Ab dem 1. April 2026 sind die meisten polnischen Unternehmer verpflichtet, strukturierte Rechnungen über das nationale elektronische Rechnungssystem (KSeF) auszustellen. Obwohl dieses System theoretisch eine unkomplizierte Lösung für das Steuersystem bieten sollte, hat es sich in der Praxis als Quelle vieler Unsicherheiten erwiesen. In diesem Artikel erklären wir die Funktionsweise von KSeF für Einzelunternehmer und beantworten häufig gestellte Fragen.
Welche Vorschriften führen KSeF ein und regeln es?
Die rechtliche Grundlage für das nationale E-Rechnungssystem bildet das Mehrwertsteuergesetz, insbesondere die Artikel 106ga bis 106ni. Es ist das Mehrwertsteuergesetz, das das System selbst definiert und eine Reihe sehr detaillierter Anforderungen hinsichtlich der Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems einführt.
Der KSeF wird auch in den Bestimmungen anderer Gesetze erwähnt, wie etwa im Steuergesetz oder im KAS-Gesetz, aber dabei handelt es sich um technische Vorschriften, die keine wirklichen Auswirkungen auf die wirtschaftliche Praxis haben.
Wann muss KSeF verwendet werden?
Die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems dauerte mehrere Jahre – die Umsetzung erfolgte in Phasen.
Ab 2022 war die Nutzung des KSeF freiwillig. Anfänglich nutzte jedoch nur eine kleine Gruppe von Unternehmern das System. Dies lag unserer Ansicht nach an der relativ hohen Unsicherheit im polnischen Geschäftsumfeld. Aufgrund der erheblichen Verzögerung bei der Umsetzung des Gesamtprogramms, dessen Inkrafttreten ursprünglich für 2024 geplant war, hofften wohl viele polnische Unternehmer, dass die Regierung diese Änderungen wieder aufgeben würde.
Eine breite, freiwillige Umsetzung dieser Lösung wurde erst um die Jahrtausendwende 2025/2026 sichtbar, als bereits feststand, dass der KSeF definitiv in Kraft treten würde. Steuerzahler mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN hatten bis zum 1. Februar 2026 Zeit, auf die Ausstellung strukturierter Rechnungen umzustellen; viele von ihnen taten dies bereits 2-3 Monate früher. Kleinere Unternehmer hatten zwei Monate mehr Zeit, allerdings gab es auch unter ihnen solche, die die Änderungen weit vor dem geplanten Termin umsetzten.
Kleinststeuerzahler, deren monatlicher B2B-Umsatz (einschließlich Mehrwertsteuer) 10 PLN nicht übersteigt, dürfen bis Ende 2026 Papierrechnungen ausstellen.
Strafen bei Nichteinhaltung der Pflicht zur Nutzung von KSeF
Aufgrund der Zweifel und Schwierigkeiten, die das nationale elektronische Rechnungssystem aufwirft, wurde beschlossen, die Verhängung von Strafen zu verschieben. Sanktionen wegen Nichtausstellung von Rechnungen im System werden erst ab dem 1. Januar 2027 gelten.
