Nuestra experiencia demuestra que muchos emprendedores aún no tienen claro en qué circunstancias un viaje al extranjero puede considerarse un gasto deducible. Dado que los viajes internacionales son costosos y cada vez más personas deben viajar por motivos laborales, hemos decidido ofrecer un análisis exhaustivo sobre este tema. Esperamos que este artículo aclare algunas dudas prácticas.
¿Qué características debe tener un gasto para ser reconocido como un costo deducible de impuestos?
Hemos abordado el tema de los gastos deducibles de impuestos en numerosas ocasiones en nuestro blog. Esto no es de extrañar, ya que las autoridades fiscales suelen entrar en disputa con los empresarios precisamente sobre si un gasto determinado debe reducir la base imponible. En nuestra opinión, una de las razones de este fenómeno es la desafortunada definición de costo. La Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas define los gastos deducibles de impuestos en el artículo 22. Dicha disposición dice lo siguiente:
"Los costos de obtención de ingresos son los costos incurridos para obtener ingresos o para mantener o asegurar una fuente de ingresos, con excepción de los costos enumerados en el Artículo 23."
El artículo 23 de la Ley, a su vez, incluye una lista de exclusiones, como el alcohol, los gastos de entretenimiento, las multas y las sanciones. Sin embargo, en la práctica, el contribuyente debe evaluar si el gasto es definitivo, si se incurrió para generar ingresos (o para mantener o asegurar una fuente de ingresos) y si está relacionado con la actividad empresarial. La normativa no exige que los contribuyentes demuestren racionalidad o prudencia en la compra. No obstante, en la práctica, estas circunstancias a veces se tienen en cuenta al determinar si se ha traspasado el límite entre gastos empresariales y personales.
¿Pueden reconocerse como gastos deducibles de impuestos los gastos relacionados con viajes al extranjero?
Por regla general, sí.Sin embargo, es necesario cumplir con los requisitos de la definición mencionada anteriormente. Además del propósito, la conexión con los ingresos y la naturaleza definitiva, también es necesario documentar adecuadamente los gastos incurridos y asegurarse de que los costos no sean predominantemente de naturaleza personal. En la práctica, esto significa que No todos los gastos de viaje serán deducibles de impuestos, incluso si el alojamiento o los billetes de avión tienen esta condición. Mucho depende también de las características específicas del viaje y de la actividad que vayas a realizar.
¿Qué viajes pueden considerarse viajes de negocios y cuáles no?
Nuestra experiencia en consultoría demuestra que existe un grupo específico de viajes que, en principio, no generan inquietudes ante las autoridades fiscales. Del mismo modo, existen otros planes que casi con toda seguridad deben considerarse riesgosos. He aquí algunos ejemplos:
Participación en reuniones de ventas internacionales, ferias comerciales o conferencias.
Un ejemplo típico, y en nuestra opinión relativamente seguro, de un viaje de negocios al extranjero es un viaje a otro país para participar en un evento de la industria o para llevar a cabo negociaciones comerciales con un contratista, incluido uno potencial. Es importante destacar que Las negociaciones no necesariamente terminan en éxito. Es práctica comercial habitual entablar conversaciones de venta o compra que no terminan con una transacción.
Viajes de influencers, youtubers, bloggers y creadores de contenido de internet.
En el mundo de los influencers, la línea entre el trabajo y la vida privada se difumina; al fin y al cabo, compartir su día a día suele formar parte de su actividad profesional. Mientras que para un desarrollador de software una visita a un parque de atracciones casi con toda seguridad se considerará un gasto y será difícil vincularla con sus ingresos, un youtuber podría grabar allí un nuevo episodio para su canal. Por otro lado, como ocurre con las negociaciones, no todos los viajes resultan necesariamente exitosos, por ejemplo, en forma de serie de vídeos. Cabe destacar, sin embargo, que, en ausencia de publicaciones sobre el viaje o la atracción, demostrar la relación con los ingresos se vuelve mucho más difícil.
Entonces, ¿cómo se puede saber si un viaje determinado supone un coste para el influencer? En nuestra evaluación, debemos examinar criterios como:
- La relación entre el tema de viajes y el perfil del canal o blog,
- Monetización del canal,
- La existencia de acuerdos de publicidad, afiliación o patrocinio,
- Existencia de pruebas del carácter profesional del viaje, por ejemplo, en forma de escenarios y cronogramas.
