Wann können Auslandsreisen als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar sein?

Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmer nach wie vor unsicher sind, unter welchen Umständen eine Auslandsreise als Betriebsausgabe absetzbar ist. Da internationale Reisen teuer sind und immer mehr Menschen berufsbedingt reisen müssen, haben wir uns entschlossen, dieses Thema ausführlich zu behandeln. Wir hoffen, dass dieser Artikel einige praktische Fragen beantwortet.

Welche Merkmale muss eine Ausgabe aufweisen, um als steuerlich absetzbarer Kostenaufwand anerkannt zu werden?

Wir haben das Thema steuerlich absetzbarer Kosten bereits mehrfach in unserem Blog behandelt. Das ist kaum verwunderlich – Finanzbehörden geraten häufig mit Unternehmern in Streit darüber, ob eine bestimmte Ausgabe die Steuerbemessungsgrundlage mindern soll. Unserer Meinung nach liegt einer der Gründe für dieses Phänomen in der eher unglücklichen Definition des Kostenbegriffs. Das Einkommensteuergesetz definiert steuerlich absetzbare Kosten in Artikel 22. Dieser lautet:

„Kosten der Erzielung von Einnahmen sind Kosten, die anfallen, um Einnahmen zu erzielen oder eine Einnahmequelle zu erhalten oder zu sichern, mit Ausnahme der in Artikel 23 aufgeführten Kosten.“

Artikel 23 des Gesetzes enthält seinerseits eine Liste von Ausnahmen, darunter Alkohol, Bewirtungskosten, Bußgelder und Strafen. In der Praxis muss der Steuerpflichtige jedoch prüfen, ob die Ausgabe tatsächlich angefallen ist, der Erzielung von Einkünften (oder der Sicherung einer Einkommensquelle) dient und ob sie mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängt. Die Vorschriften verlangen von Steuerpflichtigen keinen Nachweis über die Rationalität oder Sparsamkeit des Kaufs. In der Praxis werden solche Umstände jedoch mitunter berücksichtigt, um festzustellen, ob die Grenze zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben überschritten wurde.

Können Ausgaben im Zusammenhang mit Auslandsreisen als steuerlich absetzbare Ausgaben anerkannt werden?

In der Regel ja.Es ist jedoch notwendig, die Anforderungen der oben genannten Definition zu erfüllen. Neben Zweck, Bezug zum Einkommen und endgültiger Natur müssen die entstandenen Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert und sichergestellt werden, dass die Kosten nicht überwiegend privater Natur sind. In der Praxis bedeutet dies, dass Nicht alle Reisekosten sind steuerlich absetzbar, selbst wenn Unterkunft oder Flugtickets diesen Status haben. Vieles hängt auch von den Besonderheiten der Reise und Ihrer Aktivitäten ab.

Welche Reisen gelten als Geschäftsreisen und welche nicht?

Unsere Beratungspraxis zeigt, dass es bestimmte Reisen gibt, die grundsätzlich keine Bedenken bei den Steuerbehörden hervorrufen. Ebenso gibt es bestimmte Vorgehensweisen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit als riskant einzustufen sind. Hier einige Beispiele:

Teilnahme an ausländischen Verkaufsgesprächen, Messen oder Konferenzen

Ein typisches und unserer Meinung nach relativ sicheres Beispiel für eine Geschäftsreise ins Ausland ist eine Reise in ein anderes Land zur Teilnahme an einer Branchenveranstaltung oder zur Führung von Geschäftsverhandlungen mit einem Auftragnehmer, einschließlich eines potenziellen Auftragnehmers. Wichtig ist, Verhandlungen enden nicht zwangsläufig erfolgreich. Es ist gängige Geschäftspraxis, Verkaufs- oder Kaufgespräche zu führen, die nicht mit einem Vertragsabschluss enden.

