Planen Sie ein Teambuilding-Event oder einen Betriebsausflug und fragen sich, ob die Kosten steuerlich absetzbar sind? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. Die Abzugsfähigkeit solcher Ausgaben hängt von mehreren wichtigen Faktoren ab, die die Finanzbehörden stets gemeinsam prüfen.
Worauf sollte man bei der Organisation eines Teambuilding-Events achten?
- Die Pracht des Ereignisses
Der erste Aspekt betrifft Umfang und Art der Veranstaltung. Luxushotels, Konzerte oder spektakuläre Shows wecken bei den Steuerbehörden Misstrauen. Solche Ausgaben können als Bewirtungskosten eingestuft werden.
Repräsentationskosten sind Ausgaben, die dazu dienen, nach außen ein repräsentatives und pompöses Firmenimage aufzubauen. Wenn eine Teambuilding-Veranstaltung ausschließlich Repräsentationszwecken dient, sind die Kosten nicht steuerlich absetzbar. Daher ist bei der Planung Mäßigung geboten.
- Veranstaltungsteilnehmer
Auch wer an der Veranstaltung teilnimmt, ist von Bedeutung.
Ausgaben im folgenden Teil:
- Vollzeitbeschäftigte,
- Mitglieder des Vorstands,
- und ihre Familien,
kann eine steuerlich absetzbare Ausgabe darstellen.
Die Situation ändert sich, wenn Sie einladen:
- B2B-Kooperationspartner,
- Auftragnehmer.
In einem solchen Fall könnte das Finanzamt davon ausgehen, dass es sich um eine Vertretung handelt und diese Ausgaben von den Steuerkosten ausnehmen.
- Alkohol
Die Regel ist einfach: Alkohol dient ausschließlich zeremoniellen Zwecken. Das bedeutet, dass dieser Kostenanteil nicht steuerlich absetzbar ist, unabhängig davon, wer an der Veranstaltung teilnimmt oder welchem Zweck sie dient.
- Ausbildungsprogramm und inhaltliche Elemente
Ein großer Pluspunkt sind substanzielle Elemente wie:
- Ausbildung,
- Werkstätten,
- Entwicklungsbesprechungen.
Sie zeigen, dass das Ziel der Veranstaltung nicht nur die Förderung des Teamgeists ist, sondern beispielsweise auch die Weiterentwicklung der Mitarbeiterkompetenzen. In der Praxis lohnt es sich, einen formalen Veranstaltungsplan zu erstellen. Ein solches Programm trägt dazu bei, zu verdeutlichen, dass die Veranstaltung einen geschäftlichen Nutzen hat und nicht nur repräsentativen Zwecken dient.
Eine umfassende Beurteilung ist von entscheidender Bedeutung.
Das Wichtigste ist, dass die Finanzbehörden immer das Gesamtbild im Blick haben. Selbst wenn man nur Vollzeitbeschäftigte einlädt, wird die Feier Folgendes sein:
- sehr prachtvoll,
- ohne substanziellen Bestandteil,
- mit viel Alkohol,
Das Amt kann dies dennoch vollständig als Vertretungsausgaben betrachten und die Ausgaben von den Steuerkosten ausnehmen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Teil der Kosten einer Veranstaltung oder eines Teambuilding-Ausflugs steuerlich absetzbar ist, kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer Veranstaltung und der sicheren Abgabe Ihrer Steuererklärung.
