À compter du 1er avril 2026, la grande majorité des entrepreneurs polonais devront émettre des factures structurées dans le cadre du Système national de facturation électronique (KSeF). Conçu initialement pour simplifier les démarches fiscales, ce système s'est avéré, dans la pratique, source de nombreuses incertitudes. Cet article vise à expliquer le fonctionnement du KSeF pour les entreprises individuelles et à répondre aux questions les plus fréquentes.
Quelles réglementations introduisent et encadrent le KSeF ?
Le fondement juridique du système national de facturation électronique est la loi sur la TVA, et plus précisément ses articles 106ga à 106ni. C’est cette loi qui définit le système lui-même et introduit un certain nombre d’exigences très détaillées concernant son utilisation.
Le KSeF est également mentionné dans les dispositions d'autres lois, telles que la loi sur l'ordonnance fiscale ou la loi KAS, mais il s'agit de réglementations techniques qui n'ont aucune incidence réelle sur la pratique économique.
Quand faut-il utiliser KSeF ?
Le processus de mise en œuvre du Système national de facturation électronique a pris plusieurs années – sa mise en œuvre a été progressive.
À partir de 2022, le recours au KSeF est devenu facultatif. Cependant, dans un premier temps, seul un petit nombre d'entrepreneurs a utilisé le système. Selon nous, cela s'explique par le niveau d'incertitude relativement élevé qui régnait dans le contexte économique polonais. Compte tenu du retard important pris dans la mise en œuvre de l'ensemble du programme, initialement prévue pour 2024, un nombre significatif d'entrepreneurs polonais espéraient probablement que le gouvernement renoncerait à ces changements.
La mise en œuvre massive et volontaire de cette solution n'est devenue visible qu'au tournant des années 2025 et 2026, alors qu'il était déjà connu que le KSeF entrerait définitivement en vigueur. Les contribuables dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 200 millions de PLN avaient jusqu'au 1er février 2026 pour passer à l'émission de factures structurées ; beaucoup d'entre eux l'ont fait 2 à 3 mois plus tôt. Les petits entrepreneurs disposaient de deux mois supplémentaires, même si certains d'entre eux ont mis en œuvre les changements bien avant la date prévue.
Les plus petits contribuables, dont les ventes mensuelles B2B (TVA comprise) ne dépassent pas 10 000 PLN, peuvent émettre des factures papier jusqu’à fin 2026.
Sanctions en cas de non-respect de l'obligation d'utiliser KSeF
Compte tenu des doutes et des difficultés soulevés par le Système national de facturation électronique, il a été décidé de reporter l'application des pénalités. Les sanctions pour défaut d'émission de factures dans le système ne s'appliqueront qu'à compter du 1er janvier 2027.
Après la période de transition, Un contribuable qui, malgré son obligation, émet une facture hors du KSeF (Kenya State Funding Center) peut se voir infliger une amende pouvant atteindre 100 % du montant de la TVA figurant sur la facture.. En cas de contribuables exonérés, Cette limite est de 18.7 % du montant total dû. Il est important de noter que la pénalité prévue à l'article 106 ne s'applique pas aux situations où l'émission d'une facture était possible. L'émission d'un document papier en cas de panne du système est bien entendu autorisée, à condition qu'il soit enregistré dans le KSeF une fois le système rétabli.
Il convient de noter que la situation du contribuable dépendra de son omission d'émettre une facture structurée ou de toute autre émission de facture. Si la vente n'est pas enregistrée au Registre national des impôts et des finances (KSeF) ni consignée par une facture papier, le contribuable s'expose à des sanctions prévues par le Code pénal fiscal. Conformément à l'article 62 de ce code, l'amende pour défaut d'émission de facture ou émission d'un document défectueux peut atteindre 180 jours-taxes. Pour les factures non conformes, la pénalité est portée à 720 jours-taxes. Le montant des jours-taxes est calculé en fonction de la situation financière du contrevenant, mais un contribuable à hauts revenus peut s'exposer à une amende supérieure à 100 000 PLN en cas de défaut d'émission de factures. Cette amende n'exonère pas le contrevenant de l'obligation de rembourser les impôts dus si l'infraction est avérée.
L'absence de sanctions ne vaut pas consentement.
En effectuant des recherches en ligne sur le système KSeF, nous avons constaté un phénomène particulièrement préoccupant. Certains entrepreneurs, sachant qu'aucune sanction ne sera appliquée en cas de non-émission de factures structurées en 2026, s'abstiennent délibérément d'émettre ces documents dans le système. Contrairement aux apparences, ce comportement représente un risque important pour les contribuables.
