś przemyśl w jaki sposób poza KSeF przekazywać załączniki do kontrahentów (e-mail, papierowo, na chmurze), dostosuj procesy i zadbaj o poinformowanie kontrahentów.
- Wydatki poniesione przez pracownika
Wydatki pracownicze w KSeF stają się trudniejsze do rozliczenia, bo pracownik nie dostaje już faktury do ręki – tylko co najwyżej jej wizualizację, potwierdzenie transakcji – a może być tak, że zgodnie z prawem wyjdzie bez żadnego dokumentu otrzymanego na miejscu.
Faktura trafi od razu do KSeF pracodawcy, ale może być to bez informacji, którego pracownika dotyczy, bo choć w KSeF przewidziano pole doprecyzowujące „podmiot trzeci”, to jego uzupełnianie jest dobrowolne dla wystawcy faktury. To oznacza, że powstaje ryzyko, że księgowość musi samodzielnie ustalać, kto poniósł wydatek, a pracownicy muszą dodatkowo zgłaszać, że dana faktura jest „ich”. W efekcie rozliczenia delegacji i kosztów służbowych mogą być bardziej czasochłonne, jeżeli nie wdrożysz zmian – np. nie wprowadzisz imiennych kart pracowniczych.
- Omyłkowa wysyłka faktur do błędnych podmiotów i otrzymywanie błędnych faktur
W KSeF błąd co do NIP, skutkuje tym, że fakturę otrzymuje inny podmiot – w rezultacie:
- po stronie sprzedaży możemy wystawić fakturę podmiotowi, który za nią nie zapłaci, a właściwy podmiot może opóźnić swoją płatność – w szczególności, gdy termin płatności jest powiązany z dniem wystawienia faktury.
- po stronie zakupów może powstać ryzyko księgowania, odliczania VAT i zaliczania w ciężar kosztów podatkowych faktur innych podmiotów, co może prowadzić do odpowiedzialności podatkowej i karno-skarbowej.
Jeżeli zastanawiasz się, w jaki sposób Twoja firma powinna przygotować się do nowych obowiązków i procedur wynikających z KseF, – zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią.