Reisen von Influencern, YouTubern, Bloggern und Internet-Kreativen

Im Influencer-Business verschwimmen die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben – schließlich gehört die Berichterstattung über ihren Alltag oft zu ihrer professionellen Tätigkeit. Während ein Besuch im Freizeitpark für einen Softwareentwickler mit ziemlicher Sicherheit als Konsum gilt und sich nur schwer mit Einnahmen in Verbindung bringen lässt, könnte ein YouTuber dort eine neue Folge für seinen Kanal drehen. Andererseits ist, wie bei Verhandlungen, nicht jede Reise zwangsläufig erfolgreich, beispielsweise in Form einer Videoserie. Es ist jedoch anzumerken, dass es deutlich schwieriger wird, einen Zusammenhang mit Einnahmen nachzuweisen, wenn keine Beiträge über die Reise oder die Attraktion veröffentlicht werden.

Woran kann man also erkennen, ob eine bestimmte Reise für den Influencer mit Kosten verbunden ist? Bei unserer Bewertung sollten wir Kriterien wie die folgenden berücksichtigen:

• Die Beziehung zwischen dem Reisethema und dem Kanal- oder Blogprofil,
• Monetarisierung des Kanals,
• Das Vorhandensein von Werbe-, Kooperations- oder Sponsoringverträgen,
• Vorhandensein von Nachweisen für den beruflichen Charakter der Reise, z. B. in Form von Szenarien und Zeitplänen.

Ordnungsgemäß dokumentierte und begründete Reisen von Influencern sind steuerlich absetzbar, wie sowohl Finanzbehörden als auch Gerichte bestätigen. Hierzu seien die Urteile des Obersten Verwaltungsgerichtshofs vom 14. Mai 2021 (II FSK 1633/19) und vom 26. Februar 2025 (II FSK 711/22) angeführt.

Die Notwendigkeit, die Angemessenheit der Reise nachzuweisen, ist jedoch fraglich. Obwohl ein solches Bewertungskriterium im Gesetz nicht explizit festgelegt ist, ist es möglich, dass eine außergewöhnlich teure Reise eines unerfahrenen Influencers mehr Kontroversen auslöst als eine einwöchige Reise eines Prominenten zu einer Branchenveranstaltung.

Sich Inspiration zu holen, ist wahrscheinlich nicht teuer.

Ein bemerkenswerter Präzedenzfall in diesem Zusammenhang ist die Auslegung des Beschlusses vom 7. Mai 2025, Aktenzeichen 1. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSIn seinem Antrag gab der Steuerzahler, der ein Schulungs- und Beratungsunternehmen betreibt, an, dass ihm seine geplante exotische Reise dabei helfen würde, einzigartige Kenntnisse über originelle landwirtschaftliche Techniken im subtropischen Klima der Südhalbkugel zu erwerben.

Laut Finanzamt gelten die Kosten für den Kauf einer typischen Pauschalreise mit Führung als private Ausgaben. Unserer Ansicht nach müsste für eine solche Auslandsreise, um sie tatsächlich steuerlich absetzbar zu machen, ein engerer Bezug zum Einkommen nachgewiesen werden, beispielsweise durch Treffen mit lokalen Unternehmern. Auch Sightseeing-Touren und Tauchgänge wirkten sich nachteilig auf den Steuerzahler aus.

Was tun, wenn die Reise sowohl geschäftlich als auch privat ist?

Es dürfte niemanden überraschen, dass Geschäftsreisen über größere Entfernungen den Wunsch wecken, die Umgebung zu erkunden. Reisen in ferne Ziele wie Singapur oder New York sind nicht üblich, und manche Geschäftsreisen lassen viel Freizeit. In solchen Fällen ändert sich der Charakter der Reise etwas, obwohl sie weiterhin als steuerlich absetzbare Ausgabe gelten kann.