Los viajes de influencers debidamente documentados y justificados pueden considerarse deducibles de impuestos, como lo confirman tanto las autoridades tributarias como los tribunales. Cabe mencionar la sentencia del Tribunal Supremo Administrativo del 14 de mayo de 2021 (II FSK 1633/19) y la resolución del 26 de febrero de 2025 (II FSK 711/22).
Sin embargo, la necesidad de demostrar la racionalidad del viaje es discutible. Si bien este criterio de evaluación no está estipulado explícitamente en la ley, es posible que un viaje excepcionalmente costoso de un influencer novato genere más controversia que un viaje de una semana de una celebridad a un evento de su sector.
Es poco probable que buscar inspiración sea caro.
Un precedente destacable en este caso es la interpretación del 7 de mayo de 2025, número de referencia del archivo. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSEn la solicitud, el contribuyente, que dirige un negocio de formación y consultoría, indicó que su viaje exótico planeado le ayudaría a adquirir conocimientos únicos sobre técnicas agrícolas originales en el clima subtropical del hemisferio sur.
Según la autoridad tributaria, la compra de un paquete turístico típico, que incluye información proporcionada por guías, constituye un gasto personal. En nuestra opinión, para que un viaje al extranjero de este tipo sea realmente deducible, sería necesario demostrar una relación más estrecha con los ingresos, por ejemplo, mediante reuniones con empresarios locales. Las excursiones turísticas y el buceo también perjudicaron al contribuyente.
¿Qué hacer si el viaje es a la vez de negocios y privado?
No debería sorprender a nadie que los viajes de negocios de larga distancia despierten el deseo de explorar los atractivos locales. Los viajes a destinos lejanos como Singapur o Nueva York no son comunes, y algunos viajes de negocios ofrecen mucho tiempo libre. En tales casos, la naturaleza del viaje cambia un tanto, aunque aún puede considerarse un gasto deducible de impuestos.
La Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas no establece un método específico para contabilizar dichos gastos. En nuestra opinión, la solución más segura es aplicar un porcentaje que refleje con precisión la proporción de gastos personales en el viaje. Sin embargo, es importante destacar que si un gasto determinado puede separarse claramente (por ejemplo, los gastos de alojamiento del cónyuge e hijos, los gastos de atracciones turísticas), debe excluirse del cálculo del porcentaje.
Surge un problema interesante cuando prolongar la estancia no conlleva un aumento de los gastos de viaje; por ejemplo, comprar un billete de ida y vuelta más barato a cambio de unos días adicionales de estancia en el destino. Si bien la interpretación del Director Nacional de Información Tributaria (KIS) no ofrece una solución universal a este problema, creemos que se podría mantener el pago íntegro del billete si el motivo principal del viaje fuera de negocios y la prolongación privada de la estancia no incrementara en absoluto los gastos de viaje, tal como lo indicaron las autoridades tributarias en interpretaciones emitidas hace años.
En el caso de un hotel, los costos deben asignarse a días individuales y participantes del viaje. Las pernoctaciones de familiares o las extensiones de estadía privadas nunca se consideran gastos. Los gastos relacionados con el logro de objetivos comerciales son totalmente aceptables. Sin embargo, cabe destacar que nuestra postura sobre los billetes de avión es principalmente una estimación, y en caso de duda, conviene solicitar una interpretación. No obstante, esto implica un costo y requiere tiempo para preparar dicho documento. Por lo tanto, en la práctica, especialmente para pequeñas cantidades, no suele valer la pena correr el riesgo de una calificación poco clara de un gasto determinado.
¿Qué gastos pueden considerarse parte de un viaje de negocios?
La lista de gastos que los tribunales y las autoridades fiscales han aceptado anteriormente ha sido muy amplia. Se supone que, siempre que se cumplan otros requisitos, los gastos pueden incluir:
- Gastos de viaje: billetes de avión, tren, autobús y ferry, combustible para el coche,
- Taxi y transporte local,
- Alquiler de coche, combustible, peajes, tarifas de aparcamiento,
- Alojamiento para la parte empresarial del viaje,
- Cuotas por participación en conferencias, ferias, capacitaciones,
- Alquiler de espacio de coworking, equipo necesario,
- Visados, tasas administrativas, costes de pasaporte, costes de vacunación,
- Servicios de un traductor, guía del sector (en lugar de un guía turístico),
- Gastos de viaje de un socio o empleado, en la medida en que este realice tareas para el empresario durante el viaje.
