Personal- und Gehaltsabrechnung

Personalakten und elektronische Mitarbeiterakten sind wichtige Bestandteile der Personaldokumentation und dienen der Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterinformationen gemäß dem Arbeitsrecht.

In den letzten Jahren sind immer mehr Unternehmen von traditionellen Papierakten auf ihre elektronischen Pendants – sogenannte E-Akten – umgestiegen.

Unser Unternehmen bietet Dienstleistungen für die Pflege sowohl traditioneller als auch elektronischer Dateien an.

Wir beraten und unterstützen Sie im Digitalisierungsprozess und bei der Auswahl geeigneter Software für dessen Umsetzung.

In der Praxis liegt die größte Herausforderung nicht in der Dokumentenablage selbst, sondern in deren ordnungsgemäßer Weitergabe und Vollständigkeit in jeder Phase des Arbeitsverhältnisses. Daher unterstützen wir Sie im Rahmen unserer Beratung bei der Festlegung von Regeln, die den Arbeitsablauf im Unternehmen strukturieren: Wer ist zu Beginn für die Dokumentenerfassung verantwortlich? Wann müssen die Dokumente abgelegt werden? Wie werden Anhänge beschrieben und organisiert? Und wie werden Änderungen während des Arbeitsverhältnisses dokumentiert? So stellen wir sicher, dass die Akten nicht einfach unverändert bleiben, sondern einem einheitlichen und wiederholbaren Muster folgen.

Sicherheit und Zugriffskontrolle sind auch für elektronische Akten unerlässlich. Wir beraten Sie zur Einrichtung von Berechtigungen, Rollen und Dokumentenfreigabe-Workflows, um das Risiko unberechtigten Zugriffs zu minimieren und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Konkret bedeutet dies unter anderem die Festlegung von Verfahren für die Speicherung, Weitergabe und Archivierung von Dokumenten sowie die Vorbereitung des Unternehmens auf Situationen, die schnelles Handeln erfordern (z. B. Audits, Anfragen von Mitarbeitern nach Dokumentenkopien, interne Umstrukturierungen).

Plant Ihr Unternehmen die Umstellung von Papier auf elektronische Dokumente? Wir unterstützen Sie Schritt für Schritt und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Wir helfen Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente für die Digitalisierung, der Festlegung von Scanstandards und Dateibeschreibungen sowie der Planung der Migration, um Ordnung zu gewährleisten und die Datenintegrität zu wahren. Bei Bedarf zeigen wir Ihnen auch, wie Sie die E-File-Lösung in Ihre laufende Personal- und Gehaltsabrechnung integrieren. So stellen wir sicher, dass Ihre Dokumente nicht an verschiedenen Standorten verstreut sind und der Prozess für Ihre Personalabteilung so einfach wie möglich gestaltet wird.

Bei der Softwareauswahl achten wir darauf, wie sich das Tool im Arbeitsalltag bewährt: einfacher Dokumentenzugriff, Vergabe von Berechtigungen, Änderungshistorie, Vollständigkeitsprüfung und die sinnvolle Implementierung des Systems in einem Unternehmen bestimmter Größe. Die Wahl einer Lösung endet daher nicht mit dem Lizenzkauf, sondern optimiert Arbeitsabläufe und reduziert dokumentenbezogene Risiken.

Wenn Ihr Unternehmen seine Personalaktenverwaltung optimieren oder sicher auf elektronische Akten umstellen möchte, können wir Sie auf organisatorischer und beratender Ebene unterstützen: von der Erstellung von Richtlinien und Verfahren über die Vorbereitung der Dokumentation bis hin zur Implementierung von Tools und der Strukturierung des Prozesses, damit dieser auch in den kommenden Monaten effizient funktioniert.