Kadry i płace

Akta osobowe i e-teczki pracownicze to kluczowe elementy dokumentacji kadrowej, które służą do gromadzenia, przechowywania i zarządzania informacjami o pracownikach zgodnie z przepisami prawa pracy.

W ostatnich latach coraz więcej firm przechodzi z tradycyjnych papierowych akt na ich elektroniczne odpowiedniki – tzw. e-teczki.

Nasza firma świadczy usługi prowadzenia zarówno teczek tradycyjnych jak i elektronicznych.

Doradzamy i pomagamy w procesie digitalizacji i wyborze odpowiedniego oprogramowania do ich prowadzenia.

W praktyce najwięcej trudności sprawia nie samo przechowywanie dokumentów, ale ich prawidłowy obieg i kompletność na każdym etapie zatrudnienia. Dlatego w ramach wsparcia pomagamy ustalić zasady, które porządkują pracę w firmie: kto odpowiada za zebranie dokumentów na starcie, w jakim terminie powinny trafić do teczki, jak opisywać i porządkować załączniki oraz jak dokumentować zmiany w trakcie zatrudnienia. Dzięki temu akta nie są prowadzone „przy okazji”, tylko według spójnego, powtarzalnego schematu.

W przypadku e-teczek kluczowe jest również bezpieczeństwo i kontrola dostępu. Doradzamy, jak ustawić uprawnienia, role i obieg akceptacji dokumentów, aby ograniczyć ryzyko nieuprawnionego wglądu oraz zapewnić zgodność z zasadami ochrony danych. W praktyce oznacza to m.in. ułożenie procedur dotyczących przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji, a także przygotowanie firmy na sytuacje wymagające szybkiego działania (np. kontrola, wniosek pracownika o kopie dokumentów, wewnętrzne zmiany organizacyjne).

Jeżeli firma planuje przejście z papieru na elektronikę, pomagamy przeprowadzić ten proces etapowo i bez chaosu. Wspieramy w przygotowaniu dokumentów do digitalizacji, ustaleniu standardów skanowania i opisu plików oraz w zaplanowaniu migracji tak, aby zachować porządek w dokumentacji i nie zaburzyć ciągłości akt. Tam, gdzie to potrzebne, wskazujemy także, jak połączyć rozwiązanie do e-teczek z bieżącą obsługą kadr i płac, żeby dokumenty nie były rozproszone w kilku miejscach, a proces był możliwie prosty dla osób obsługujących kadry.

W doborze oprogramowania zwracamy uwagę na to, jak narzędzie działa w codziennej pracy: łatwość wyszukiwania dokumentów, możliwość nadawania uprawnień, historia zmian, kontrola kompletności oraz to, czy system da się sensownie wdrożyć w firmie o danej skali. Dzięki temu wybór rozwiązania nie kończy się zakupem licencji, tylko realnie usprawnia pracę i ogranicza ryzyka związane z dokumentacją.

Jeśli Twoja firma chce uporządkować prowadzenie akt osobowych albo bezpiecznie przejść na e-teczki, możemy przejąć wsparcie na poziomie organizacyjnym i doradczym: od ustawienia zasad i procedur, przez przygotowanie dokumentacji, po wdrożenie narzędzi i ułożenie procesu tak, aby działał sprawnie także w kolejnych miesiącach.