Quando un viaggio all'estero può essere considerato una spesa deducibile dalle tasse?

La nostra esperienza dimostra che molti imprenditori non sono ancora certi delle circostanze in cui un viaggio all'estero può essere considerato una spesa deducibile. Poiché i viaggi internazionali sono costosi e sempre più persone sono costrette a viaggiare per motivi di lavoro, abbiamo deciso di fornire un'analisi esaustiva di questo argomento. Ci auguriamo che questo articolo possa chiarire alcuni dubbi pratici.

Quali caratteristiche deve avere una spesa per essere riconosciuta come costo deducibile dalle tasse?

Sul nostro blog abbiamo trattato più volte il tema delle spese deducibili dalle tasse. Ciò non sorprende affatto: le autorità fiscali si trovano spesso in disaccordo con gli imprenditori proprio sulla questione se una determinata spesa debba ridurre la base imponibile. A nostro avviso, una delle ragioni di questo fenomeno risiede nella definizione alquanto infelice di costo. La legge sull'imposta sul reddito delle persone fisiche definisce le spese deducibili dalle tasse all'articolo 22. Tale disposizione recita:

"I costi per l'ottenimento dei ricavi sono i costi sostenuti per conseguire ricavi o per mantenere o garantire una fonte di ricavi, ad eccezione dei costi elencati all'articolo 23."

L'articolo 23 della legge, a sua volta, contiene un elenco di esclusioni, come alcolici, spese di rappresentanza, multe e sanzioni. In pratica, tuttavia, il contribuente deve valutare se la spesa sia definitiva, sostenuta per generare reddito (o per mantenere o garantire una fonte di reddito) e se sia correlata all'attività professionale. La normativa non richiede ai contribuenti di dimostrare la razionalità o la parsimonia alla base dell'acquisto. In pratica, tuttavia, tali circostanze vengono talvolta prese in considerazione per determinare se sia stato oltrepassato il confine tra spese aziendali e spese personali.

Le spese relative a viaggi all'estero possono essere detratte dalle tasse?

Di norma, sìTuttavia, è necessario soddisfare i requisiti della definizione di cui sopra. Oltre allo scopo, al collegamento con il reddito e alla natura definitiva, è anche necessario documentare correttamente le spese sostenute e garantire che i costi non siano prevalentemente di natura personale. In pratica, ciò significa che Non tutte le spese di viaggio sono detraibili dalle tasse, anche se l'alloggio o i biglietti aerei lo sono. Molto dipende anche dalle caratteristiche specifiche del viaggio e dall'attività che si intende svolgere.

Quali viaggi possono essere considerati viaggi d'affari e quali no?

La nostra attività di consulenza dimostra che esiste una specifica categoria di viaggi che, in linea di principio, non destano sospetti presso le autorità fiscali. Allo stesso modo, esistono anche specifici schemi che dovrebbero quasi certamente essere considerati rischiosi. Eccone alcuni:

Partecipazione a colloqui di vendita all'estero, fiere o conferenze

Un esempio tipico, e a nostro avviso relativamente sicuro, di viaggio d'affari all'estero è un viaggio in un altro paese per partecipare a un evento di settore o per condurre trattative commerciali con un fornitore, incluso un potenziale fornitore. È importante sottolineare che Le trattative non si concludono necessariamente con successo. È prassi commerciale standard avviare trattative di vendita o di acquisto che non si concludono con una transazione.

Viaggi di influencer, YouTuber, blogger e creatori di contenuti online

Nel mondo degli influencer, i confini tra lavoro e vita privata si fanno sfumati: dopotutto, raccontare la propria quotidianità è spesso parte integrante dell'attività professionale. Mentre per uno sviluppatore di software una visita a un parco divertimenti sarà quasi certamente un'attività di consumo e difficilmente riconducibile a un guadagno, uno YouTuber potrebbe invece girare un nuovo episodio per il suo canale proprio lì. D'altro canto, come per le trattative commerciali, non tutti i viaggi si traducono necessariamente in successo, ad esempio, sotto forma di una serie di video. Vale la pena notare, tuttavia, che in assenza di pubblicazioni sul viaggio o sull'attrazione, dimostrare un nesso tra viaggio e guadagno diventa significativamente più difficile.

