Les dossiers du personnel et les dossiers électroniques des employés sont des éléments clés de la documentation RH utilisés pour collecter, stocker et gérer les informations sur les employés conformément au droit du travail.
Ces dernières années, de plus en plus d'entreprises sont passées des dossiers papier traditionnels à leurs équivalents électroniques, les « e-files ».
Notre entreprise propose des services de gestion des archives, qu'elles soient traditionnelles ou électroniques.
Nous vous conseillons et vous accompagnons dans le processus de numérisation et le choix des logiciels adaptés à sa mise en œuvre.
En pratique, le principal défi ne réside pas dans le stockage des documents en lui-même, mais plutôt dans leur bonne circulation et leur exhaustivité à chaque étape de la vie professionnelle. C'est pourquoi, dans le cadre de notre accompagnement, nous aidons à établir des règles qui structurent les flux de travail au sein de l'entreprise : qui est responsable de la collecte des documents au début, quand doivent-ils être classés, comment décrire et organiser les pièces jointes, et comment documenter les changements en cours de contrat. Ainsi, les dossiers ne sont pas conservés « en l'état », mais suivent un modèle cohérent et reproductible.
La sécurité et le contrôle d'accès sont essentiels pour les fichiers électroniques. Nous vous conseillons sur la mise en place des autorisations, des rôles et des processus d'approbation des documents afin de réduire les risques d'accès non autorisé et de garantir la conformité aux réglementations en matière de protection des données. Concrètement, cela implique notamment d'établir des procédures de stockage, de partage et d'archivage des documents, ainsi que de préparer l'entreprise aux situations exigeant une intervention rapide (audit, demande de copies de documents par un employé, réorganisation interne, etc.).
Si votre entreprise envisage une transition du papier au numérique, nous vous accompagnons pas à pas dans ce processus, en toute sérénité. Nous vous aidons à préparer vos documents à la numérisation, à définir des normes de numérisation et des descriptions de fichiers, et à planifier la migration afin de préserver l'ordre et l'intégrité de vos archives. Le cas échéant, nous vous montrons également comment intégrer la solution d'archivage électronique à vos systèmes de gestion des ressources humaines et de la paie, en veillant à ce que vos documents ne soient pas dispersés et en simplifiant au maximum le processus pour vos équipes RH.
Lors du choix d'un logiciel, nous accordons une grande importance à son fonctionnement au quotidien : facilité de recherche documentaire, gestion des autorisations, historique des modifications, contrôles d'exhaustivité et adaptabilité du système à la taille de l'entreprise. Ainsi, le choix d'une solution ne se limite pas à l'achat d'une licence ; il s'agit de rationaliser les flux de travail et de réduire les risques liés à la documentation.
Si votre entreprise souhaite rationaliser la gestion des dossiers du personnel ou passer en toute sécurité aux dossiers électroniques, nous pouvons vous apporter un soutien organisationnel et consultatif : de la mise en place des politiques et procédures, en passant par la préparation de la documentation, jusqu’à la mise en œuvre des outils et la structuration du processus afin qu’il continue de fonctionner efficacement dans les mois à venir.
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Krzysztof Burzyński
Associé, conseiller fiscal