Nach der Übergangszeit Ein Steuerpflichtiger, der trotz seiner Verpflichtung eine Rechnung außerhalb des KSeF ausstellt, kann mit einer Geldstrafe von bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags belegt werden.. Im Falle von Steuerbefreite Steuerzahler Diese Grenze beträgt 18.7 % des Gesamtbetrags. Wichtig ist jedoch, dass die Strafe gemäß Artikel 106 nicht gilt, wenn die Ausstellung einer Rechnung möglich war. Die Ausstellung eines Papierdokuments im Falle eines Systemausfalls ist selbstverständlich zulässig, muss aber nach Wiederherstellung des Normalbetriebs in das KSeF eingegeben werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Situation des Steuerpflichtigen davon abhängt, ob er eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellt oder dies überhaupt unterlässt. Wird der Verkauf weder im Nationalen Steuer- und Finanzregister (KSeF) noch mit einer Papierrechnung dokumentiert, drohen dem Steuerpflichtigen Sanktionen gemäß dem Steuerstrafgesetzbuch. Laut Artikel 62 des Steuerstrafgesetzbuchs beträgt die Geldbuße für die Nichtausstellung einer Rechnung oder die Ausstellung eines fehlerhaften Dokuments bis zu 180 Tagessätze. Bei unzuverlässigen Rechnungen erhöht sich die Geldbuße auf 720 Tagessätze. Die Tagessätze werden anhand der finanziellen Situation des Zuwiderhandelnden berechnet. Personen mit hohem Einkommen müssen jedoch bei Nichtausstellung von Rechnungen mit einer Geldbuße von über 100 PLN rechnen. Die Geldbuße befreit den Zuwiderhandelnden nicht von der Pflicht zur Nachzahlung fälliger Steuern, sofern der Verstoß nachgewiesen wird.
Das Fehlen von Sanktionen ist keine Zustimmung.
Bei der Online-Recherche zum KSeF-System stießen wir auf ein äußerst besorgniserregendes Phänomen. Einige Unternehmer, die wissen, dass ab 2026 keine Strafen mehr für die Nichtausstellung strukturierter Rechnungen verhängt werden, verzichten bewusst darauf, Dokumente im System einzureichen. Entgegen dem ersten Anschein birgt dieses Verhalten ein erhebliches Risiko für die Steuerzahler.
Bei Prüfungen oder Audits wird die Behörde mit hoher Wahrscheinlichkeit Zweifel an Rechnungen äußern, die entgegen den Vorschriften in Papierform oder elektronisch ausgestellt wurden. Unserer Ansicht nach besteht ein sehr hohes Risiko, dass dem Steuerpflichtigen vorgeworfen wird, seine Aufzeichnungen unzuverlässig geführt oder versucht zu haben, sich unberechtigte Steuervorteile zu verschaffen.
Selbst wenn der Steuerpflichtige seinen Fall letztendlich vor dem Verwaltungsgericht beweisen kann, führt die Nichtnutzung des KSeF trotz dessen obligatorischer Natur zu hohen Kosten und einem belastenden Streit mit dem Finanzamt. Das Fehlen von Strafen für die Nichtnutzung des KSeF darf niemals als Erlaubnis zur Nichterfüllung der Verpflichtung angesehen werden.
Unterliegt jede gewinnbringende Tätigkeit dem KSeF?
Auch diese Angelegenheit bedarf weiterer Klärung. Zunächst einmal ist festzuhalten, dass Die Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen im KSeF wird durch den Status des Umsatzsteuerzahlers nicht beeinflusst. Das Waren- und Dienstleistungssteuergesetz sieht in keiner Bestimmung einen Zusammenhang zwischen der Mehrwertsteuerregistrierung und strukturierten Rechnungen vor.
Die Registrierungspflicht bei der Nationalen Steuerverwaltung (KSeF) bleibt von der gewählten Besteuerungsform unberührt. Daher müssen Rechnungen im System von steuerpflichtigen Steuerpflichtigen ausgestellt werden. Skala, Linealund PauschalbetragEs ist außerdem wichtig zu beachten, dass Steuerzahler, die nicht registrierte Geschäfte betreiben, das KSeF nutzen können und manchmal sogar müssen. Dafür benötigen sie jedoch zunächst eine Steueridentifikationsnummer (NIP).