Come si fa quindi a capire se un determinato viaggio rappresenta una spesa per l'influencer? Nella nostra valutazione, dovremmo esaminare criteri quali:

• La relazione tra l'argomento di viaggio e il canale o il profilo del blog,
• Monetizzazione del canale,
• L'esistenza di accordi pubblicitari, di affiliazione o di sponsorizzazione,
• Esistenza di prove della natura professionale del viaggio, ad esempio sotto forma di scenari e programmi.

I viaggi per influencer, se adeguatamente documentati e giustificati, possono certamente essere considerati deducibili dalle tasse, come confermato sia dalle autorità fiscali che dai tribunali. A tal proposito, si possono citare la sentenza della Corte Suprema Amministrativa del 14 maggio 2021, II FSK 1633/19, e la sentenza del 26 febbraio 2025, II FSK 711/22.

Tuttavia, la necessità di dimostrare la razionalità del viaggio è discutibile. Sebbene tale criterio di valutazione non sia esplicitamente previsto dalla legge, è possibile che un viaggio eccezionalmente costoso di un influencer alle prime armi generi più polemiche di un viaggio di una settimana di una celebrità per partecipare a un evento del proprio settore.

Andare in cerca di ispirazione difficilmente sarà costoso

Un precedente degno di nota in questo caso è l'interpretazione del 7 maggio 2025, riferimento del fascicolo n. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSNella domanda, il contribuente, titolare di un'attività di formazione e consulenza, ha indicato che il suo viaggio esotico programmato gli avrebbe permesso di acquisire conoscenze uniche su tecniche agricole originali nel clima subtropicale dell'emisfero australe.

Secondo l'autorità fiscale, l'acquisto di un tipico pacchetto turistico, durante il quale vengono fornite informazioni da guide, costituisce una spesa personale. A nostro avviso, affinché un viaggio all'estero di questo tipo costituisca effettivamente una spesa deducibile dalle tasse, sarebbe necessario dimostrare un collegamento più stretto con il reddito, ad esempio attraverso incontri con imprenditori locali. Anche le gite turistiche e le immersioni subacquee si sono rivelate svantaggiose per il contribuente.

Cosa fare se il viaggio è sia di lavoro che privato?

Non dovrebbe sorprendere nessuno che i viaggi di lavoro a lunga distanza portino con sé il desiderio di esplorare le attrazioni locali. I viaggi verso destinazioni lontane come Singapore o New York non sono frequenti e alcuni viaggi di lavoro lasciano molto tempo libero. In una situazione del genere, la natura del viaggio cambia in qualche modo, sebbene possa comunque essere classificato come spesa deducibile dalle tasse.

La legge sull'imposta sul reddito delle persone fisiche non prevede un metodo specifico per la contabilizzazione di tali spese. A nostro avviso, la soluzione più sicura è quella di applicare una proporzione che rifletta accuratamente la quota di spese personali sostenute durante il viaggio. È importante, tuttavia, che se una determinata spesa può essere chiaramente separata (ad esempio, le spese di alloggio per il coniuge e i figli, i costi delle attrazioni turistiche), essa debba essere esclusa dal calcolo della proporzione.

Un problema interessante si presenta quando il prolungamento del soggiorno non comporta un aumento dei costi di viaggio – ad esempio, l'acquisto di un biglietto di andata e ritorno più economico in cambio di qualche giorno in più di permanenza a destinazione. Sebbene la prassi interpretativa del Direttore dell'Informazione Fiscale Nazionale (KIS) non fornisca una soluzione universale a questo problema, riteniamo che il rimborso integrale del biglietto possa essere mantenuto se la ragione principale del viaggio è di natura lavorativa e il prolungamento privato del soggiorno non ha comportato alcun aumento dei costi di viaggio – come affermato dalle autorità fiscali in interpretazioni emesse anni fa.

