تُظهر تجربتنا أن العديد من رواد الأعمال ما زالوا غير متأكدين من الظروف التي يُمكن فيها اعتبار السفر إلى الخارج مصروفًا قابلاً للخصم الضريبي. ونظرًا لارتفاع تكلفة السفر الدولي، وتزايد عدد الأشخاص الذين تتطلب طبيعة عملهم السفر، فقد قررنا تقديم شرحٍ مُفصّل لهذا الموضوع. نأمل أن تُزيل هذه المقالة بعض الشكوك العملية.
ما هي الخصائص التي يجب أن تتوافر في المصروفات ليتم الاعتراف بها كمصروفات قابلة للخصم الضريبي؟
لقد تناولنا موضوع التكاليف القابلة للخصم الضريبي عدة مرات في مدونتنا. وهذا ليس بالأمر المفاجئ، فكثيراً ما تدخل السلطات الضريبية في نزاعات مع رواد الأعمال حول ما إذا كان ينبغي تخفيض القاعدة الضريبية لنفقة معينة. في رأينا، أحد أسباب هذه الظاهرة هو التعريف غير الدقيق للتكلفة. يُعرّف قانون ضريبة الدخل الشخصي التكاليف القابلة للخصم الضريبي في المادة 22، والتي تنص على ما يلي:
"تكاليف الحصول على الإيرادات هي التكاليف المتكبدة لكسب الإيرادات أو للحفاظ على مصدر الإيرادات أو تأمينه، باستثناء التكاليف المدرجة في المادة 23."
تنص المادة 23 من القانون، بدورها، على قائمة بالاستثناءات، مثل المشروبات الكحولية، ونفقات الترفيه، والغرامات، والعقوبات. مع ذلك، عمليًا، يتعين على دافع الضرائب تقييم ما إذا كانت النفقات أساسية، ومُتكبدة لتوليد دخل (أو للحفاظ على مصدر دخل أو تأمينه)، وما إذا كانت مرتبطة بالنشاط التجاري. لا تشترط اللوائح على دافعي الضرائب إثبات العقلانية أو التوفير في عملية الشراء. مع ذلك، عمليًا، تُؤخذ هذه الظروف أحيانًا في الاعتبار عند تحديد ما إذا كان قد تم تجاوز الخط الفاصل بين النفقات التجارية والشخصية.
هل يمكن اعتبار النفقات المتعلقة بالسفر إلى الخارج نفقات قابلة للخصم الضريبي؟
كقاعدة عامة، نعممع ذلك، من الضروري استيفاء متطلبات التعريف المذكور أعلاه. فبالإضافة إلى الغرض، والارتباط بالدخل، والطبيعة المحددة، من الضروري أيضًا توثيق النفقات المتكبدة بشكل صحيح والتأكد من أن التكاليف ليست ذات طبيعة شخصية في المقام الأول. عمليًا، هذا يعني أن لن تكون جميع نفقات السفر قابلة للخصم الضريبي، حتى لو كانت الإقامة أو تذاكر الطيران تتمتع بهذا الوضع. يعتمد الكثير أيضاً على تفاصيل الرحلة والنشاط الذي تقوم به.
ما هي الرحلات التي يمكن اعتبارها رحلات عمل، وما هي الرحلات التي لا يمكن اعتبارها كذلك؟
تُظهر خبرتنا الاستشارية أن هناك مجموعة محددة من الرحلات التي لا تُثير، من حيث المبدأ، أي مخاوف لدى السلطات الضريبية. وبالمثل، هناك أيضًا مخططات محددة ينبغي اعتبارها محفوفة بالمخاطر. إليكم بعض الأمثلة:
المشاركة في محادثات المبيعات الخارجية أو المعارض التجارية أو المؤتمرات
من الأمثلة النموذجية، والتي نعتبرها آمنة نسبياً، لرحلات العمل الخارجية، السفر إلى بلد آخر للمشاركة في فعالية صناعية أو لإجراء مفاوضات تجارية مع مقاول، بما في ذلك مقاول محتمل. والأهم من ذلك، لا تنتهي المفاوضات بالضرورة بالنجاح. من الممارسات التجارية المعتادة الانخراط في محادثات بيع أو شراء لا تنتهي بصفقة تجارية.
