KSeF wird primär mit Umsatzsteuerzahlern, Steuerrechnungen und größeren Unternehmen in Verbindung gebracht. Das ist nicht verwunderlich, da das System lange Zeit hauptsächlich in diesem Kontext diskutiert wurde.
Das Problem besteht darin, dass viele Unternehmer, die von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren, fälschlicherweise annehmen, diese Regelung betreffe sie nicht. Da sie keine Mehrwertsteuer abführen, glauben sie, von den neuen Rechnungsstellungsregeln ausgenommen zu sein.
Die Sachlage kann jedoch anders sein. Wenn Sie ein Unternehmen führen, Rechnungen ausstellen und von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren, sollten Sie jetzt prüfen, wann und in welchem Umfang die KSeF für Sie gilt.
Kurz zur subjektiven Mehrwertsteuerbefreiung
Die Mehrwertsteuerbefreiung bedeutet, dass ein Unternehmen keine Mehrwertsteuer auf seine Umsätze erhebt und diese in der Regel auch nicht in seiner Steuererklärung angibt. Meist handelt es sich dabei um die sogenannte subjektive Befreiung, also eine Befreiung, die sich nach dem Umsatz richtet.
Die Grundregel ist in Artikel 113 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. Steuerpflichtige, deren Umsatz im vorangegangenen Steuerjahr 100.000 PLN nicht überstieg, können die Befreiung in Anspruch nehmen. 240 000 złDieser Betrag beinhaltet nicht die Mehrwertsteuer.
Wenn der Unternehmer sein Geschäft erst im Laufe des Jahres gründet, wird die Grenze anteilig berechnet. Dies basiert auf Artikel 113 Absatz 9 des Umsatzsteuergesetzes. Mit anderen Worten: Wenn ein Unternehmen nur einen Teil des Jahres tätig ist, nutzt es nicht den vollen Freibetrag, sondern nur den entsprechenden Teil.
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass nicht jede Tätigkeit von der Befreiung profitiert. Artikel 113 Absatz 13 des Umsatzsteuergesetzes nennt die Tätigkeiten, die unabhängig vom Umsatzvolumen vom Anspruch auf die Befreiung ausgeschlossen sind. Dies gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, für die der Gesetzgeber eine Registrierung als aktiver Umsatzsteuerzahler vorschreibt, darunter auch Beratungs- und Rechtsdienstleistungen.
In einem separaten Artikel gehen wir näher darauf ein, wer von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren kann, wann dieses Recht erlischt und wann es sich lohnt, darauf zu verzichten. ein Artikel, der sich ausschließlich mit der Mehrwertsteuerbefreiung befasst.
Wie funktioniert die Rechnungsstellung durch einen steuerbefreiten Steuerzahler?
Die Befreiung eines Unternehmens von der Mehrwertsteuer bedeutet nicht, dass es keine Rechnungen ausstellen muss. Solche Unternehmen können weiterhin Rechnungen ausstellen, diese enthalten jedoch keinen Mehrwertsteuerbetrag.
Die Regelung unterscheidet sich geringfügig von der für aktive Umsatzsteuerzahler. Gemäß Artikel 106b Absatz 2 UStG ist ein Steuerpflichtiger nicht verpflichtet, für umsatzsteuerbefreite Umsätze, einschließlich solcher nach Artikel 113 Absätze 1 und 9 UStG, eine Rechnung auszustellen. Mit anderen Worten: Die Umsatzsteuerbefreiung selbst bedeutet, dass nicht immer automatisch eine Rechnung ausgestellt werden muss.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Kunde dies nicht beantragen kann. Gemäß Artikel 106b Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes ist der umsatzsteuerbefreite Steuerpflichtige verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn der Käufer diese innerhalb von drei Monaten nach Ende des Monats verlangt, in dem die Dienstleistung erbracht, die Ware geliefert oder die Zahlung eingegangen ist.
Es ist wichtig, die Frist einzuhalten. Gemäß Artikel 106i Absatz 6 des Umsatzsteuergesetzes wird eine Rechnung, die der Kunde im selben Monat des Verkaufs oder der Zahlung anfordert, nach den allgemeinen Regeln ausgestellt, die in der Regel bis zum 15. des Folgemonats gelten. Stellt der Kunde die Anforderung später, muss die Rechnung spätestens 15 Tage nach der Anforderung ausgestellt werden.
KSeF fragt nicht, ob Sie Mehrwertsteuerzahler sind.
Das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) gilt nicht nur für aktive Umsatzsteuerzahler. Gemäß Artikel 106ga Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes sind Steuerpflichtige verpflichtet, strukturierte Rechnungen über das Nationale E-Rechnungssystem auszustellen. Diese Verpflichtung beschränkt sich nicht auf Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Das bedeutet, dass ein umsatzsteuerbefreites Unternehmen, das eine Rechnung ausstellt, diese in der Regel auch bei der kenianischen Steuerverwaltung (KSeF) einreichen muss. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung den Umsatzsteuersatz oder den Steuerbetrag ausweist. Es handelt sich dennoch um eine Rechnung, die lediglich von einem umsatzsteuerbefreiten Unternehmen ausgestellt wurde.