Nel caso di un hotel, i costi devono essere ripartiti per singolo giorno e per partecipante al viaggio. I pernottamenti di familiari o le estensioni di soggiorno per motivi privati ​​non possono mai essere considerati spese. Quelle relative al raggiungimento di obiettivi aziendali sono invece assolutamente ammissibili. Tuttavia, sottolineiamo che la nostra posizione sui biglietti aerei è principalmente una supposizione e, in caso di dubbio, è sicuramente consigliabile richiedere un'interpretazione. Ciò comporta però un costo e la necessità di dedicare tempo alla preparazione del documento. In pratica, quindi, soprattutto per importi modesti, di solito non vale la pena correre il rischio legato a una qualificazione non chiara di una determinata spesa.

Quali possono essere spese detraibili durante un viaggio d'affari?

L'elenco delle spese che i tribunali e le autorità fiscali hanno precedentemente accettato è stato molto ampio. Si presume che, a condizione che siano soddisfatti gli altri requisiti, le spese possano includere:

• Spese di viaggio: biglietti aerei, ferroviari, di autobus e di traghetto, carburante per auto,
• Taxi e trasporto locale,
• Noleggio auto, carburante, pedaggi, tariffe di parcheggio,
• Alloggio per la parte di lavoro del viaggio,
• Tariffe per la partecipazione a conferenze, fiere, corsi di formazione,
• Affitto di spazi di coworking, attrezzature necessarie,
• Visti, spese amministrative, costi del passaporto, costi delle vaccinazioni,
• Servizi di un traduttore, guida del settore (piuttosto che guida turistica),
• Spese di viaggio di un collaboratore o dipendente, nella misura in cui questi svolga mansioni per l'imprenditore durante il viaggio.

I costi non includono:

• Attrazioni private,
• Articoli da regalo
• Alcol,
• Mangiare al ristorante, tranne quando il pasto coincide con una riunione di lavoro o una trattativa.

Indennità giornaliere durante un viaggio d'affari di un imprenditore

Contrariamente a quanto si crede comunemente, anche i titolari di ditte individuali (SOLE) possono richiedere indennità giornaliere, sebbene queste siano regolate da norme leggermente diverse rispetto a quelle per i dipendenti. Il costo registrato nel KPiR è l'importo calcolato secondo le tariffe applicabili ai dipendenti del settore pubblico, non la spesa effettiva. Nel 2026, la tariffa forfettaria giornaliera è di 45 PLN al giorno per i viaggi nazionali superiori alle 12 ore, mentre l'importo delle indennità giornaliere all'estero dipende dal paese di residenza. In genere, Si tratta di circa 50 euro al giornoVogliamo sottolineare – L'imprenditore non contabilizza le spese effettive per il cibo, ma registra un importo forfettario nel libro delle entrate e delle uscite per rappresentare tali costi.

La questione dei benefit è in parte complicata dalla distribuzione di pasti gratuiti, ad esempio, nell'ambito di conferenze. Per i viaggi internazionali, viene detratto un rimborso spese giornaliero del 15% per le colazioni gratuite e del 30% per pranzi e cene gratuiti.

Ai fini del calcolo delle indennità, la durata del viaggio all'estero si calcola dal momento della partenza dal Paese (ad esempio, il decollo da un aeroporto in Polonia) fino al momento del rientro in Polonia (ad esempio, l'atterraggio al primo aeroporto nel territorio della Repubblica di Polonia).

Vale la pena notare che Una cena con un appaltatore può essere considerata una spesa per ottenere un reddito, a prescindere dall'indennità giornaliera: è una forma di organizzazione di un incontro di lavoro.

