Le KSeF est un système centralisé d'émission, de réception et de stockage des factures dans un format uniforme. Un dysfonctionnement du KSeF, pouvant entraîner la suspension de la facturation, constituerait une menace stratégique pour l'ensemble du pays.
Le ministère des Finances a pris ce risque en compte et a proposé :
- mode en ligne de base,
- 4 modes hors ligne – dont 3 sont basés sur des mécanismes KSeF hors ligne :
- Offline24 (utilisé en cas de besoin par le contribuable),
- Indisponibilité hors ligne (indisponibilité planifiée du KSeF – par exemple, en raison de travaux informatiques)
- Défaillance hors ligne (défaillance KSeF),
- Panne totale hors ligne – en cas de catastrophes, c’est-à-dire d’états d’urgence ou de guerre, elle permet la facturation dans n’importe quel format (papier, électronique).
Chacune de ces normes définit les règles d'émission et d'envoi des factures, leur mise à disposition à l'acheteur et l'utilisation des codes QR. Le tableau ci-dessous présente leurs détails et nos suggestions pratiques.
- Modes de facturation dans KSEF
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*L'absence de compte auprès de KSeF est interprétée comme une situation où l'acheteur ne possède aucun numéro d'identification fiscale ou agit à un titre autre que celui de celui auquel le numéro d'identification fiscale (NIP) ou le lieu d'exécution permanent est attribué en Pologne.
- Principaux défis pratiques
- La question des pièces jointes aux factures
En pratique, seuls quelques contribuables pourront transmettre des pièces justificatives via le système KSeF. Seules les données nécessaires à des fins fiscales (unités de mesure et quantité de biens ou de services fournis, ou prix unitaires nets) seront acceptées en pièces justificatives, ce qui concernera principalement les entreprises des secteurs des télécommunications, de l'énergie, du gaz et autres.
En particulier, dans le cadre du KSeF, les pièces jointes ne pourront pas inclure de documents de nature typiquement commerciale, marketing et purement commerciale, tels que des listes de prix, des contrats, des protocoles d'acceptation ou des conditions de garantie.
De plus, pour envoyer des pièces jointes, il sera nécessaire de soumettre une notification au chef de l'administration fiscale nationale via le bureau des impôts en ligne et d'obtenir un consentement valable pour seulement deux ans, que l'administration fiscale peut retirer en cas d'irrégularités du contribuable.
Conclusions – réfléchissez dès aujourd’hui à la manière d’envoyer des pièces jointes aux sous-traitants extérieurs à KSeF (courriel, papier, cloud), adaptez les processus et assurez-vous que les sous-traitants sont informés.
- Frais engagés par l'employé
Le règlement des notes de frais des employés chez KSeF devient plus difficile car l'employé ne reçoit plus de facture en personne – seulement une visualisation, une confirmation de transaction – et il se peut que, conformément à la loi, il ou elle quitte l'entreprise sans avoir reçu aucun document sur place.
La facture sera envoyée directement au KSeF de l'employeur, mais il se peut qu'elle soit sans préciser de quel employé cela concerneEn effet, bien que le formulaire KSeF prévoie un champ « tiers », son remplissage est facultatif pour l'émetteur de la facture. Il existe donc un risque que le service comptable doive déterminer indépendamment qui a engagé la dépense, et que les employés doivent également déclarer qu'une facture donnée leur appartient. Par conséquent, le traitement des frais de déplacement professionnels peut s'avérer plus long si aucune mesure n'est prise, par exemple en introduisant des cartes personnalisées pour les employés.
- Factures envoyées par erreur aux mauvaises entités et factures incorrectes reçues
Dans le KSeF, une erreur concernant le NIP entraîne la réception de la facture par une autre entité – par conséquent :
- Du côté des ventes, nous pouvons émettre une facture à une entité qui ne la paie pas, et l'entité concernée peut retarder son paiement – notamment lorsque la date limite de paiement est liée à la date d'émission de la facture.
- Du côté des achats, il peut exister un risque de comptabilisation, de déduction de la TVA et d'inclusion des factures d'autres entités dans les charges fiscales, ce qui peut entraîner une responsabilité fiscale et pénale.
Si vous vous demandez comment votre entreprise doit se préparer aux nouvelles obligations et procédures découlant du KseF, nous vous encourageons à contacter notre cabinet d'avocats.
