يُعدّ نظام KSeF نظامًا مركزيًا لإصدار واستلام وتخزين الفواتير بتنسيق موحد. ويُشكّل خطر تعطل هذا النظام، بما في ذلك تعليق إصدار الفواتير، تهديدًا استراتيجيًا للبلاد بأكملها.
أخذت وزارة المالية هذا الخطر في الاعتبار واقترحت ما يلي:
- الوضع الأساسي عبر الإنترنت،
- 4 أوضاع غير متصلة بالإنترنت - 3 منها تعتمد على آليات KSeF غير المتصلة بالإنترنت:
- Offline24 (يستخدم عند الحاجة من قبل دافع الضرائب)،
- عدم التوفر في وضع عدم الاتصال (عدم التوفر المخطط له لـ KSeF - على سبيل المثال بسبب أعمال تكنولوجيا المعلومات)
- فشل الاتصال بالإنترنت (فشل KSeF)،
- الفشل التام في وضع عدم الاتصال بالإنترنت - في حالة الكوارث، أي حالات الطوارئ أو الحرب، فإنه يسمح بإصدار الفواتير بأي شكل (ورقي أو إلكتروني).
يحدد كل من هذه القواعد إجراءات إصدار الفواتير وإرسالها، وإتاحتها للمشتري، واستخدام رموز الاستجابة السريعة (QR codes). يعرض الجدول أدناه تفاصيلها واقتراحاتنا العملية.
- أنماط إصدار الفواتير في KSEF
|
*يُفهم عدم وجود حساب في KSeF على أنه حالة لا يمتلك فيها المشتري رقم تعريف ضريبي على الإطلاق أو يتصرف بصفة أخرى غير الشخص الذي تم تخصيص رقم التعريف الضريبي (NIP) أو مكان الأداء الدائم له في بولندا.
- التحديات العملية الرئيسية
- مسألة إرفاق الفواتير
عملياً، لن يتمكن سوى عدد قليل من دافعي الضرائب من إرسال المرفقات عبر نظام KSeF. ولن تُقبل في المرفقات إلا البيانات الضرورية لأغراض ضريبية (من حيث وحدات القياس وكمية (عدد) السلع أو الخدمات المُقدمة، أو صافي أسعار الوحدة) - وهو ما ينطبق بشكل أساسي على الشركات العاملة في قطاعات الاتصالات والطاقة والغاز وغيرها.
على وجه الخصوص، في KSeF، لن يُسمح للمرفقات بتضمين مستندات ذات طبيعة تجارية وتسويقية وتجارية بحتة، أي قوائم الأسعار أو العقود أو بروتوكولات القبول أو شروط الضمان.
علاوة على ذلك، لإرسال المرفقات، سيكون من الضروري تقديم إشعار إلى رئيس إدارة الضرائب الوطنية عبر مكتب الضرائب الإلكتروني والحصول على موافقة صالحة لمدة عامين فقط، والتي يجوز لمكتب الضرائب سحبها في حالة وجود مخالفات من جانب دافع الضرائب.
الاستنتاجات - فكر اليوم في كيفية إرسال المرفقات إلى المتعاقدين خارج KSeF (البريد الإلكتروني، الورق، السحابة)، وتكييف العمليات والتأكد من إبلاغ المتعاقدين.
- النفقات التي يتكبدها الموظف
أصبحت تسوية نفقات الموظفين في KSeF أكثر صعوبة لأن الموظف لم يعد يتلقى فاتورة شخصيًا - فقط عرضًا مرئيًا أو تأكيدًا للمعاملة على الأكثر - وقد يكون من الممكن، وفقًا للقانون، أن يغادر دون استلام أي مستند في الموقع.
سيتم إرسال الفاتورة مباشرة إلى صندوق الضمان الاجتماعي الخاص بصاحب العمل، ولكن قد يكون دون معلومات حول الموظف المعنيلأنّه على الرغم من توفير نظام KSeF خانةً لتحديد "طرف ثالث"، فإنّ تعبئتها اختيارية بالنسبة لجهة إصدار الفاتورة. وهذا يعني وجود خطر يتمثل في اضطرار قسم المحاسبة إلى تحديد الجهة التي تكبّدت المصروف بشكل مستقل، كما يتعيّن على الموظفين الإقرار بأنّ فاتورةً معيّنةً تخصّهم. ونتيجةً لذلك، قد تستغرق تسوية رحلات العمل ونفقاتها وقتًا أطول إذا لم تُجرَ تغييرات، كإصدار بطاقات تعريف شخصية للموظفين على سبيل المثال.
- تم إرسال الفواتير عن طريق الخطأ إلى جهات خاطئة، وتم استلام فواتير غير صحيحة.
في نظام KSeF، يؤدي الخطأ المتعلق برقم التعريف الضريبي (NIP) إلى استلام جهة أخرى للفاتورة – ونتيجة لذلك:
- من ناحية المبيعات، قد نصدر فاتورة إلى جهة لا تدفع ثمنها، وقد تؤخر الجهة المعنية دفعها - خاصة عندما يكون الموعد النهائي للدفع مرتبطًا بتاريخ إصدار الفاتورة.
- أما من جانب المشتريات، فقد يكون هناك خطر المحاسبة، وخصم ضريبة القيمة المضافة، وإدراج الفواتير من كيانات أخرى في تكاليف الضرائب، مما قد يؤدي إلى مسؤولية ضريبية وعقوبات مالية.
إذا كنت تتساءل عن كيفية استعداد شركتك للالتزامات والإجراءات الجديدة الناشئة عن قانون KseF، فنحن نشجعك على الاتصال بمكتبنا القانوني.
