Fra og med 1. april 2026 er de aller fleste polske gründere pålagt å utstede strukturerte fakturaer under det nasjonale e-fakturasystemet (KSeF). Selv om dette systemet i teorien var ment å gi en smertefri løsning for skattesystemet, har det i praksis blitt en kilde til mange usikkerheter. I denne artikkelen vil vi forsøke å forklare hvordan KSeF fungerer for enkeltpersonforetak og svare på alle vanlige spørsmål.
Hvilke forskrifter innfører og regulerer KSeF?
Det juridiske grunnlaget for det nasjonale e-fakturasystemet er merverdiavgiftsloven, nærmere bestemt artikkel 106ga til 106ni. Det er merverdiavgiftsloven som definerer selve systemet og innfører en rekke svært detaljerte krav angående bruken av det nasjonale e-fakturasystemet.
KSeF er også nevnt i bestemmelsene i andre lover, som skatteforordningen eller KAS-loven, men dette er tekniske forskrifter som ikke har noen reelle implikasjoner i økonomisk praksis.
Når trenger du å bruke KSeF?
Prosessen med å implementere det nasjonale e-fakturasystemet tok flere år – implementeringen ble delt inn i flere faser.
Fra og med 2022 var bruken av KSeF valgfri. I starten var det imidlertid bare en liten gruppe gründere som brukte systemet. Etter vår mening skyldtes dette det relativt høye usikkerhetsnivået som ble observert i det polske forretningsmiljøet. På grunn av den betydelige forsinkelsen i implementeringen av hele programmet, som opprinnelig skulle tre i kraft i 2024, håpet sannsynligvis et betydelig antall polske gründere at myndighetene ville droppe disse endringene.
Massiv, frivillig implementering av denne løsningen ble synlig først ved årsskiftet 2025 og 2026, da det allerede var kjent at KSeF definitivt ville tre i kraft. Skattebetalere med en omsetning på over 200 millioner PLN per år hadde tid til å gå over til å utstede strukturerte fakturaer frem til 1. februar 2026, mange av dem gjorde det 2–3 måneder tidligere. Mindre gründere hadde 2 måneder mer, selv om det også var de blant dem som implementerte endringene godt før planen.
De minste skattebetalerne, hvis månedlige B2B-salg (inkludert mva.) ikke overstiger PLN 10 000, kan utstede papirfakturaer frem til slutten av 2026.
Straff for manglende overholdelse av forpliktelsen til å bruke KSeF
Gitt tvilen og vanskelighetene som det nasjonale e-fakturasystemet reiste, ble det besluttet å utsette anvendelsen av straffer. Sanksjoner for manglende utstedelse av fakturaer i systemet vil først gjelde fra 1. januar 2027.
Etter overgangsperioden, En skattyter som til tross for forpliktelsen utsteder en faktura utenfor KSeF, kan bli ilagt en bot på inntil 100 % av mva-beløpet som vises på fakturaen.. I tilfelle fritatte skattebetalere, Denne grensen er 18.7 % av det totale forfalte beløpet. Det er imidlertid viktig å merke seg at straffen i henhold til artikkel 106 ikke gjelder i situasjoner der det var mulig å utstede en faktura. Det er selvfølgelig tillatt å utstede et papirdokument ved systemfeil, men det må legges inn i KSeF etter at systemet går tilbake til normal drift.
Det er verdt å merke seg at skattyters situasjon vil avhenge av om de unnlater å utstede en strukturert faktura eller unnlater å gjøre det i det hele tatt. Hvis salget ikke er dokumentert verken i det nasjonale skatte- og finansregisteret (KSeF) eller med en papirfaktura, er skattyter også utsatt for sanksjoner i henhold til skattestraffeloven. I henhold til artikkel 62 i skattestraffeloven er boten for å unnlate å utstede en faktura eller utstede et mangelfullt dokument opptil 180 dagssatser. For upålitelige fakturaer øker straffen til 720 dagssatser. Dagssatser beregnes basert på gjerningsmannens økonomiske situasjon, men ved å unnlate å utstede fakturaer må en person med høy inntekt vurdere trusselen om en bot på over 100 000 PLN. Boten fritar ikke gjerningsmannen fra forpliktelsen til å betale tilbake forfalt skatt dersom lovbruddet bevises.
