Vår erfaring viser at mange gründere fortsatt er usikre på omstendighetene der en utenlandsreise kan anses som en fradragsberettiget utgift. Siden internasjonale reiser er dyre, og stadig flere mennesker er pålagt å reise på grunn av arbeidets art, bestemte vi oss for å gi en omfattende diskusjon om dette emnet. Vi håper denne artikkelen vil fjerne noen praktiske tvil.
Hvilke egenskaper må en utgift ha for å kunne regnskapsføres som en skattefradragsberettiget kostnad?
Vi har dekket temaet fradragsberettigede kostnader utallige ganger på bloggen vår. Dette er neppe overraskende – skattemyndighetene inngår ofte tvister med gründere nettopp om hvorvidt en gitt utgift skal redusere skattegrunnlaget. Etter vår mening er en av årsakene til dette fenomenet den ganske uheldige definisjonen av kostnad. Personskatteloven definerer fradragsberettigede kostnader i artikkel 22. Denne bestemmelsen lyder:
«Kostnader ved å skaffe inntekter er kostnader som påløper for å tjene inntekter eller for å opprettholde eller sikre en inntektskilde, med unntak av kostnadene som er oppført i artikkel 23.»
Artikkel 23 i loven inneholder på sin side en liste over unntak, som alkohol, representasjonsutgifter, bøter og straffer. I praksis må imidlertid skattyter vurdere om utgiften er definitiv, påløpt for å generere inntekt (eller for å opprettholde eller sikre en inntektskilde), og om den er relatert til forretningsvirksomheten. Forskriftene krever ikke at skattytere demonstrerer rasjonalitet eller sparsommelighet bak kjøpet. I praksis tas imidlertid slike omstendigheter noen ganger i betraktning når det skal avgjøres om grensen mellom forretningsmessige og personlige utgifter er krysset.
Kan utgifter knyttet til utenlandsreiser godkjennes som fradragsberettigede utgifter?
Som regel, jaDet er imidlertid nødvendig å oppfylle kravene i definisjonen nevnt ovenfor. I tillegg til formål, tilknytning til inntekt og definitiv art, er det også nødvendig å dokumentere de påløpte utgiftene på riktig måte og sørge for at kostnadene ikke hovedsakelig er av personlig art. I praksis betyr dette at Ikke alle reiseutgifter vil være fradragsberettigede, selv om overnatting eller flybilletter har denne statusen. Mye avhenger også av turens spesifikasjoner og aktiviteten din.
Hvilke reiser kan regnes som forretningsreiser og hvilke kan ikke?
Vår rådgivningspraksis viser at det finnes en spesifikk gruppe reiser som i prinsippet ikke gir noen grunn til bekymring hos skattemyndighetene. På samme måte finnes det også spesifikke ordninger som nesten helt sikkert bør anses som risikable. Her er noen:
Deltakelse i utenlandske salgssamtaler, messer eller konferanser
Et typisk, og etter vår mening relativt trygt, eksempel på en forretningsreise til utlandet er en reise til et annet land for å delta i et bransjearrangement eller for å gjennomføre forretningsforhandlinger med en entreprenør, inkludert en potensiell en. Viktigst av alt, Forhandlinger ender ikke nødvendigvis med suksess. Det er standard forretningspraksis å delta i salgs- eller kjøpssamtaler som ikke ender med en transaksjon.
Reiser med influencere, YouTubere, bloggere og internettskapere
I influencerens virksomhet er linjene mellom jobb og privatliv uklare – tross alt er rapportering om hverdagen ofte en del av den profesjonelle aktiviteten. Mens et besøk i en fornøyelsespark for en programvareutvikler nesten helt sikkert vil være konsum og vanskelig å etablere en forbindelse til inntekt, kan en YouTuber spille inn en ny episode for kanalen sin der. På den annen side, som med forhandlinger, er ikke alle turer nødvendigvis vellykkede, for eksempel i form av en videoserie. Det er imidlertid verdt å merke seg at i mangel av publikasjoner om turen eller attraksjonen blir det betydelig vanskeligere å demonstrere en forbindelse til inntekt.
Så hvordan kan du vite om en gitt reise er en kostnad for influenceren? I vår vurdering bør vi se på kriterier som:
- Forholdet mellom reiseemnet og kanalen eller bloggprofilen,
- Monetisering av kanalen,
- Eksistensen av reklame-, tilknytnings- eller sponsoravtaler,
- Tilstedeværelse av bevis på reisens profesjonelle karakter, f.eks. i form av scenarier og tidsplaner.