رحلات المؤثرين، ومستخدمي يوتيوب، والمدونين، ومنشئي المحتوى على الإنترنت
في عالم المؤثرين، تتداخل حدود العمل والحياة الشخصية، فغالباً ما يكون توثيق حياتهم اليومية جزءاً من نشاطهم المهني. فبينما تُعتبر زيارة مدينة ملاهي بالنسبة لمطور برامج استهلاكاً يصعب معه ربطها بالدخل، قد يُسجل أحد مستخدمي يوتيوب حلقة جديدة لقناته هناك. من جهة أخرى، وكما هو الحال في المفاوضات، لا تُكلل كل رحلة بالنجاح بالضرورة، كأن تُنتج سلسلة فيديوهات. مع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه في حال عدم نشر أي شيء عن الرحلة أو الوجهة السياحية، يصبح إثبات ربطها بالدخل أكثر صعوبة.
إذن كيف يمكنك معرفة ما إذا كانت رحلة معينة تمثل تكلفة بالنسبة للمؤثر؟ في تقييمنا، ينبغي علينا فحص معايير مثل:
- العلاقة بين موضوع السفر وقناة أو مدونة التعريف،
- تحقيق الربح من القناة،
- وجود اتفاقيات إعلانية أو انتساب أو رعاية،
- وجود أدلة على الطبيعة المهنية للرحلة، على سبيل المثال في شكل سيناريوهات وجداول زمنية.
يمكن اعتبار رحلات المؤثرين الموثقة والمبررة بشكل صحيح قابلة للخصم الضريبي، كما أكدت ذلك كل من السلطات الضريبية والمحاكم. وتجدر الإشارة إلى حكم المحكمة الإدارية العليا الصادر في 14 مايو 2021، القضية رقم II FSK 1633/19، والحكم الصادر في 26 فبراير 2025، القضية رقم II FSK 711/22.
مع ذلك، فإن ضرورة إثبات منطقية الرحلة أمرٌ قابل للنقاش. فرغم أن القانون لا ينص صراحةً على معيار تقييم كهذا، إلا أنه من الممكن أن تُثير رحلة باهظة التكاليف يقوم بها مؤثر مبتدئ جدلاً أكبر من رحلة تستغرق أسبوعاً كاملاً يقوم بها أحد المشاهير لحضور فعالية ضمن مجال عمله.
من غير المرجح أن يكون البحث عن الإلهام مكلفاً.
ومن السوابق الجديرة بالذكر في هذه القضية تفسير ملف رقم 7 مايو 2025. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSأشار دافع الضرائب، الذي يدير شركة تدريب واستشارات، في طلبه إلى أن رحلته الغريبة المخطط لها ستساعده على اكتساب معرفة فريدة بالتقنيات الزراعية الأصلية في المناخ شبه الاستوائي لنصف الكرة الجنوبي.
بحسب مصلحة الضرائب، يُعتبر شراء باقة سياحية نموذجية، تتضمن معلومات يقدمها المرشدون السياحيون، نفقة شخصية. ونرى أنه لكي تُعتبر هذه الرحلة الخارجية نفقة قابلة للخصم الضريبي، يجب إثبات ارتباطها الوثيق بالدخل، مثلاً من خلال لقاءات مع رواد أعمال محليين. كما أن رحلات مشاهدة المعالم السياحية والغوص تُلحق الضرر بالمكلف.
ماذا تفعل إذا كانت الرحلة تجمع بين العمل والخصوصية؟
ليس من المستغرب أن تُثير رحلات العمل الطويلة رغبةً في استكشاف المعالم السياحية المحلية. فالرحلات إلى وجهات بعيدة مثل سنغافورة أو نيويورك ليست شائعة، وبعض رحلات العمل تُتيح وقت فراغ كبير. في مثل هذه الحالة، يتغير نوع الرحلة نوعًا ما، مع أنها لا تزال تُصنّف ضمن النفقات القابلة للخصم الضريبي.
