A partir del 1 de abril de 2026, la gran mayoría de los empresarios polacos están obligados a emitir facturas estructuradas a través del Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF). Si bien este sistema se concibió en teoría para simplificar el sistema tributario, en la práctica se ha convertido en fuente de muchas incertidumbres. En este artículo, explicaremos cómo funciona el KSeF para los autónomos y responderemos a las preguntas más frecuentes.
¿Qué normativas introducen y regulan el KSeF?
El fundamento jurídico del Sistema Nacional de Facturación Electrónica es la Ley del IVA, concretamente los artículos 106ga a 106ni. Es la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido la que define el sistema en sí e introduce una serie de requisitos muy detallados en relación con su uso.
La KSeF también se menciona en las disposiciones de otras leyes, como la Ley de Ordenanza Tributaria o la Ley KAS, pero se trata de reglamentos técnicos que no tienen implicaciones reales en la práctica económica.
¿Cuándo es necesario utilizar KSeF?
El proceso de implementación del Sistema Nacional de Facturación Electrónica duró varios años; su implementación se realizó por fases.
A partir de 2022, el uso del KSeF pasó a ser opcional. Sin embargo, inicialmente, solo un pequeño grupo de empresarios lo utilizó. En nuestra opinión, esto se debió al alto nivel de incertidumbre que se observaba en el entorno empresarial polaco. Debido al considerable retraso en la implementación del programa completo, que originalmente debía entrar en vigor en 2024, es probable que un número significativo de empresarios polacos esperara que el gobierno abandonara estos cambios.
La implementación masiva y voluntaria de esta solución solo se hizo visible a finales de 2025 y principios de 2026, cuando ya se sabía que el KSeF entraría definitivamente en vigor. Los contribuyentes con una facturación superior a 200 millones de PLN anuales tuvieron tiempo hasta el 1 de febrero de 2026 para pasarse a la emisión de facturas estructuradas; muchos de ellos lo hicieron entre dos y tres meses antes. Los pequeños empresarios tuvieron dos meses más, aunque también hubo quienes implementaron los cambios mucho antes de lo previsto.
Los contribuyentes más pequeños, cuyas ventas mensuales B2B (IVA incluido) no superen los 10 PLN, podrán emitir facturas en papel hasta finales de 2026.
Sanciones por incumplimiento de la obligación de utilizar KSeF
Ante las dudas y dificultades suscitadas por el Sistema Nacional de Facturación Electrónica, se decidió aplazar la aplicación de las sanciones. Las sanciones por no emitir facturas en el sistema solo se aplicarán a partir del 1 de enero de 2027.
Después del período de transición, Un contribuyente que, a pesar de la obligación, emita una factura fuera del KSeF podrá ser multado con hasta el 100% del importe del IVA que figure en la factura.. En caso de contribuyentes exentos, Este límite es del 18.7 % del importe total adeudado. Sin embargo, es importante destacar que la sanción prevista en el artículo 106 no se aplica a situaciones en las que fue posible emitir una factura. La emisión de un documento en papel en caso de fallo del sistema está permitida, si bien debe introducirse en el KSeF una vez que el sistema vuelva a funcionar con normalidad.
Cabe destacar que la situación del contribuyente dependerá de si no emite una factura estructurada o si no la emite en absoluto. Si la venta no se documenta ni en el Registro Nacional de Impuestos y Finanzas (KSeF) ni con una factura en papel, el contribuyente también se expone a sanciones conforme al Código Penal Fiscal. Según el artículo 62 del Código Penal Fiscal, la multa por no emitir una factura o emitir un documento defectuoso asciende a 180 tasas diarias. Para facturas fraudulentas, la multa aumenta a 720 tasas diarias. Las tasas diarias se calculan en función de la situación económica del infractor, pero si una persona con altos ingresos no emite facturas, debe considerar la posibilidad de una multa superior a 100 PLN. La multa no exime al infractor de la obligación de pagar los impuestos adeudados si se comprueba la infracción.
La ausencia de sanciones no es consentimiento.
Al buscar información sobre el sistema KSeF en línea, nos topamos con un fenómeno particularmente peligroso. Algunos empresarios, conscientes de que no habrá sanciones por no emitir facturas estructuradas en 2026, están optando deliberadamente por no emitir documentos en el sistema. Contrariamente a lo que parece, este comportamiento representa un riesgo significativo para los contribuyentes.
Durante las verificaciones o auditorías, es casi seguro que la autoridad planteará dudas sobre las facturas emitidas en papel o en formato electrónico, en contravención de los requisitos. En nuestra opinión, existe un riesgo muy elevado de que se presenten acusaciones contra el contribuyente por haber mantenido sus registros de forma poco fiable o por haber intentado obtener una ventaja fiscal no autorizada.