Alloggio durante i viaggi di lavoro

Di norma, le spese sostenute per l'affitto di una camera d'albergo o di un appartamento vengono liquidate al costo effettivo, non in un'unica soluzione, come avviene per i pasti. Come per altre spese, è necessario dimostrare tutta la documentazione necessaria (collegamento all'attività lavorativa, non natura personale della spesa, finalità). Sebbene non vi sia alcuna normativa che vieti la scelta di hotel particolarmente costosi in questo caso, a nostro avviso, optare per una soluzione eccezionalmente dispendiosa potrebbe configurarsi come una cosiddetta "spesa di rappresentanza" e quindi precludere il diritto a una base imponibile ridotta. Secondo l'opinione prevalente, le spese eccessive, sostenute principalmente allo scopo di costruire un'immagine e impressionare i clienti, sono rischiose. Un pernottamento in una struttura a cinque stelle non è determinante, ma in caso di indagine penale, le autorità saranno particolarmente attente a verificare la giustificazione economica di tale spesa.

IVA e viaggi all'estero

Per ordine, aggiungiamo che, di norma, nel caso di un acquisto fisico di beni o servizi soggetti a IVA in un paese dell'UE diverso dalla Polonia, le regole di detrazione sono completamente diverse rispetto al caso del cosiddetto importazione di servizi. Nel caso di acquisto, ad esempio, di carburante per un'auto, biglietti per un convegno o una scheda SIM con internet mobile, per i quali è stata addebitata una tassa, è necessario presentare una richiesta elettronica Rif. IVAQuesta richiesta, presentata tramite l'ufficio delle imposte elettronico, viene inoltrata alle autorità fiscali del paese in cui è stata accertata l'imposta. Pertanto, la decisione sul rimborso viene presa, ad esempio, dall'ufficio delle imposte spagnolo o svedese, e non da quello polacco.

Le condizioni per il rimborso sono generalmente molto simili a quelle previste dalla legge polacca sull'IVA, sebbene vi siano alcune differenze. Per recuperare i fondi, l'imprenditore deve dimostrare che:

• Il soggetto pagante IVA svolge attività imponibili,
• Non esiste sede legale o stabile organizzazione nel paese di rimborso,
• Non vi è alcun obbligo di registrarsi per l'IVA a livello locale,
• Possiede una fattura emessa correttamente,
• L'acquisto era connesso ad attività imponibili.

Le domande vanno presentate separatamente per ciascun paese. La scadenza è il 30 settembre dell'anno successivo e l'importo minimo richiesto è di 50 euro per l'intero anno o per un periodo finale inferiore a tre mesi, e di 400 euro per periodi inferiori a un anno ma di almeno tre mesi.

È opportuno tuttavia precisare che la procedura di recupero dell'IVA all'estero richiede la partecipazione attiva del contribuente e spesso la presentazione di ampie spiegazioni. Sebbene tale azione sia pienamente giustificata per importi elevati, recuperare 50 o 100 euro di IVA potrebbe non essere economicamente vantaggioso. È inoltre importante ricordare che i paesi dell'UE mantengono il diritto di introdurre restrizioni al diritto di detrazione dell'IVA, in particolare per quanto riguarda carburante, automobili, ristorazione e alloggio. Tali disposizioni sono presenti anche nella legislazione polacca.

Posso portare un dipendente o un collega in viaggio d'affari?

In ambito aziendale, è comune viaggiare all'estero accompagnati da una persona di supporto. Questa persona può essere un assistente, un responsabile decisionale all'interno dell'organizzazione o un dipendente che parla fluentemente una lingua straniera. Tuttavia, la decisione di portare con sé un collega comporta diverse conseguenze.

Sebbene il finanziamento di un viaggio d'affari generalmente non generi reddito per il dipendente, se è presente una componente turistica, il dipendente può ricevere un cosiddetto benefit gratuito. Analogamente, il viaggio del coniuge o dei figli del dipendente, l'upgrade dell'alloggio su richiesta del dipendente, o quando il viaggio è finalizzato alla motivazione e il suo collegamento con gli interessi del datore di lavoro è remoto o difficile da dimostrare, saranno trattati in modo simile.