لا ينص قانون ضريبة الدخل الشخصي على طريقة محددة لحساب هذه النفقات. ونرى أن الحل الأمثل هو تطبيق نسبة تعكس بدقة حصة النفقات الشخصية في الرحلة. مع ذلك، من المهم استبعاد أي نفقة يمكن فصلها بوضوح (مثل تكاليف إقامة الزوج/الزوجة والأطفال، أو تكاليف زيارة المعالم السياحية) من هذه النسبة.
تنشأ مشكلة مثيرة للاهتمام عندما لا يؤدي تمديد الإقامة إلى زيادة تكاليف السفر، كما في حالة شراء تذكرة ذهاب وعودة أرخص مقابل بضعة أيام إضافية من الإقامة في الوجهة. ورغم أن تفسيرات مدير إدارة المعلومات الضريبية الوطنية (KIS) لا تقدم حلاً شاملاً لهذه المشكلة، إلا أننا نعتقد أنه يمكن الحفاظ على تسوية التذكرة بالكامل إذا كان السبب الرئيسي للسفر هو العمل، ولم يؤدِ تمديد الإقامة لأغراض شخصية إلى زيادة تكاليف السفر على الإطلاق، كما ذكرت السلطات الضريبية في تفسيرات صدرت قبل سنوات.
في حالة الفنادق، يجب توزيع التكاليف على أيام الرحلة والمشاركين فيها. ولا تُعتبر الإقامة لليلة واحدة لأفراد العائلة أو تمديد الإقامة لأغراض شخصية نفقات. أما النفقات المتعلقة بتحقيق أهداف العمل فهي مقبولة تمامًا. مع ذلك، نؤكد أن موقفنا من تذاكر الطيران هو في الأساس مجرد تخمين، وفي حال الشك، يُنصح بشدة بطلب توضيح. لكن هذا يتطلب رسومًا ووقتًا لإعداد هذا المستند. لذا، عمليًا، وخاصةً للمبالغ الصغيرة، لا يُنصح عادةً بالمخاطرة بعدم وضوح تصنيف النفقات.
ما هي النفقات التي يمكن أن تُعتبر جزءاً من رحلة عمل؟
كانت قائمة النفقات التي قبلتها المحاكم وسلطات الضرائب سابقاً واسعة النطاق. ويُفترض أنه، شريطة استيفاء الشروط الأخرى، قد تشمل النفقات ما يلي:
- نفقات السفر – تذاكر الطائرة والقطار والحافلة والعبّارة، ووقود السيارة،
- سيارات الأجرة ووسائل النقل المحلية،
- تأجير السيارات، الوقود، رسوم الطرق، رسوم المواقف،
- توفير أماكن إقامة للجزء المتعلق بالعمل من الرحلة،
- رسوم المشاركة في المؤتمرات والمعارض والتدريب،
- تأجير مساحات عمل مشتركة، والمعدات اللازمة،
- التأشيرات، الرسوم الإدارية، تكاليف جواز السفر، تكاليف التطعيم،
- خدمات مترجم، دليل متخصص في مجال الصناعة (بدلاً من دليل سياحي)،
- تكاليف سفر الشريك أو الموظف – إلى الحد الذي يقوم فيه هو أو هي بأداء مهام لصالح رائد الأعمال أثناء الرحلة.
لن تشمل التكاليف ما يلي:
- أماكن جذب خاصة،
- هدايا تذكارية
- الكحول،
- تناول الطعام في المطاعم - باستثناء عندما تكون الوجبة اجتماع عمل أو مفاوضات.
بدلات الإقامة اليومية خلال رحلة عمل رجل الأعمال
خلافًا للاعتقاد السائد، يُمكن لأصحاب الأعمال الفردية أيضًا تسوية بدلات الإقامة اليومية، مع العلم أن هذه البدلات تُسوى وفقًا لقواعد مختلفة قليلًا عن تلك المطبقة على الموظفين. التكلفة المُسجلة في سجل نفقات السفر (KPiR) هي المبلغ المحسوب وفقًا للأسعار المطبقة على موظفي القطاع العام، وليست المصروفات الفعلية. في عام 2026، يبلغ المعدل اليومي الثابت 45 زلوتي بولندي للرحلات الداخلية التي تتجاوز 12 ساعة، بينما يعتمد مبلغ بدلات الإقامة اليومية في الخارج على بلد الإقامة. عادةً، يبلغ سعره حوالي 50 يورو في اليومدعونا نؤكد على ذلك – لا يقوم رائد الأعمال بتسوية النفقات الفعلية للطعام، وبدلاً من ذلك، يتم تسجيل مبلغ إجمالي في دفتر الإيرادات والمصروفات لتمثيل هذه التكاليف.