Los costes no incluirán:
- Atracciones privadas,
- regalos
- Alcohol,
- Comer en restaurantes, excepto cuando la comida sea una reunión de trabajo o una negociación.
Dietas durante un viaje de negocios de un emprendedor
Contrariamente a la creencia popular, los autónomos también pueden liquidar dietas, aunque estas se liquidan bajo reglas ligeramente diferentes a las de los empleados. El costo registrado en el KPiR es el monto calculado según las tarifas aplicables a los empleados del sector público, no el gasto real. En 2026, la tarifa plana diaria es de 45 PLN por día para viajes nacionales que superen las 12 horas, mientras que el monto de las dietas en el extranjero depende del país de residencia. Por lo general, Son unos 50 euros al día.Hagamos hincapié en: El empresario no desglosa los gastos reales de alimentación, sino que registra una cantidad global en el libro de ingresos y gastos para representar dichos costes.
La compensación por gastos se complica un poco debido a las comidas gratuitas que se distribuyen, por ejemplo, en el marco de conferencias. En viajes internacionales, se deduce un 15 % de la dieta por desayunos gratuitos y un 30 % por almuerzos y cenas gratuitos.
La duración del viaje al extranjero a efectos de las dietas se computa desde el momento de la salida del país (por ejemplo, el despegue desde un aeropuerto en Polonia) hasta el momento del regreso a Polonia (por ejemplo, el aterrizaje en el primer aeropuerto del territorio de la República de Polonia).
Cabe resaltar que Una cena con un contratista puede considerarse un costo para obtener ingresos, independientemente de la dieta diaria; es una forma de organizar una reunión de negocios.
Alojamiento durante viajes de negocios
Por regla general, los gastos de alquiler de habitaciones de hotel o apartamentos se liquidan a su costo real, no mediante un pago único, como ocurre con las comidas. Al igual que con otros gastos, es necesario demostrar toda la evidencia pertinente (relación con el negocio, falta de carácter personal del gasto, su carácter definitivo). Si bien no existe ninguna normativa que prohíba la elección de hoteles particularmente caros en este caso, en nuestra opinión, optar por una opción excepcionalmente costosa puede constituir un "gasto de representación" y, por lo tanto, privar del derecho a una base imponible reducida. Según la opinión generalizada, los gastos excesivos, incurridos principalmente con el fin de proyectar una imagen y causar una buena impresión a los clientes, son arriesgados. Una noche en un hotel de cinco estrellas no es determinante, pero en caso de una investigación penal, las autoridades examinarán con especial atención la justificación económica de dicho gasto.
IVA y viajes al extranjero
En aras del orden, agreguemos que, por regla general, en el caso de una compra física de bienes o servicios sujetos al IVA en un país de la UE distinto de Polonia, las reglas de deducción son completamente diferentes a las del caso de la llamada importación de servicios. En el caso de adquirir, por ejemplo, combustible para un automóvil, entradas para una conferencia o una tarjeta SIM con internet móvil, por las cuales se cobró un impuesto, es necesario presentar una solicitud electrónica. REF. DE IVAEsta solicitud, presentada a través de la Oficina Tributaria Electrónica, se remite a las autoridades fiscales del país donde se calculó el impuesto. Por lo tanto, la decisión sobre la devolución la toma, por ejemplo, la oficina tributaria española o sueca, y no la polaca.
Las condiciones de reembolso son, en general, bastante similares a las de la legislación polaca sobre el IVA, aunque existen algunas diferencias. Para recuperar los fondos, el empresario debe demostrar que:
- ¿Es un contribuyente del IVA una actividad sujeta a impuestos?
- No existe una oficina registrada ni un establecimiento permanente en el país de reembolso.
- No existe obligación de registrarse localmente para el IVA,
- Tiene una factura emitida correctamente,
- La compra estaba relacionada con actividades sujetas a impuestos.
Las solicitudes se presentan por separado para cada país. La fecha límite es el 30 de septiembre del año siguiente, y el importe mínimo solicitado es de 50 € para todo el año o para un período final inferior a tres meses, y de 400 € para períodos inferiores a un año pero de al menos tres meses.