Riktig dokumenterte og berettigede influencer-reiser kan absolutt anses som fradragsberettigede, noe som er bekreftet av både skattemyndigheter og domstoler. Det er verdt å vise til Høyesteretts forvaltningsdom av 14. mai 2021, II FSK 1633/19, og kjennelsen av 26. februar 2025, II FSK 711/22.
Behovet for å demonstrere reisens rasjonalitet kan imidlertid diskuteres. Selv om et slikt vurderingskriterium ikke er eksplisitt fastsatt i loven, er det mulig at en usedvanlig dyr reise for en nybegynner-influencer vil generere mer kontrovers enn en ukes lang reise for en kjendis til et arrangement innenfor deres bransje.
Det blir neppe dyrt å gå etter inspirasjon
En bemerkelsesverdig presedens i denne saken er tolkningen av 7. mai 2025, saksreferanse nr. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSI søknaden anga skattebetaleren, som driver en opplærings- og konsulentvirksomhet, at den planlagte eksotiske reisen hans ville hjelpe ham med å tilegne seg unik kunnskap om originale landbruksteknikker i det subtropiske klimaet på den sørlige halvkule.
Ifølge skattemyndighetene utgjør kjøp av en typisk turistpakke, der informasjon gis av guider, en personlig utgift. Etter vår mening må man, for at en slik utenlandsreise virkelig skal kunne utgjøre en skattefradragsberettiget utgift, demonstrere en tettere tilknytning til inntekten, for eksempel gjennom møter med lokale gründere. Sightseeingturer og dykking har også virket til skade for skattebetaleren.
Hva skal man gjøre hvis reisen er både forretnings- og privatreise?
Det burde ikke overraske noen at langdistanse forretningsreiser gir et ønske om å utforske lokale attraksjoner. Turer til fjerne destinasjoner som Singapore eller New York er ikke vanlige, og noen forretningsreiser gir mye fritid. I en slik situasjon endrer reisens art seg noe, selv om den fortsatt kan klassifiseres som en fradragsberettiget utgift.
Personskatteloven gir ingen spesifikk metode for regnskapsføring av slike utgifter. Etter vår mening er den sikreste løsningen å bruke en andel som nøyaktig gjenspeiler andelen personlige utgifter i reisen. Det er imidlertid viktig at hvis en gitt utgift kan skilles tydelig fra hverandre (f.eks. overnattingskostnader for ektefelle og barn, kostnader til turistattraksjoner), bør den ekskluderes fra andelen.
Et interessant problem oppstår når det å forlenge oppholdet ikke fører til økte reisekostnader – et eksempel kan være å kjøpe en billigere tur-retur-billett i bytte mot noen ekstra dagers opphold på destinasjonen. Selv om tolkningspraksisen til Director of National Tax Information (KIS) ikke gir en universell løsning på dette problemet, mener vi at full billettbetaling kan opprettholdes dersom den viktigste årsaken til reisen var forretningsreise, og den private forlengelsen av oppholdet ikke økte reisekostnadene i det hele tatt – slik skattemyndighetene uttalte i tolkninger utstedt for mange år siden.
Når det gjelder hotell, bør kostnadene fordeles på individuelle dager og deltakere på reisen. Overnattinger for familiemedlemmer eller private forlengelser av oppholdet kan aldri betraktes som utgifter. De som er knyttet til å oppnå forretningsmål er absolutt akseptable. La oss imidlertid understreke at vår holdning til flybilletter primært er en gjetting, og hvis du er i tvil, er det absolutt verdt å vurdere å sende inn en forespørsel om tolkning. Dette innebærer imidlertid et gebyr og behovet for å bruke tid på å utarbeide et slikt dokument. I praksis er det derfor, spesielt for små beløp, vanligvis ikke verdt å ta risikoen forbundet med uklar kvalifisering av en gitt utgift.
Hva kan være en utgift som en del av en forretningsreise?
Listen over utgifter som domstoler og skattemyndigheter tidligere har godtatt har vært svært bred. Det antas at utgiftene, forutsatt at andre krav er oppfylt, kan omfatte:
- Reiseutgifter – fly-, tog-, buss- og fergebilletter, drivstoff til bil,
- Taxi og lokal transport,
- Leiebil, drivstoff, bompenger, parkeringsavgifter,
- Overnatting for forretningsdelen av reisen,
- Avgifter for deltakelse på konferanser, messer, opplæring,
- Utleie av coworking-plass, nødvendig utstyr,
- Visum, administrasjonsgebyrer, passkostnader, vaksinasjonskostnader,
- Tjenester fra en oversetter, bransjeguide (i stedet for en turistguide),
- Reisekostnader for en medarbeider eller ansatt – i den grad vedkommende utfører oppgaver for gründeren under reisen.