Fravær av sanksjoner er ikke samtykke
Mens vi søkte etter informasjon om KSeF-systemet på nettet, kom vi over et usedvanlig farlig fenomen. Noen gründere, som er klar over at det ikke vil bli noen straffer for å ikke utstede strukturerte fakturaer i 2026, utsteder bevisst ikke dokumenter i systemet. I motsetning til hva det ser ut til, utgjør slik oppførsel en betydelig risiko for skattebetalerne.
Under verifisering eller revisjoner vil myndigheten nesten helt sikkert reise tvil om fakturaer som ble utstedt i papir- eller elektronisk form, i strid med kravene. Etter vår mening er det en svært høy risiko for at det blir reist anklager mot skattyter om at de har ført registrene sine på en upålitelig måte eller forsøkt å oppnå en uautorisert skattefordel.
Selv om skattebetaleren til slutt beviser saken sin i forvaltningsdomstolen, vil det å unnlate å bruke KSeF, til tross for at den er obligatorisk, føre til høye kostnader og en stressende tvist med skattemyndighetene. Som et resultat, Fravær av straffer for ikke å bruke KSeF kan aldri anses som tillatelse til å unnlate å overholde forpliktelsen.
Er all lønnet aktivitet underlagt KSeF?
Dette spørsmålet krever også avklaring og klargjøring. Først og fremst er det verdt å påpeke at Plikten til å utstede strukturerte fakturaer i KSeF påvirkes ikke av statusen til mva-betaler. Vare- og tjenesteskatteloven knytter ikke mva-registrering til strukturerte fakturaer i noen bestemmelse.
Plikten til å registrere seg hos Skatteetaten (KSeF) påvirkes ikke av den valgte skatteformen. Derfor må fakturaer i systemet utstedes av skattepliktige skattebetalere. skala, linjalogså engangsbeløpDet er også verdt å merke seg at skattebetalere som driver uregistrert virksomhet kan, og noen ganger må, bruke KSeF. For å gjøre dette må de først skaffe seg et skatteidentifikasjonsnummer (NIP).
Saken blir noe mer komplisert når en skattyter får inntekt fra privat utleie (f.eks. fast eiendom eller maskiner til selskapet sitt). Generelt antas det at dersom skattyters virksomhet innebærer å stille eiendom til rådighet for privatpersoner mot betaling, oppstår ikke plikten til å utstede fakturaer i det nasjonale skatteinformasjonssystemet (KSeF). I en tolkning gitt 4. februar 2026 indikerte imidlertid direktøren for det nasjonale skatteinformasjonssystemet (KIS) at enkeltpersoner som leier ut lokaler til bedrifter allerede er forpliktet til å bruke systemet. Det er irrelevant at dette fortsatt er privat utleie, som ikke oppfyller definisjonen av næringsvirksomhet i henhold til forretningsretten.
Utstedelse av faktura av KSeF
Implementeringen av det nasjonale e-fakturasystemet medfører betydelige endringer i måten dokumenter utstedes på. I tillegg til den åpenbare forskjellen ved å digitalisere denne prosessen fullstendig, er det også problemet med å sende fakturaer til det nasjonale e-fakturasystemet. La oss merke oss at i henhold til bestemmelsene i merverdiavgiftsloven blir en faktura et gyldig, eksisterende dokument først når den er validert og tildelt et KSeF-nummer.
Ikrafttredelsen av det nasjonale systemet for merverdiavgift endrer ikke fundamentalt den generelle fristen for utstedelse av faktura, som er den 15. dagen i måneden etter leverings- eller tjenesteytelsesmåneden. Det nasjonale systemet innfører imidlertid flere tilleggsregler.
I tilfellet med den såkalte online-modusen (normal funksjon av KSeF) er det som teller dato for utsendelse, i henhold til artikkel 106(1) i merverdiavgiftsloven. Derfor er det irrelevant når systemet tildeler dokumentnummeret. Selv om dette vanligvis skjer innen få minutter, er det relevant hvis skattyter utsteder en XML-faktura, for eksempel 31. januar klokken 23:58. Å tildele et nummer i februar, 10 minutter etter midnatt, vil i praksis være irrelevant, og skattekonsekvensene for utsteder vil bli tilskrevet januar, ikke februar.