Allerdings muss der Umfang dieser Verpflichtung genau verstanden werden. KSeF bedeutet nicht, dass jeder Verkauf eines umsatzsteuerbefreiten Steuerzahlers plötzlich mit einer Rechnung dokumentiert werden muss. Wir wenden weiterhin die Grundsätze des Artikels 106b Abs. 2 und 3 des Umsatzsteuergesetzes an. Dies bedeutet, dass bei steuerbefreiten Umsätzen nicht immer automatisch eine Rechnung ausgestellt wird, sondern nur dann, wenn der Käufer diese innerhalb der gesetzlichen Frist verlangt. Diese Vorgehensweise wird unter anderem durch die individuelle Auslegung des Direktors des Nationalen Steuerinformationsamtes vom 12. März 2026 (Aktenzeichen: …) bestätigt. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP.
Wie funktioniert es in der Praxis?
Beispiel 1: Ein Privatkunde wünscht eine Rechnung
Nehmen wir an, Sie betreiben ein umsatzsteuerbefreites Unternehmen und erbringen eine Dienstleistung für eine Privatperson, die kein eigenes Unternehmen führt. Nach Abschluss der Dienstleistung verlangt der Kunde eine Rechnung.
In diesem Fall ist Artikel 106b Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes zu beachten. Verlangt ein Kunde innerhalb von drei Monaten nach Ende des Monats, in dem die Leistung erbracht oder die Zahlung eingegangen ist, eine Rechnung, sind Sie zur Ausstellung verpflichtet.
Eine solche Rechnung muss jedoch nicht an KSeF gesendet werden. Dies basiert auf Artikel 106ga Absatz 2 Nummer 4 des Umsatzsteuergesetzes, der Rechnungen an Privatpersonen ohne gewerbliche Tätigkeit von der obligatorischen KSeF ausnimmt. Das bedeutet, dass Sie einem Verbraucher auch außerhalb der KSeF weiterhin Rechnungen ausstellen können, beispielsweise in Papierform oder elektronisch.
Beispiel 2: Ein Geschäftskunde wünscht eine Rechnung
Das zweite Szenario: Sie erbringen eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen und profitieren dennoch von der Mehrwertsteuerbefreiung. Nur weil der Kunde ein Unternehmen ist, bedeutet das nicht automatisch, dass Sie ohne dessen Aufforderung eine Rechnung ausstellen müssen.
Artikel 106b Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes gilt für umsatzsteuerbefreite Umsätze. Dieser Bestimmung zufolge ist ein umsatzsteuerbefreiter Steuerpflichtiger grundsätzlich nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Pflicht entsteht jedoch, wenn der Käufer innerhalb der in Artikel 106b Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes festgelegten Frist eine Rechnung verlangt.
Wenn ein Unternehmer also eine Rechnung verlangt, muss diese ausgestellt werden. Und genau hier kommt KSeF ins Spiel. Gemäß Artikel 106ga Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes werden strukturierte Rechnungen unter Verwendung des KSeF ausgestellt, und die Vorschriften beschränken diese Verpflichtung nicht nur auf aktive Umsatzsteuerzahler. Daher sollte eine Rechnung für einen Kunden-Unternehmer, die von einem umsatzsteuerbefreiten Steuerzahler ausgestellt wird, grundsätzlich im KSeF ausgestellt werden.
KSeF wird schrittweise eingeführt – prüfen Sie, wann es für Sie gilt.
Die verpflichtende KSeF-Abgabe trat nicht für alle gleichzeitig in Kraft. Für die größten Unternehmen begann sie früher, aber für die meisten Kleinunternehmen und umsatzsteuerbefreiten Steuerzahler war der Stichtag entscheidend. 1 April 2026
Ab diesem Datum sind Rechnungen, die der obligatorischen KSeF-Abrechnung unterliegen, grundsätzlich im System auszustellen. Dies gilt auch für umsatzsteuerbefreite Steuerpflichtige, sofern sie im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen Rechnungen ausstellen.
Für die kleinsten Steuerzahler gibt es jedoch eine vorübergehende Erleichterung. Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin außerhalb des KSeF ausgestellt werden, wenn Der monatliche Umsatz, der durch Rechnungen belegt ist, übersteigt nicht 10.000 PLN brutto..
Sie müssen darauf achten, diese Grenze nicht zu überschreiten. Wenn Ihre Rechnungsbeträge in einem Monat 10.000 PLN brutto übersteigen, sind Sie zur Zahlung der KSeF verpflichtet. auf einer Rechnung, die das Limit überschreitetAb diesem Zeitpunkt sollten auch alle nachfolgenden Rechnungen in KSeF ausgestellt werden.
Befindet sich der Steuerpflichtige jedoch bis Ende 2026 innerhalb der Einkommensgrenze, gilt für ihn ab diesem Zeitpunkt die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen im KSeF. 1. Januar 2027 Hier endet die Übergangshilfe für die kleinsten Unternehmen.
Summe
Die KSeF gilt nicht nur für aktive Umsatzsteuerzahler. Wenn Sie von der Umsatzsteuerbefreiung profitieren, aber Rechnungen für andere Unternehmen ausstellen, können die neuen Regelungen auch für Sie gelten. Wichtig ist jedoch, dass die KSeF nicht automatisch eine Rechnungspflicht für jeden umsatzsteuerbefreiten Verkauf begründet – sie ändert lediglich die Art der Rechnungsstellung, wenn eine Rechnung erforderlich ist. Daher sollten Sie prüfen, ab wann Sie die Voraussetzungen für die KSeF erfüllen, ob Sie die Grenze von 10.000 PLN nutzen können und wie Sie Ihre Umsätze aktuell dokumentieren. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie Ihr Unternehmen auf die KSeF vorbereiten sollen, ist es ratsam, dies im Vorfeld zu besprechen, bevor die neuen Verpflichtungen Ihre tägliche Rechnungsstellung beeinträchtigen.