Die Angelegenheit wird etwas komplizierter, wenn ein Steuerpflichtiger Einkünfte aus privaten Vermietungen erzielt (z. B. von Immobilien oder Maschinen an sein Unternehmen). Grundsätzlich gilt, dass die Pflicht zur Rechnungsstellung im Nationalen Steuerinformationssystem (KSeF) nicht besteht, wenn die Geschäftstätigkeit des Steuerpflichtigen die entgeltliche Überlassung von Eigentum an Privatpersonen umfasst. In einer Auslegung vom 4. Februar 2026 stellte der Direktor des Nationalen Steuerinformationssystems (KIS) jedoch klar, dass Privatpersonen, die Räumlichkeiten an Unternehmen vermieten, bereits zur Nutzung des Systems verpflichtet sind. Dabei spielt es keine Rolle, dass es sich weiterhin um eine private Vermietung handelt, die nicht unter die Definition einer gewerblichen Tätigkeit im Sinne des Wirtschaftsrechts fällt.
Ausstellung einer Rechnung durch KSeF
Die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems bringt erhebliche Veränderungen in der Dokumentenausstellung mit sich. Neben der offensichtlichen Digitalisierung dieses Prozesses stellt sich auch die Frage der Rechnungsübermittlung an das nationale E-Rechnungssystem. Es sei darauf hingewiesen, dass eine Rechnung gemäß den Bestimmungen des Mehrwertsteuergesetzes erst dann zu einem gültigen Dokument wird, wenn sie validiert und ihr eine KSeF-Nummer zugewiesen wurde.
Das Inkrafttreten des nationalen Mehrwertsteuersystems ändert grundsätzlich nichts an der allgemeinen Frist für die Rechnungsstellung, die weiterhin der 15. Tag des Folgemonats nach Lieferung oder Leistungserbringung ist. Das nationale System führt jedoch einige zusätzliche Regelungen ein.
Im Falle des sogenannten Online-Modus (normaler Betrieb von KSeF) ist Folgendes entscheidend: VersanddatumGemäß Artikel 106 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist der Zeitpunkt der Dokumentennummervergabe durch das System unerheblich. Obwohl dies üblicherweise innerhalb weniger Minuten geschieht, ist es relevant, wenn der Steuerpflichtige beispielsweise am 31. Januar um 23:58 Uhr eine XML-Rechnung ausstellt. Die Vergabe einer Nummer im Februar, zehn Minuten nach Mitternacht, ist in der Praxis irrelevant, und die steuerlichen Folgen für den Aussteller werden dem Januar und nicht dem Februar zugerechnet.
Auf der anderen Seite Als Annahmedatum gilt der Zeitpunkt, an dem KSeF die Datei positiv verifiziert und ihr eine Systemnummer zuweist. Dieser Zeitpunkt ist wiederum der Tag, an dem der inländische Käufer die Rechnung erhält. Der Zeitpunkt, an dem sich der Steuerpflichtige im System angemeldet hat oder an dem er die Rechnung heruntergeladen oder in seine Buchhaltung eingegeben hat, ist irrelevant.
Wichtig ist: Wenn ein Verkäufer eine Rechnung fehlerhaft ausstellt und das System diese ablehnt, wird davon ausgegangen, dass die Rechnung nicht ausgestellt wurde. Folglich gilt als Ausstellungsdatum das Datum der erneuten Einreichung des Dokuments beim KSeF.
KSeF und nach Ablauf der Frist ausgestellte Rechnungen
Früher war die verspätete Rechnungsstellung gängige Praxis. Typischerweise folgte sie folgendem Muster:
- Der Unternehmer erbrachte seine Dienste während eines guten Zeitraums, beispielsweise vom 1. bis 31. August.
- Am 31. August informierte er den Auftragnehmer über den Umfang der durchgeführten Arbeiten und den vereinbarten Betrag.
- Die Einigung wurde angenommen oder abgelehnt, was oft mehrere oder ein Dutzend Tage dauerte.
- Das Dokument wurde beispielsweise am 17. September ausgestellt, damit es in die August-Abrechnung der Einkommensteuervorauszahlungen und der Mehrwertsteuerabrechnung einbezogen werden konnte.
