Einfuhr von Dienstleistungen in die Mehrwertsteuer – das sollten Sie wissen, wenn Sie Anzeigen auf Instagram oder Facebook schalten.

Die Einfuhr von Dienstleistungen für Umsatzsteuerzwecke ist eine der am häufigsten übersehenen Pflichten kleiner Unternehmen. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch Ihr Umsatz ist oder wie viel Sie für die Dienstleistung bezahlt haben. Anders als bei einer Rechnung für einen Einkauf in Polen müssen Sie für die Einfuhr von Dienstleistungen eine separate Rechnung ausstellen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die Einfuhr von Dienstleistungen für Umsatzsteuerzwecke funktioniert und welche praktischen Probleme dabei auftreten können.

Was ist ein Service-Import?

Mehrwertsteuer ist in vielerlei Hinsicht einzigartig. Eine ihrer Besonderheiten ist das Vorhandensein spezifischer Mechanismen, die nur dann greifen, wenn die an der Transaktion beteiligten Parteien in zwei verschiedenen Ländern ansässig sind. Für die Zwecke dieses Artikels können wir annehmen, dass Die Einfuhr von Dienstleistungen ist eine spezielle Art von Dienstleistungstransaktion, bei der ein Dienstleister eine Dienstleistung für einen Kunden in einem anderen Land erbringt, das dem Mehrwertsteuersystem unterliegt.

Grundlage für die Einfuhr von Dienstleistungen ist Artikel 28b des Umsatzsteuergesetzes, demzufolge Als Ort der Leistungserbringung gilt der Sitz des Leistungsempfängers.

Wer zahlt die Mehrwertsteuer beim Import von Dienstleistungen?

Der allgemeine Grundsatz bei der Mehrwertsteuer lautet: Die Steuer ist vom Endkäufer zu tragen. Im Handelsverkehr zwischen Unternehmern soll sie hingegen im Wesentlichen neutral bleiben. Auf dieser Annahme basierend führten die Verfasser der Mehrwertsteuerrichtlinie die sogenannte Umkehrlademechanismus. Das bedeutet, dass der Verkäufer bei grenzüberschreitenden Transaktionen keine Mehrwertsteuer zahlen muss – diese Verpflichtung liegt beim Käufer.

Wie wird die Mehrwertsteuer auf die Einfuhr von Dienstleistungen abgerechnet?

Um Ihren Zahlungsverpflichtungen als Dienstleistungsimporteur nachzukommen, müssen Sie sich für die EU-Mehrwertsteuer registrieren. Das Verfahren selbst ist recht einfach – Ein VAT-R-Formular muss beim Leiter des zuständigen Finanzamts eingereicht werden. Sie können dieses Formular auch einreichen, wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind. Kreuzen Sie dazu einfach das entsprechende Kästchen an.

Nach der Registrierung für die EU-Mehrwertsteuer erhalten Sie auch eine EU-Steueridentifikationsnummer (NIP).Diese neue Kennnummer besteht aus einer Standard-Identifikationsnummer mit dem Präfix PL. Verwenden Sie diese Kennnummer ab sofort bei internationalen Transaktionen. Auf Bestellformularen wird sie häufig als „USt-IdNr.“ oder „USt-ID“ bezeichnet.

Abwicklung der Einfuhr von Dienstleistungen durch einen aktiven Mehrwertsteuerzahler

Wenn Sie ein aktiver Mehrwertsteuerzahler sind, ist Ihr Steuerabrechnungsverfahren vereinfacht gesagt sehr einfach:

• Sie erwerben die Dienstleistung (in der Regel zu einem Nettopreis).
• Sie erfassen das Dokument und berechnen in diesem Stadium 23 % Steuer.
• Zum Zeitpunkt der Berechnung wird die Steuer in gleicher Höhe abgezogen.
• In der JPK_V7-Deklaration weisen Sie gleiche Beträge für Eingangs- und Ausgangssteuer aus, daher ist die Transaktion steuerneutral.