تُصبح مسألة تقديم وجبات مجانية، مثلاً ضمن فعاليات المؤتمرات، أكثر تعقيداً. ففي حالة السفر الدولي، يُخصم 15% من قيمة الإقامة يومياً مقابل وجبات الإفطار المجانية، و30% مقابل وجبات الغداء والعشاء المجانية.
يتم احتساب مدة السفر إلى الخارج لأغراض البدلات من لحظة مغادرة البلاد (على سبيل المثال، الإقلاع من مطار في بولندا) حتى لحظة العودة إلى بولندا (على سبيل المثال، الهبوط في أول مطار في أراضي جمهورية بولندا).
Warto zauważyć، że يمكن اعتبار العشاء مع المقاول تكلفة للحصول على الدخل بغض النظر عن البدل اليومي - فهو شكل من أشكال تنظيم اجتماع عمل.
توفير أماكن الإقامة خلال رحلات العمل
كقاعدة عامة، تُسدد نفقات استئجار غرفة فندقية أو شقة بتكلفتها الفعلية، وليس على أساس مبلغ إجمالي كما هو الحال مع الوجبات. وكما هو الحال مع النفقات الأخرى، من الضروري تقديم جميع الأدلة اللازمة (صلة النفقات بالعمل، وعدم كونها نفقات شخصية، وكونها نهائية). على الرغم من عدم وجود لائحة تمنع اختيار فنادق باهظة الثمن في هذه الحالة، إلا أننا نرى أن اختيار خيار باهظ الثمن بشكل استثنائي قد يُعتبر ما يُسمى "نفقات تمثيلية"، وبالتالي يحرم من الحق في تخفيض القاعدة الضريبية. ووفقًا للرأي السائد، فإن النفقات المفرطة، التي تُتكبد أساسًا لغرض بناء صورة إيجابية وإبهار العملاء، تُعدّ محفوفة بالمخاطر. إن قضاء ليلة في فندق خمس نجوم ليس دليلًا قاطعًا، ولكن في حال إجراء تحقيق جنائي، ستحرص السلطات بشكل خاص على فحص المبرر الاقتصادي لمثل هذه النفقات.
ضريبة القيمة المضافة والسفر إلى الخارج
ولأغراض التوضيح، دعونا نضيف أنه، كقاعدة عامة، في حالة الشراء المادي للسلع أو الخدمات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في دولة من دول الاتحاد الأوروبي غير بولندا، فإن قواعد الخصم تختلف تمامًا عن تلك المتبعة في ما يسمى بـ استيراد الخدمات. في حالة شراء، على سبيل المثال، وقود للسيارة، أو تذاكر لحضور مؤتمر، أو شريحة SIM مزودة بخدمة الإنترنت عبر الهاتف المحمول، والتي تم تحصيل ضريبة عليها، فمن الضروري تقديم طلب إلكتروني. مرجع ضريبة القيمة المضافةيُحال هذا الطلب، المُقدّم عبر مكتب الضرائب الإلكتروني، إلى سلطات الضرائب في الدولة التي فُرضت فيها الضريبة. وبالتالي، فإن قرار ردّ الضريبة يُتخذ من قِبل، على سبيل المثال، مكتب الضرائب الإسباني أو السويدي، وليس مكتب الضرائب البولندي.
