KSeF kojarzy się głównie z podatnikami VAT, fakturami z podatkiem i większymi firmami. Nic dziwnego, bo przez długi czas właśnie w takim kontekście najczęściej mówiło się o tym systemie.
Problem w tym, że wielu przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT może błędnie założyć, że temat ich nie dotyczy. Skoro nie rozliczają VAT, to wydaje im się, że nowe zasady fakturowania powinny ich ominąć.
Może być jednak inaczej. Jeżeli prowadzisz działalność, wystawiasz faktury i korzystasz ze zwolnienia z VAT, warto już teraz sprawdzić, kiedy i w jakim zakresie KSeF zacznie dotyczyć również Ciebie.
Krótko o zwolnieniu podmiotowym z VAT
Zwolnienie z VAT oznacza, że przedsiębiorca nie dolicza VAT do swojej sprzedaży i co do zasady nie rozlicza tego podatku w deklaracjach. Najczęściej chodzi o tzw. zwolnienie podmiotowe, czyli zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży.
Podstawowa zasada wynika z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Ze zwolnienia mogą korzystać podatnicy, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 240 000 zł. Do tej kwoty nie wlicza się samego podatku VAT.
Jeżeli przedsiębiorca dopiero zaczyna działalność w trakcie roku, limit liczy się proporcjonalnie. Wynika to z art. 113 ust. 9 ustawy o VAT. Innymi słowy, jeżeli firma działa tylko przez część roku, nie korzysta z pełnego limitu, tylko z jego odpowiedniej części.
Trzeba też pamiętać, że nie każda działalność może korzystać ze zwolnienia. Art. 113 ust. 13 ustawy o VAT wskazuje czynności, które wyłączają prawo do zwolnienia, niezależnie od wysokości sprzedaży. Chodzi o wybrane towary i usługi, przy których ustawodawca wymaga rejestracji jako podatnik VAT czynny, m.in. usługi doradcze czy prawne.
Szerzej o tym, kto może korzystać ze zwolnienia z VAT, kiedy traci się to prawo i kiedy warto z niego zrezygnować, piszemy w osobnym artykule poświęconym wyłącznie zwolnieniu z VAT.
Jak działa wystawianie faktur przez podatnika zwolnionego?
To, że przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, nie oznacza, że faktury go nie dotyczą. Taki przedsiębiorca nadal może wystawiać faktury, tylko są to faktury bez wykazanej kwoty VAT.
Zasada jest trochę inna niż u czynnych VATowców. Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury dla sprzedaży zwolnionej z VAT, m.in. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Innymi słowy, samo zwolnienie z VAT powoduje, że faktura nie zawsze musi być wystawiona automatycznie.
To nie znaczy jednak, że klient nie może jej zażądać. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli nabywca poprosi o fakturę w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towar albo otrzymano zapłatę, podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek taką fakturę wystawić.
Trzeba też pilnować terminu. Zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT, jeżeli klient poprosi o fakturę jeszcze w tym samym miesiącu, w którym była sprzedaż albo zapłata, fakturę wystawia się na zasadach ogólnych, czyli co do zasady do 15. dnia następnego miesiąca. Jeżeli klient zgłosi żądanie później, fakturę trzeba wystawić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania.
KSeF nie pyta, czy jesteś VATowcem
Najważniejsze jest to, że KSeF nie dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przepis nie ogranicza tego obowiązku tylko do faktur z wykazanym VAT.
Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT wystawia fakturę, to co do zasady również będzie musiał zrobić to w KSeF. Nie ma tu znaczenia, że na fakturze nie pojawia się stawka VAT ani kwota podatku. Nadal jest to faktura, tylko wystawiana przez podatnika zwolnionego.
Trzeba jednak dobrze rozumieć zakres tego obowiązku. KSeF nie powoduje, że każda sprzedaż podatnika zwolnionego z VAT nagle musi być dokumentowana fakturą. Nadal stosujemy zasady z art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT, czyli przy sprzedaży zwolnionej faktura nie zawsze jest wystawiana automatycznie, ale trzeba ją wystawić, jeżeli nabywca zażąda jej w ustawowym terminie. Takie podejście potwierdza m.in. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 12 marca 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP.