A parere di BTTP, nella valutazione del rischio di reddito derivante da un beneficio gratuito, si dovrebbero applicare innanzitutto i criteri di valutazione utilizzati dalla Corte costituzionale nella sentenza dell'8 luglio 2014, K 7/13:

• Adempimento del beneficio con il consenso del dipendente,
• La priorità dell'interesse del dipendente, non di quello del datore di lavoro,
• Creazione di benefici tangibili per il dipendente,
• Possibilità di assegnare benefici a una persona specifica.

Tutti questi elementi dovrebbero presentarsi contemporaneamente.

Pertanto, finché un dipendente si reca all'estero per lavoro al fine di rappresentare il proprio datore di lavoro e non per svago, il viaggio in sé è fiscalmente neutro per lui. Per il datore di lavoro, le spese relative all'organizzazione del viaggio di lavoro del dipendente sono deducibili dalle tasse.

Viaggi d'affari B2B

Con la diffusione dei cosiddetti contratti B2B, gli imprenditori hanno iniziato a sollevare molti dubbi su come trattare e contabilizzare i viaggi di lavoro dei colleghi.

Il punto di partenza per questo problema dovrebbe essere il fatto che Nel caso dei contratti B2B, non si fa menzione delle cosiddette deleghe. Questo strumento giuridico è un istituto del diritto del lavoro e, come tale, non dovrebbe essere associato ai contratti, né formalmente (attraverso l'uso di questo termine nei contratti) né nella pratica. L'assenza di delega non implica che la natura specifica del contratto non possa obbligare l'imprenditore a fornire servizi o a intraprendere viaggi d'affari all'estero.

Inoltre, il contratto stipulato tra gli imprenditori dovrebbe specificare chiaramente chi è responsabile dei costi relativi all'organizzazione di tali viaggi – generalmente, questo dovrebbe essere il fornitore del servizio (appaltatore). La remunerazione derivante dal contratto dovrebbe essere calcolata in modo da includere le spese relative ai viaggi di lavoro. Diverse disposizioni possono essere giustificate, ma potrebbero indicare che il contratto B2B è, di fatto, un rapporto di lavoro subordinato.

Viaggi d'affari dei membri del consiglio di amministrazione dell'azienda.

Anche i viaggi d'affari possono essere considerati una spesa soggetta a imposta sul reddito delle società (CIT): le aziende sono tenute a inviare i propri rappresentanti in viaggi d'affari all'estero. In questo caso, data la natura separata delle società e delle persone fisiche ad esse collegate, il trattamento fiscale è molto più simile a quello dei viaggi di lavoro dei dipendenti. Di conseguenza, se il viaggio è in parte privato, un membro del consiglio di amministrazione, un socio, un rappresentante o un'altra persona che agisce per conto della società può percepire un reddito per il servizio gratuito prestato.

È inoltre opportuno precisare che un viaggio non correlato all'attività aziendale, come ad esempio una vacanza per l'amministratore delegato, non costituisce una spesa deducibile dalle tasse per l'azienda. I viaggi all'estero di persone associate all'azienda non devono necessariamente generare un reddito diretto, ma, come per altre spese deducibili, tale collegamento deve essere dimostrabile. Di conseguenza, un viaggio ragionevolmente pianificato per i dipendenti di una persona giuridica è pienamente consentito secondo l'attuale prassi interpretativa.

L'ultimo rischio di cui gli imprenditori che si avvalgono dell'imposta sul reddito delle società (CIT) estone dovrebbero essere consapevoli è il riconoscimento di una spesa come cosiddetto utile occulto. Anche questo comporta il pagamento di imposte e, peggio ancora, spesso complica le procedure di liquidazione. Naturalmente, i viaggi di lavoro debitamente documentati non rappresentano un problema. Tuttavia, se il viaggio è considerato privato o ricreativo, il rischio di rivelare utili occulti è molto concreto.

Un viaggio sponsorizzato costituisce un reddito?

Una questione interessante è la classificazione fiscale dei viaggi (principalmente viaggi di influencer) finanziati da inserzionisti, sponsor o fornitori di servizi di viaggio. Come per i viaggi incentive, Nel caso di collaborazioni basate sul baratto, il creatore riceve un reddito a condizioni simili a quelle di uno scambio monetario.