På den annen side Godkjenningsdatoen vil være øyeblikket da KSeF positivt verifiserer filen og tildeler den et systemnummer. Dette tidspunktet er igjen datoen den innenlandske kjøperen mottar fakturaen. Øyeblikket skattyter logget seg inn i systemet eller dagen de lastet ned eller registrerte den i regnskapet sitt er irrelevant.
Det er viktig å merke seg at hvis en selger utsteder en faktura feilaktig og systemet avviser den, antas det at fakturaen ikke ble utstedt. Følgelig vil utstedelsesdatoen være datoen dokumentet sendes inn på nytt til KSeF.
KSeF og fakturaer utstedt etter fristen
Tidligere var det svært vanlig å utstede fakturaer for sent. Vanligvis fulgte det følgende mønster:
- Entreprenøren leverte sine tjenester i en god periode, for eksempel fra 1. til 31. august,
- 31. august informerte han entreprenøren om omfanget av arbeidet som ble utført og det avtalte beløpet,
- Forliket ble akseptert eller avvist, noe som ofte tok flere eller et dusin dager,
- Dokumentet ble for eksempel utstedt 17. september, slik at det kunne inkluderes i augustoppgjøret av forskudd på inntektsskatt og momsoppgjøret.
Motivasjonen bak å ikke oppgi den faktiske utstedelsesdatoen var skattemessige hensyn. Dette kunne ha ført til at den totale skatten som skulle betales i september ble uforholdsmessig liten sammenlignet med beløpet som skulle betales i oktober. I et forsøk på å minimere disse svingningene, som åpenbart hadde en negativ innvirkning på den økonomiske likviditeten, utstedte gründere ofte fakturaer på en senere dato enn den oppgitte datoen.
Innføringen av KSeF har gjort det praktisk talt umulig å bruke denne mekanismen. Fakturaen må sendes umiddelbart, senest neste virkedag etter utstedelse.
KSeF og fakturaer utstedt i PDF-format
Det bør bemerkes at implementeringen av det nasjonale e-fakturasystemet ikke resulterte i fullstendig avskaffelse av PDF-fakturaer – gründere sender fortsatt dokumenter i denne formen, om ikke annet fordi e-post fortsatt er det viktigste verktøyet for forretningskommunikasjon. Det bør imidlertid tydelig fremgå at PDF kan bare være en visualisering av en faktura, men i henhold til bestemmelsene i merverdiavgiftsloven vil den aldri erstatte et strukturert XML-dokument.
Direktøren for nasjonal skatteinformasjon har allerede kommentert problemstillingene knyttet til innføringen av fakturavisualiseringer i omløp. Ettersom det følger av tolkningen av 5. mai 2026 r., kan eventuelle avvik i visualiseringens innhold fra den opprinnelige strukturerte fakturaen føre til at visualiseringen anses som et andre dokument, noe som vil resultere i dobbeltbeskatning. Skatteyters spørsmål gjaldt tilsynelatende trivielle detaljer, som å erstatte «varebeskrivelse» med «produktnavn». Selv om skatteyter etter vår mening på tvistestadiet i retten effektivt ville kunne demonstrere at den andre fakturaen ikke ble satt i omløp, vil vi påpeke at Det er bare mulig å utstede fakturavisualiseringer i PDF-format hvis innholdet er identisk med XML-filen. Eventuelle avvik fra denne regelen skaper ytterligere, unødvendige skatterisikoer.
Utstedelse av fakturaer i KSeF for utenlandske entreprenører
Fakturering av utenlandske entreprenører gjennom KSeF er et av de mest problematiske spørsmålene og krever også avklaring. KSeF er et bindende system for polske fakturautstedere, og kjøperens tilgang til systemet er irrelevant i dette tilfellet. Når du utsteder en faktura til en tysk, nederlandsk eller amerikansk entreprenør, må du bruke en KSEF.
