Notre expérience montre que de nombreux entrepreneurs ignorent encore dans quelles circonstances un voyage à l'étranger peut être considéré comme une dépense déductible. Les voyages internationaux étant coûteux et de plus en plus fréquents pour des raisons professionnelles, nous avons décidé de consacrer un article à ce sujet. Nous espérons qu'il permettra de lever certaines incertitudes pratiques.
Quelles caractéristiques une dépense doit-elle posséder pour être considérée comme une charge déductible des impôts ?
Nous avons abordé à plusieurs reprises la question des dépenses déductibles sur notre blog. Cela n'a rien d'étonnant : les autorités fiscales sont souvent en conflit avec les entrepreneurs précisément sur la question de savoir si une dépense donnée doit réduire l'assiette fiscale. Selon nous, ce phénomène s'explique notamment par la définition, quelque peu malheureuse, de la notion de dépense. La loi relative à l'impôt sur le revenu des personnes physiques définit les dépenses déductibles à l'article 22. Cet article stipule :
« Les coûts d’obtention de recettes sont les coûts engagés pour gagner des recettes ou pour maintenir ou garantir une source de recettes, à l’exception des coûts énumérés à l’article 23. »
L'article 23 de la loi, quant à lui, énumère les exclusions, telles que l'alcool, les frais de divertissement, les amendes et les pénalités. En pratique, il appartient toutefois au contribuable d'évaluer si la dépense est définitive, engagée pour générer un revenu (ou maintenir ou garantir une source de revenu), et si elle est liée à son activité professionnelle. La réglementation n'exige pas des contribuables qu'ils démontrent la rationalité ou la frugalité de l'achat. En pratique, cependant, ces éléments sont parfois pris en compte pour déterminer si la frontière entre dépenses professionnelles et personnelles a été franchie.
Les dépenses liées à un voyage à l'étranger peuvent-elles être considérées comme des dépenses déductibles d'impôt ?
En règle générale, ouiToutefois, il est nécessaire de satisfaire aux exigences de la définition mentionnée ci-dessus. Outre l'objet, le lien avec les revenus et le caractère définitif, il est également nécessaire de documenter correctement les dépenses engagées et de s'assurer que les coûts ne sont pas principalement de nature personnelle. En pratique, cela signifie que Toutes les dépenses de voyage ne sont pas déductibles d'impôt, même si l'hébergement ou les billets d'avion bénéficient de ce statut. Beaucoup de choses dépendent aussi des spécificités du voyage et de votre activité.
Quels voyages peuvent être considérés comme des voyages d'affaires et lesquels ne le peuvent pas ?
Notre expérience en matière de conseil montre qu'il existe une catégorie de voyages qui, en principe, ne suscitent aucune inquiétude auprès des autorités fiscales. De même, certains dispositifs doivent être considérés comme particulièrement risqués. En voici quelques exemples :
Participation à des négociations commerciales à l'étranger, à des salons ou à des conférences
Un exemple typique, et selon nous relativement sûr, de voyage d'affaires à l'étranger est un déplacement dans un autre pays pour participer à un événement sectoriel ou pour mener des négociations commerciales avec un prestataire, y compris un prestataire potentiel. Surtout, Les négociations n'aboutissent pas nécessairement à un succès. Il est courant dans le monde des affaires d'entamer des discussions de vente ou d'achat qui ne débouchent pas sur une transaction.
Voyages des influenceurs, YouTubeurs, blogueurs et créateurs de contenu web
Dans le monde des influenceurs, la frontière entre vie professionnelle et vie privée est floue : partager leur quotidien fait souvent partie intégrante de leur activité. Si, pour un développeur de logiciels, une visite dans un parc d'attractions sera presque certainement considérée comme une consommation et difficilement justifiable en termes de revenus, un YouTubeur pourrait, quant à lui, y enregistrer un nouvel épisode pour sa chaîne. Par ailleurs, comme pour toute négociation, tous les voyages ne sont pas forcément couronnés de succès, par exemple sous la forme d'une série de vidéos. Il convient toutefois de noter qu'en l'absence de publications concernant le voyage ou l'attraction visitée, démontrer un lien avec une source de revenus devient nettement plus complexe.
Comment savoir si un voyage donné représente un coût pour l'influenceur ? Dans notre évaluation, nous devrions examiner des critères tels que :
- La relation entre le sujet du voyage et le profil de la chaîne ou du blog,
- Monétisation de la chaîne,
- L'existence d'accords de publicité, d'affiliation ou de parrainage,
- Existence de preuves du caractère professionnel du voyage, par exemple sous forme de scénarios et d'horaires.