Das Einkommensteuergesetz sieht keine spezifische Methode zur Berücksichtigung solcher Ausgaben vor. Unserer Ansicht nach ist es am sichersten, einen Anteil anzusetzen, der den Anteil der persönlichen Ausgaben an der Reise genau widerspiegelt. Wichtig ist jedoch, dass Ausgaben, die sich klar abgrenzen lassen (z. B. Unterkunftskosten für Ehepartner und Kinder, Kosten für touristische Attraktionen), nicht berücksichtigt werden.

Ein interessantes Problem entsteht, wenn eine Verlängerung des Aufenthalts keine höheren Reisekosten verursacht – beispielsweise durch den Kauf eines günstigeren Rückflugtickets im Austausch für einige zusätzliche Tage am Zielort. Die Auslegungspraxis des Direktors für nationale Steuerinformationen (KIS) bietet zwar keine allgemeingültige Lösung für dieses Problem, wir sind jedoch der Ansicht, dass die volle Erstattung des Ticketpreises weiterhin möglich ist, sofern der Hauptreisegrund geschäftlicher Natur ist und die private Verlängerung des Aufenthalts die Reisekosten nicht erhöht – wie es die Steuerbehörden in früheren Auslegungen bereits festgestellt haben.

Bei Hotelkosten sollten diese den einzelnen Tagen und Reiseteilnehmern zugeordnet werden. Übernachtungen von Familienmitgliedern oder private Verlängerungen des Aufenthalts gelten grundsätzlich nicht als Ausgaben. Ausgaben, die der Erreichung geschäftlicher Ziele dienen, sind hingegen selbstverständlich zulässig. Wir möchten jedoch betonen, dass unsere Einschätzung zu Flugtickets vornehmlich ist. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, eine Auslegungsanfrage zu stellen. Dies ist jedoch mit Kosten und dem Zeitaufwand für die Erstellung des entsprechenden Dokuments verbunden. Daher lohnt es sich in der Praxis, insbesondere bei kleineren Beträgen, in der Regel nicht, das Risiko einer unklaren Zuordnung der Ausgaben einzugehen.

Welche Kosten können im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen?

Die Liste der Ausgaben, die Gerichte und Finanzbehörden bisher anerkannt haben, war sehr umfangreich. Es wird davon ausgegangen, dass unter der Voraussetzung, dass die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, folgende Ausgaben geltend gemacht werden können:

• Reisekosten – Flug-, Zug-, Bus- und Fährtickets, Autokraftstoff,
• Taxi und öffentlicher Nahverkehr,
• Mietwagen, Treibstoff, Mautgebühren, Parkgebühren,
• Unterkunft für den geschäftlichen Teil der Reise,
• Gebühren für die Teilnahme an Konferenzen, Messen, Schulungen,
• Anmietung von Coworking-Spaces, notwendige Ausrüstung,
• Visa, Verwaltungsgebühren, Passkosten, Impfkosten,
• Dienstleistungen eines Übersetzers, Branchenführers (und nicht eines Reiseführers),
• Reisekosten eines Mitarbeiters oder Angestellten – soweit dieser während der Reise Aufgaben für den Unternehmer ausführt.

Die Kosten beinhalten nicht:

• Private Attraktionen,
• Geschenke
• Alkohol,
• Essen im Restaurant – außer wenn es sich bei der Mahlzeit um ein Arbeitstreffen oder eine Verhandlung handelt.

Tagegelder während einer Geschäftsreise eines Unternehmers

Anders als oft angenommen, können auch Einzelunternehmer Tagespauschalen geltend machen, allerdings gelten hierfür etwas andere Regelungen als für Angestellte. Die im KPiR (Kleinere Steuererklärung) erfassten Kosten entsprechen dem Betrag, der nach den für Angestellte im öffentlichen Dienst geltenden Sätzen berechnet wird, nicht den tatsächlichen Ausgaben. Im Jahr 2026 beträgt die Tagespauschale 45 PLN für Inlandsreisen von mehr als 12 Stunden, während die Höhe der Tagespauschale im Ausland vom Wohnsitzland abhängt. Es sind etwa 50 Euro pro Tag.Um es zu betonen – Der Unternehmer begleicht nicht die tatsächlichen Ausgaben für Lebensmittel, sondern erfasst stattdessen einen Pauschalbetrag in der Einnahmen- und Ausgabenrechnung, der diese Kosten repräsentiert.