Cabe destacar, sin embargo, que el proceso de recuperación del IVA en el extranjero requiere la participación activa del contribuyente y, a menudo, la presentación de explicaciones detalladas. Si bien esta medida está plenamente justificada para importes elevados, recuperar 50 o 100 euros de IVA puede no resultar económicamente viable. Asimismo, conviene recordar que los países de la UE se reservan el derecho a imponer restricciones a la deducción del IVA, especialmente en el caso de combustibles, automóviles, restauración y alojamiento. Dichas disposiciones también están contempladas en la legislación polaca.
¿Puedo llevar a un empleado o colega en un viaje de negocios?
En el ámbito empresarial, es común viajar al extranjero acompañado de una persona de apoyo. Esta persona puede ser un asistente, un responsable de la toma de decisiones dentro de la organización o un empleado que domine un idioma extranjero. Sin embargo, la decisión de llevar a un compañero de trabajo conlleva varias consecuencias.
Si bien financiar un viaje de negocios generalmente no genera ingresos para el empleado, si existe un componente turístico, este puede recibir un beneficio que se considera gratuito. Se aplicarán las mismas normas cuando el viaje incluya al cónyuge o los hijos del empleado, se mejore el alojamiento a petición del empleado o cuando el viaje tenga fines motivacionales y su relación con los intereses del empleador sea remota o difícil de demostrar.
En opinión de BTTP, al evaluar el riesgo de los ingresos procedentes de una prestación gratuita, deben aplicarse en primer lugar los criterios de evaluación utilizados por el Tribunal Constitucional en su sentencia de 8 de julio de 2014, K 7/13:
- Cumplimiento del beneficio con el consentimiento del empleado,
- La primacía del interés del empleado, no del del empleador,
- Creación de beneficios tangibles para el empleado,
- Posibilidad de asignar beneficios a una persona específica.
Todos estos elementos deben darse simultáneamente.
Por lo tanto, si un empleado viaja al extranjero por negocios para representar a su empleador y no por placer, el viaje en sí no tiene implicaciones fiscales para él. Para el empleador, los gastos relacionados con la organización del viaje de negocios del empleado son deducibles de impuestos.
Viajes de negocios en B2B
Con la popularización de los llamados contratos B2B, los empresarios comenzaron a plantear muchas dudas sobre cómo debían tratarse y contabilizarse los viajes de negocios de sus compañeros.
El punto de partida para este problema debería ser el hecho de que En el caso de los contratos B2B, no se mencionan las denominadas delegaciones. Esta figura jurídica es una institución del derecho laboral y, como tal, no debe asociarse con los contratos, ni formalmente (mediante el uso de este término en los contratos) ni en la práctica. La ausencia de delegación no significa que la naturaleza específica del contrato no pueda obligar al empresario a prestar servicios o realizar viajes de negocios al extranjero.
Además, el contrato entre empresarios debe estipular claramente quién es responsable de los gastos relacionados con la organización de dichos viajes; por lo general, este será el proveedor del servicio (contratista). La remuneración derivada del contrato debe calcularse incluyendo los gastos relacionados con los viajes de negocios. Si bien pueden justificarse otras disposiciones, estas podrían indicar que el contrato B2B constituye, en realidad, una relación laboral.
Viajes de negocios de los miembros del consejo de administración de la empresa.
Los viajes de negocios también pueden considerarse un gasto sujeto al Impuesto sobre Sociedades (IS), ya que las empresas deben enviar a sus representantes al extranjero. En este caso, debido a la naturaleza independiente de las empresas y sus empleados, el tratamiento fiscal es mucho más similar al de los viajes de trabajo. Por consiguiente, si el viaje es parcialmente privado, un miembro del consejo de administración, socio, representante u otra persona que actúe en nombre de la empresa puede percibir ingresos por el servicio prestado.
Cabe destacar también que un viaje ajeno a las operaciones de la empresa, como las vacaciones del director general, no constituye un gasto deducible. Los viajes al extranjero de personas vinculadas a la empresa no necesariamente generan ingresos directos, pero, al igual que con otros gastos deducibles, esta relación debe ser demostrable. Por consiguiente, un viaje planificado razonablemente para empleados de una entidad jurídica es totalmente admisible según la interpretación actual.