Abwicklung der Einfuhr von Dienstleistungen durch umsatzsteuerbefreite Steuerzahler

Wer von der Mehrwertsteuer befreit ist, muss dennoch eine Steuererklärung abgeben und seine Steuern entrichten. Leider ist der Mechanismus selbst nicht so vorteilhaft:

• Sie erwerben die Dienstleistung zum Nettopreis, sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind (oder zum Bruttopreis, wenn Sie nicht in der EU umsatzsteuerpflichtig sind).
• Sie erfassen das Dokument und berechnen in diesem Stadium 23 % Steuern – selbst wenn Sie den Bruttopreis bezahlt haben.
• In der Umsatzsteuer-9M-Erklärung wickeln Sie die Einfuhr ab und entrichten die Steuer.
• Da Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, ziehen Sie keine Vorsteuer ab. Wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, ... Linien- oder allgemeine RegelnDie Mehrwertsteuer stellt für Sie jedoch eine Kostenbelastung in Form Ihrer persönlichen Einkommensteuer dar – Ihre Einkommensteuervorauszahlung wird daher geringer ausfallen.

wichtig: Wenn Sie kein Mehrwertsteuerzahler sind, müssen Sie sich auch für die EU-Mehrwertsteuer registrieren, wenn Sie Dienstleistungen aus Drittländern wie den USA, Großbritannien, der Schweiz, Israel oder der Türkei importieren.

Steuerbemessungsgrundlage für die Einfuhr von Dienstleistungen

Die Steuerbemessungsgrundlage für importierte Dienstleistungen wird in der Regel nach denselben Regeln wie für den Binnenhandel ermittelt. In der Praxis bedeutet dies daher: Die Steuerbemessungsgrundlage ist alles, was der Leistungsempfänger an den Leistungserbringer zahlen muss.

Die Steuerbemessungsgrundlage bei der Einfuhr von Dienstleistungen ist daher der Gesamtbetrag, der für die erbrachte Dienstleistung fällig wird, einschließlich unter anderem Steuern und Gebühren ähnlicher Art sowie Provisionen und Versicherungen, sofern diese vom Dienstleister erhoben werden.

Wann entsteht eine Steuerpflicht beim Import von Dienstleistungen?

Hierbei stützen wir uns ebenfalls auf die allgemeinen Grundsätze der Mehrwertsteuer – Bei der Einfuhr von Dienstleistungen ist der Zeitpunkt der Steuerpflicht der Zeitpunkt der Erbringung der Dienstleistung.Wird die Dienstleistung jedoch in Etappen erbracht, beispielsweise im Rahmen der Implementierung eines komplexen Computerprogramms, das aus vielen Teilen besteht, gilt die Dienstleistung mit der Lieferung der einzelnen Teile als abgeschlossen.

Wie berechne ich die Mehrwertsteuer beim Kauf einer Dienstleistung in einer Fremdwährung?

Zum Glück lässt sich auch diese Frage leicht beantworten. Gemäß Artikel 31a des Mehrwertsteuergesetzes sind die Beträge auf der Einfuhrrechnung zum durchschnittlichen NBP-Wechselkurs des vorhergehenden Geschäftstages umzurechnen. Interessanterweise erlauben die Vorschriften jedoch auch die Umrechnung von Beträgen auf Basis der von der Europäischen Zentralbank veröffentlichten Wechselkurse. Zur Einordnung: Im Falle von Körperschaftsteuer und Einkommensteuer ist nur die erste Methode, basierend auf Daten der Nationalbank von Peso (NBP), zulässig.

Welche Dienstleistungen importieren polnische Unternehmer am häufigsten?

Wie unsere langjährige Erfahrung zeigt, importieren polnische Unternehmer sehr oft Dienstleistungen wie beispielsweise:

• Anzeigen auf Plattformen wie Facebook, Instagram, Google Ads, TikTok Ads
• Zugang zu Werkzeugen für Grafikdesigner, Fotografen und Marketingfachleute, z.B. Canva, Adobe Photoshop und andere Produkte dieses Unternehmens, Shutterstock, Pixabay,
• Domains, Hosting, SaaS-Software, z.B. ChatGPT, Claude, Mailchimp, Hostinger, GoDaddy, Amazon Web Services, Cloudflare
• Beratungs-, Marketing- und Lizenzierungsdienstleistungen.