Die Berechnung von Vergütungen wird durch kostenlose Mahlzeiten, beispielsweise im Rahmen von Konferenzen, etwas erschwert. Bei internationalen Reisen werden 15 % des Tagessatzes für kostenloses Frühstück und 30 % für kostenloses Mittag- und Abendessen abgezogen.

Die Dauer der Auslandsreise für die Zwecke der Vergünstigungen wird vom Zeitpunkt der Ausreise (z. B. Abflug von einem Flughafen in Polen) bis zum Zeitpunkt der Rückkehr nach Polen (z. B. Landung auf dem ersten Flughafen auf dem Gebiet der Republik Polen) gezählt.

Es ist erwähnenswert, dass Ein Abendessen mit einem Auftragnehmer kann unabhängig von der Tagespauschale als Kosten der Einkommenserzielung abgerechnet werden – es handelt sich um eine Form der Organisation eines Geschäftstreffens.

Unterkunft während Geschäftsreisen

Grundsätzlich werden Kosten für Hotelzimmer oder Apartments nach tatsächlichen Kosten abgerechnet, nicht pauschal wie etwa Verpflegungskosten. Wie bei anderen Ausgaben müssen alle erforderlichen Nachweise erbracht werden (geschäftlicher Bezug, nicht privater Charakter, Zweckmäßigkeit). Zwar gibt es keine Regelung, die die Wahl besonders teurer Hotels in diesem Fall verbietet, doch kann die Entscheidung für eine außergewöhnlich kostspielige Option unserer Ansicht nach eine sogenannte „Repräsentationsausgabe“ darstellen und somit den Anspruch auf eine reduzierte Steuerbemessungsgrundlage mindern. Nach herrschender Auffassung sind überhöhte Ausgaben, die primär der Imagepflege und der Beeindruckung von Kunden dienen, riskant. Eine Übernachtung in einem Fünf-Sterne-Hotel ist zwar nicht endgültig, doch im Falle einer strafrechtlichen Untersuchung werden die Behörden die wirtschaftliche Rechtfertigung einer solchen Ausgabe besonders genau prüfen.

Mehrwertsteuer und Auslandsreisen

Der Vollständigkeit halber sei hinzugefügt, dass die Abzugsregeln im Falle eines physischen Kaufs von Waren oder Dienstleistungen, die der Mehrwertsteuer in einem anderen EU-Land als Polen unterliegen, in der Regel völlig anders sind als im Falle der sogenannten Import von Dienstleistungen. Beim Kauf von beispielsweise Kraftstoff für ein Auto, Eintrittskarten für eine Konferenz oder einer SIM-Karte mit mobilem Internet, für die Steuern erhoben wurden, ist es notwendig, einen elektronischen Antrag einzureichen. USt-IdNr.Dieser über das elektronische Steueramt eingereichte Antrag wird an die Steuerbehörden des Landes weitergeleitet, in dem die Steuer festgesetzt wurde. Die Entscheidung über die Rückerstattung trifft daher beispielsweise das spanische oder schwedische Finanzamt, nicht das polnische.

Die Rückerstattungsbedingungen ähneln im Allgemeinen denen des polnischen Mehrwertsteuergesetzes, es gibt jedoch einige Unterschiede. Um die Gelder zurückzuerhalten, muss der Unternehmer Folgendes nachweisen:

• Ist ein Umsatzsteuerzahler, der steuerpflichtige Tätigkeiten ausübt?
• Im Land der Rückerstattung gibt es weder einen eingetragenen Firmensitz noch eine feste Niederlassung.
• Es besteht keine Pflicht zur lokalen Mehrwertsteuerregistrierung.
• Verfügt über eine korrekt ausgestellte Rechnung,
• Der Kauf stand im Zusammenhang mit steuerpflichtigen Aktivitäten.

