Il sistema KSeF è associato principalmente ai contribuenti IVA, alle fatture fiscali e alle aziende di grandi dimensioni. Ciò non sorprende, dato che per lungo tempo questo è stato il contesto in cui il sistema è stato più spesso discusso.
Il problema è che molti imprenditori che beneficiano dell'esenzione IVA potrebbero erroneamente presumere che questa questione non li riguardi. Non essendo tenuti al versamento dell'IVA, pensano di dover essere esentati dalle nuove norme di fatturazione.
Tuttavia, le cose potrebbero essere diverse. Se gestisci un'attività, emetti fatture e benefici dell'esenzione IVA, vale la pena verificare ora quando e in che misura il KSeF si applicherà al tuo caso.
Breve spiegazione sull'esenzione soggettiva dall'IVA
L'esenzione IVA significa che un'impresa non aggiunge l'IVA alle proprie vendite e, di norma, non la include nelle proprie dichiarazioni dei redditi. Si parla spesso di esenzione soggettiva, ovvero un'esenzione basata sul valore delle vendite.
La regola fondamentale è stabilita dall'articolo 113, comma 1, della legge sull'IVA. Possono beneficiare dell'esenzione i contribuenti il cui fatturato nell'anno fiscale precedente non ha superato i 100.000 PLN. 240 000 złTale importo non comprende l'IVA.
Se un imprenditore avvia la propria attività nel corso dell'anno, il limite viene calcolato proporzionalmente. Ciò si basa sull'articolo 113, comma 9, della legge sull'IVA. In altre parole, se un'azienda opera solo per una parte dell'anno, non utilizza l'intero limite, ma solo la parte corrispondente.
È inoltre importante ricordare che non tutte le attività possono beneficiare dell'esenzione. L'articolo 113, paragrafo 13 della legge sull'IVA specifica le attività che escludono il diritto all'esenzione, indipendentemente dal volume delle vendite. Ciò si applica a determinati beni e servizi per i quali la legge richiede la registrazione come soggetto passivo IVA attivo, tra cui i servizi di consulenza e legali.
In un articolo a parte, approfondiremo chi può beneficiare dell'esenzione IVA, quando questo diritto viene meno e quando conviene rinunciarvi. un articolo dedicato esclusivamente all'esenzione IVA.
Come funziona l'emissione di fatture da parte di un contribuente esente da imposte?
Il fatto che un'azienda sia esente da IVA non significa che non debba emettere fatture. Un'azienda esente da IVA può comunque emettere fatture, ma queste non includeranno l'importo dell'IVA.
La regola è leggermente diversa rispetto a quella per i contribuenti IVA attivi. Ai sensi dell'articolo 106b, comma 2, della legge sull'IVA, un contribuente non è tenuto a emettere fattura per le vendite esenti da IVA, anche ai sensi dell'articolo 113, commi 1 e 9, della legge sull'IVA. In altre parole, l'esenzione IVA stessa implica che la fattura non debba essere sempre emessa automaticamente.
Ciò non significa, tuttavia, che il cliente non possa richiederlo. Ai sensi dell'articolo 106b, paragrafo 3, della legge sull'IVA, se l'acquirente richiede una fattura entro 3 mesi dalla fine del mese in cui è stata prestata la prestazione, consegnata la merce o ricevuto il pagamento, il soggetto esente da IVA è obbligato a emettere tale fattura.
È inoltre importante rispettare le scadenze. Ai sensi dell'articolo 106i, comma 6 della legge sull'IVA, se un cliente richiede una fattura entro lo stesso mese della vendita o del pagamento, la fattura viene emessa secondo le norme generali, che di norma si applicano entro il 15° giorno del mese successivo. Se il cliente presenta la richiesta in un secondo momento, la fattura deve essere emessa entro e non oltre 15 giorni dalla data della richiesta.
KSeF non chiede se sei un contribuente IVA
È fondamentale sottolineare che il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF) non si applica esclusivamente ai contribuenti IVA attivi. Ai sensi dell'articolo 106ga, comma 1, della Legge sull'IVA, i contribuenti sono tenuti a emettere fatture strutturate utilizzando il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica. Tale disposizione non limita questo obbligo alle sole fatture con IVA dichiarata.
Ciò significa che se un'impresa esente da IVA emette una fattura, in genere è tenuta a registrarla anche presso l'Amministrazione fiscale nazionale (KSeF). Non importa che la fattura non includa l'aliquota IVA o l'importo dell'imposta. Si tratta comunque di una fattura, semplicemente emessa da un contribuente esente.
