Los expedientes de personal y los expedientes electrónicos de los empleados son elementos clave de la documentación de RR.HH. que se utilizan para recopilar, almacenar y gestionar la información de los empleados de acuerdo con la legislación laboral.
En los últimos años, cada vez más empresas han ido cambiando los archivos tradicionales en papel por sus equivalentes electrónicos: los llamados archivos electrónicos.
Nuestra empresa ofrece servicios de mantenimiento de archivos tanto tradicionales como electrónicos.
Asesoramos y asistimos en el proceso de digitalización y la selección del software adecuado para su implementación.
En la práctica, el mayor desafío no es el almacenamiento de documentos en sí, sino su correcta circulación e integridad en cada etapa del empleo. Por lo tanto, como parte de nuestro apoyo, ayudamos a establecer reglas que estructuran el flujo de trabajo dentro de la empresa: quién es responsable de recopilar los documentos al inicio, cuándo deben archivarse, cómo describir y organizar los archivos adjuntos y cómo documentar los cambios durante el empleo. Esto garantiza que los archivos no se conserven "tal cual", sino que sigan un patrón consistente y repetible.
La seguridad y el control de acceso también son cruciales para los expedientes electrónicos. Asesoramos sobre cómo establecer permisos, roles y flujos de trabajo de aprobación de documentos para reducir el riesgo de acceso no autorizado y garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos. En la práctica, esto implica, entre otras cosas, establecer procedimientos para almacenar, compartir y archivar documentos, así como preparar a la empresa para situaciones que requieran una acción rápida (por ejemplo, una auditoría, la solicitud de copias de documentos por parte de un empleado o cambios internos en la organización).
Si su empresa planea la transición del papel al formato electrónico, le ayudamos a gestionar este proceso paso a paso y sin complicaciones. Le apoyamos en la preparación de documentos para la digitalización, estableciendo estándares de escaneo y descripciones de archivos, y planificando la migración para mantener el orden y evitar la interrupción de la integridad de los archivos. Cuando sea necesario, también le mostramos cómo integrar la solución de archivo electrónico con la gestión continua de RR. HH. y nóminas, garantizando que los documentos no se dispersen en varias ubicaciones y garantizando que el proceso sea lo más sencillo posible para el personal de RR. HH.
Al seleccionar un software, prestamos atención a su rendimiento en el trabajo diario: facilidad de recuperación de documentos, capacidad para asignar permisos, historial de cambios, comprobaciones de integridad y si el sistema se puede implementar de forma adecuada en una empresa de cierto tamaño. Esto significa que la elección de una solución no se limita a la compra de una licencia, sino que optimiza los flujos de trabajo y reduce los riesgos relacionados con la documentación.
Si su empresa desea agilizar la gestión de su expediente personal o realizar una transición segura a los expedientes electrónicos, podemos brindarle apoyo a nivel organizativo y de asesoramiento: desde el establecimiento de políticas y procedimientos, pasando por la preparación de la documentación, hasta la implementación de herramientas y la estructuración del proceso para que continúe funcionando de manera eficiente en los próximos meses.
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Krzysztof Burzyński
Socio, Asesor Fiscal