Lors des contrôles ou des audits, l'administration fiscale émettra presque certainement des doutes quant à la validité des factures émises, qu'elles soient sur support papier ou électronique, en contravention des exigences. À notre avis, le risque d'accusations de tenue de registres irrégulières ou de tentative d'obtention d'un avantage fiscal indu est très élevé.
Même si le contribuable parvient finalement à prouver sa cause devant le tribunal administratif, le fait de ne pas utiliser le KSeF, malgré son caractère obligatoire, entraînera des coûts élevés et un litige stressant avec l'administration fiscale. Par conséquent, L’absence de sanctions en cas de non-utilisation du KSeF ne saurait en aucun cas être considérée comme une autorisation de ne pas respecter cette obligation.
Toute activité lucrative est-elle soumise au KSeF ?
Cette question nécessite également des éclaircissements. Tout d'abord, il convient de souligner que L’obligation d’émettre des factures structurées dans le KSeF n’est pas affectée par le statut du assujetti à la TVA. La loi relative à la taxe sur les produits et services n'établit aucune disposition liant l'inscription à la TVA aux factures structurées.
L’obligation de s’enregistrer auprès de l’Administration nationale des impôts (KSeF) demeure inchangée quel que soit le régime fiscal choisi. Par conséquent, les factures enregistrées dans le système doivent être émises par des contribuables assujettis à l’impôt. règle, échelleainsi que montant forfaitaireIl convient également de noter que les contribuables exerçant une activité non enregistrée peuvent, et doivent parfois, utiliser le KSeF. Pour ce faire, ils doivent au préalable obtenir un numéro d'identification fiscale (NIP).
La situation se complexifie lorsqu'un contribuable perçoit des revenus de locations privées (par exemple, de biens immobiliers ou de machines à son entreprise). En règle générale, on considère que si l'activité du contribuable consiste à fournir des biens à des particuliers contre rémunération, l'obligation d'émettre des factures dans le Système national d'information fiscale (SNI) ne s'applique pas. Toutefois, dans une interprétation du 4 février 2026, le directeur du SNI a indiqué que les particuliers louant des locaux à des entreprises sont tenus d'utiliser le Système. Le fait qu'il s'agisse toujours d'une location privée, qui ne relève pas de la définition d'une activité commerciale au sens du droit des affaires, est sans incidence.
Émission d'une facture par KSeF
La mise en place du Système national de facturation électronique modifie profondément les modalités d'émission des documents. Outre la différence évidente que représente la numérisation complète du processus, se pose également la question de la soumission des factures au Système national de facturation électronique. Il convient de noter qu'en vertu des dispositions de la loi sur la TVA, une facture ne devient un document valide et existant que lorsqu'elle est validée et qu'un numéro KSeF lui est attribué.
L'entrée en vigueur du système national de TVA ne modifie pas fondamentalement le délai général d'émission des factures, qui reste le 15 du mois suivant celui de la livraison ou de la prestation de service. Toutefois, ce système introduit plusieurs règles supplémentaires.
Dans le cas du mode dit en ligne (fonctionnement normal du KSeF), ce qui compte, c'est date d'expéditionConformément à l'article 106, paragraphe 1, de la loi relative à la TVA, la date d'attribution du numéro de document par le système est sans incidence. Bien que cette attribution intervienne généralement en quelques minutes, elle revêt une importance particulière si le contribuable émet une facture XML, par exemple, le 31 janvier à 23h58. L'attribution d'un numéro en février, dix minutes après minuit, sera en pratique sans conséquence, et les conséquences fiscales pour l'émetteur seront imputées au mois de janvier, et non à celui de février.
D'autre part La date d'acceptation correspondra au moment où KSeF aura validé le fichier et lui aura attribué un numéro de système. Ce moment correspond à la date de réception de la facture par l'acheteur national. La date à laquelle le contribuable s'est connecté au système ou celle où il a téléchargé ou saisi la facture dans sa comptabilité est sans importance.
Il est important de noter que si un vendeur émet une facture incorrecte et que le système la rejette, il est considéré que la facture n'a jamais été émise. Par conséquent, la date d'émission sera celle de la nouvelle soumission du document au KSeF.
KSeF et factures émises après la date limite
Auparavant, l'émission tardive des factures était une pratique très courante. Généralement, cela suivait le schéma suivant :
- L'entrepreneur a fourni ses services pendant une bonne période, par exemple du 1er au 31 août,
- Le 31 août, il a informé l'entrepreneur de l'étendue des travaux effectués et du montant convenu.
- L'accord était accepté ou rejeté, ce qui prenait souvent plusieurs jours, voire une douzaine de jours.
- Le document a été émis, par exemple, le 17 septembre, afin qu'il puisse être inclus dans le règlement d'août des acomptes provisionnels d'impôt sur le revenu et du règlement de la TVA.