L'attuale prassi interpretativa del Direttore dell'Informazione Fiscale Nazionale (KIS) non lascia dubbi: fornire voli, alloggi o la partecipazione a un viaggio in cambio di specifiche pubblicazioni costituisce un pagamento. La transazione ha natura di baratto, ma ciò non significa né assenza di reddito né assenza di IVA.

Purtroppo, a questa regola ci sono delle eccezioni. Un soggiorno in un hotel di lusso offerto in regalo a una relazione di lunga data, in cambio del quale verrà realizzato solo un breve video per Instagram, potrebbe non costituire, in pratica, una controprestazione equivalente. Se vi è uno squilibrio tra i benefici forniti da entrambe le parti, può sorgere la cosiddetta "equità del lavoro svolto". reddito derivante da servizi non retribuiti o parzialmente retribuitiCiò, a sua volta, modifica leggermente le regole per la liquidazione di tali benefici – talvolta in meglio, talvolta in peggio. In pratica, le parti di una transazione dovrebbero sempre valutare se il valore della pubblicità sotto forma di pubblicazioni online sia paragonabile al valore del servizio ricevuto.

Puoi trovare maggiori informazioni sulla liquidazione tramite baratto nel nostro articolo intitolato Baratto esentasse? Questo è l'errore più comune degli influencer – BTTP.

Come documentare le spese relative ai viaggi di lavoro?

Condizioni del fatturato economico polacco, soprattutto dopo Introduzione su larga scala di KSeF per le piccole e medie impreseCi siamo abituati a un aspetto standardizzato delle fatture e a elevati standard di tenuta della contabilità. Purtroppo, in molti paesi, soprattutto al di fuori dell'Unione Europea, la situazione è ben peggiore.

Come abbiamo scritto nell'articolo su importazione di servizi pubblicitari per motivi IVA, Una fattura emessa da un fornitore estero non deve necessariamente includere tutti gli elementi richiesti per i documenti polacchi. Di conseguenza, un documento emesso da un contribuente statunitense, che quasi certamente conterrà solo informazioni identificative minime sull'emittente, sarà probabilmente idoneo al riconoscimento delle spese. Tuttavia, raccomandiamo vivamente di documentare ogni spesa in qualche modo, sia in formato cartaceo che elettronico. Più è facile dimostrare che la spesa è stata sostenuta dalla persona che ha partecipato al viaggio, meglio è. È importante ricordare che il contribuente deve essere in grado di dimostrare:

• Chi ha effettuato la transazione,
• Di cosa si trattava l'acquisto?
• Quando fu fatto,
• Quanto costava,
• Chi ne ha sopportato il peso economico.

A nostro avviso, né la legge sull'imposta sul reddito delle persone fisiche né quella sull'imposta sul reddito delle società richiedono che tutte queste informazioni siano incluse in un unico documento. Pertanto, se la fattura non indica chiaramente le parti coinvolte, il contribuente dovrebbe predisporre una documentazione separata, ad esempio una conferma di prenotazione o un'e-mail.

Dimostrare la natura professionale di un viaggio rimane una questione a parte. Le normative fiscali o contabili non impongono un formato specifico per tali registrazioni, ma a nostro avviso sarebbe sicuramente una buona idea preparare una nota sommaria contenente informazioni sui fornitori incontrati dall'imprenditore, i nomi degli eventi a cui ha partecipato e lo scopo professionale del viaggio. Non sono necessarie elaborazioni approfondite: l'obiettivo è semplicemente garantire che, in caso di verifica fiscale, la decisione di registrare le spese per tale viaggio possa essere spiegata in pochi minuti, non in ore.

Somma

Come potete vedere, i viaggi d'affari, soprattutto quelli internazionali, presentano diverse sfide, sia dal punto di vista fiscale che contabile. Se avete domande su come contabilizzare i vostri viaggi all'estero per evitare problemi con le autorità fiscali, non esitate a contattarci. Saremo lieti di aiutarvi.