Le KSeF est principalement associé aux assujettis à la TVA, aux factures fiscales et aux grandes entreprises. Cela n'a rien d'étonnant, car c'est dans ce contexte que le système a longtemps été le plus souvent abordé.
Le problème est que de nombreux entrepreneurs bénéficiant d'une exonération de TVA pourraient croire, à tort, que cette question ne les concerne pas. N'étant pas assujettis à la TVA, ils pensent être exemptés des nouvelles règles de facturation.
Toutefois, la situation peut être différente. Si vous dirigez une entreprise, émettez des factures et bénéficiez d'une exonération de TVA, il est conseillé de vérifier dès maintenant quand et dans quelle mesure le KSeF s'appliquera à votre cas.
En bref, concernant l'exonération subjective de TVA
L'exonération de TVA signifie qu'une entreprise n'ajoute pas la TVA à son chiffre d'affaires et, en règle générale, ne la déclare pas dans ses déclarations fiscales. Il s'agit le plus souvent de l'exonération subjective, c'est-à-dire une exonération basée sur la valeur des ventes.
La règle de base est énoncée à l'article 113, paragraphe 1, de la loi sur la TVA. Les contribuables dont le chiffre d'affaires n'a pas dépassé 100 000 PLN au cours de l'exercice fiscal précédent peuvent bénéficier de l'exonération. 240 000 złCe montant n'inclut pas la TVA.
Si un entrepreneur démarre son activité en cours d'année, la limite est calculée proportionnellement. Ceci est fondé sur l'article 113, paragraphe 9 de la loi relative à la TVA. Autrement dit, si une entreprise n'exerce son activité que pendant une partie de l'année, elle n'utilise pas la totalité du plafond, mais seulement la portion applicable.
Il est également important de rappeler que toutes les activités ne peuvent pas bénéficier de l'exonération. L'article 113, paragraphe 13, de la loi relative à la TVA énumère les activités excluant ce droit, quel que soit le volume des ventes. Cela concerne notamment certains biens et services pour lesquels l'immatriculation à la TVA est obligatoire, tels que les services de conseil et juridiques.
Nous abordons plus en détail qui peut bénéficier de l'exonération de TVA, quand ce droit est perdu et quand il est judicieux d'y renoncer dans un article séparé. un article consacré exclusivement à l'exonération de TVA.
Comment fonctionne l'émission de factures par un contribuable exonéré ?
Le fait qu'une entreprise soit exonérée de TVA ne signifie pas qu'elle n'est pas soumise à l'obligation de facturer. Elle peut néanmoins émettre des factures, mais celles-ci n'incluront pas la TVA.
La règle diffère légèrement de celle applicable aux assujettis à la TVA. Conformément à l'article 106b, paragraphe 2, de la loi relative à la TVA, un contribuable n'est pas tenu d'émettre une facture pour les ventes exonérées de TVA, y compris celles relevant de l'article 113, paragraphes 1 et 9, de ladite loi. Autrement dit, l'exonération de TVA implique que l'émission d'une facture n'est pas systématique.
Cela ne signifie toutefois pas que le client ne peut pas le demander. Conformément à l'article 106b, paragraphe 3 de la loi sur la TVA, si l'acheteur demande une facture dans les 3 mois suivant la fin du mois au cours duquel le service a été exécuté, les marchandises ont été livrées ou le paiement a été reçu, le contribuable exonéré de TVA est tenu d'émettre une telle facture.
Il est également important de respecter les délais. Conformément à l'article 106i, paragraphe 6 de la loi relative à la TVA, si un client demande une facture dans le mois même de la vente ou du paiement, celle-ci est émise selon les règles générales, qui s'appliquent généralement au 15 du mois suivant. Si le client formule sa demande ultérieurement, la facture doit être émise au plus tard 15 jours après la date de la demande.
KSeF ne vous demande pas si vous êtes assujetti à la TVA.
Plus important encore, le Système national de facturation électronique (KSeF) ne s'applique pas uniquement aux assujettis à la TVA. Conformément à l'article 106ga, paragraphe 1, de la loi relative à la TVA, les contribuables sont tenus d'émettre des factures structurées via le Système national de facturation électronique. Cette obligation ne se limite pas aux factures faisant l'objet d'une déclaration de TVA.
Cela signifie que si une entreprise exonérée de TVA émet une facture, elle devra généralement le faire également auprès de l'Administration nationale des impôts (KSeF). Le fait que la facture n'indique pas le taux ou le montant de la TVA n'a aucune incidence : il s'agit bien d'une facture, émise par un contribuable exonéré.