Kostnadene vil ikke inkludere:
- Private attraksjoner,
- Suvenirer
- Alkohol,
- Spise på restauranter – unntatt når måltidet er et arbeidsmøte eller en forhandling.
Dagpenger under en gründers forretningsreise
I motsetning til hva mange tror, kan enkeltpersonforetak også betale ut dagpenger, selv om disse betales etter litt andre regler enn for ansatte. Kostnaden som registreres i KPiR er beløpet beregnet i henhold til satsene som gjelder for offentlig ansatte, ikke den faktiske utgiften. I 2026 er den daglige flate satsen PLN 45 per dag for innenlandsreiser som overstiger 12 timer, mens beløpet for dagpenger i utlandet avhenger av bostedslandet. Vanligvis, det er omtrent 50 euro per dagLa oss understreke – Entreprenøren gjør ikke opp de faktiske utgiftene til mat, og i stedet registreres et engangsbeløp i inntekts- og utgiftsboken for å representere disse kostnadene.
Komplimenter er noe komplisert av gratis måltider som deles ut, for eksempel som en del av konferanser. For internasjonale reiser trekkes det fra 15 % per diem for gratis frokost, og 30 % per diem for gratis lunsjer og middager.
Varigheten av reiser til utlandet i forbindelse med godtgjørelse telles fra det øyeblikket man forlater landet (f.eks. avgang fra en flyplass i Polen) til det øyeblikket man returnerer til Polen (f.eks. landing på den første flyplassen på Republikken Polens territorium).
Det er verdt å merke seg det Middag med en entreprenør kan avregnes som en kostnad for å skaffe inntekt uavhengig av dagpenger – det er en form for å organisere et forretningsmøte.
Overnatting under forretningsreiser
Som regel avregnes utgifter til leie av hotellrom eller leilighet til faktisk kostnad, ikke som et engangsbeløp, slik tilfellet er med måltider. Som med andre utgifter er det nødvendig å fremvise all nødvendig dokumentasjon (tilknytning til virksomheten, mangel på personlig karakter av utgiften, dens endelighet). Selv om det ikke finnes noen forskrift som forbyr valg av spesielt dyre hoteller i dette tilfellet, kan det etter vår mening utgjøre en såkalt "representasjonsutgift" og dermed frata retten til redusert skattegrunnlag å velge et usedvanlig dyrt alternativ. I følge den rådende oppfatningen er overdrevne utgifter, primært pådratt for å bygge image og imponere kunder, risikabelt. En natt på et femstjerners hotell er ikke endelig, men i tilfelle en kriminell etterforskning vil myndighetene være spesielt opptatt av å undersøke den økonomiske begrunnelsen for en slik utgift.
MVA og utenlandsreiser
For ordens skyld legger vi til at ved fysisk kjøp av merverdiavgiftspliktige varer eller tjenester i et annet EU-land enn Polen, er fradragsreglene som regel helt annerledes enn ved den såkalte import av tjenester. Ved kjøp av for eksempel drivstoff til bil, billetter til en konferanse eller et SIM-kort med mobilt internett, som det er belastet avgift for, er det nødvendig å sende inn en elektronisk søknad. MVA-REF.Denne søknaden, som sendes inn via e-skattekontoret, videresendes til skattemyndighetene i landet der skatten ble beregnet. Derfor tas avgjørelsen om refusjon av for eksempel det spanske eller svenske skattekontoret, ikke det polske skattekontoret.
Refusjonsvilkårene er generelt ganske like de som finnes i polsk momslovgivning, selv om det er noen forskjeller. For å få tilbake pengene må gründeren vise at:
- Er en MVA-betaler som utfører avgiftspliktig virksomhet,
- Det finnes ikke noe registrert kontor eller fast driftssted i refusjonslandet,
- Det er ingen plikt til å registrere seg for MVA lokalt,
- Har en korrekt utstedt faktura,
- Kjøpet var knyttet til avgiftspliktig virksomhet.
Søknader sendes inn separat for hvert land. Fristen er 30. september året etter, og minimumsbeløpet som søkes er €50 for hele året eller en avsluttende periode på mindre enn tre måneder, og €400 for perioder på mindre enn ett år, men minst tre måneder.
