KSeF se asocia principalmente con contribuyentes del IVA, facturas fiscales y grandes empresas. Esto no sorprende, ya que durante mucho tiempo, este fue el contexto en el que más se habló del sistema.
El problema radica en que muchos empresarios que se benefician de la exención del IVA pueden suponer erróneamente que este asunto no les afecta. Dado que no tributan al IVA, creen que deberían estar exentos de las nuevas normas de facturación.
Sin embargo, las cosas podrían ser diferentes. Si dirige un negocio, emite facturas y se beneficia de la exención del IVA, conviene comprobar ahora cuándo y en qué medida le será aplicable el KSeF.
Brevemente sobre la exención subjetiva del IVA.
La exención del IVA significa que una empresa no suma este impuesto a sus ventas y, por lo general, no lo declara en su declaración de la renta. Esto se refiere con mayor frecuencia a la denominada exención subjetiva, es decir, una exención basada en el valor de las ventas.
La norma básica se establece en el artículo 113, apartado 1, de la Ley del IVA. Los contribuyentes cuyo volumen de ventas no superó los 100.000 PLN en el ejercicio fiscal anterior pueden acogerse a la exención. 240 000 PLNEste importe no incluye el IVA.
Si un emprendedor está comenzando su negocio durante el año, el límite se calcula proporcionalmente. Esto se basa en el artículo 113, apartado 9, de la Ley del IVA. En otras palabras, si una empresa opera solo durante parte del año, no utiliza el límite completo, sino únicamente la parte correspondiente.
También es importante recordar que no todas las actividades pueden acogerse a la exención. El artículo 113, párrafo 13 de la Ley del IVA especifica las actividades que excluyen el derecho a la exención, independientemente del volumen de ventas. Esto se aplica a determinados bienes y servicios para los que la legislación exige la inscripción como contribuyente activo del IVA, incluidos los servicios de asesoría y jurídicos.
En un artículo aparte, hablaremos con más detalle sobre quién puede beneficiarse de la exención del IVA, cuándo se pierde este derecho y cuándo merece la pena renunciar a él. un artículo dedicado exclusivamente a la exención del IVA.
¿Cómo funciona la emisión de facturas por parte de un contribuyente exento?
El hecho de que una empresa esté exenta del IVA no significa que no tenga que emitir facturas. Dicha empresa puede seguir emitiendo facturas, pero estas no incluirán el importe del IVA.
La normativa difiere ligeramente de la aplicable a los contribuyentes activos del IVA. De conformidad con el artículo 106b, apartado 2, de la Ley del IVA, el contribuyente no está obligado a emitir factura por las ventas exentas de IVA, incluidas las contempladas en el artículo 113, apartados 1 y 9, de la misma ley. En otras palabras, la exención del IVA implica que no siempre es necesario emitir una factura automáticamente.
Esto no significa, sin embargo, que el cliente no pueda solicitarlo. De conformidad con el artículo 106b, párrafo 3 de la Ley del IVA, si el comprador solicita una factura dentro de los 3 meses siguientes al final del mes en que se prestó el servicio, se entregaron las mercancías o se recibió el pago, el contribuyente exento de IVA está obligado a emitir dicha factura.
También es importante respetar el plazo. De conformidad con el artículo 106i, apartado 6, de la Ley del IVA, si un cliente solicita una factura dentro del mismo mes de la venta o el pago, esta se emitirá según las normas generales, que suelen aplicarse el día 15 del mes siguiente. Si el cliente realiza la solicitud posteriormente, la factura deberá emitirse en un plazo máximo de 15 días a partir de la fecha de la solicitud.
KSeF no pregunta si usted es contribuyente del IVA.
Lo más importante es que el Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF) no se aplica únicamente a los contribuyentes activos del IVA. De conformidad con el artículo 106ga, apartado 1, de la Ley del IVA, los contribuyentes están obligados a emitir facturas estructuradas mediante el Sistema Nacional de Facturación Electrónica. Esta obligación no se limita a las facturas con IVA declarado.
Esto significa que si una empresa exenta de IVA emite una factura, generalmente también deberá hacerlo ante la Administración Tributaria Nacional (KSeF). No importa que la factura no incluya el tipo de IVA ni el importe del impuesto. Sigue siendo una factura, solo que emitida por un contribuyente exento.
