KSeF ist ein zentrales System zur Ausstellung, zum Empfang und zur Speicherung von Rechnungen in einem einheitlichen Format. Ein Ausfall von KSeF, einschließlich der damit einhergehenden Unterbrechung der Rechnungsstellung, würde eine strategische Bedrohung für das gesamte Land darstellen.
Das Finanzministerium berücksichtigte dieses Risiko und schlug Folgendes vor:
- grundlegender Online-Modus
- 4 Offline-Modi – 3 davon basieren auf Offline-KSeF-Mechanismen:
- Offline24 (wird bei Bedarf vom Steuerzahler verwendet),
- Offline-Nichtverfügbarkeit (geplante Nichtverfügbarkeit von KSeF – z. B. aufgrund von IT-Arbeiten)
- Offline-Fehler (KSeF-Fehler),
- Totalausfall im Offline-Modus – im Falle von Katastrophen, z. B. Notständen oder Kriegen, ermöglicht es die Rechnungsstellung in jedem Format (Papier, elektronisch).
Diese Regelungen definieren die Bestimmungen für die Erstellung und den Versand von Rechnungen, deren Bereitstellung für den Käufer und die Verwendung von QR-Codes. Die folgende Tabelle enthält die Details und unsere praktischen Empfehlungen.
- Abrechnungsmodi in KSEF
|
*Das Fehlen eines Kontos bei KSeF wird als eine Situation verstanden, in der der Käufer entweder keine Steueridentifikationsnummer besitzt oder in einer anderen Funktion als … agiert. diejenige, der in Polen eine Steueridentifikationsnummer (NIP) oder ein fester Erfüllungsort zugewiesen ist..
- Wichtige praktische Herausforderungen
- Das Problem der Rechnungsanhänge
In der Praxis werden nur wenige Steuerpflichtige Anhänge über das KSeF-System senden können. Akzeptiert werden ausschließlich steuerlich notwendige Daten (Maßeinheiten und Mengen (Anzahl) gelieferter Waren oder Dienstleistungen bzw. Nettopreise pro Einheit) – dies betrifft vor allem Unternehmen der Telekommunikations-, Energie-, Gas- und anderer Branchen.
Insbesondere sind in KSeF Anhänge nicht zulässig, die Dokumente typisch kommerzieller, Marketing- und rein geschäftlicher Natur enthalten, d. h. Preislisten, Verträge, Abnahmeprotokolle oder Garantiebedingungen.
Darüber hinaus ist es für die Übermittlung von Anhängen erforderlich, eine Mitteilung an den Leiter der Nationalen Steuerverwaltung über das e-Steueramt zu übermitteln und eine nur zwei Jahre gültige Zustimmung einzuholen, die das Finanzamt im Falle von Unregelmäßigkeiten seitens des Steuerzahlers widerrufen kann.
Schlussfolgerungen – Überlegen Sie heute, wie Sie Anhänge an Auftragnehmer außerhalb von KSeF senden können (E-Mail, Papier, Cloud), passen Sie die Prozesse an und stellen Sie sicher, dass die Auftragnehmer informiert werden.
- Dem Arbeitnehmer entstandene Kosten
Die Abrechnung von Mitarbeiterausgaben bei KSeF gestaltet sich zunehmend schwieriger, da der Mitarbeiter keine Rechnung mehr persönlich erhält – sondern nur noch eine Visualisierung, eine Transaktionsbestätigung – und es kann vorkommen, dass er oder sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen das Unternehmen verlässt, ohne vor Ort ein entsprechendes Dokument erhalten zu haben.
Die Rechnung wird direkt an das KSeF des Arbeitgebers gesendet, aber es kann sein ohne Angabe, um welchen Mitarbeiter es sich handeltDenn obwohl das KSeF ein Feld für „Dritte“ vorsieht, ist dessen Ausfüllen für den Rechnungssteller freiwillig. Das bedeutet, dass die Buchhaltung eigenständig ermitteln muss, wem die Kosten entstanden sind, und dass Mitarbeiter zudem bestätigen müssen, dass eine bestimmte Rechnung „ihnen“ gehört. Daher kann die Abrechnung von Geschäftsreisen und Spesen deutlich zeitaufwändiger sein, wenn keine Änderungen vorgenommen werden – beispielsweise die Einführung personalisierter Mitarbeiterkarten.
- Rechnungen wurden irrtümlich an die falschen Stellen gesendet und fehlerhafte Rechnungen wurden zugestellt.
Im KSeF führt ein Fehler bezüglich der NIP dazu, dass die Rechnung von einem anderen Unternehmen empfangen wird – mit folgender Folge:
- Auf der Vertriebsseite kann es vorkommen, dass wir einer Einheit eine Rechnung ausstellen, die diese nicht bezahlt, und die betreffende Einheit kann ihre Zahlung verzögern – insbesondere dann, wenn die Zahlungsfrist mit dem Rechnungsdatum verknüpft ist.
- Auf der Einkaufsseite besteht möglicherweise das Risiko, dass bei der Buchhaltung die Mehrwertsteuer abgezogen und Rechnungen anderer Unternehmen in die Steuerkosten einbezogen werden, was zu Steuer- und Strafverbindlichkeiten führen kann.
Wenn Sie sich fragen, wie sich Ihr Unternehmen auf die neuen Verpflichtungen und Verfahren im Zusammenhang mit dem KseF vorbereiten sollte, empfehlen wir Ihnen, sich an unsere Anwaltskanzlei zu wenden.