La non-déclaration de la date d'émission réelle était motivée par des considérations fiscales. Cela pouvait entraîner un montant d'impôts dus en septembre disproportionné par rapport à celui d'octobre. Afin de minimiser ces fluctuations, qui affectaient négativement leur trésorerie, les entrepreneurs émettaient souvent des factures à une date ultérieure à celle déclarée.
L'introduction du KSeF a rendu ce mécanisme pratiquement inutilisable. La facture doit être envoyée immédiatement, au plus tard le jour ouvrable suivant son émission.
KSeF et factures émises au format PDF
Il convient de noter que la mise en place du Système national de facturation électronique n'a pas entraîné la disparition complète des factures PDF : les entrepreneurs continuent d'envoyer des documents sous cette forme, ne serait-ce que parce que le courrier électronique demeure le principal outil de communication commerciale. Toutefois, il est important de préciser que Le PDF n'est peut-être qu'une visualisation d'une facture, mais en vertu des dispositions de la loi sur la TVA, il ne remplacera jamais un document XML structuré.
Le directeur de l'Information fiscale nationale s'est déjà exprimé sur les questions liées à la mise en circulation des visualisations de factures. Il ressort de l'interprétation de 5 mai 2026 r.Toute différence entre le contenu de la visualisation et celui de la facture structurée originale peut entraîner la requalification de la visualisation en un second document, et donc une double imposition. La question du contribuable portait sur des détails apparemment insignifiants, comme le remplacement de « description de l'article » par « nom du produit ». Bien que, selon nous, le contribuable soit en mesure de démontrer efficacement, au stade de la procédure judiciaire, que la seconde facture n'a pas été mise en circulation, nous tenons à souligner que… L’émission de visualisations de factures au format PDF n’est possible que si leur contenu est identique à celui du fichier XML. Tout écart par rapport à cette règle engendre des risques fiscaux supplémentaires et inutiles.
Émission de factures en KSeF pour les entrepreneurs étrangers
La facturation des sous-traitants étrangers via KSeF est l'un des points les plus problématiques et nécessite également des éclaircissements. KSeF est un système contraignant pour les émetteurs de factures polonais, et l'accès de l'acheteur au système est sans importance dans ce cas. Lors de l'émission d'une facture à un entrepreneur allemand, néerlandais ou américain, vous devez utiliser un KSEF.
Toutefois, rien ne s'oppose à l'enregistrement et à la comptabilisation du coût d'achat d'un service ou de biens auprès d'un fournisseur étranger qui, pour des raisons évidentes, ne documentera pas cette transaction par une facture.
Une exception à cette règle concerne les contribuables étrangers titulaires d'un numéro d'identification fiscale polonais (NIP) et assujettis à la TVA polonaise. Dans ce cas, en l'absence de siège social ou d'établissement stable en Pologne, ces entités ne sont pas tenues d'utiliser le système national de facturation électronique, même si elles peuvent y adhérer volontairement.
Facture reçue hors de KSeF et droit à déduction
Le ministère des Finances précise que les conséquences du non-respect de l'obligation d'utiliser le système KSeF incombent généralement à l'émetteur de la facture, et non à l'acheteur. Par conséquent, même en cas de réception d'une facture papier, le contribuable conserve le droit de déduire la TVA en amont, sous réserve, bien entendu, du respect de toutes les autres conditions. Toutefois, en règle générale, il convient de considérer que, pour l'exercice de ce droit à déduction, l'émission ou non d'une facture structurée par le vendeur est sans incidence.
La KSeF modifie-t-elle les règles d'émission des factures anticipées ?
L'introduction du Système national de facturation électronique n'a pas fondamentalement modifié les règles d'émission des factures d'avance, bien que quelques nuances importantes soient apparues. Il convient notamment de rappeler que, généralement, la TVA est payable à réception du paiement. Dans ce cas, la date d'émission de la facture est secondaire ; seul le délai légal de 15 jours à compter de la fin du mois s'applique.
Corrections de factures et KSeF
L'une des conséquences de la mise en place du Système national de facturation électronique est un changement dans la méthode de correction des documents.
Bien que les critères de correction (plus ou moins) restent inchangés, des documents rectificatifs doivent désormais être émis dans le système KSeF. L'introduction de ce système implique qu'une fois une facture émise, il n'est plus possible de la modifier sans émettre de correction, même pour des modifications mineures. Ceci est important car, en pratique, Les notes rectificatives ont été complètement retirées de la circulation. Même si vous faites une erreur en saisissant le nom de l'entrepreneur, une correction est envoyée au système.