Welche Daten muss eine ausländische Rechnung enthalten, um für einen polnischen Steuerzahler als Buchhaltungsbeleg zu gelten?

Unserer Ansicht nach ist eines der häufigsten Probleme für polnische Unternehmer die Uneinheitlichkeit der Rechnungsformate ausländischer Auftragnehmer. Während Dokumente europäischer Steuerzahler im Allgemeinen denen polnischer Unternehmen ähneln, können Transaktionsdokumente amerikanischer, asiatischer oder israelischer Dienstleister für Polen ungewohnt oder gar unverständlich sein.

In der Regel, Ausländische Rechnungen müssen nicht den Anforderungen des Artikels 106e des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es überhaupt keine Anforderungen gibt. Unserer Ansicht nach sollte ein Buchhaltungsdokument eines ausländischen Auftragnehmers mindestens Folgendes enthalten:

• Name und Identifikationsmerkmale des Verkäufers/Dienstleisters,
• Angaben zum Käufer, einschließlich der Steueridentifikationsnummer (NIP), falls möglich
• Dokumentennummer
• Ausstellungsdatum und Datum der Leistungserbringung
• Beschreibung der angebotenen Dienstleistung
• Der fällige Betrag
• Währung

In der Praxis stellen die meisten großen Dienstleistungsanbieter Dokumente aus, die alle oben genannten Informationen enthalten, selbst wenn es sich um Steuerzahler aus den USA und anderen Ländern mit weniger strengen Steuervorschriften handelt.

Folgen der Nichtangabe der Einfuhr von Dienstleistungen in der Mehrwertsteuer

Unabhängig davon, ob Sie von der subjektiven oder objektiven Befreiung profitieren, sind Sie verpflichtet, die Einfuhr von Dienstleistungen in Ihrer Steuererklärung anzugeben. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann schwerwiegende Folgen haben. Deren Ausmaß hängt von folgenden Faktoren ab:

• Ob Sie ein aktiver Mehrwertsteuerzahler sind,
• Der Betrag, den Sie nicht angegeben haben
• Der Zeitraum, seit dem Sie die Einfuhr von Dienstleistungen nicht offengelegt haben.

Unterlassung der Offenlegung der Einfuhr von Dienstleistungen durch einen umsatzsteuerbefreiten Steuerzahler

Wenn Sie kein aktiver Umsatzsteuerzahler sind, sind die Folgen der Nichtabgabe der Umsatzsteuer-9M-Erklärung gravierend. Da ein nicht für die EU-Umsatzsteuer registrierter Unternehmer zwar Steuern auf importierte Dienstleistungen zahlen muss, diese aber nicht später abziehen kann, entstehen ihm Steuerrückstände in Höhe von etwa 23 % der nicht deklarierten Kosten. Es ist außerdem zu beachten, dass bei Feststellung von Unregelmäßigkeiten Zinsen auf die ausstehende Steuer fällig werden. Infolgedessen kann es in Extremfällen (Inspektion kurz vor Ablauf der VerjährungsfristSie müssen bis zu 40 % des Nettowertes der gekauften Dienstleistungen bezahlen.

Unterlassung der Offenlegung der Einfuhr von Dienstleistungen durch einen Mehrwertsteuerzahler

Für Mehrwertsteuerzahler ist die Situation nur geringfügig besser. Zwar wird die Behörde Ihnen im Falle eines Fehlers im Verfahren höchstwahrscheinlich nicht die Pflicht zur Begleichung Ihrer Steuerrückstände auferlegen, doch sind Sie weiterhin Sanktionen ausgesetzt.