تتشابه شروط استرداد الضريبة عموماً مع تلك الواردة في قانون ضريبة القيمة المضافة البولندي، مع وجود بعض الاختلافات. لاسترداد الأموال، يجب على صاحب العمل إثبات ما يلي:
- هل يقوم دافع ضريبة القيمة المضافة بأنشطة خاضعة للضريبة؟
- لا يوجد مكتب مسجل أو منشأة دائمة في بلد رد الأموال،
- لا يوجد التزام بالتسجيل في ضريبة القيمة المضافة محلياً،
- لديه فاتورة صادرة بشكل صحيح،
- كانت عملية الشراء مرتبطة بأنشطة خاضعة للضريبة.
تُقدّم الطلبات بشكل منفصل لكل دولة. الموعد النهائي هو 30 سبتمبر من العام التالي، والحد الأدنى للمبلغ المطلوب هو 50 يورو للسنة كاملة أو لفترة نهائية تقل عن ثلاثة أشهر، و400 يورو لفترات تقل عن سنة واحدة ولكنها لا تقل عن ثلاثة أشهر.
تجدر الإشارة إلى أن عملية استرداد ضريبة القيمة المضافة في الخارج تتطلب مشاركة فعّالة من دافع الضرائب، وغالبًا ما تستلزم تقديم تفسيرات وافية. وبينما يُعدّ هذا الإجراء مبررًا تمامًا للمبالغ الكبيرة، فإن استرداد 50 أو 100 يورو من ضريبة القيمة المضافة قد لا يكون مجديًا اقتصاديًا. ومن الجدير بالذكر أيضًا أن دول الاتحاد الأوروبي تحتفظ بحقها في فرض قيود على حق خصم ضريبة القيمة المضافة، لا سيما في حالة الوقود والسيارات والضيافة والإقامة. وتوجد أحكام مماثلة في القانون البولندي أيضًا.
هل يمكنني اصطحاب موظف أو زميل في رحلة عمل؟
في مجال الأعمال، من الشائع السفر إلى الخارج برفقة شخص داعم. قد يكون هذا الشخص مساعدًا، أو صاحب قرار داخل المؤسسة، أو موظفًا يجيد لغة أجنبية. مع ذلك، فإن قرار اصطحاب زميل سفر ينطوي على عدة تبعات.
مع أن تمويل رحلة عمل لا يُدرّ دخلاً للموظف عادةً، إلا أنه في حال وجود عنصر سياحي، قد يحصل الموظف على ما يُسمى بميزة غير مستحقة. وينطبق الأمر نفسه على اصطحاب الزوجة أو الأطفال، أو ترقية أماكن الإقامة بناءً على طلب الموظف، أو عندما تكون الرحلة مُخصصة للتحفيز ويكون ارتباطها بمصالح صاحب العمل ضعيفاً أو يصعب إثباته.
بحسب رأي BTTP، عند تقييم مخاطر الدخل من منفعة مجانية، ينبغي تطبيق معايير التقييم التي استخدمتها المحكمة الدستورية في حكمها الصادر في 8 يوليو 2014، K 7/13، أولاً وقبل كل شيء:
- تنفيذ الاستحقاق بموافقة الموظف،
- أولوية مصلحة الموظف، لا مصلحة صاحب العمل.
- خلق فوائد ملموسة للموظف،
- إمكانية تخصيص المزايا لشخص معين.
ينبغي أن تحدث كل هذه العناصر معًا.
لذا، طالما أن الموظف يسافر إلى الخارج في مهمة عمل لتمثيل جهة عمله وليس بغرض الترفيه، فإن الرحلة نفسها لا تخضع للضريبة بالنسبة له. أما بالنسبة لجهة العمل، فإن النفقات المرتبطة بتنظيم رحلة عمل الموظف قابلة للخصم الضريبي.
رحلات العمل في مجال الأعمال بين الشركات (B2B)
مع انتشار ما يسمى بعقود الأعمال بين الشركات (B2B)، بدأ رواد الأعمال يثيرون العديد من الشكوك حول كيفية التعامل مع رحلات العمل الخاصة بالزملاء ومحاسبتها.