Procédure à suivre en cas de défaillance du KSeF
Lors de la mise en œuvre du Système national de facturation électronique, de nombreuses inquiétudes ont été soulevées quant à d'éventuelles défaillances du système géré par le ministère des Finances, ou en cas de problèmes localisés du côté de l'émetteur de la facture. Étonnamment, les législateurs avaient anticipé ces situations : plusieurs procédures prédéfinies existent.
Échec local du côté de l'entrepreneur - offline24
En cas d'indisponibilité locale (par exemple, coupure internet au bureau, panne informatique, dysfonctionnement du logiciel comptable), le mode « offline24 » prévu à l'article 106nda de la loi relative à la TVA s'applique. Dans ce cas, le contribuable est tenu d'établir une facture conforme à la structure logique FA (standardisée), de fournir toutes les données nécessaires et de transmettre le document à l'acheteur hors du système KSeF, le cas échéant. La facture doit être saisie dans le système KSeF immédiatement, et au plus tard le jour ouvrable suivant son émission.
Dans le cas des factures émises en mode offline24, la date d'émission du document est la date de création de la facture, et non la date de son envoi à KSeF.
Travaux de maintenance planifiés à KSeF
Malgré sa courte durée d'existence, KSeF a déjà fait l'objet de plusieurs travaux de maintenance, principalement en janvier et février 2026. Dans le cas où des travaux de mise à jour, de maintenance ou de réparation préalablement planifiés entraînent l'indisponibilité du système, les entrepreneurs sont tenus d'émettre des factures structurées et, comme en cas de panne locale, d'envoyer la facture à KSeF au plus tard le jour ouvrable suivant la fin de l'indisponibilité du système.
Échecs officiels du KSeF
Pendant l'interruption de service officielle, les contribuables devront utiliser le mode d'urgence, conformément à l'article 106 de la loi sur la TVA. Dans ce mode, les factures sont émises hors connexion avec le KSEF et, comme pour le service offline24, doivent respecter le modèle de document obligatoire. Après la levée de l'interruption, les contribuables disposent de sept jours ouvrables pour télécharger leurs documents sur les serveurs du ministère des Finances.
Les messages officiels relatifs aux défaillances seront publiés dans le bulletin d'information public du ministère des Finances et dans l'application KSeF.
Autorisations d'utilisation de KSeF
En règle générale, les entreprises individuelles utilisent le système KSeF de manière indépendante, mais la réglementation autorise l'octroi d'autorisations et la délégation de pouvoirs à des tiers. Il s'agit généralement d'employés ou de cabinets comptables.
Les contribuables peuvent autoriser l'accès à KSeF pour le compte de leur entreprise via le formulaire ZAW-FA disponible sur le site de télédéclaration. L'opération ne prend que quelques minutes et la personne autorisée accède généralement à son profil KSeF sous un ou deux jours. Toutefois, cet accès n'est pas automatique.
Programmes de facturation au sein de KSeF
Lors des débats sur la réforme de l'Inspection nationale du travail (PIP), nombreux sont ceux qui ont souligné la facilité avec laquelle les autorités pourront identifier les entreprises qui n'émettent régulièrement qu'une seule facture par mois, et ce, toujours au même prestataire. L'Inspection nationale du travail (KSeF) facilitera en effet l'analyse de ces cas, l'administration fiscale ayant accès en temps réel à des données structurées sur la fréquence de facturation, les montants des rémunérations, les descriptions des prestations et les entités impliquées dans les transactions. Ceci permettra d'identifier beaucoup plus rapidement les personnes qui, dans les faits, sont des salariés à temps plein.
Cela ne signifie toutefois pas que l'émission d'une seule facture par mois entraîne automatiquement un contrôle ou une vérification du contrat B2B. Bien que ce facteur puisse attirer l'attention des autorités, il ne constitue pas en soi un élément déterminant de l'existence d'une relation de travail occulte. De nombreux entrepreneurs travaillent en réalité exclusivement pour un seul client important, par exemple en menant un projet à long terme ou en facturant l'ensemble des prestations réalisées au cours d'un même mois. Ce modèle de collaboration peut se justifier pleinement sur le plan économique, notamment si le prestataire organise son travail de manière indépendante, est responsable de ses résultats, peut se faire remplacer, dispose de ses propres outils et assume les risques liés à son activité, répondant ainsi aux critères du statut d'entrepreneur.
Pour les entreprises travaillant sur des contrats B2B, une application de facturation fournie par le ministère est généralement suffisante. Par conséquent, l'utilisation de logiciels payants est souvent superflue, sauf si l'entrepreneur a besoin de fonctionnalités supplémentaires telles que le règlement automatique des paiements, l'intégration comptable, le contrôle des plafonds fiscaux ou la génération de rapports. En pratique, une solution gratuite s'avère souvent la plus pratique.