Tuttavia, la portata di tale obbligo deve essere ben compresa. La legge KSeF non implica che ogni vendita di un contribuente esente da IVA debba improvvisamente essere documentata con una fattura. Continuiamo ad applicare i principi dell'articolo 106b, paragrafi 2 e 3 della legge sull'IVA, il che significa che, in caso di vendite esenti, la fattura non viene sempre emessa automaticamente, ma deve essere emessa se l'acquirente ne fa richiesta entro i termini di legge. Tale orientamento è confermato, tra l'altro, dall'interpretazione individuale del Direttore dell'Ufficio Nazionale di Informazione Fiscale del 12 marzo 2026, fascicolo n. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP.
Come funziona in pratica?
Esempio 1: Un cliente privato desidera una fattura
Supponiamo che tu gestisca un'attività esente da IVA e che fornisca un servizio a un privato che non ha un'attività commerciale. Dopo aver completato il servizio, il cliente richiede una fattura.
In tal caso, è necessario fare riferimento all'articolo 106b, paragrafo 3 della legge sull'IVA. Se un cliente richiede una fattura entro tre mesi dalla fine del mese in cui è stato prestato il servizio o è stato ricevuto il pagamento, siete obbligati a emetterla.
Tuttavia, tale fattura non deve essere inviata a KSeF. Ciò si basa sull'articolo 106ga, comma 2, punto 4 della legge sull'IVA, che esclude dall'obbligo di registrazione presso il KSeF le fatture emesse a persone fisiche che non svolgono attività commerciale. Questo significa che è comunque possibile emettere una fattura a un consumatore al di fuori del KSeF, ad esempio in formato cartaceo o elettronico.
Esempio 2: Un cliente aziendale desidera una fattura
Secondo scenario: fornite un servizio a un'altra azienda ma beneficiate comunque dell'esenzione IVA. Il fatto che il cliente sia un'azienda non significa automaticamente che dobbiate emettere una fattura senza la sua richiesta.
L'articolo 106b, paragrafo 2, della legge sull'IVA si applica alle vendite esenti da IVA. Tale disposizione stabilisce che, in generale, un contribuente esente non è tenuto a emettere fattura. L'obbligo sorge quando l'acquirente richiede la fattura entro il termine previsto dall'articolo 106b, paragrafo 3, della legge sull'IVA.
Pertanto, se un imprenditore richiede una fattura, questa deve essere emessa. Ed è qui che entra in gioco KSeF. Ai sensi dell'articolo 106ga, paragrafo 1, della legge sull'IVA, le fatture strutturate vengono emesse utilizzando il sistema KSeF e la normativa non limita tale obbligo ai soli contribuenti IVA attivi. Pertanto, una fattura emessa a favore di un cliente-imprenditore da un contribuente esente da IVA dovrebbe, di norma, essere emessa nel KSeF.
Il programma KSeF viene introdotto gradualmente: verifica quando si applica al tuo caso.
L'obbligo di versamento dei contributi previdenziali (KSeF) non è entrato in vigore contemporaneamente per tutti. Per le aziende più grandi è iniziato prima, ma per la maggior parte delle piccole imprese e dei contribuenti esenti da IVA, la data è stata cruciale. 1 April 2026
A partire da tale data, le fatture soggette all'obbligo di KSeF (Knowledge and Expenditure Fraud) devono, di norma, essere emesse nel sistema. Ciò vale anche per i contribuenti esenti da IVA che emettono fatture nei rapporti commerciali con altre imprese.
Tuttavia, esiste un sollievo temporaneo per i contribuenti più piccoli. Fino alla fine del 2026, le fatture possono ancora essere emesse al di fuori della KSeF, se il valore mensile delle vendite documentate da fatture non supera i 10.000 PLN lordi.
È necessario prestare attenzione a non superare questo limite. Se le vendite fatturate superano i 10.000 PLN lordi in un dato mese, sarà necessario pagare la KSeF. su una fattura che supera il limiteDa questo momento in poi, anche le fatture successive dovranno essere emesse in KSeF.
Tuttavia, se il contribuente rientra nel limite fino alla fine del 2026, l'obbligo di emettere fatture in KSeF si applicherà a lui a partire da 1 gennaio 2027 È in questa fase che terminano le agevolazioni transitorie per le imprese più piccole.
Somma
La KSeF non riguarda solo i contribuenti IVA attivi. Se beneficiate dell'esenzione IVA ma emettete fatture per conto di altre aziende, le nuove regole potrebbero applicarsi anche a voi. È importante sottolineare, tuttavia, che la KSeF non crea automaticamente l'obbligo di emettere una fattura per ogni vendita esente, ma modifica principalmente la modalità di emissione delle fatture quando questa è richiesta. Pertanto, è opportuno verificare quando si ha diritto alla KSeF, se è possibile utilizzare il limite di 10.000 PLN e come si documentano attualmente le vendite. In caso di dubbi su come preparare la propria azienda alla KSeF, è consigliabile discuterne in anticipo, prima che i nuovi obblighi inizino a incidere sulla fatturazione quotidiana.
