Personal- und Gehaltsabrechnung

Die Prüfung von Personalakten als Dienstleistung ist eine spezialisierte Beratungstätigkeit, die darauf abzielt, die Übereinstimmung der Mitarbeiterdokumentation mit den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und den internen Verfahren des Unternehmens zu beurteilen.

Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die das Risiko von Personalfehlern minimieren, sich auf eine Inspektion durch die Nationale Arbeitsinspektion (PIP) vorbereiten oder die Dokumentation nach organisatorischen Veränderungen organisieren möchten.

In der Praxis umfasst eine Personalaktenprüfung eine detaillierte Durchsicht der Mitarbeiterakten, um sicherzustellen, dass diese alle erforderlichen Dokumente enthalten, ordnungsgemäß organisiert und vollständig sind und gemäß den geltenden Bestimmungen (einschließlich Archivierungs-, Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften) geführt werden. Wir überprüfen, ob jedes Dokument korrekt erstellt, unterschrieben und ordnungsgemäß datiert wurde und ob keine Diskrepanzen zwischen den Dokumenten und den Unternehmensrichtlinien bestehen.

Eine Prüfung kann die gesamte Dokumentation oder ausgewählte Bereiche umfassen – beispielsweise die Akten neuer Mitarbeiter, von Mitarbeitern in Positionen mit besonders hoher Fluktuation, bestimmter Abteilungen oder Akten, die während organisatorischer Veränderungen geführt wurden. Häufig werden Dokumente im Zusammenhang mit dem Beginn und dem Verlauf des Arbeitsverhältnisses (ärztliche Untersuchungen, Schulungen zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Bestätigung der Kenntnis der Vorschriften), Änderungen der Beschäftigungsbedingungen (Übernahme, Positionswechsel, Arbeitszeiten) sowie Dokumente zu Fehlzeiten, Disziplinarmaßnahmen und Beendigung des Arbeitsverhältnisses geprüft. Die Einhaltung interner Verfahren ist ebenfalls entscheidend – beispielsweise hinsichtlich der Dokumentenweiterleitung, der Verantwortlichkeit für Unterschriften und der Einhaltung von Fristen.

Nach Abschluss der Überprüfung erstellen wir eine übersichtliche Zusammenfassung: Was ist korrekt, wo gibt es Lücken oder Unregelmäßigkeiten und welche Korrekturmaßnahmen sind erforderlich? Je nach Bedarf kann dies eine detaillierte Liste mit Empfehlungen, eine Auflistung der zu vervollständigenden und zu organisierenden Dokumente sowie Verbesserungsvorschläge zur Vermeidung zukünftiger Fehler umfassen. Das Audit geht somit über eine reine Diagnose hinaus und optimiert den Personalaktenverwaltungsprozess nachhaltig.

Diese Art von Dienstleistung ist besonders hilfreich, wenn sich ein Unternehmen auf eine Prüfung durch die nationale Arbeitsinspektion (PIP) vorbereitet, seine Mitarbeiter nach organisatorischen Veränderungen (z. B. Teamübernahme, Eigentümerwechsel, Abteilungsrestrukturierung) neu organisiert oder das Risiko eines jahrelangen Dokumentenansammlung minimieren möchte. Selbst geringfügige Ungenauigkeiten in den Akten können Probleme verursachen, von der Notwendigkeit dringender Aktualisierungen bis hin zum Risiko von Sanktionen oder Mitarbeiterstreitigkeiten. Eine Prüfung ermöglicht es, diese Probleme frühzeitig zu erkennen und die Dokumentation kontrolliert zu organisieren.

Wenn Sie überprüfen möchten, ob die Personalakten in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß geführt werden und ob die Dokumentation für eine mögliche Überprüfung bereit ist, ist ein Audit eine schnelle und sichere Methode, um den aktuellen Stand zu beurteilen und gezielte Verbesserungen umzusetzen.