Der Grund für die Nichtangabe des tatsächlichen Ausstellungsdatums waren steuerliche Erwägungen. Dies hätte dazu führen können, dass die im September fälligen Steuern im Vergleich zum im Oktober zu zahlenden Betrag unverhältnismäßig gering ausgefallen wären. Um diese Schwankungen, die sich eindeutig negativ auf die Liquidität auswirkten, zu minimieren, stellten Unternehmer Rechnungen häufig zu einem späteren Zeitpunkt als dem angegebenen aus.
Die Einführung des KSeF hat die Nutzung dieses Mechanismus praktisch unmöglich gemacht. Die Rechnung muss unverzüglich, spätestens jedoch am nächsten Werktag nach ihrer Ausstellung, versandt werden.
KSeF und Rechnungen im PDF-Format
Es ist anzumerken, dass die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems nicht zum vollständigen Verschwinden von PDF-Rechnungen geführt hat – Unternehmer versenden weiterhin Dokumente in dieser Form, schon allein deshalb, weil E-Mails nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel im Geschäftsleben sind. Es sollte jedoch klargestellt werden, dass Eine PDF-Datei kann zwar eine Rechnung visualisieren, aber gemäß den Bestimmungen des Mehrwertsteuergesetzes wird sie niemals ein strukturiertes XML-Dokument ersetzen.
Der Direktor des Nationalen Steuerinformationsamtes hat sich bereits zu den Problemen im Zusammenhang mit der Einführung von Rechnungsvisualisierungen geäußert. Dies ergibt sich aus der Auslegung von 5. Mai 2026 r.Abweichungen im Inhalt der Visualisierung von der ursprünglichen strukturierten Rechnung können dazu führen, dass die Visualisierung als zweites Dokument betrachtet wird, was eine Doppelbesteuerung zur Folge hat. Die Frage des Steuerpflichtigen betraf scheinbar triviale Details, wie beispielsweise die Ersetzung von „Artikelbeschreibung“ durch „Produktname“. Obwohl der Steuerpflichtige unserer Ansicht nach im gerichtlichen Verfahren nachweisen könnte, dass die zweite Rechnung nicht in Umlauf gebracht wurde, möchten wir darauf hinweisen, dass Die Ausstellung von Rechnungsvisualisierungen im PDF-Format ist nur dann möglich, wenn deren Inhalt mit der XML-Datei identisch ist. Jede Abweichung von dieser Regel birgt zusätzliche, unnötige Steuerrisiken.
Rechnungsstellung in KSeF für ausländische Auftragnehmer
Die Rechnungsstellung an ausländische Auftragnehmer über KSeF ist eines der problematischsten Themen und bedarf weiterer Klärung. KSeF ist ein verbindliches System für polnische Rechnungsaussteller, der Zugang des Käufers zum System ist in diesem Fall irrelevant. Bei der Ausstellung einer Rechnung an einen deutschen, niederländischen oder amerikanischen Auftragnehmer muss ein KSEF verwendet werden.
Es gibt jedoch keine Hindernisse für die Erfassung und Anerkennung der Kosten für den Kauf einer Dienstleistung oder von Waren von einem ausländischen Auftragnehmer, der diese Transaktion aus naheliegenden Gründen nicht mit einer Rechnung dokumentiert.
Eine Ausnahme von dieser Regel besteht, wenn ein ausländischer Steuerpflichtiger über eine polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) verfügt und in Polen umsatzsteuerlich registriert ist. In diesem Fall ist er aufgrund des Fehlens eines eingetragenen Firmensitzes oder einer festen Geschäftsstelle in Polen nicht verpflichtet, das nationale elektronische Rechnungssystem zu nutzen, kann sich ihm aber freiwillig anschließen.
