Procedimientos de facturación en KSeF y amenazas al buen funcionamiento de la empresa.

Autor: Dominik Szlęzak

KSeF es un sistema centralizado para la emisión, recepción y almacenamiento de facturas en un formato uniforme. El riesgo de un fallo de KSeF, incluida la suspensión de la facturación, supondría una amenaza estratégica para todo el país.

El Ministerio de Finanzas tuvo en cuenta este riesgo y propuso:

  • modo básico en línea,
  • 4 modos sin conexión, tres de los cuales se basan en mecanismos KSeF sin conexión:
  1. Offline24 (utilizado cuando lo necesite el contribuyente),
  2. Indisponibilidad sin conexión (indisponibilidad planificada de KSeF, por ejemplo, debido a trabajos de TI).
  3. Fallo fuera de línea (fallo de KSeF),
  • Fallo total sin conexión: en caso de cataclismos, es decir, estados de emergencia o guerra, permite la facturación en cualquier formato (papel o electrónico).

Cada una de estas normas define las reglas para la emisión y el envío de facturas, su puesta a disposición del comprador y el uso de códigos QR. La siguiente tabla presenta sus detalles y nuestras sugerencias prácticas.

  1. Modos de facturación en KSEF
lp Kategoria Modo en línea Modo sin conexión24 Modo sin conexión: KSeF no está disponible. Modo de emergencia Modo de fallo total
1. Instalaciones de aplicación Modo predeterminado Decisión libre del contribuyente No se anunció disponibilidad de KSeF en el Boletín de Información Pública del Ministerio de Finanzas. El fracaso de KSeF se anunció en el Boletín del Ministerio de Finanzas y en el software. El apagón fue anunciado en los medios de comunicación.
2. Forma
creación		 Factura enviada en línea según la plantilla del esquema de la FA (3) Factura electrónica conforme al esquema FA (3) – va a la sala de espera "KSeF" – el sistema reconoce su llegada pero no pasa por el portal en línea Factura electrónica conforme al esquema FA (3) – va a la sala de espera "KSeF" – el sistema reconoce su llegada pero no pasa por el portal en línea Factura electrónica conforme al esquema FA (3) – va a la sala de espera "KSeF" – el sistema reconoce su llegada pero no pasa por el portal en línea Factura en papel o electrónica: el contribuyente elige cómo emitirla.
3. Fecha de emisión de la factura Fecha de presentación a KSeF, siempre que la fecha de emisión indicada coincida con la fecha real de presentación a KSeF (P_1 = fecha de presentación). Fecha indicada en el campo P_1 por el contribuyente (fecha completada por el propio contribuyente) Fecha indicada en el campo P_1 por el contribuyente (fecha completada por el propio contribuyente) Fecha indicada en el campo P_1 por el contribuyente (fecha completada por el propio contribuyente) Fecha indicada por el contribuyente (completada por él/ella mismo/a)
4. Fecha límite para la presentación de solicitudes a KSeF Fecha de presentación real a KSeF, a menos que el contribuyente indique una fecha anterior en el campo P_1; en ese caso, KSeF la identifica como emitida fuera del modo en línea. Debe enviarse a KSeF en línea a más tardar el siguiente día hábil después de la fecha indicada en el campo P_1 ( Requiere envío a KSeF en línea a más tardar 1 día hábil después del fin de la indisponibilidad de KSeF. Debe enviarse a KSeF en línea a más tardar 7 días hábiles después de que finalice la falla. No se permite la presentación de solicitudes a KSeF.
5. Poner a disposición del comprador En KSeF o de forma acordada si el comprador no tiene una cuenta KSeF*. En KSeF o de la forma acordada si el comprador no tiene una cuenta KSeF. En KSeF o de la forma acordada si el comprador no tiene una cuenta KSeF. De la forma acordada con el comprador (dentro o fuera del KSeF). Siempre fuera de KSeF
6. Fecha de recepción de la factura por el comprador Fecha de asignación del número KSeF o, si el comprador no tiene un número de contador KSeF, fecha de recepción efectiva (Art. 106bg, párrafo 4). Cómo hacerlo en línea Cómo hacerlo en línea Recepción efectiva fuera de KSeF o asignación de un número (la primera de estas dos). Fecha de recepción efectiva
7. Código QR al enviar fuera de KSeF 1 código QR con el número KSeF 2 códigos QR
1 código QR con la inscripción "CERTIFICADO"