ينبغي أن تكون نقطة البداية لهذه المسألة هي حقيقة أن في حالة عقود الأعمال بين الشركات، لا يوجد ذكر لما يسمى بالتفويضات. هذا الإطار القانوني مؤسسةٌ تابعةٌ لقانون العمل، وبالتالي لا ينبغي ربطه بالعقود، لا رسميًا (باستخدام هذا المصطلح في العقود) ولا عمليًا. وعدم وجود تفويض لا يعني أن طبيعة العقد لا تُلزم صاحب العمل بتقديم خدمات أو القيام برحلات عمل إلى الخارج.
علاوة على ذلك، ينبغي أن ينص العقد المبرم بين رواد الأعمال بوضوح على الجهة المسؤولة عن تكاليف تنظيم هذه الرحلات، وعادةً ما يكون ذلك مقدم الخدمة (المقاول). ويجب احتساب الأجر الناتج عن العقد ليشمل نفقات السفر المتعلقة بالعمل. قد تكون هناك ترتيبات مختلفة مبررة، ولكنها قد تشير إلى أن عقد الأعمال بين الشركات هو في الواقع علاقة عمل.
رحلات عمل لأعضاء مجلس إدارة الشركة
يمكن اعتبار رحلات العمل أيضًا من نفقات ضريبة الشركات، إذ يتعين على الشركات إرسال ممثليها في رحلات عمل خارجية. في هذه الحالة، ونظرًا لطبيعة الشركات المنفصلة عن الأفراد المرتبطين بها، فإن المعاملة الضريبية أقرب إلى معاملة سفر الموظفين. وبالتالي، إذا كانت الرحلة ذات طابع شخصي جزئيًا، فقد يحصل عضو مجلس الإدارة أو الشريك أو الوكيل أو أي شخص آخر يتصرف نيابة عن الشركة على دخل من هذه الخدمة المجانية.
تجدر الإشارة أيضًا إلى أن الرحلات غير المرتبطة بعمليات الشركة، كرحلة الرئيس التنفيذي لقضاء إجازة، لا تُعتبر مصروفات قابلة للخصم الضريبي للشركة. ولا يشترط بالضرورة أن تُؤدي الرحلات الخارجية التي يقوم بها أفراد مرتبطون بالشركة إلى دخل مباشر، ولكن كما هو الحال مع المصروفات الأخرى القابلة للخصم الضريبي، يجب إثبات هذه الصلة. وبناءً على ذلك، فإن الرحلات المُخطط لها بشكل معقول لموظفي كيان قانوني مسموح بها تمامًا وفقًا للممارسات التفسيرية الحالية.
يتمثل الخطر الأخير الذي ينبغي على رواد الأعمال الذين يستفيدون من ضريبة دخل الشركات الإستونية أن يكونوا على دراية به في إمكانية اعتبار بعض النفقات أرباحًا خفية. وهذا يستلزم دفع الضريبة، بل ويزيد الأمر تعقيدًا في كثير من الأحيان. بالطبع، لا تُشكل الرحلات المتعلقة بالعمل والموثقة بشكل صحيح أي مشكلة. مع ذلك، إذا اعتُبرت الرحلة شخصية أو ترفيهية، فإن خطر الكشف عن أرباح خفية يصبح واردًا جدًا.
هل تُعتبر الرحلة المدعومة دخلاً؟
تُعدّ مسألة التصنيف الضريبي للرحلات (وخاصة رحلات المؤثرين) التي يمولها المعلنون أو الرعاة أو مقدمو خدمات السفر مسألةً مثيرةً للاهتمام. وكما هو الحال مع رحلات الحوافز، في حالة التعاون القائم على المقايضة، يحصل المبدع على دخل بشروط مماثلة لتلك الموجودة في حالة التبادل النقدي.
لا تدع الممارسة التفسيرية الحالية لمدير المعلومات الضريبية الوطنية (KIS) مجالاً للشك في أن توفير رحلات الطيران أو الإقامة أو المشاركة في رحلة مقابل منشورات محددة يُعدّ بمثابة دفع. هذه المعاملة مقايضة بطبيعتها، لكن هذا لا يعني عدم وجود دخل أو عدم دفع ضريبة القيمة المضافة.