Toutefois, il est essentiel de bien comprendre la portée de cette obligation. Le KSeF ne signifie pas que chaque vente d'un contribuable exonéré de TVA doit soudainement être documentée par une facture. Nous continuons d'appliquer les principes de l'article 106b, paragraphes 2 et 3, de la loi relative à la TVA, ce qui signifie que, dans le cas des ventes exonérées, une facture n'est pas systématiquement émise, mais doit l'être si l'acheteur en fait la demande dans le délai légal. Cette approche est notamment confirmée par l'interprétation individuelle du directeur de l'Office national d'information fiscale en date du 12 mars 2026, référence n° [numéro manquant]. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP.
Comment ça marche en pratique ?
Exemple 1 : Un client particulier souhaite recevoir une facture
Supposons que vous gériez une entreprise exonérée de TVA et que vous fournissiez un service à un particulier qui n'exerce pas d'activité commerciale. Une fois la prestation terminée, le client demande une facture.
Dans ce cas, vous devez vous référer à l'article 106b, paragraphe 3 de la loi relative à la TVA. Si un client demande une facture dans les trois mois suivant la fin du mois au cours duquel la prestation a été effectuée ou le paiement a été reçu, vous êtes tenu de l'émettre.
Toutefois, une telle facture n'a pas à être envoyée à KSeF. Ceci est fondé sur l'article 106ga, paragraphe 2, point 4 de la loi relative à la TVA, qui exclut du champ d'application obligatoire le KSeF les factures adressées à des personnes physiques n'exerçant pas d'activité commerciale. Vous pouvez donc toujours émettre une facture à un consommateur en dehors du KSeF, par exemple sur support papier ou électronique.
Exemple 2 : Un client professionnel souhaite recevoir une facture.
Deuxième cas de figure : vous fournissez un service à une autre entreprise tout en bénéficiant d’une exonération de TVA. Le fait que le client soit une entreprise ne vous oblige pas automatiquement à lui émettre une facture sans qu’elle l’ait demandée.
L’article 106b, paragraphe 2, de la loi relative à la TVA s’applique aux ventes exonérées de TVA. Cette disposition stipule qu’un contribuable exonéré n’est généralement pas tenu d’émettre une facture. Cette obligation naît lorsque l’acheteur demande une facture dans le délai prévu à l’article 106b, paragraphe 3, de la loi relative à la TVA.
Par conséquent, si un entrepreneur demande une facture, celle-ci doit être émise. Et c'est là qu'intervient KSeF. Conformément à l’article 106ga, paragraphe 1 de la loi sur la TVA, les factures structurées sont émises au moyen du KSeF, et la réglementation ne limite pas cette obligation aux seuls assujettis actifs à la TVA. Par conséquent, une facture adressée à un client-entrepreneur et émise par un contribuable exonéré de TVA doit, en règle générale, être émise en KSeF.
Le KSeF est mis en place progressivement – vérifiez quand il vous concerne.
La déclaration obligatoire de TVA (KSeF) n'est pas entrée en vigueur simultanément pour tous. Pour les grandes entreprises, elle a débuté plus tôt, mais pour la plupart des PME et des contribuables exonérés de TVA, la date était cruciale. 1 April 2026
À compter de cette date, les factures soumises à la déclaration obligatoire KSeF doivent, en règle générale, être émises dans le système. Cette obligation s'applique également aux contribuables exonérés de TVA lorsqu'ils émettent des factures dans le cadre de leurs relations commerciales avec d'autres entreprises.
Toutefois, une mesure temporaire est prévue pour les plus petits contribuables. Jusqu'à fin 2026, les factures peuvent encore être émises en dehors du KSeF, sous réserve de certaines conditions. La valeur mensuelle des ventes documentées par les factures ne dépasse pas 10 000 PLN brut..
Vous devez veiller à ne pas dépasser cette limite. Si votre chiffre d'affaires facturé dépasse 10 000 PLN brut au cours d'un mois donné, vous devrez payer la KSeF. sur une facture qui dépasse la limiteÀ partir de ce moment, les factures suivantes devront également être émises en KSeF.
Toutefois, si le contribuable respecte le plafond jusqu'à fin 2026, l'obligation d'émettre des factures en KSeF lui sera applicable à compter de cette date. 1 janvier 2027 C’est à ce moment-là que prend fin l’aide transitoire accordée aux plus petites entreprises.
Conclusion
Le KSeF ne concerne pas uniquement les entreprises assujetties à la TVA. Si vous bénéficiez d'une exonération de TVA mais facturez d'autres entreprises, les nouvelles règles peuvent également vous concerner. Surtout, le KSeF n'impose pas automatiquement l'obligation de facturer chaque vente exonérée ; il modifie principalement la méthode de facturation lorsqu'une facture est requise. Il est donc important de vérifier votre éligibilité au KSeF, l'application du seuil de 10 000 PLN et votre mode de comptabilisation actuel des ventes. Si vous n'êtes pas certain de la manière de préparer votre entreprise au KSeF, il est conseillé d'en discuter au préalable avant que les nouvelles obligations n'impactent votre facturation quotidienne.