Incluso si el contribuyente finalmente demuestra su caso en el tribunal administrativo, no utilizar el KSeF, a pesar de su carácter obligatorio, resultará en altos costos y una disputa estresante con la autoridad tributaria. Como resultado, La ausencia de sanciones por no utilizar el KSeF nunca podrá considerarse como una autorización para incumplir la obligación.
¿Toda actividad lucrativa está sujeta al KSeF?
Este asunto también requiere aclaración y esclarecimiento. En primer lugar, cabe señalar que La obligación de emitir facturas estructuradas en KSeF no se ve afectada por la condición de contribuyente del IVA. La Ley del Impuesto sobre Bienes y Servicios no vincula el registro del IVA con las facturas estructuradas en ninguna de sus disposiciones.
La obligación de registrarse ante la Administración Nacional de Impuestos (KSeF) no se ve afectada por la forma de tributación elegida. Por lo tanto, las facturas en el Sistema deben ser emitidas por contribuyentes sujetos a tributación. escala, reglay suma globalCabe destacar también que los contribuyentes que realizan actividades comerciales no registradas pueden, y en ocasiones deben, utilizar el KSeF. Para ello, primero deben obtener un Número de Identificación Fiscal (NIP).
La situación se complica cuando un contribuyente obtiene ingresos por alquileres privados (por ejemplo, de bienes inmuebles o maquinaria a su empresa). Generalmente, se asume que si la actividad del contribuyente consiste en proporcionar bienes a particulares a cambio de una remuneración, no existe la obligación de emitir facturas en el Sistema Nacional de Información Tributaria (KSeF). Sin embargo, en una interpretación emitida el 4 de febrero de 2026, el Director del Sistema Nacional de Información Tributaria (KIS) indicó que las personas que alquilan locales a empresas ya están obligadas a utilizar el Sistema. Es irrelevante que se trate de un alquiler privado, que no se ajusta a la definición de actividad empresarial según la legislación mercantil.
Emisión de una factura por parte de KSeF
La implementación del Sistema Nacional de Facturación Electrónica conlleva cambios significativos en la forma en que se emiten los documentos. Además de la obvia diferencia que supone la digitalización completa de este proceso, también está la cuestión de cómo enviar las facturas al Sistema Nacional de Facturación Electrónica. Cabe señalar que, según lo dispuesto en la Ley del IVA, una factura se convierte en un documento válido y existente únicamente cuando se valida y se le asigna un número KSeF.
La entrada en vigor del Sistema Nacional del IVA no modifica fundamentalmente el plazo general para la emisión de facturas, que es el día 15 del mes siguiente al de la entrega o prestación del servicio. Sin embargo, el Sistema Nacional introduce varias normas adicionales.
En el caso del llamado modo en línea (funcionamiento normal de KSeF), lo que cuenta es fecha de envíoDe conformidad con el artículo 106(1) de la Ley del IVA, resulta irrelevante cuándo el sistema asigna el número de documento. Si bien esto suele ocurrir en cuestión de minutos, sí es relevante si el contribuyente emite una factura XML, por ejemplo, el 31 de enero a las 23:58. Asignar un número en febrero, diez minutos después de la medianoche, será prácticamente irrelevante, y las consecuencias fiscales para el emisor corresponderán a enero, no a febrero.
Por otro lado, La fecha de aceptación será el momento en que KSeF verifique positivamente el archivo y le asigne un número de sistema. Este momento, a su vez, es la fecha en que el comprador nacional recibe la factura. El momento en que el contribuyente accedió al sistema o el día en que la descargó o la registró en sus libros contables es irrelevante.
Es importante destacar que, si un vendedor emite una factura incorrectamente y el sistema la rechaza, se asume que la factura no fue emitida. Por lo tanto, la fecha de emisión será la fecha en que el documento se vuelva a enviar a la KSeF.
KSeF y facturas emitidas después de la fecha límite
En el pasado, emitir facturas con retraso era una práctica muy común. Normalmente, seguía el siguiente patrón:
- El empresario prestó sus servicios durante un buen período, por ejemplo del 1 al 31 de agosto.
- El 31 de agosto informó al contratista sobre el alcance del trabajo realizado y el monto acordado,
- El acuerdo era aceptado o rechazado, lo que a menudo tardaba varios días o una docena.
- El documento se emitió, por ejemplo, el 17 de septiembre, para que pudiera incluirse en la liquidación de agosto de los anticipos del impuesto sobre la renta y la liquidación del IVA.