Rechnung, die außerhalb von KSeF eingegangen ist, und das Recht zum Abzug
Das Finanzministerium stellt ausdrücklich klar, dass die Folgen einer Nichteinhaltung der Pflicht zur Nutzung des KSeF-Systems grundsätzlich den Rechnungssteller und nicht den Käufer treffen. Dies bedeutet, dass der Steuerpflichtige auch bei Erhalt einer Papierrechnung weiterhin zum Vorsteuerabzug berechtigt ist – vorausgesetzt, alle anderen Voraussetzungen sind erfüllt. Grundsätzlich ist jedoch davon auszugehen, dass es für den Vorsteuerabzug unerheblich ist, ob der Verkäufer eine strukturierte Rechnung ausgestellt hat oder nicht.
Ändert KSeF die Regeln für die Ausstellung von Vorauszahlungen?
Die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems hat die Regeln für die Ausstellung von Vorauszahlungen nicht grundlegend verändert, allerdings haben sich einige bemerkenswerte Nuancen ergeben. Vor allem ist zu beachten, dass die Mehrwertsteuer grundsätzlich erst mit Zahlungseingang fällig wird. In diesem Fall ist das Rechnungsdatum zweitrangig; die gesetzliche Frist von 15 Tagen nach Monatsende gilt.
Rechnungskorrekturen und KSeF
Eine Folge der Einführung des nationalen E-Rechnungssystems ist die Änderung der Vorgehensweise bei der Korrektur von Dokumenten.
Obwohl die materielle Grundlage für Plus- und Minuskorrekturen unverändert geblieben ist, müssen Korrekturbelege auch im KSeF-System erstellt werden. Die Einführung des Systems bedeutet, dass eine einmal ausgestellte Rechnung nicht mehr ohne Korrekturbeleg bearbeitet werden kann, selbst wenn die Änderungen nur kosmetischer Natur sind. Dies ist wichtig, da in der Praxis Die Korrekturhinweise wurden vollständig aus dem Verkehr gezogen. Selbst wenn Sie bei der Eingabe des Namens des Auftragnehmers einen Fehler machen, wird eine Korrektur an das System gesendet.
Vorgehensweise im Falle eines KSeF-Ausfalls
Bei der Einführung des nationalen E-Rechnungssystems kamen zahlreiche Bedenken auf, ob das vom Finanzministerium betriebene System ausfallen oder ob Probleme lokal auf Seiten der Rechnungssteller auftreten würden. Überraschenderweise hatten die Gesetzgeber diese Fälle vorhergesehen – es existieren mehrere vorab festgelegte Verfahren.
Lokales Versagen seitens des Unternehmers - offline24
Bei lokalen Ausfällen (z. B. Internetausfall im Büro, Computerfehler, Fehlfunktion der Buchhaltungssoftware) gilt der sogenannte Offline24-Modus gemäß § 106nda UStG. In diesem Fall ist der Steuerpflichtige verpflichtet, eine Rechnung gemäß der standardisierten Rechnungsstruktur (FA) zu erstellen, alle erforderlichen Daten anzugeben und das Dokument gegebenenfalls außerhalb des KSeF an den Käufer zu übermitteln. Die Rechnung selbst muss unverzüglich, spätestens jedoch am nächsten Werktag nach ihrer Ausstellung, im KSeF erfasst werden.
Bei Rechnungen, die im Offline24-Modus ausgestellt werden, gilt als Ausstellungsdatum das Erstellungsdatum der Rechnung und nicht das Datum der Übermittlung an KSeF.
Geplante Wartungsarbeiten bei KSeF
Trotz seiner kurzen Existenzzeit wurden an KSeF bereits mehrere Wartungsarbeiten durchgeführt, hauptsächlich im Januar und Februar 2026. Falls geplante Aktualisierungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten zu einer Nichtverfügbarkeit des Systems führen, sind Unternehmer verpflichtet, strukturierte Rechnungen auszustellen und diese, ähnlich wie bei einem lokalen Ausfall, spätestens am nächsten Werktag nach Ende der Systemnichtverfügbarkeit an KSeF zu senden.