Les voyages d'influenceurs dûment documentés et justifiés peuvent être considérés comme déductibles des impôts, comme l'ont confirmé les autorités fiscales et les tribunaux. Il convient de citer l'arrêt de la Cour administrative suprême du 14 mai 2021, II FSK 1633/19, et la décision du 26 février 2025, II FSK 711/22.
Toutefois, la nécessité de démontrer la rationalité du voyage est discutable. Bien qu'un tel critère d'évaluation ne soit pas explicitement stipulé dans la loi, il est possible qu'un voyage exceptionnellement coûteux effectué par un influenceur novice suscite davantage de polémiques qu'un séjour d'une semaine d'une célébrité à un événement de son secteur.
Aller chercher l'inspiration n'est généralement pas coûteux.
Un précédent notable dans cette affaire est l'interprétation du 7 mai 2025, numéro de référence du dossier. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSDans sa demande, le contribuable, qui dirige une entreprise de formation et de conseil, a indiqué que son voyage exotique prévu lui permettrait d'acquérir des connaissances uniques sur les techniques agricoles originales du climat subtropical de l'hémisphère sud.
Selon l'administration fiscale, l'achat d'un forfait touristique classique, incluant des visites guidées, constitue une dépense personnelle. À notre avis, pour qu'un tel voyage à l'étranger soit véritablement déductible des impôts, il faudrait démontrer un lien plus étroit avec les revenus, par exemple par des rencontres avec des entrepreneurs locaux. Les excursions touristiques et les plongées ont également été défavorables au contribuable.
Que faire si le voyage est à la fois professionnel et privé ?
Il n'est pas surprenant que les longs voyages d'affaires suscitent l'envie de découvrir les attraits locaux. Les séjours dans des destinations lointaines comme Singapour ou New York sont rares, et certains voyages d'affaires laissent beaucoup de temps libre. Dans ce cas, la nature du voyage change quelque peu, même s'il peut toujours être considéré comme une dépense déductible des impôts.
La Loi de l’impôt sur le revenu des particuliers ne prévoit pas de méthode précise pour la comptabilisation de ces dépenses. À notre avis, la solution la plus sûre consiste à appliquer une proportion qui reflète fidèlement la part des dépenses personnelles liées au voyage. Il est important de noter, cependant, que si une dépense peut être clairement distinguée (par exemple, les frais d’hébergement du conjoint et des enfants, les frais d’entrée aux attractions touristiques), elle doit être exclue du calcul de cette proportion.
Un problème intéressant se pose lorsque la prolongation d'un séjour n'entraîne pas d'augmentation des frais de voyage ; par exemple, l'achat d'un billet aller-retour moins cher en échange de quelques jours supplémentaires sur place. Bien que la jurisprudence du Directeur national de l'information fiscale (KIS) n'offre pas de solution universelle à ce problème, nous estimons que le remboursement intégral du billet pourrait être maintenu si le motif principal du voyage était professionnel et que la prolongation privée du séjour n'entraînait aucune augmentation des frais de voyage, comme l'ont indiqué les autorités fiscales dans des interprétations publiées il y a plusieurs années.
Dans le cas d'un hôtel, les frais doivent être répartis par jour et par participant. Les nuitées pour les membres de la famille ou les prolongations de séjour à titre privé ne sont jamais considérées comme des dépenses. Celles liées à des objectifs professionnels sont parfaitement acceptables. Cependant, il convient de souligner que notre position concernant les billets d'avion est indicative et qu'en cas de doute, il est fortement conseillé de demander une interprétation. Cette démarche engendre des frais et nécessite du temps pour la préparation du document. En pratique, et notamment pour les petits montants, il est généralement préférable de ne pas prendre le risque lié à une qualification imprécise d'une dépense.
Quelles sont les dépenses pouvant être incluses dans un voyage d'affaires ?
La liste des dépenses acceptées par les tribunaux et les autorités fiscales est très large. On considère que, sous réserve du respect des autres conditions, les dépenses peuvent inclure :
- Frais de voyage – billets d’avion, de train, de bus et de ferry, carburant pour voiture,
- Taxis et transports locaux,
- Location de voiture, carburant, péages, frais de stationnement,
- Hébergement pour la partie professionnelle du voyage,
- Frais de participation à des conférences, des salons, des formations,
- Location d'espace de coworking, équipement nécessaire,
- Visas, frais administratifs, coûts de passeport, coûts de vaccination,
- Services d'un traducteur, d'un guide spécialisé (plutôt que d'un guide touristique),
- Frais de déplacement d'un collaborateur ou d'un employé – dans la mesure où celui-ci effectue des tâches pour l'entrepreneur pendant le voyage.
