Kadry i płace

Art. 23¹ Kodeksu pracy dotyczy przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Przepis ten reguluje sytuacje, w których pracownicy są automatycznie przejmowani przez nowego pracodawcę wraz z zakładem pracy.

Podpowiemy jak przeprowadzić taki proces i dlaczego jest on dobrym rozwiązaniem.

W praktyce przejście zakładu pracy (lub jego części) na innego pracodawcę wymaga dobrego przygotowania, bo choć według przepisów pracownicy przechodzą do nowego pracodawcy automatycznie, to po stronie firm pozostaje sporo obowiązków organizacyjnych i dokumentacyjnych. Najczęściej problematyczne są terminy, prawidłowe poinformowanie pracowników, uporządkowanie danych kadrowo-płacowych oraz zapewnienie ciągłości rozliczeń (wynagrodzenia, urlopy, absencje, zajęcia komornicze, benefity).

W ramach wsparcia pomagamy przeprowadzić cały proces tak, aby był bezpieczny po obu stronach: analizujemy stan zatrudnienia i dokumentacji, wskazujemy kluczowe obowiązki „byłego” i „nowego” pracodawcy, przygotowujemy listę działań krok po kroku oraz wspieramy w komunikacji i formalnościach. Szczególną uwagę przykładamy do tego, aby dane przekazywane w procesie były spójne (np. staż pracy, wymiar etatu, składniki wynagrodzenia, wykorzystane i zaległe urlopy, ewidencja czasu pracy), bo to na nich opierają się późniejsze rozliczenia i dokumenty.

Pomagamy również ułożyć kwestie praktyczne po przejęciu: jak prawidłowo prowadzić akta osobowe i ewidencje, jak zorganizować obieg dokumentów, co zrobić z regulaminami i procedurami wewnętrznymi, jak obsłużyć zgłoszenia i rozliczenia w obszarze kadr i płac oraz jak przygotować firmę na pytania pracowników po zmianie pracodawcy. Dzięki temu przejście nie kończy się na przejęciu zespołu, tylko realnie porządkuje współpracę i minimalizuje ryzyko błędów, które potrafią wychodzić dopiero po kilku tygodniach lub miesiącach.

Taki proces bywa często korzystnym rozwiązaniem organizacyjnym, bo pozwala zachować ciągłość pracy i zespołu przy zmianach biznesowych (np. restrukturyzacja, wydzielenie części działalności, przejęcie kontraktu). Żeby jednak rzeczywiście przyniósł korzyści, powinien być przeprowadzony w sposób zaplanowany i zgodny z przepisami – z pełną kontrolą nad dokumentacją, terminami i rozliczeniami. W tym właśnie zakresie zapewniamy wsparcie doradcze i operacyjne.