Anträge sind für jedes Land separat einzureichen. Die Frist endet am 30. September des Folgejahres. Der Mindestbetrag beträgt 50 € für das gesamte Jahr oder einen Zeitraum von weniger als drei Monaten und 400 € für Zeiträume von weniger als einem Jahr, aber mindestens drei Monaten.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Rückerstattung von Mehrwertsteuer im Ausland die aktive Mitwirkung des Steuerpflichtigen und häufig die Vorlage umfangreicher Erklärungen erfordert. Während dies bei hohen Beträgen durchaus gerechtfertigt ist, kann die Rückerstattung von 50 oder 100 Euro Mehrwertsteuer wirtschaftlich unrentabel sein. Zudem ist zu beachten, dass EU-Länder das Recht haben, die Vorsteuerabzüge einzuschränken, insbesondere bei Kraftstoffen, Autos, Gastronomie und Beherbergung. Entsprechende Bestimmungen finden sich auch im polnischen Recht.

Kann ich einen Mitarbeiter oder Kollegen auf eine Geschäftsreise mitnehmen?

In der Geschäftspraxis ist es üblich, mit einer Begleitperson ins Ausland zu reisen. Diese Person kann ein Assistent, ein Entscheidungsträger im Unternehmen oder ein Mitarbeiter mit Fremdsprachenkenntnissen sein. Die Entscheidung, einen Kollegen mitzunehmen, hat jedoch einige Konsequenzen.

Die Finanzierung einer Geschäftsreise generiert in der Regel kein Einkommen für den Arbeitnehmer. Besitzt der Arbeitnehmer jedoch einen touristischen Aspekt, kann er einen sogenannten unentgeltlichen Vorteil erhalten. Ebenso werden Reisen mit dem Ehepartner oder den Kindern des Arbeitnehmers, Upgrades der Unterkunft auf Wunsch des Arbeitnehmers oder Reisen, die der Motivation dienen und deren Bezug zu den Interessen des Arbeitgebers nur entfernt oder schwer nachzuweisen ist, behandelt.

Nach Ansicht von BTTP sollten bei der Beurteilung des Risikos von Einkünften aus unentgeltlichen Leistungen in erster Linie die Beurteilungskriterien angewendet werden, die das Verfassungsgericht in seinem Urteil vom 8. Juli 2014, K 7/13, verwendet hat:

• Die Gewährung der Leistung erfolgt mit Zustimmung des Arbeitnehmers,
• Das Interesse des Arbeitnehmers hat Vorrang vor dem des Arbeitgebers.
• Schaffung konkreter Vorteile für den Mitarbeiter,
• Möglichkeit, Leistungen einer bestimmten Person zuzuordnen.

Alle diese Elemente müssen gleichzeitig auftreten.

Solange ein Mitarbeiter geschäftlich ins Ausland reist, um seinen Arbeitgeber zu vertreten, und nicht zum Vergnügen, ist die Reise selbst für ihn steuerneutral. Für den Arbeitgeber sind die Kosten, die im Zusammenhang mit der Organisation der Geschäftsreise des Mitarbeiters entstehen, steuerlich absetzbar.

Geschäftsreisen im B2B-Bereich

Mit der zunehmenden Verbreitung sogenannter B2B-Verträge begannen Unternehmer viele Zweifel daran zu äußern, wie Geschäftsreisen von Kollegen behandelt und abgerechnet werden sollten.