La razón para no declarar la fecha real de emisión eran consideraciones fiscales. Esto podría haber resultado en que el total de impuestos a pagar en septiembre fuera desproporcionadamente bajo en comparación con el monto a pagar en octubre. Para minimizar estas fluctuaciones, que claramente afectaban negativamente la liquidez financiera, los empresarios a menudo emitían facturas con una fecha posterior a la declarada.
La introducción del KSeF ha hecho prácticamente imposible utilizar este mecanismo. La factura debe enviarse inmediatamente, a más tardar el siguiente día hábil después de su emisión.
KSeF y facturas emitidas en formato PDF
Cabe señalar que la implementación del Sistema Nacional de Facturación Electrónica no resultó en la eliminación completa de las facturas en formato PDF; los empresarios aún envían documentos en este formato, aunque solo sea porque el correo electrónico sigue siendo la principal herramienta de comunicación empresarial. Sin embargo, cabe aclarar que Un PDF puede ser simplemente una visualización de una factura, pero según lo dispuesto en la Ley del IVA, nunca sustituirá a un documento XML estructurado.
El Director de la Información Tributaria Nacional ya se ha pronunciado sobre los problemas relacionados con la introducción de visualizaciones de facturas en circulación. Como resultado de la interpretación de 5 de mayo de 2026 r.Cualquier desviación en el contenido de la visualización con respecto a la factura estructurada original puede resultar en que la visualización se considere un segundo documento, lo que dará lugar a doble imposición. La pregunta del contribuyente se refería a detalles aparentemente triviales, como reemplazar "descripción del artículo" por "nombre del producto". Aunque, en nuestra opinión, en la etapa de la disputa judicial, el contribuyente podría demostrar eficazmente que la segunda factura no se introdujo en circulación, nos gustaría señalar que La emisión de visualizaciones de facturas en formato PDF solo es posible si su contenido es idéntico al del archivo XML. Cualquier desviación de esta regla genera riesgos fiscales adicionales e innecesarios.
Emisión de facturas en KSeF para contratistas extranjeros
La facturación a contratistas extranjeros a través de KSeF es uno de los temas más problemáticos y que también requiere aclaración. KSeF es un sistema vinculante para los emisores de facturas polacos, y el acceso del comprador al sistema es irrelevante en este caso. Al emitir una factura a un contratista alemán, holandés o estadounidense, debe utilizar un KSEF.
Sin embargo, no existen obstáculos para registrar y reconocer el costo de la compra de un servicio o bien a un contratista extranjero que, por razones obvias, no documentará esta transacción con una factura.
Una excepción a esta regla se da cuando un contribuyente extranjero posee un Número de Identificación Fiscal (NIF) polaco y está registrado a efectos del IVA polaco. En tal caso, debido a la falta de un domicilio social o sede permanente en Polonia, dicha entidad no está obligada a utilizar el Sistema Nacional de Facturación Electrónica, si bien puede adherirse voluntariamente.
Factura recibida fuera de KSeF y derecho a deducción.
El Ministerio de Hacienda establece explícitamente que las consecuencias del incumplimiento de la obligación de utilizar el sistema KSeF recaen, por lo general, sobre el emisor de la factura, no sobre el comprador. Esto significa que, al recibir una factura en papel, el contribuyente conserva el derecho a deducir el IVA soportado, siempre que se cumplan las demás condiciones. Sin embargo, como regla general, debe considerarse que, a efectos de la deducción, es irrelevante si el vendedor emitió o no una factura estructurada.
¿Está KSeF cambiando las normas para la emisión de facturas anticipadas?
La introducción del Sistema Nacional de Facturación Electrónica no modificó fundamentalmente las normas para la emisión de facturas anticipadas, aunque surgieron algunos matices que conviene tener en cuenta. Sobre todo, es importante recordar que, por regla general, el IVA se paga al recibir el pago. En tal caso, la fecha de emisión de la factura es secundaria y se aplica el plazo legal de 15 días a partir del final del mes.
Correcciones de facturas y KSeF
Una de las consecuencias de la introducción del Sistema Nacional de Facturación Electrónica es un cambio en el método de corrección de documentos.
Aunque la base material para las correcciones de más y menos no ha cambiado, los documentos correctivos también deben emitirse en el sistema KSeF. La introducción del Sistema significa que una vez que se ha emitido una factura, ya no es posible editarla sin emitir una corrección, incluso si los cambios son meramente estéticos. Esto es importante porque, en la práctica, Las notas correctivas fueron retiradas por completo de la circulación. Aunque cometas un error al introducir el nombre del contratista, se enviará una corrección al sistema.
