Les dossiers du personnel et les dossiers électroniques (e-teczki) des salariés sont des éléments clés de la documentation RH, qui servent à rassembler, conserver et gérer les informations sur les salariés conformément au droit du travail.
Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises passent des dossiers papier traditionnels à leurs équivalents électroniques – les « e-teczki ».
Notre société fournit des services de tenue de dossiers tant traditionnels qu’électroniques.
Nous conseillons et aidons dans le processus de numérisation et dans le choix du logiciel approprié pour leur tenue.
En pratique, ce n’est pas le stockage des documents lui-même qui pose le plus de difficultés, mais leur bonne circulation et leur exhaustivité à chaque étape de la relation de travail. C’est pourquoi, dans le cadre de notre soutien, nous aidons à fixer les règles qui structurent le travail dans l’entreprise : qui est responsable de la collecte des documents au départ, dans quel délai ils doivent être versés au dossier, comment décrire et classer les pièces jointes et comment documenter les changements en cours d’emploi. Ainsi, les dossiers ne sont pas tenus « à l’occasion », mais selon un schéma cohérent et reproductible.
Pour les e-teczki, la sécurité et le contrôle d’accès sont également essentiels. Nous conseillons sur la manière de paramétrer les droits, les rôles et le circuit de validation des documents afin de limiter le risque d’accès non autorisé et d’assurer la conformité avec les règles de protection des données. En pratique, cela signifie notamment la mise en place de procédures de conservation, de communication et d’archivage de la documentation, ainsi que la préparation de l’entreprise aux situations exigeant une action rapide (par ex. contrôle, demande d’un salarié de copies de documents, changements organisationnels internes).
Si l’entreprise envisage de passer du papier à l’électronique, nous aidons à mener ce processus par étapes et sans chaos. Nous soutenons la préparation des documents à la numérisation, la définition de standards de numérisation et de description des fichiers, ainsi que la planification de la migration de manière à préserver l’ordre de la documentation et à ne pas rompre la continuité des dossiers. Lorsque c’est nécessaire, nous indiquons aussi comment relier la solution d’e-teczki à la gestion courante des RH et de la paie, afin que les documents ne soient pas dispersés en plusieurs endroits et que le processus soit aussi simple que possible pour les personnes qui gèrent le personnel.
Dans le choix du logiciel, nous regardons comment l’outil fonctionne au quotidien : facilité de recherche des documents, possibilité d’attribuer des droits, historique des modifications, contrôle de l’exhaustivité et capacité à être déployé de manière raisonnable dans une entreprise de la taille concernée. Ainsi, le choix de la solution ne se limite pas à l’achat d’une licence, mais améliore réellement le travail et réduit les risques liés à la documentation.
Si votre entreprise souhaite mettre de l’ordre dans la tenue des dossiers du personnel ou passer en toute sécurité aux e-teczki, nous pouvons assurer le soutien au niveau organisationnel et consultatif : de la définition des règles et procédures à la préparation de la documentation, puis à la mise en place des outils et à l’organisation du processus afin qu’il fonctionne efficacement aussi dans les mois suivants.
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Krzysztof Burzyński
Associé, conseiller fiscal