Ausgangspunkt für diese Problematik sollte die Tatsache sein, dass Bei B2B-Verträgen ist von sogenannten Delegationen keine Rede. Dieses Rechtskonstrukt ist eine arbeitsrechtliche Einrichtung und sollte daher weder formell (durch die Verwendung dieses Begriffs in Verträgen) noch praktisch mit Verträgen in Verbindung gebracht werden. Das Fehlen einer Delegationsmöglichkeit bedeutet jedoch nicht, dass die spezifische Natur des Vertrags den Unternehmer nicht zur Erbringung von Dienstleistungen oder zur Durchführung von Geschäftsreisen ins Ausland verpflichten kann.

Des Weiteren sollte der zwischen den Unternehmern geschlossene Vertrag klar festlegen, wer die Kosten für die Organisation solcher Reisen trägt – in der Regel der Dienstleister (Auftragnehmer). Die vertraglich vereinbarte Vergütung sollte die Reisekosten umfassen. Andere Regelungen mögen zwar gerechtfertigt sein, könnten aber darauf hindeuten, dass es sich bei dem B2B-Vertrag faktisch um ein Arbeitsverhältnis handelt.

Geschäftsreisen von Mitgliedern des Vorstands des Unternehmens

Geschäftsreisen können auch als Körperschaftsteueraufwand gelten – Unternehmen müssen ihre Vertreter auf Geschäftsreisen ins Ausland entsenden. In diesem Fall ähnelt die steuerliche Behandlung aufgrund der rechtlichen Trennung zwischen Unternehmen und den ihnen zugeordneten Personen weitgehend der von Dienstreisen. Folglich kann ein Vorstandsmitglied, ein Gesellschafter, ein Bevollmächtigter oder eine andere im Namen des Unternehmens handelnde Person, wenn die Reise teilweise privat ist, Einkünfte aus der unentgeltlichen Leistung erzielen.

Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass Reisen, die nicht im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens stehen, wie beispielsweise ein Urlaubsurlaub des Geschäftsführers, für das Unternehmen keine steuerlich absetzbaren Ausgaben darstellen. Auslandsreisen von mit dem Unternehmen verbundenen Personen müssen nicht zwangsläufig zu direkten Einnahmen führen, aber wie bei anderen steuerlich absetzbaren Ausgaben muss dieser Zusammenhang nachweisbar sein. Folglich ist eine vernünftig geplante Reise für Mitarbeiter einer juristischen Person nach geltender Rechtsprechung uneingeschränkt zulässig.

Das letzte Risiko, das Unternehmer bei der Nutzung der estnischen Körperschaftsteuer beachten sollten, ist die mögliche Einstufung einer Ausgabe als sogenannter verdeckter Gewinn. Dies zieht ebenfalls eine Steuerzahlung nach sich und erschwert zudem häufig die Abwicklung. Ordnungsgemäß dokumentierte Geschäftsreisen stellen selbstverständlich kein Problem dar. Handelt es sich jedoch um eine private oder Freizeitreise, ist das Risiko der Offenlegung verdeckter Gewinne durchaus real.

Gilt eine gesponserte Reise als Einkommen?

Ein interessantes Thema ist die steuerliche Einstufung von Reisen (hauptsächlich Influencer-Reisen), die von Werbetreibenden, Sponsoren oder Reiseanbietern finanziert werden. Ähnlich wie bei Incentive-Reisen, Bei Tauschkooperationen erhält der Urheber ein Einkommen zu ähnlichen Bedingungen wie beim Geldtausch.

Die aktuelle Auslegungspraxis des Direktors des Nationalen Steuerinformationsdienstes (KIS) lässt keinen Zweifel: Die Bereitstellung von Flügen, Unterkünften oder die Teilnahme an einer Reise im Austausch für bestimmte Publikationen stellt eine Zahlung dar. Die Transaktion hat zwar tauschähnliche Züge, dies bedeutet jedoch weder, dass keine Einnahmen erzielt werden oder dass keine Mehrwertsteuer anfällt.