لسوء الحظ، توجد استثناءات لهذه القاعدة. فالإقامة في فندق فاخر كهدية لعلاقة طويلة الأمد، مقابل نشر مقطع فيديو قصير على إنستغرام، قد لا تُعتبر عمليًا مقابلًا مُكافئًا. إذا كان هناك تفاوت في المنافع المُقدمة من الطرفين، فقد ينشأ ما يُسمى بـ"الجهد المبذول". الدخل الناتج عن الخدمات غير المدفوعة أو المدفوعة جزئياًوهذا بدوره يُغيّر قليلاً قواعد تسوية هذه المزايا، أحياناً للأفضل، وأحياناً للأسوأ. عملياً، ينبغي على أطراف الصفقة دائماً تقييم ما إذا كانت قيمة الإعلان في شكل منشورات إلكترونية تُضاهي قيمة الخدمة المُقدّمة.
يمكنك العثور على المزيد حول تسوية المقايضة في مقالنا بعنوان المقايضة المعفاة من الضرائب؟ هذا هو الخطأ الأكثر شيوعًا بين المؤثرين - BTTP.
كيفية توثيق النفقات المتعلقة برحلات العمل؟
ظروف التداول الاقتصادي البولندي، وخاصة بعد انتشار استخدام KSeF على نطاق واسع للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجملقد عودتنا هذه الممارسات على شكل فواتير موحد ومعايير عالية لحفظ السجلات. لسوء الحظ، في العديد من البلدان، وخاصة خارج الاتحاد الأوروبي، الوضع أسوأ بكثير.
كما كتبنا في المقال عن استيراد خدمات الإعلان على أساس ضريبة القيمة المضافة، لا يشترط بالضرورة أن تتضمن فاتورة من مقاول أجنبي جميع العناصر المطلوبة للوثائق البولندية. ونتيجة لذلك، من المرجح أن تكون الوثيقة الصادرة عن دافع ضرائب أمريكي، والتي غالبًا ما تحتوي على الحد الأدنى من المعلومات التعريفية عن الجهة المصدرة، مؤهلة للاعتراف بالمصروفات. مع ذلك، نوصي بشدة بتوثيق كل مصروف بشكل أو بآخر، سواءً كان ورقيًا أو إلكترونيًا. فكلما كان من الأسهل إثبات أن الشخص المشارك في الرحلة هو من تكبّد المصروف، كان ذلك أفضل. من المهم التذكير بأن على دافع الضرائب أن يكون قادرًا على إثبات ما يلي:
- من قام بالمعاملة؟
- ما هو الغرض من عملية الشراء؟
- عندما انتهى الأمر،
- كم كان السعر؟
- من تحمل عبئها الاقتصادي؟
في رأينا، لا يشترط قانون ضريبة الدخل الشخصي ولا قانون ضريبة دخل الشركات تضمين جميع هذه المعلومات في مستند واحد. لذا، إذا لم توضح الفاتورة الأطراف المعنية بوضوح، فعلى دافع الضرائب إعداد أدلة منفصلة، كإثبات الحجز أو رسالة بريد إلكتروني مثلاً.
يُعدّ إثبات الطبيعة التجارية للرحلة مسألةً منفصلة. لا تُلزم اللوائح الضريبية أو المحاسبية بصيغةٍ مُحددة لهذه السجلات، ولكننا نرى أنه من المُستحسن إعداد مُذكرةٍ موجزة تتضمن معلوماتٍ عن المُتعاقدين الذين التقاهم رائد الأعمال، وأسماء الفعاليات التي حضرها، والغرض التجاري من الرحلة. لا داعي للتفصيل، فالهدف ببساطة هو ضمان إمكانية شرح قرار تسجيل نفقات هذه الرحلة في دقائق معدودة، لا ساعات، في حال إجراء تدقيق.
خلاصة
كما ترون، تُشكّل رحلات العمل، وخاصةً الدولية منها، تحدياتٍ عديدة، سواءً من ناحية قوانين الضرائب أو المحاسبة. إذا كانت لديكم أيّة استفسارات حول كيفية تسجيل رحلاتكم الخارجية لتجنّب أيّة مشاكل مع السلطات الضريبية، يُرجى التواصل معنا. يسعدنا تقديم المساعدة.