Les coûts n'incluent pas :
- Attractions privées,
- Des souvenirs
- De l'alcool,
- Les repas au restaurant – sauf lorsque le repas a lieu dans le cadre d'une réunion de travail ou d'une négociation.
Indemnités journalières lors d'un voyage d'affaires d'un entrepreneur
Contrairement à une idée répandue, les travailleurs indépendants peuvent également verser des indemnités journalières, bien que celles-ci soient calculées selon des règles légèrement différentes de celles applicables aux salariés. Le montant inscrit au KPiR correspond à celui calculé selon les barèmes applicables aux fonctionnaires, et non à la dépense réelle. En 2026, l'indemnité journalière forfaitaire était de 45 PLN par jour pour les déplacements nationaux de plus de 12 heures, tandis que le montant des indemnités journalières à l'étranger dépendait du pays de résidence. Cela coûte environ 50 euros par jour.Soulignons-le – L'entrepreneur ne règle pas les dépenses réelles liées à l'alimentation et, à la place, un montant forfaitaire est inscrit dans le livre des recettes et des dépenses pour représenter ces coûts.
Le calcul des indemnités journalières est quelque peu complexifié par les repas gratuits distribués, par exemple, dans le cadre de conférences. Pour les voyages internationaux, une retenue de 15 % est appliquée pour les petits-déjeuners offerts et de 30 % pour les déjeuners et dîners offerts.
La durée du voyage à l'étranger, aux fins des indemnités, est comptée à partir du moment où l'on quitte le pays (par exemple, le décollage d'un aéroport en Pologne) jusqu'au moment où l'on revient en Pologne (par exemple, l'atterrissage au premier aéroport sur le territoire de la République de Pologne).
Warto zauważyć, e Un dîner avec un entrepreneur peut être considéré comme un coût lié à l'obtention de revenus, indépendamment de l'indemnité journalière – il s'agit d'une forme d'organisation d'une réunion d'affaires.
Hébergement lors de voyages d'affaires
En règle générale, les frais de location d'une chambre d'hôtel ou d'un appartement sont imputés à leur coût réel, et non sur une base forfaitaire comme c'est le cas pour les repas. Comme pour toute dépense, il est nécessaire de fournir tous les justificatifs requis (lien avec l'activité professionnelle, absence de caractère personnel, caractère définitif). Bien qu'aucune réglementation n'interdise le choix d'hôtels particulièrement onéreux, nous estimons qu'opter pour une solution exceptionnellement coûteuse peut constituer une « frais de représentation » et, de ce fait, entraîner la perte du droit à une base d'imposition réduite. De l'avis général, les dépenses excessives, engagées principalement dans le but de soigner son image et d'impressionner les clients, sont risquées. Une nuit dans un établissement cinq étoiles n'est pas un motif de condamnation, mais en cas d'enquête pénale, les autorités examineront avec une attention particulière la justification économique d'une telle dépense.
TVA et voyages à l'étranger
Par souci de clarté, précisons que, de manière générale, en cas d'achat physique de biens ou de services soumis à la TVA dans un pays de l'UE autre que la Pologne, les règles de déduction sont totalement différentes de celles applicables aux achats effectués dans le cadre d'un transfert de propriété. importation de services. Dans le cas de l'achat, par exemple, de carburant pour une voiture, de billets pour une conférence ou d'une carte SIM avec accès internet mobile, pour lesquels une taxe a été perçue, il est nécessaire de soumettre une demande électronique. N° de TVACette demande, soumise via le service de déclaration en ligne des impôts, est transmise aux autorités fiscales du pays où l'impôt a été calculé. Par conséquent, la décision relative au remboursement est prise par l'administration fiscale espagnole ou suédoise, par exemple, et non par l'administration fiscale polonaise.
Les conditions de remboursement sont généralement assez similaires à celles prévues par la législation polonaise en matière de TVA, malgré quelques différences. Pour récupérer les fonds, l'entrepreneur doit démontrer que :
- Un contribuable assujetti à la TVA exerce-t-il des activités imposables ?
- Il n'existe aucun siège social ni établissement stable dans le pays de remboursement.
- Il n'y a aucune obligation de s'inscrire à la TVA localement.
- Possède une facture correctement émise,
- Cet achat était lié à des activités imposables.
Les demandes doivent être soumises séparément pour chaque pays. La date limite est le 30 septembre de l'année suivante. Le montant minimum demandé est de 50 € pour l'année entière ou une période finale inférieure à trois mois, et de 400 € pour les périodes inférieures à un an mais d'au moins trois mois.