Strafen für die Nichtangabe importierter Dienstleistungen

Die Steuerbehörden der EU-Mitgliedstaaten kooperieren beim Informationsaustausch. Die polnischen Finanzämter sind sich des Problems bewusst und fordern von ihren irischen Kollegen Unterlagen zu Transaktionen mit polnischen Unternehmen an. Dadurch werden zahlreiche Verstöße und Pflichtverletzungen von Unternehmen aufgedeckt und geahndet.

Sagen wir es ganz offen – Wenn die Nichtmeldung der Einfuhr auf Unwissenheit beruht, in geringem Umfang erfolgt und die Umstände nicht auf die Absicht einer verbotenen Handlung hindeuten, ist das Risiko strafrechtlicher und fiskalischer Sanktionen gering, sollte aber keinesfalls unterschätzt werden. Die Nichtmeldung der Einfuhr von Dienstleistungen erfüllt die Tatbestandsmerkmale einer Handlung gemäß Artikel 61 § 1 des Strafgesetzbuches und daher Der Täter ist, selbst wenn er unbeabsichtigt handelt, mit einer Geldstrafe von bis zu 240 Tagessätzen belegt..

Ich habe vergessen, meine Rechnungen für meine Facebook-Anzeigen zu versenden. Was soll ich tun?

Vor allem: Bewahren Sie Ruhe. Selbst wenn Sie die Information erst im Rahmen einer Steuerprüfung von den Finanzbehörden erhalten haben, muss die Lage nicht so schlimm sein.

Wenn Sie die Mängel in Ihrer Buchhaltung selbst entdeckt haben, ist die Situation einfach – in Zusammenarbeit mit empfohlener Buchhalter Sie müssen die fehlenden Belege in die Einnahmen- und Ausgabenrechnung eintragen und gegebenenfalls auch den Jahresabschluss korrigieren. Denken Sie daran – Die Steuern verfallen erst nach einigen Jahren.Wenn Sie also schon seit einigen Jahren Anzeigen auf Instagram oder Facebook schalten und diese Kosten nicht erfasst haben, müssen Sie sich auf viel Arbeit einstellen.

Wenn sich das Finanzamt mit Ihnen in Verbindung setzt, werden Sie in der Regel um Erläuterungen gebeten und müssen höchstwahrscheinlich auch Buchhaltungsunterlagen einreichen. Die Frist hängt von der Entscheidung des Beamten ab – üblicherweise beträgt sie 7 oder 14 Tage, wobei Sie in komplexeren Fällen eine Fristverlängerung beantragen können. Nutzen Sie diese Zeit, um nicht nur die vom Finanzamt angeforderten Rechnungen oder Einnahmen- und Ausgabenübersichten vorzubereiten, sondern auch, um das Finanzamt zu kontaktieren. Steuerberater aus Warschau.

Je nach Sachlage kann das Finanzamt Sie anschließend auffordern, Ihre Umsatzsteuererklärung (JPK_VAT) zu korrigieren oder das Formular VAT-9M nachzureichen. Bei erheblichen Steuerrückständen, wenn Sie bereits zuvor zur Korrektur Ihrer Steuererklärungen aufgefordert wurden oder wenn Sie nicht mit dem Finanzamt kooperieren, kann das Prüfverfahren in eine Betriebsprüfung oder ein Steuerverfahren münden. Dies erhöht das Risiko schwerwiegender Sanktionen und verkompliziert die Angelegenheit erheblich. Fazit: Lassen Sie sich nicht vom Finanzamt behindern und ziehen Sie einen Steuerberater hinzu, kooperieren Sie aber gleichzeitig mit dem Finanzamt. Diese Strategie ist in der Regel vorteilhafter.

Summe

Wir hoffen, unser Beitrag war hilfreich – die Einfuhr von Dienstleistungen unter Mehrwertsteuer ist eine der größten buchhalterischen Herausforderungen für Existenzgründer. Sollten Sie diese Angelegenheit jedoch lieber Spezialisten überlassen wollen, kontaktieren Sie uns – Wir verfügen über langjährige Erfahrung auf diesem Gebiet.