Offizielle KSeF-Fehler
Während der offiziellen Abschaltung müssen Steuerpflichtige den Notfallmodus gemäß Artikel 106 des Umsatzsteuergesetzes nutzen. In diesem Modus werden Rechnungen außerhalb der aktiven Verbindung zum KSEF ausgestellt und müssen, ähnlich wie bei offline24, der vorgegebenen Dokumentenvorlage entsprechen. Nach Beendigung der Abschaltung haben Steuerpflichtige sieben Werktage Zeit, ihre Dokumente auf die Server des Finanzministeriums hochzuladen.
Offizielle Fehlermeldungen werden im öffentlichen Informationsbulletin des Finanzministeriums und in der KSeF-Anwendung angezeigt.
Berechtigungen zur Nutzung von KSeF
Einzelunternehmer nutzen das KSeF-System üblicherweise selbstständig, die Vorschriften erlauben jedoch die Erteilung von Berechtigungen und die Übertragung von Befugnissen an Dritte. In der Regel handelt es sich dabei um beauftragte Mitarbeiter oder Buchhaltungsabteilungen.
Steuerzahler können im Namen ihrer Unternehmen mithilfe des Formulars ZAW-FA im E-Steuerbüro eine KSeF-Autorisierung erteilen. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten, und die autorisierte Person erhält in der Regel innerhalb von ein bis zwei Tagen Zugriff auf ihr KSeF-Profil. Dies geschieht jedoch nicht automatisch.
Abrechnungsprogramme innerhalb von KSeF
Während der Debatte um die Reform der Nationalen Arbeitsinspektion (PIP) wurde häufig die Leichtigkeit hervorgehoben, mit der die Behörden künftig Unternehmen identifizieren können, die regelmäßig nur eine Rechnung pro Monat ausstellen, insbesondere immer an denselben Auftragnehmer. Die Nationale Arbeitsinspektion (KSeF) wird die Analyse solcher Fälle tatsächlich erleichtern, da die Steuerverwaltung in Echtzeit Zugriff auf strukturierte Daten zur Rechnungshäufigkeit, zu Vergütungshöhen, Leistungsbeschreibungen und zu den an den Transaktionen beteiligten Unternehmen erhält. Dies ermöglicht eine deutlich schnellere Identifizierung von Personen, die faktisch als Vollzeitbeschäftigte gelten.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Ausstellung einer einzigen Rechnung pro Monat automatisch zu einer Überprüfung oder Infragestellung des B2B-Vertrags führt. Es ist zwar ein Faktor, der die Aufmerksamkeit der Behörden erregen kann, aber er beweist nicht per se das Vorliegen eines verdeckten Arbeitsverhältnisses. Viele Unternehmer erbringen tatsächlich ausschließlich Dienstleistungen für einen einzigen Großkunden, beispielsweise durch die Durchführung eines langfristigen Projekts oder durch die gemeinsame Abrechnung aller im jeweiligen Monat erbrachten Leistungen. Dieses Kooperationsmodell kann wirtschaftlich durchaus gerechtfertigt sein, insbesondere wenn der Auftragnehmer seine Arbeit selbstständig organisiert, für die Ergebnisse verantwortlich ist, einen Vertreter einsetzen kann, über eigene Werkzeuge verfügt und die mit seinem Geschäft verbundenen Risiken trägt. Damit erfüllt er die Voraussetzungen des sogenannten Unternehmertests.
Für diejenigen, die mit B2B-Verträgen arbeiten, ist eine vom Ministerium bereitgestellte Rechnungsstellungssoftware in der Regel völlig ausreichend. Daher ist die Nutzung kostenpflichtiger Programme unter Umständen unnötig, es sei denn, der Unternehmer benötigt zusätzliche Funktionen wie automatische Zahlungsabwicklung, Integration in die Buchhaltung, Kontrolle der Steuergrenzen oder Berichtserstellung. In der Praxis erweist sich eine kostenlose Lösung jedoch oft als die komfortabelste.