Il convient toutefois de noter que la procédure de récupération de la TVA à l'étranger exige la participation active du contribuable et souvent la fourniture d'explications détaillées. Si cette démarche est pleinement justifiée pour les montants importants, la récupération de 50 ou 100 € de TVA peut ne pas être économiquement avantageuse. Il est également important de rappeler que les pays de l'UE se réservent le droit d'imposer des restrictions à la déduction de la TVA, notamment pour les carburants, les véhicules, la restauration et l'hébergement. De telles dispositions existent également en droit polonais.
Puis-je emmener un employé ou un collègue en voyage d'affaires ?
Dans le monde des affaires, il est courant de voyager à l'étranger accompagné. Cette personne peut être un assistant, un décideur au sein de l'organisation ou un employé maîtrisant une langue étrangère. Toutefois, la décision d'emmener un collègue entraîne plusieurs conséquences.
Bien que le financement d'un voyage d'affaires ne génère généralement pas de revenu pour l'employé, la présence d'un élément touristique peut donner lieu à un avantage en nature. Le fait d'emmener le conjoint ou les enfants de l'employé, de surclasser son hébergement à sa demande, ou lorsque le voyage a pour but la motivation et que son lien avec les intérêts de l'employeur est ténu ou difficile à démontrer, sera traité de la même manière.
De l’avis de BTTP, lors de l’évaluation du risque lié aux revenus provenant d’une prestation gratuite, les critères d’évaluation utilisés par le Tribunal constitutionnel dans son arrêt du 8 juillet 2014, K 7/13, devraient être appliqués en premier lieu :
- L'octroi de cet avantage avec le consentement du salarié,
- La primauté des intérêts de l'employé, et non de ceux de l'employeur,
- Création d'avantages concrets pour l'employé,
- Possibilité d'attribuer des avantages à une personne en particulier.
Tous ces éléments doivent se produire simultanément.
Par conséquent, tant qu'un employé voyage à l'étranger pour affaires afin de représenter son employeur et non pour des raisons de loisirs, le voyage lui-même est fiscalement neutre pour lui. Pour l'employeur, les dépenses liées à l'organisation du voyage d'affaires de l'employé sont déductibles des impôts.
Voyages d'affaires B2B
Avec la popularisation des contrats dits B2B, les entrepreneurs ont commencé à s'interroger sur la manière dont les voyages d'affaires de leurs collaborateurs devaient être traités et comptabilisés.
Le point de départ de cette question devrait être le fait que Dans le cas des contrats B2B, il n'est fait aucune mention de ce que l'on appelle les délégations. Ce concept juridique relève du droit du travail et, à ce titre, ne doit pas être associé aux contrats, ni formellement (par l'emploi de ce terme dans les contrats), ni en pratique. L'absence de délégation ne signifie pas que la nature spécifique du contrat ne puisse obliger l'entrepreneur à fournir des prestations ou à effectuer des déplacements professionnels à l'étranger.
Par ailleurs, le contrat conclu entre les entrepreneurs doit clairement stipuler qui prend en charge les frais liés à l'organisation de ces déplacements – généralement, il s'agit du prestataire de services (entrepreneur). La rémunération prévue par le contrat doit inclure les dépenses relatives aux déplacements professionnels. D'autres modalités peuvent se justifier, mais elles peuvent indiquer que le contrat B2B s'apparente en réalité à une relation de travail.
Voyages d'affaires des membres du conseil d'administration de l'entreprise
Les voyages d'affaires peuvent également être considérés comme des charges imposables à l'impôt sur les sociétés : les entreprises doivent envoyer leurs représentants en déplacement professionnel à l'étranger. Dans ce cas, compte tenu de la distinction entre les entreprises et leurs représentants, le traitement fiscal est beaucoup plus proche de celui des déplacements professionnels des salariés. Par conséquent, si le voyage comporte un caractère partiellement privé, un membre du conseil d'administration, un associé, un mandataire ou toute autre personne agissant pour le compte de l'entreprise peut percevoir un revenu au titre de cette prestation à titre gratuit.
Il convient également de noter qu'un voyage sans lien avec les activités de l'entreprise, tel qu'un voyage de loisirs pour le PDG, n'est pas une dépense déductible des impôts pour l'entreprise. Les voyages à l'étranger effectués par des personnes liées à l'entreprise ne doivent pas nécessairement générer de revenus directs, mais comme pour les autres dépenses déductibles, ce lien doit être démontré. Par conséquent, un voyage raisonnablement planifié pour les employés d'une personne morale est pleinement autorisé selon la jurisprudence actuelle.