Jak to działa w praktyce?
Przykład 1: klient indywidualny chce fakturę
Załóżmy, że prowadzisz działalność zwolnioną z VAT i wykonujesz usługę dla osoby prywatnej, która nie prowadzi firmy. Taki klient po wykonaniu usługi prosi o fakturę.
Wtedy trzeba wrócić do art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Jeżeli klient zażąda faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę albo otrzymano zapłatę, masz obowiązek ją wystawić.
Taka faktura nie musi jednak trafiać do KSeF. Wynika to z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, który wyłącza z obowiązkowego KSeF faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Czyli fakturę dla konsumenta możesz nadal wystawić poza KSeF, np. papierowo albo elektronicznie.
Przykład 2: klient-przedsiębiorca chce fakturę
Druga sytuacja: wykonujesz usługę dla innego przedsiębiorcy, ale nadal korzystasz ze zwolnienia z VAT. Sam fakt, że klient jest firmą, nie oznacza jeszcze automatycznie, że musisz wystawić fakturę bez jego prośby.
Przy sprzedaży zwolnionej z VAT działa art. 106b ust. 2 ustawy o VAT. Z tego przepisu wynika, że podatnik zwolniony co do zasady nie ma obowiązku wystawienia faktury. Obowiązek pojawia się wtedy, gdy nabywca zażąda faktury w terminie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.
Jeżeli więc przedsiębiorca zażąda faktury, trzeba ją wystawić. I tutaj pojawia się KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane wystawia się przy użyciu KSeF, a przepisy nie ograniczają tego obowiązku tylko do czynnych VATowców. Dlatego faktura dla klienta-przedsiębiorcy, wystawiana przez podatnika zwolnionego z VAT, co do zasady powinna być wystawiona w KSeF.
KSeF wchodzi etapami – sprawdź, od kiedy dotyczy Ciebie
Obowiązkowy KSeF nie zaczął działać dla wszystkich w tym samym momencie. Dla największych firm ruszył wcześniej, natomiast z perspektywy większości małych przedsiębiorców i podatników zwolnionych z VAT kluczowa była data 1 kwietnia 2026 r.
Od tego dnia faktury, które podlegają obowiązkowemu KSeF, co do zasady powinny być wystawiane już w systemie. Dotyczy to również podatników zwolnionych z VAT, jeżeli wystawiają faktury w relacjach z innymi przedsiębiorcami.
Jest jednak przejściowe ułatwienie dla najmniejszych podatników. Do końca 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
Trzeba uważać na przekroczenie tego limitu. Jeżeli w danym miesiącu sprzedaż na fakturach przekroczy 10 000 zł brutto, obowiązek KSeF pojawia się od faktury, którą przekroczono limit. Od tego momentu kolejne faktury również powinny być wystawiane w KSeF.
Jeżeli natomiast podatnik mieści się w limicie do końca 2026 r., to obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie go od 1 stycznia 2027 r. Wtedy kończy się przejściowe ułatwienie dla najmniejszych firm.
Podsumowanie
KSeF nie jest tematem wyłącznie dla czynnych VATowców. Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, ale wystawiasz faktury dla innych firm, nowe zasady również mogą Cię dotyczyć. Najważniejsze jest jednak to, że KSeF nie tworzy automatycznie obowiązku wystawiania faktury przy każdej sprzedaży zwolnionej – zmienia przede wszystkim sposób jej wystawienia, gdy faktura jest wymagana. Warto więc sprawdzić, od kiedy wchodzisz w obowiązkowy KSeF, czy możesz skorzystać z limitu 10 000 zł oraz jak obecnie dokumentujesz sprzedaż. Jeżeli nie masz pewności, jak przygotować swoją firmę do KSeF, warto omówić to wcześniej, zanim nowe obowiązki zaczną realnie wpływać na codzienne fakturowanie.