El último riesgo que deben tener en cuenta los empresarios que se benefician del impuesto sobre la renta de las sociedades (IRS) estonio es la posible contabilización de un gasto como beneficio oculto. Esto también implica el pago de impuestos y, lo que es peor, suele complicar la liquidación. Por supuesto, los viajes de negocios debidamente documentados no suponen ningún problema. Sin embargo, si el viaje se considera privado o recreativo, el riesgo de revelar beneficios ocultos es muy real.
¿Un viaje patrocinado genera ingresos?
Un tema interesante es la clasificación fiscal de los viajes (principalmente viajes de influencers) financiados por anunciantes, patrocinadores o proveedores de servicios de viajes. Al igual que con los viajes de incentivos, En el caso de las colaboraciones de trueque, el creador recibe ingresos en condiciones similares a las del intercambio monetario.
La interpretación actual de la Dirección de Información Tributaria Nacional (KIS) no deja lugar a dudas: proporcionar vuelos, alojamiento o participar en un viaje a cambio de publicaciones específicas constituye un pago. La transacción es de naturaleza trueque, pero esto no implica ni la pérdida de ingresos ni la exención del IVA.
Lamentablemente, existen excepciones a esta regla. Una estancia en un hotel de lujo como regalo por una relación duradera, a cambio de la única publicación de un breve vídeo para Instagram, puede no constituir, en la práctica, una contraprestación equivalente. Si existe un desequilibrio entre los beneficios aportados por ambas partes, puede surgir lo que se conoce como «capital de trabajo». ingresos procedentes de servicios no remunerados o parcialmente remuneradosEsto, a su vez, modifica ligeramente las reglas para la distribución de dichos beneficios, a veces para bien, a veces no. En la práctica, las partes de una transacción siempre deben evaluar si el valor de la publicidad en forma de publicaciones en línea es comparable al valor del servicio recibido.
Puedes encontrar más información sobre el trueque en nuestro artículo titulado ¿Intercambio libre de impuestos? Este es el error más común entre los influencers – BTTP.
¿Cómo documentar los gastos relacionados con viajes de negocios?
Condiciones de la actividad económica polaca, especialmente después Introducción generalizada de KSeF para pequeñas y medianas empresasNos han acostumbrado a un formato de factura estandarizado y a altos estándares de contabilidad. Desafortunadamente, en muchos países, especialmente fuera de la Unión Europea, la situación es mucho peor.
Como escribimos en el artículo sobre importación de servicios publicitarios a efectos del IVA, Una factura de un contratista extranjero no necesariamente tiene que incluir todos los elementos requeridos para los documentos polacos. Por lo tanto, un documento emitido por un contribuyente estadounidense, que casi con seguridad contendrá solo información mínima de identificación sobre el emisor, probablemente será elegible para el reconocimiento de gastos. Sin embargo, recomendamos encarecidamente que cada gasto se documente de alguna forma, ya sea en papel o en formato electrónico. Cuanto más fácil sea demostrar que el gasto fue incurrido por la persona que participó en el viaje, mejor. Es importante recordar que el contribuyente debe poder demostrar:
- ¿Quién realizó la transacción?
- ¿De qué se trataba la compra?
- Cuando se terminó,
- ¿Cuánto costaba el precio?
- ¿Quién soportó su carga económica?
En nuestra opinión, ni la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas ni la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Sociedades exigen que toda esta información se incluya en un único documento. Por lo tanto, si la factura no indica claramente a las partes, el contribuyente deberá preparar documentación adicional, como por ejemplo una confirmación de reserva o un correo electrónico.
Demostrar la naturaleza comercial de un viaje es un tema aparte. Las normas fiscales o contables no exigen un formato específico para dichos registros, pero en nuestra opinión, sería muy conveniente preparar una nota preliminar con información sobre los proveedores con los que se reunió el empresario, los nombres de los eventos a los que asistió y el propósito comercial del viaje. No es necesario entrar en detalles; el objetivo es simplemente garantizar que, en caso de auditoría, la decisión de registrar los gastos de dicho viaje pueda explicarse en cuestión de minutos, no de horas.
Podsumowanie
Como puede ver, los viajes de negocios, especialmente los internacionales, plantean diversos desafíos, tanto en materia fiscal como contable. Si tiene alguna duda sobre cómo declarar sus viajes al extranjero para evitar problemas con las autoridades fiscales, no dude en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarle.