Sin embargo, es fundamental comprender bien el alcance de esta obligación. KSeF no significa que cada venta de un contribuyente exento de IVA deba documentarse repentinamente con una factura. Continuamos aplicando los principios del artículo 106b, párrafos 2 y 3 de la Ley del IVA, lo que significa que en el caso de ventas exentas, no siempre se emite una factura automáticamente, sino que debe emitirse si el comprador la solicita dentro del plazo legal. Este enfoque se confirma, entre otros, por la interpretación individual del Director de la Oficina Nacional de Información Tributaria de fecha 12 de marzo de 2026, número de expediente. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP.
¿Cómo funciona en la práctica?
Ejemplo 1: Un cliente particular desea una factura.
Supongamos que usted dirige un negocio exento de IVA y presta un servicio a un particular que no dirige un negocio. Tras completar el servicio, el cliente solicita una factura.
En ese caso, debe remitirse al artículo 106b, párrafo 3 de la Ley del IVA. Si un cliente solicita una factura dentro de los tres meses siguientes al final del mes en que se prestó el servicio o se recibió el pago, usted está obligado a emitirla.
Sin embargo, no es necesario enviar dicha factura a KSeF. Esto se basa en el artículo 106ga, apartado 2, punto 4 de la Ley del IVA, que excluye de la obligación tributaria (KSeF) las facturas emitidas a particulares que no realizan actividad empresarial. Esto significa que aún puede emitir una factura a un consumidor fuera de la KSeF, por ejemplo, en papel o electrónicamente.
Ejemplo 2: Un cliente empresarial quiere una factura.
El segundo escenario: usted presta un servicio a otra empresa, pero aún así se beneficia de la exención del IVA. El hecho de que el cliente sea una empresa no implica automáticamente que deba emitir una factura sin su solicitud.
El artículo 106b, párrafo 2, de la Ley del IVA se aplica a las ventas exentas de IVA. Esta disposición establece que, por lo general, el contribuyente exento no está obligado a emitir una factura. La obligación surge cuando el comprador solicita una factura dentro del plazo estipulado en el artículo 106b, párrafo 3, de la Ley del IVA.
Por lo tanto, si un empresario solicita una factura, esta debe ser emitida. Y aquí es donde entra en juego KSeF. De conformidad con el artículo 106ga, apartado 1, de la Ley del IVA, las facturas estructuradas se emiten utilizando el KSeF, y la normativa no limita esta obligación únicamente a los contribuyentes activos del IVA. Por lo tanto, una factura para un cliente-empresario emitida por un contribuyente exento de IVA debe, por regla general, emitirse en la KSeF.
KSeF se está implementando por etapas; compruebe cuándo le corresponde.
La obligación de declarar el impuesto sobre la renta (KSeF) no entró en vigor para todos al mismo tiempo. Para las empresas más grandes, comenzó antes, pero para la mayoría de las pequeñas empresas y los contribuyentes exentos del IVA, la fecha era crucial. 1 April 2026
A partir de esa fecha, las facturas sujetas al KSeF obligatorio deberán, por regla general, emitirse en el sistema. Esto también se aplica a los contribuyentes exentos del IVA si emiten facturas en sus transacciones con otras empresas.
Sin embargo, existe un alivio temporal para los contribuyentes más pequeños. Hasta finales de 2026, las facturas aún pueden emitirse fuera del KSeF, siempre que El valor mensual de las ventas documentadas mediante facturas no supera los 10.000 PLN brutos..
Debe tener cuidado de no sobrepasar este límite. Si sus ventas facturadas superan los 10 000 PLN brutos en un mes determinado, deberá pagar KSeF. en una factura que exceda el límiteA partir de este momento, las facturas posteriores también deberán emitirse en KSeF.
Sin embargo, si el contribuyente se encuentra dentro del límite hasta finales de 2026, la obligación de emitir facturas en KSeF le será aplicable a partir de 1 de enero de 2027 Es entonces cuando finaliza la ayuda transitoria para las empresas más pequeñas.
Podsumowanie
La KSeF no se limita a los contribuyentes activos del IVA. Si usted se beneficia de la exención del IVA pero emite facturas para otras empresas, las nuevas normas también podrían aplicarse a usted. Sin embargo, lo más importante es que la KSeF no crea automáticamente la obligación de emitir una factura por cada venta exenta; principalmente modifica el método de emisión de facturas cuando se requiere una. Por lo tanto, conviene verificar cuándo reúne los requisitos para acogerse a la KSeF, si puede utilizar el límite de 10 000 PLN y cómo documenta actualmente sus ventas. Si no está seguro de cómo preparar a su empresa para la KSeF, conviene analizarlo con antelación antes de que las nuevas obligaciones comiencen a afectar su facturación diaria.