Leider gibt es Ausnahmen von dieser Regel. Ein Aufenthalt in einem Luxushotel als Geschenk für eine langjährige Beziehung, für den lediglich ein kurzer Instagram-Clip erstellt wird, stellt in der Praxis möglicherweise keine gleichwertige Gegenleistung dar. Besteht ein Ungleichgewicht zwischen den von beiden Seiten erbrachten Leistungen, kann eine sogenannte „Arbeitsleistung“ entstehen. Einkünfte aus unbezahlten oder teilweise bezahlten DienstleistungenDies wiederum verändert die Regeln für die Abrechnung solcher Leistungen geringfügig – manchmal zum Vorteil, manchmal zum Nachteil. In der Praxis sollten die Vertragsparteien stets prüfen, ob der Wert der Werbung in Form von Online-Veröffentlichungen dem Wert der erhaltenen Leistung entspricht.

Mehr über Tauschhandel erfahren Sie in unserem Artikel mit dem Titel Steuerfreier Tauschhandel? Das ist der häufigste Fehler von Influencern – BTTP.

Wie dokumentiert man Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen?

Bedingungen des polnischen Wirtschaftsumlaufs, insbesondere nach breite Einführung von KSeF für kleine und mittlere UnternehmenWir sind an ein standardisiertes Rechnungsdesign und hohe Standards bei der Buchführung gewöhnt. Leider ist die Situation in vielen Ländern, insbesondere außerhalb der Europäischen Union, deutlich schlechter.

Wie wir in dem Artikel über Einfuhr von Werbedienstleistungen aus umsatzsteuerlichen Gründen, Eine Rechnung eines ausländischen Auftragnehmers muss nicht zwingend alle für polnische Dokumente erforderlichen Angaben enthalten. Daher ist ein von einem US-amerikanischen Steuerzahler ausgestelltes Dokument, das mit hoher Wahrscheinlichkeit nur minimale Angaben zur Identität des Ausstellers enthält, wahrscheinlich als Aufwand abzugsfähig. Wir empfehlen jedoch dringend, alle Ausgaben in irgendeiner Form zu dokumentieren, sei es in Papierform oder elektronisch. Je einfacher der Nachweis ist, dass die Ausgaben von der an der Reise teilnehmenden Person getragen wurden, desto besser. Wichtig ist, dass der Steuerzahler Folgendes nachweisen kann:

• Wer hat die Transaktion durchgeführt?
• Worum ging es bei dem Kauf?
• Als es fertig war,
• Wie hoch war der Preis?
• Wer trug die wirtschaftliche Last?

Unseres Erachtens verlangen weder das Einkommensteuergesetz noch das Körperschaftsteuergesetz, dass all diese Informationen in einem einzigen Dokument enthalten sind. Daher sollte der Steuerpflichtige, falls die Rechnung die Vertragspartner nicht eindeutig ausweist, separate Nachweise – beispielsweise eine Buchungsbestätigung oder eine E-Mail – vorlegen.

Der Nachweis des geschäftlichen Charakters einer Reise ist ein separates Thema. Steuer- und Buchhaltungsvorschriften schreiben kein bestimmtes Format für solche Aufzeichnungen vor. Wir empfehlen jedoch dringend, eine kurze Notiz mit Informationen zu den getroffenen Geschäftspartnern, den besuchten Veranstaltungen und dem geschäftlichen Zweck der Reise anzufertigen. Ausführliche Erklärungen sind nicht erforderlich – es geht lediglich darum, im Falle einer Prüfung die Entscheidung, Ausgaben für diese Reise zu erfassen, innerhalb weniger Minuten, nicht Stunden, erläutern zu können.

Summe

Wie Sie sehen, bergen Geschäftsreisen, insbesondere internationale, einige Herausforderungen, sowohl steuerrechtlich als auch buchhalterisch. Wenn Sie Fragen zur korrekten Abrechnung Ihrer Auslandsreisen haben, um Probleme mit den Finanzbehörden zu vermeiden, kontaktieren Sie uns bitte. Wir helfen Ihnen gerne weiter.