Det er imidlertid verdt å merke seg at prosessen med å kreve tilbake MVA i utlandet krever aktiv deltakelse fra skattyter og ofte krever omfattende forklaringer. Selv om slike tiltak er fullt berettiget for store beløp, er det kanskje ikke økonomisk fornuftig å kreve tilbake MVA på 50 eller 100 euro. Det er også verdt å huske at EU-landene beholder retten til å innføre restriksjoner på fradragsretten for MVA, særlig når det gjelder drivstoff, biler, servering og overnatting. Slike bestemmelser finnes også i polsk lov.
Kan jeg ta med en ansatt eller kollega på forretningsreise?
I forretningspraksis er det vanlig å reise utenlands med en støtteperson. Denne personen kan være en assistent, en beslutningstaker i organisasjonen eller en ansatt som snakker flytende et fremmedspråk. Beslutningen om å ta med seg en kollega har imidlertid flere konsekvenser.
Selv om finansiering av en forretningsreise vanligvis ikke genererer inntekt for den ansatte, kan den ansatte motta en såkalt vederlagsfri fordel hvis det er et turistelement til stede. Å ta med en ansatts ektefelle eller barn, oppgradere innkvartering på den ansattes forespørsel, eller når reisen er ment for motivasjon og dens tilknytning til arbeidsgiverens interesser er fjern eller vanskelig å påvise, vil bli behandlet på samme måte.
Etter BTTPs oppfatning bør vurderingskriteriene som ble brukt av Konstitusjonsdomstolen i sin dom av 8. juli 2014, K 7/13, først og fremst anvendes ved vurdering av risikoen for inntekt fra en gratis ytelse:
- Oppfyllelse av ytelsen med arbeidstakerens samtykke,
- Arbeidstakerens interesser er forrangsprioritet, ikke arbeidsgiverens.
- Skape konkrete fordeler for den ansatte,
- Mulighet for å tilordne fordeler til en bestemt person.
Alle disse elementene bør forekomme sammen.
Derfor, hvis en ansatt reiser utenlands i forretningsøyemed for å representere arbeidsgiveren sin og ikke for avslapning, er selve reisen skattenøytral for dem. For arbeidsgiveren er utgiftene knyttet til å organisere den ansattes forretningsreise fradragsberettigede.
Forretningsreiser på B2B
Med populariseringen av såkalte B2B-kontrakter begynte gründere å reise mange tvil om hvordan forretningsreiser til kolleger skulle behandles og regnskapsføres.
Utgangspunktet for denne problemstillingen bør være det faktum at Når det gjelder B2B-kontrakter, er det ingen omtale av såkalte delegasjoner. Denne juridiske konstruksjonen er en arbeidsrettslig institusjon og bør derfor ikke knyttes til kontrakter – verken formelt (gjennom bruk av dette begrepet i kontrakter) eller i praksis. Fraværet av delegering betyr ikke at kontraktens spesifikke natur ikke kan forplikte entreprenøren til å yte tjenester eller foreta forretningsreiser til utlandet.
Videre bør kontrakten som inngås mellom gründere tydelig fastsette hvem som er ansvarlig for kostnadene forbundet med å organisere slike reiser – vanligvis bør dette være tjenesteleverandøren (leverandøren). Godtgjørelsen som følge av kontrakten bør beregnes slik at den inkluderer utgifter knyttet til forretningsreiser. Ulike ordninger kan være berettiget, men de kan indikere at B2B-kontrakten faktisk er et arbeidsforhold.
Forretningsreiser for medlemmer av selskapets styre
Forretningsreiser kan også betraktes som en skatteutgift – selskaper må også sende representantene sine på forretningsreiser til utlandet. I dette tilfellet, på grunn av selskapenes og deres tilknyttede individers separate natur, er skattebehandlingen mye nærmere den for ansattes reiser. Følgelig, hvis reisen er delvis privat, kan et styremedlem, partner, fullmektig eller annen person som handler på vegne av selskapet motta inntekt fra den vederlagsfrie tjenesten.
Det er også verdt å merke seg at en reise som ikke er relatert til selskapets drift, for eksempel en ferietur for administrerende direktør, ikke er en fradragsberettiget utgift for selskapet. Utenlandsreiser for personer tilknyttet selskapet trenger ikke nødvendigvis å resultere i direkte inntekt, men som med andre fradragsberettigede utgifter må denne sammenhengen kunne påvises. Følgelig er en rimelig planlagt reise for ansatte i en juridisk enhet fullt tillatt etter gjeldende tolkningspraksis.
