KSeF היא מערכת מרכזית להנפקה, קבלה ואחסון חשבוניות בפורמט אחיד. הסיכון לכישלון KSeF, כולל השעיית החיוב, יהווה איום אסטרטגי על המדינה כולה.
משרד האוצר לקח בחשבון סיכון זה והציע:
- מצב מקוון בסיסי,
- 4 מצבים לא מקוונים - 3 מהם מבוססים על מנגנוני KSeF לא מקוונים:
- Offline24 (בשימוש בעת הצורך על ידי משלם המסים),
- חוסר זמינות במצב לא מקוון (חוסר זמינות מתוכנן של KSeF - למשל עקב עבודות IT)
- כשל לא מקוון (כשל KSeF),
- כשל מוחלט במצב לא מקוון – במקרה של אסונות, כלומר מצבי חירום, מלחמה, מאפשר חשבוניות בכל פורמט (נייר, אלקטרוני).
כל אחד מאלה מגדיר את הכללים להנפקה ושליחת חשבוניות, הנגשתן לקונה ושימוש בקודי QR. הטבלה שלהלן מציגה את פרטיהם ואת ההצעות המעשיות שלנו.
- מצבי חיוב ב-KSEF
|
*היעדר חשבון ב-KSeF מובן כמצב שבו לקונה אין כלל מספר זיהוי מס או שהוא פועל בתפקיד שאינו... זה שעבורו הוקצה מספר זיהוי מס (NIP) או מקום ביצוע קבוע בפולין.
- אתגרים מעשיים מרכזיים
- סוגיית צירופי החשבוניות
בפועל, רק מספר קטן של נישומים יוכלו לשלוח קבצים מצורפים דרך מערכת KSeF. רק נתונים הדרושים למטרות מס (במונחים של יחידות מידה וכמות (מספר) הסחורות או השירותים שסופקו, או מחירי יחידה נטו) יתקבלו בקבצים מצורפים – דבר שיחול בעיקר על עסקים בתעשיות התקשורת, האנרגיה, הגז ואחרות.
בפרט, ב-KSeF, קבצים מצורפים לא יורשו לכלול מסמכים בעלי אופי מסחרי, שיווקי ועסקי גרידא, כלומר מחירונים, חוזים, פרוטוקולי קבלה או תנאי אחריות.
יתר על כן, כדי לשלוח קבצים מצורפים, יהיה צורך להגיש הודעה לראש מינהל המסים הלאומי דרך משרד המס האלקטרוני ולקבל הסכמה תקפה לשנתיים בלבד, אותה רשאי משרד המס לבטל במקרה של אי סדרים מצד משלם המסים.
מסקנות – שקלו עוד היום כיצד לשלוח קבצים מצורפים לקבלנים מחוץ ל-KSeF (דוא"ל, נייר, ענן), להתאים תהליכים ולהבטיח שהקבלנים מעודכנים.
- הוצאות שנגרמו לעובד
הוצאות עובדים ב-KSeF הופכות לקשות יותר ליישוב מכיוון שהעובד כבר לא מקבל חשבונית באופן אישי - רק הדמיה או אישור עסקה לכל היותר - וייתכן שעל פי חוק, הוא או היא עוזבים מבלי לקבל כל מסמך במקום.
החשבונית תישלח ישירות ל-KSeF של המעסיק, אך ייתכן שהיא ללא מידע על איזה עובד מדובר, מכיוון שלמרות ש-KSeF מספק שדה המציין "צד שלישי", מילויו הוא וולונטרי עבור מנפיק החשבונית. משמעות הדבר היא שקיים סיכון שחשבונאות תצטרך לקבוע באופן עצמאי מי נשא בהוצאה, וגם העובדים חייבים להצהיר שחשבונית נתונה היא "שלהם". כתוצאה מכך, יישוב נסיעות עסקיות והוצאות יכול להיות גוזל זמן רב יותר אם לא תיישמו שינויים - לדוגמה, הכנסת כרטיסי עובד מותאמים אישית.
- חשבוניות שנשלחו בטעות לגופים הלא נכונים וקיבלו חשבוניות שגויות
בקובץ KSeF, שגיאה בנוגע ל-NIP גורמת לכך שהחשבונית מתקבלת על ידי גוף אחר - כתוצאה מכך:
- בצד המכירות, אנו עשויים להנפיק חשבונית לגוף שאינו משלם עבורה, והגוף הרלוונטי עשוי לעכב את התשלום שלה - במיוחד כאשר מועד התשלום קשור לתאריך הנפקת החשבונית.
- בצד הרכש, ייתכן סיכון של חשבונאות, ניכוי מע"מ והכללת חשבוניות מישויות אחרות בעלויות המס, מה שעלול להוביל לחבות מס ועונשין-פיסקלית.
אם אתם תוהים כיצד על החברה שלכם להיערך לחובות ולנהלים החדשים הנובעים מחוק KseF, אנו ממליצים לכם ליצור קשר עם משרד עורכי הדין שלנו.
