El servicio de nóminas es un servicio integral de cálculo de salarios, cotizaciones a la seguridad social, impuestos y obligaciones patronales, muchas veces realizado por empresas externas.
En Polonia, cada vez más empresas recurren a la externalización de nóminas para garantizar el cumplimiento de la normativa y optimizar costes.
El servicio cubre el siguiente alcance:
En la práctica, la nómina es un área donde los errores pueden convertirse en un problema importante: el cálculo incorrecto de los anticipos del IRPF, las cotizaciones incorrectas al ZUS y la contabilización incorrecta de ausencias u horas extras pueden desencadenar un aluvión de correcciones, preguntas de los empleados y riesgos de auditoría. Por lo tanto, la externalización de la nómina es la opción más frecuente entre las empresas que buscan garantizar que los cálculos se realicen puntualmente, de forma consistente y conforme a la normativa, sin que el proceso dependa de una sola persona dentro de la organización.
Como parte de nuestro servicio, gestionamos todas las nóminas y liquidaciones de empleados, independientemente de si contrata a un empleado bajo un contrato de trabajo, un contrato de mandato o un contrato por obra. Nos encargamos del cálculo de las nóminas, considerando todos los elementos variables, como bonificaciones, asignaciones, deducciones y subsidios por ausencia. También nos encargamos de la correcta liquidación de las cotizaciones y obligaciones patronales, así como de la preparación y presentación de las declaraciones requeridas ante la Seguridad Social (ZUS) y la Agencia Tributaria.
Desde una perspectiva organizativa, un elemento clave de la nómina es la gestión de eventos mensuales (vacaciones, bajas por enfermedad, prestaciones, horas extras y guardias), así como la preparación de informes y nóminas claras para los empleados. Cuando es necesario, también preparamos archivos para transferencias salariales, listos para su importación bancaria, lo que simplifica el trabajo de la empresa y reduce el riesgo de errores durante la entrada manual de datos.
La nómina también abarca temas que suelen pasarse por alto en los servicios estándar, pero que en la práctica son cruciales para muchos empleadores: liquidación de Planes de Capital para Empleados (PPK), gestión de fondos y contribuciones de la empresa, apoyo en la comunicación continua con instituciones y preparación de la empresa para inspecciones (PIP, ZUS, US). Además, gestionamos áreas como el PFRON (incluido SODiR) y las solicitudes de prestaciones de la empresa, garantizando un proceso coherente y gestionado desde un único lugar.
Establecemos nuestra colaboración para garantizar la comodidad operativa: definimos el alcance de los datos, los plazos de entrega de la información, las personas de contacto y los métodos de informe. Esto garantiza que los empleados sepan cuándo recibirán sus nóminas y liquidaciones, y que la empresa mantenga el control de los costes y la puntualidad sin involucrar a sus recursos internos en tareas repetitivas.
Si desea liberar a su empresa de liquidaciones que consumen mucho tiempo, reducir el riesgo de correcciones y garantizar que la nómina funcione igual de bien todos los meses, podemos encargarnos de todo el servicio o utilizar un modelo mixto, adaptado a lo que ya tiene en su organización.
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Krzysztof Burzyński
Socio, Asesor Fiscal