1 código QR con el texto "OFFLINE"

 2 códigos QR
1 código QR con la inscripción "CERTIFICADO"

1 código QR con el texto "OFFLINE"

 2 códigos QR
1 código QR con la inscripción "CERTIFICADO"

1 código QR con el texto "OFFLINE"

 Sin código QR
8. Código QR después de asignar el número KSeF (para uso fuera del KSeF) Sí, 1 código QR con el número KSeF Sí, 1 código QR con el número KSeF Sí, 1 código QR con el número KSeF Sí, 1 código QR con el número KSeF Sin código QR

*La falta de una cuenta en KSeF se entiende como una situación en la que el comprador no tiene un número de identificación fiscal o actúa en una capacidad distinta a la de aquel para el cual se asigna el Número de Identificación Fiscal (NIF) o el lugar permanente de ejecución en Polonia..

  1. Principales desafíos prácticos
  2. El problema de los anexos de las facturas

En la práctica, solo unos pocos contribuyentes podrán enviar documentos adjuntos a través del sistema KSeF. Únicamente se aceptarán en los documentos adjuntos los datos necesarios para fines fiscales (en cuanto a unidades de medida y cantidad de bienes o servicios entregados, o precios unitarios netos), lo que se aplicará principalmente a las empresas de los sectores de telecomunicaciones, energía, gas y otros.

En concreto, en KSeF no se permitirá adjuntar documentos de carácter típicamente comercial, de marketing y puramente empresarial, como listas de precios, contratos, protocolos de aceptación o condiciones de garantía.

Además, para enviar documentos adjuntos, será necesario presentar una notificación al Jefe de la Administración Nacional de Impuestos a través de la Oficina Tributaria Electrónica y obtener un consentimiento válido solo por dos años, que la oficina tributaria podrá revocar en caso de irregularidades por parte del contribuyente.

Conclusiones: considere hoy cómo enviar archivos adjuntos a contratistas externos a KSeF (correo electrónico, papel, nube), adapte los procesos y asegúrese de que los contratistas estén informados.

  1. Gastos incurridos por el empleado

La liquidación de los gastos de los empleados en KSeF se está volviendo más complicada porque el empleado ya no recibe una factura en persona, sino solo una visualización, una confirmación de la transacción, y puede darse el caso de que, de acuerdo con la ley, se marche sin haber recibido ningún documento en el lugar de trabajo.

La factura se enviará directamente al KSeF del empleador, pero puede que sin información sobre a qué empleado se refiereAunque el KSeF incluye un campo para especificar "tercero", completarlo es voluntario para quien emite la factura. Esto implica el riesgo de que contabilidad deba determinar de forma independiente quién incurrió en el gasto, y que los empleados también deban declarar que una factura determinada es suya. En consecuencia, la liquidación de viajes y gastos de negocios puede resultar más lenta si no se implementan cambios, como por ejemplo, la introducción de tarjetas personalizadas para los empleados.

  1. Se enviaron facturas por error a las entidades equivocadas y se recibieron facturas incorrectas.

En el KSeF, un error relacionado con el NIP da como resultado que la factura sea recibida por otra entidad; como consecuencia:

  1. En lo que respecta a las ventas, podemos emitir una factura a una entidad que no la pague, y dicha entidad puede retrasar el pago, especialmente cuando la fecha límite de pago está vinculada a la fecha de emisión de la factura.
  2. En lo que respecta a las compras, puede existir el riesgo de contabilizar incorrectamente, deducir el IVA e incluir facturas de otras entidades en los gastos fiscales, lo que puede generar responsabilidad tributaria y penal.

 

Si tiene dudas sobre cómo debería prepararse su empresa para las nuevas obligaciones y procedimientos derivados de la KseF, le animamos a que se ponga en contacto con nuestro bufete de abogados.

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