Le dernier risque dont les entrepreneurs bénéficiant de l'impôt sur les sociétés estonien doivent être conscients est la requalification d'une dépense en bénéfice occulte. Ceci entraîne également le paiement d'impôts et, pire encore, complique souvent les régularisations. Bien entendu, les voyages d'affaires dûment justifiés ne posent aucun problème. En revanche, si le voyage est considéré comme privé ou de loisirs, le risque de révéler des bénéfices occultes est bien réel.
Un voyage sponsorisé constitue-t-il un revenu ?
La question de la classification fiscale des voyages (principalement des voyages d'influenceurs) financés par des annonceurs, des sponsors ou des prestataires de services de voyage est intéressante. Comme pour les voyages de motivation, Dans le cas des collaborations par troc, le créateur perçoit un revenu selon des modalités similaires à celles d'un échange monétaire.
L'interprétation actuelle du directeur de l'Agence nationale de l'information fiscale (KIS) est sans équivoque : la fourniture de vols, d'hébergement ou la participation à un voyage en échange de publications spécifiques constituent un paiement. L'opération s'apparente à un troc, mais cela n'implique ni absence de revenu ni absence de TVA.
Malheureusement, il existe des exceptions à cette règle. Un séjour dans un hôtel de luxe offert en cadeau pour une relation de longue durée, en échange de la création d'une simple vidéo Instagram, ne constitue pas nécessairement, en pratique, une contrepartie équivalente. En cas de déséquilibre entre les avantages fournis par les deux parties, une forme de « contribution en temps et en efforts » peut être envisagée. revenus provenant de services impayés ou partiellement payésCela modifie légèrement les règles d'attribution de ces avantages, parfois à leur avantage, parfois à leur désavantage. En pratique, les parties à une transaction doivent toujours évaluer si la valeur de la publicité sous forme de publications en ligne est comparable à la valeur du service reçu.
Vous trouverez plus d'informations sur le règlement par troc dans notre article intitulé Troc sans taxes ? L’erreur la plus fréquente des influenceurs – BTTP.
Comment documenter les dépenses liées aux voyages d'affaires ?
Conditions de la reprise économique polonaise, notamment après généralisation de KSeF pour les petites et moyennes entreprisesNous sommes habitués à une présentation standardisée des factures et à des normes rigoureuses en matière de tenue des registres. Malheureusement, dans de nombreux pays, notamment hors de l'Union européenne, la situation est bien pire.
Comme nous l'avons écrit dans l'article sur importation de services publicitaires sous le régime de la TVA, Une facture d'un prestataire étranger n'est pas nécessairement tenue de contenir tous les éléments requis pour les documents polonais. Par conséquent, un document émis par un contribuable américain, ne contenant probablement que des informations d'identification minimales sur l'émetteur, sera vraisemblablement admissible à la déduction des dépenses. Toutefois, nous recommandons vivement de documenter chaque dépense, que ce soit sur support papier ou électronique. Plus il est facile de prouver que la dépense a été engagée par la personne ayant participé au voyage, mieux c'est. Il est important de rappeler que le contribuable doit être en mesure de démontrer :
- Qui a effectué la transaction ?
- De quel achat s'agissait-il ?
- Une fois terminé,
- Quel était le prix ?
- Qui en a supporté le fardeau économique.
À notre avis, ni la Loi de l’impôt sur le revenu des particuliers ni la Loi de l’impôt sur le revenu des sociétés n’exigent que toutes ces informations figurent dans un seul document. Par conséquent, si la facture n’indique pas clairement les parties, le contribuable devrait fournir des justificatifs distincts, par exemple une confirmation de réservation ou un courriel.
Démontrer le caractère professionnel d'un déplacement reste une question distincte. Les réglementations fiscales et comptables n'imposent pas de format spécifique pour ces justificatifs, mais il serait judicieux, selon nous, de préparer une note succincte mentionnant les prestataires rencontrés, les noms des événements auxquels l'entrepreneur a participé et l'objet professionnel du déplacement. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails : l'objectif est simplement de permettre, en cas de contrôle, de justifier en quelques minutes, et non en quelques heures, la prise en compte des dépenses liées à ce déplacement.
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, les voyages d'affaires, notamment internationaux, présentent plusieurs défis, tant sur le plan fiscal que comptable. Si vous avez des questions concernant la comptabilisation de vos déplacements à l'étranger afin d'éviter tout problème avec l'administration fiscale, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider.
