KSeF è un sistema centralizzato per l'emissione, la ricezione e l'archiviazione delle fatture in un formato uniforme. Il rischio di un malfunzionamento di KSeF, compresa la sospensione della fatturazione, rappresenterebbe una minaccia strategica per l'intero Paese.
Il Ministero delle Finanze ha tenuto conto di questo rischio e ha proposto:
- modalità online di base,
- 4 modalità offline, di cui 3 basate su meccanismi KSeF offline:
- Offline24 (utilizzato quando necessario dal contribuente),
- Indisponibilità offline (indisponibilità programmata di KSeF, ad esempio a causa di lavori IT)
- Guasto offline (guasto KSeF),
- Guasto totale offline: in caso di catastrofi, ad esempio stati di emergenza o guerra, consente la fatturazione in qualsiasi formato (cartaceo, elettronico).
Ciascuna di queste normative definisce le regole per l'emissione e l'invio delle fatture, la loro messa a disposizione dell'acquirente e l'utilizzo dei codici QR. La tabella seguente presenta i dettagli e i nostri suggerimenti pratici.
- Modalità di fatturazione in KSEF
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*La mancanza di un account in KSeF è intesa come una situazione in cui l'acquirente non ha affatto un numero di identificazione fiscale o agisce in una qualità diversa da quello per il quale è assegnato il codice fiscale (NIP) o la sede permanente di lavoro in Polonia.
- Principali sfide pratiche
- La questione degli allegati di fattura
In pratica, solo pochi contribuenti potranno inviare allegati tramite il sistema KSeF. Negli allegati saranno accettati esclusivamente i dati necessari a fini fiscali (in termini di unità di misura e quantità (numero) di beni o servizi forniti, o prezzi unitari netti), il che riguarderà principalmente le imprese dei settori delle telecomunicazioni, dell'energia, del gas e altri settori correlati.
In particolare, in KSeF non saranno ammessi allegati di natura tipicamente commerciale, di marketing e puramente aziendale, come listini prezzi, contratti, verbali di accettazione o termini di garanzia.
Inoltre, per inviare allegati, sarà necessario inoltrare una notifica al Capo dell'Amministrazione Fiscale Nazionale tramite l'Ufficio Tributario elettronico e ottenere un consenso valido per soli due anni, che l'ufficio tributario potrà revocare in caso di irregolarità da parte del contribuente.
Conclusioni – oggi è importante considerare come inviare allegati ai fornitori esterni a KSeF (tramite e-mail, carta, cloud), adattare i processi e garantire che i fornitori siano informati.
- Spese sostenute dal dipendente
Presso KSeF, la gestione delle spese dei dipendenti sta diventando sempre più complessa perché il dipendente non riceve più la fattura di persona, ma solo una visualizzazione e una conferma di transazione. Di conseguenza, in conformità con la legge, potrebbe anche lasciare il posto di lavoro senza aver ricevuto alcun documento in loco.
La fattura verrà inviata direttamente al KSeF del datore di lavoro, ma potrebbe essere senza informazioni su quale dipendente sia coinvoltoQuesto perché, sebbene il modulo KSeF preveda un campo per specificare "terza parte", la sua compilazione è facoltativa per chi emette la fattura. Ciò significa che esiste il rischio che la contabilità debba determinare autonomamente chi ha sostenuto la spesa e che i dipendenti debbano dichiarare che una determinata fattura è "loro". Di conseguenza, la gestione dei viaggi di lavoro e delle spese può risultare più complessa e dispendiosa in termini di tempo se non si apportano modifiche, ad esempio introducendo carte personalizzate per i dipendenti.
- Fatture inviate per errore alle entità sbagliate e ricevute fatture errate
Nel KSeF, un errore relativo al NIP fa sì che la fattura venga ricevuta da un'altra entità – di conseguenza:
- Sul fronte delle vendite, può capitare di emettere una fattura a un'entità che non la paga, e quest'ultima potrebbe ritardare il pagamento, soprattutto quando la scadenza è legata alla data di emissione della fattura.
- Dal punto di vista degli acquisti, potrebbe sussistere un rischio di errori contabili, come la detrazione dell'IVA e l'inclusione di fatture di terzi nei costi fiscali, il che potrebbe comportare responsabilità tributarie e sanzionatorie.
Se vi state chiedendo come la vostra azienda dovrebbe prepararsi ai nuovi obblighi e procedure derivanti dalla KseF, vi invitiamo a contattare il nostro studio legale.
