KSeFは、請求書の発行、受領、保管を統一された形式で行うための中央システムです。KSeFの障害、ひいては請求書発行の停止は、国全体にとって戦略的な脅威となります。
財務省はこのリスクを考慮し、以下の案を提示した。
- 基本オンラインモード、
- 4つのオフラインモード – そのうち3つはオフラインKSeFメカニズムに基づいています。
- Offline24（納税者が必要な時に使用）
- オフラインでの利用不可（KSeFの計画的な利用不可 – 例：IT作業のため）
- オフライン障害（KSeF障害）、
- オフラインでの完全障害 – 大災害、つまり非常事態や戦争が発生した場合でも、あらゆる形式（紙、電子）での請求書発行を可能にします。
これらはそれぞれ、請求書の発行と送付、購入者への提供方法、およびQRコードの使用方法に関するルールを定めています。以下の表に、これらの詳細と実践的な提案を示します。
- KSEFにおける請求モード
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*KSeFにアカウントがないということは、購入者が納税者識別番号を全く持っていない、または他の立場で行動している状況と理解されます。 納税者番号（NIP）または恒久的履行地がポーランドに割り当てられているもの.
- 主な実務上の課題
- 請求書添付書類の問題
実際には、KSeFシステムを通じて添付ファイルを送信できる納税者はごく少数に限られます。添付ファイルとして受け付けられるのは、税務上の目的に必要なデータ（測定単位、納品された商品またはサービスの数量（個数）、または正味単価など）のみであり、これは主に通信、エネルギー、ガスなどの業界の企業に適用されます。
特にKSeFでは、価格表、契約書、受入プロトコル、保証条件など、一般的に商業、マーケティング、純粋にビジネス上の性質を持つ文書を添付ファイルに含めることは許可されません。
さらに、添付ファイルを送信するには、電子税務署を通じて国税局長に通知を提出し、2年間のみ有効な同意を得る必要があります。税務署は、納税者の不正行為があった場合、この同意を取り消すことができます。
結論として、KSeF以外の媒体（電子メール、紙媒体、クラウド）で請負業者に添付ファイルを送信する方法、プロセスを調整する方法、請負業者に確実に情報が伝わるようにする方法を今日検討してください。
- 従業員が負担した費用
KSeFにおける従業員の経費精算は、従業員が直接請求書を受け取るのではなく、取引の確認となる視覚的な表示のみを受け取るようになったため、ますます困難になっている。また、法律上、従業員は現場で何の書類も受け取らずに退職する可能性がある。
請求書は雇用主のKSeFに直接送付されますが、 どの従業員に関する情報もなしKSeFには「第三者」を指定する欄がありますが、請求書発行者による記入は任意です。つまり、経理部門が独自に費用の発生源を特定しなければならないリスクがあり、従業員も特定の請求書が「自分のもの」であることを申告する必要があるということです。そのため、従業員専用のカードを導入するなど、何らかの変更を行わないと、出張費や経費の精算に時間がかかる可能性があります。
- 請求書が誤って別の宛先に送付され、誤った請求書が届いた
KSeFでは、NIPに関するエラーにより、請求書が別のエンティティに受信され、結果として次のようになります。
- 販売面では、支払いをしない相手に請求書を発行することがあり、特に支払期限が請求書の発行日と連動している場合は、相手が支払いを遅らせる可能性があります。
- 購入側においては、会計処理、付加価値税の控除、および他の事業体からの請求書を税務コストに含めることに関してリスクがあり、それが税金および罰金刑につながる可能性があります。
KseF（ドイツ連邦証券取引所法）に基づく新たな義務や手続きへの対応についてご不明な点がある場合は、当法律事務所までお気軽にお問い合わせください。