Den siste risikoen gründere som benytter seg av den estiske selskapsskatten (CIT) bør være klar over, er at en utgift kan bli registrert som såkalt skjult fortjeneste. Dette krever også betaling av skatt, og enda verre, kompliserer ofte oppgjør. Selvfølgelig er ikke riktig dokumenterte forretningsreiser et problem. Men hvis reisen anses som privat eller rekreasjonsmessig, er risikoen for å avsløre skjult fortjeneste svært reell.
Er en sponset reise inntekt?
Et interessant problem er skatteklassifiseringen av reiser (hovedsakelig influencer-reiser) finansiert av annonsører, sponsorer eller reisetjenesteleverandører. Som med insentivreiser, ved byttehandelssamarbeid mottar skaperen inntekt på lignende vilkår som ved pengeutveksling.
Den nåværende tolkningspraksisen til direktøren for Nasjonal skatteinformasjon (KIS) levner ingen tvil om at det å tilby flyreiser, overnatting eller deltakelse på en reise i bytte mot spesifikke publikasjoner utgjør betaling. Transaksjonen er av byttehandelskarakter, men dette betyr verken mangel på inntekt eller mangel på moms.
Dessverre finnes det unntak fra denne regelen. Et opphold på et luksushotell som gave til et langvarig forhold, der det kun lages en kort Instagram-video, kan i praksis ikke utgjøre likeverdig vederlag. Hvis det er en ubalanse mellom fordelene som begge parter gir, kan det oppstå en såkalt «sweat equity». inntekt fra ubetalte eller delvis betalte tjenesterDette endrer igjen reglene for oppgjør av slike ytelser noe – noen ganger til det bedre, noen ganger ikke. I praksis bør partene i en transaksjon alltid vurdere om verdien av reklame i form av nettpublikasjoner er sammenlignbar med verdien av den mottatte tjenesten.
Du finner mer om byttehandel i artikkelen vår med tittelen Taxfree-byttehandel? Dette er den vanligste influencer-feilen – BTTP.
Hvordan dokumentere utgifter knyttet til forretningsreiser?
Forholdene for polsk økonomisk omsetning, spesielt etter utbredt innføring av KSeF for små og mellomstore bedrifter, har vant oss til standardisert fakturautseende og høye standarder for journalføring. Dessverre er situasjonen mye verre i mange land, spesielt utenfor EU.
Som vi skrev i artikkelen om import av reklametjenester på grunnlag av merverdiavgift, En faktura fra en utenlandsk entreprenør trenger ikke nødvendigvis å inneholde alle elementene som kreves for polske dokumenter. Som et resultat vil et dokument utstedt av en amerikansk skattebetaler, som nesten helt sikkert bare vil inneholde minimal identifiserende informasjon om utstederen, sannsynligvis være kvalifisert for utgiftsgodkjenning. Vi anbefaler imidlertid på det sterkeste at alle utgifter dokumenteres i en eller annen form, enten i papirform eller elektronisk form. Jo enklere det er å bevise at utgiften ble pådratt av personen som deltok på reisen, desto bedre. Det er viktig å huske at skattebetaleren må kunne demonstrere:
- Hvem som foretok transaksjonen,
- Hva handlet kjøpet om?
- Da det var gjort,
- Hvor mye var prisen,
- Som bar dens økonomiske byrde.
Etter vår mening krever verken personskatteloven eller selskapsskatteloven at all denne informasjonen skal inkluderes i ett enkelt dokument. Hvis fakturaen ikke tydelig angir partene, bør skattyter derfor utarbeide separat dokumentasjon – for eksempel en bestillingsbekreftelse eller en e-post.
Å demonstrere den forretningsmessige karakteren av en reise er fortsatt et separat spørsmål. Skatte- eller regnskapsregler krever ikke et spesifikt format for slike registreringer, men etter vår mening ville det absolutt være lurt å utarbeide et grovt notat som inneholder informasjon om entreprenørene entreprenøren møtte, navnene på arrangementene de deltok på, og forretningsformålet med reisen. Utdypninger er ikke nødvendige – målet er ganske enkelt å sikre at beslutningen om å registrere utgifter for en slik reise, i tilfelle en revisjon, kan forklares på noen minutter, ikke timer.
summering
Som du ser, byr forretningsreiser, spesielt internasjonale, på flere utfordringer, både skatterettslig og regnskapsmessig. Hvis du har spørsmål om hvordan du skal regnskapsføre reisene dine til utlandet for å unngå problemer med skattemyndighetene, kan du kontakte oss. Vi hjelper deg gjerne.