Procedimiento en caso de fallo del KSeF
Durante la implementación del Sistema Nacional de Facturación Electrónica, surgieron numerosas preocupaciones sobre posibles fallos del sistema operado por el Ministerio de Finanzas, o sobre problemas localizados que se originaran en el emisor de la factura. Sorprendentemente, los legisladores previeron estas eventualidades: existen diversos procedimientos preestablecidos.
Fracaso local por parte del emprendedor - offline24
En situaciones donde la interrupción es de carácter local (por ejemplo, corte de internet en la oficina, falla informática, mal funcionamiento del software de contabilidad), se aplica el modo offline24 previsto en el artículo 106nda de la Ley del IVA. En tal caso, el contribuyente está obligado a elaborar una factura que cumpla con la estructura lógica FA (estandarizada), proporcionar todos los datos necesarios y, si fuera preciso, enviar el documento al comprador fuera del KSeF (Kennel Fund). La factura debe registrarse en el KSeF inmediatamente, a más tardar el siguiente día hábil después de su emisión.
En el caso de las facturas emitidas en modo offline24, la fecha de emisión del documento es la fecha de creación de la factura, no la fecha de envío a KSeF.
Trabajos de mantenimiento programados en KSeF
A pesar de su corta trayectoria, KSeF ya ha sido sometida a varias labores de mantenimiento, principalmente en enero y febrero de 2026. En caso de que las actualizaciones, el mantenimiento o las reparaciones previamente planificadas provoquen la indisponibilidad del Sistema, los empresarios están obligados a emitir facturas estructuradas y, al igual que en caso de un fallo local, enviar la factura a KSeF a más tardar el siguiente día hábil después de que finalice la indisponibilidad del Sistema.
Fallos oficiales de KSeF
Durante la interrupción oficial del servicio, los contribuyentes deberán utilizar el modo de emergencia, regulado por el artículo 106 de la Ley del IVA. En este modo, las facturas se emiten fuera de la conexión activa con KSEF y, al igual que en offline24, deben cumplir con el formato de documento obligatorio. Una vez finalizada la interrupción, los contribuyentes disponen de siete días hábiles para subir sus documentos a los servidores del Ministerio de Hacienda.
Los mensajes oficiales de error aparecerán en el boletín informativo público del Ministerio de Finanzas y en la aplicación KSeF.
Permisos para usar KSeF
Por lo general, los empresarios individuales utilizan el sistema KSeF de forma independiente, pero la normativa permite otorgar autorizaciones y delegar autoridad a otras personas. Normalmente, se trata de empleados o departamentos de contabilidad.
Los contribuyentes pueden otorgar autorización KSeF en nombre de sus empresas mediante el formulario ZAW-FA en la oficina de impuestos electrónicos. Todo el proceso dura solo unos minutos, y la persona que recibe la autorización suele acceder a su perfil KSeF en uno o dos días. Sin embargo, esto no sucede automáticamente.
Programas de facturación dentro de KSeF
Durante el debate sobre la reforma de la Inspección Nacional de Trabajo (PIP), muchos destacaron la facilidad con la que las autoridades podrán identificar a las empresas que emiten regularmente una sola factura al mes, especialmente siempre al mismo contratista. La Inspección Nacional de Trabajo (KSeF) facilitará el análisis de estos casos, ya que la administración tributaria tendrá acceso en tiempo real a datos estructurados sobre la frecuencia de facturación, los importes de las remuneraciones, las descripciones de los servicios y las entidades involucradas en las transacciones. Esto permitirá identificar con mucha mayor rapidez a las personas que, en la práctica, son empleados a tiempo completo.
Esto no significa, sin embargo, que emitir una sola factura al mes conlleve automáticamente una inspección o un cuestionamiento del contrato B2B. Si bien este es un factor que puede llamar la atención de las autoridades, no determina por sí solo la existencia de una relación laboral encubierta. Muchos emprendedores prestan servicios exclusivamente a un único cliente importante, por ejemplo, mediante la ejecución de un proyecto a largo plazo o la facturación conjunta de todas las actividades realizadas en un mes determinado. Este modelo de cooperación puede justificarse plenamente desde el punto de vista económico, especialmente si el contratista organiza su trabajo de forma independiente, es responsable de sus resultados, puede recurrir a un sustituto, dispone de sus propias herramientas y asume los riesgos propios de su actividad, cumpliendo así los requisitos de la denominada prueba del emprendedor.
Para quienes trabajan con contratos B2B, una aplicación de facturación oficial suele ser suficiente. Por lo tanto, el uso de programas de pago puede ser innecesario, a menos que el empresario requiera funciones adicionales como la liquidación automática de pagos, la integración con la contabilidad, el control de límites fiscales o la elaboración de informes. Sin embargo, en la práctica, una solución gratuita suele ser la más conveniente.