Det er imidlertid ingen hindringer for å registrere og kostnadsføre kjøp av en tjeneste eller vare fra en utenlandsk entreprenør som av åpenbare grunner ikke vil dokumentere denne transaksjonen med en faktura.
Et unntak fra denne regelen er en situasjon der en utenlandsk skattyter har et polsk skatteidentifikasjonsnummer (NIP) og er registrert for polsk moms. I slike tilfeller, på grunn av mangel på et registrert kontor eller fast forretningssted i Polen, er en slik enhet ikke forpliktet til å bruke det nasjonale e-fakturasystemet, selv om den frivillig kan bli med i det.
Faktura mottatt utenfor KSeF og fradragsrett
Finansdepartementet slår eksplisitt fast at konsekvensene av å ikke overholde plikten til å bruke KSeF-systemet vanligvis faller på fakturautsteder, ikke kjøper. Dette betyr igjen at skattyter fortsatt har fradragsrett for inngående merverdiavgift når de mottar en papirfaktura – forutsatt at alle andre vilkår er oppfylt. Som en generell regel bør det imidlertid antas at det, med tanke på fradragsretten, er irrelevant om selgeren utstedte en strukturert faktura eller ikke.
Endrer KSeF reglene for utstedelse av forhåndsfakturaer?
Innføringen av det nasjonale e-fakturasystemet endret ikke fundamentalt reglene for utstedelse av forhåndsfakturaer, selv om det dukket opp noen nyanser som er verdt å merke seg. Fremfor alt er det verdt å huske at MVA som regel forfaller ved mottak av betaling. I en slik situasjon er fakturautstedelsesdato sekundær, og den lovbestemte fristen på 15 dager fra slutten av måneden gjelder.
Fakturakorrigeringer og KSeF
En av konsekvensene av å innføre det nasjonale e-fakturasystemet er en endring i metoden for korrigering av dokumenter.
Selv om det materielle grunnlaget for pluss- og minusrettelser ikke er endret, må korrigerende dokumenter også utstedes i KSeF-systemet. Innføringen av systemet betyr at når en faktura er utstedt, er det ikke lenger mulig å redigere den uten å utstede en rettelse, selv om endringene bare er kosmetiske. Dette er viktig fordi i praksis Korreksjonssedler ble fullstendig trukket tilbake fra sirkulasjon. Selv om du gjør en feil når du skriver inn entreprenørens navn, sendes det en rettelse til systemet.
Fremgangsmåte ved KSeF-feil
Under implementeringen av det nasjonale e-fakturasystemet oppsto det mange bekymringer om situasjoner der systemet som drives av Finansdepartementet ville svikte, eller om problemer var lokaliserte og oppsto på fakturautsteders side. Overraskende nok forutså lovgiverne disse hendelsene – det finnes flere forhåndsbestemte prosedyrer.
Lokal fiasko på gründersiden - offline24
I situasjoner der strømbruddet er av lokal art (f.eks. internettbrudd på kontoret, datafeil, feil i regnskapsprogramvaren), gjelder den såkalte offline24-modusen i henhold til artikkel 106nda i merverdiavgiftsloven. I en slik situasjon er skattyter forpliktet til å utarbeide en faktura i samsvar med den standardiserte logiske strukturen (FA), oppgi alle nødvendige data og om nødvendig videresende dokumentet til kjøperen utenfor KSeF (KSeF). Selve fakturaen må registreres i KSeF umiddelbart, senest neste virkedag etter utstedelse.
Når det gjelder fakturaer utstedt i offline24-modus, er utstedelsesdatoen for dokumentet datoen for opprettelse av fakturaen, ikke datoen den ble sendt til KSeF.
Planlagt vedlikeholdsarbeid på KSeF
Til tross for sin korte eksistensperiode har KSeF allerede gjennomgått flere vedlikeholdsarbeider, hovedsakelig i januar og februar 2026. I en situasjon der tidligere planlagte oppdateringer, vedlikeholds- eller reparasjonsarbeider resulterer i at systemet ikke er tilgjengelig, er gründere forpliktet til å utstede strukturerte fakturaer og, i likhet med en lokal feil, sende fakturaen til KSeF senest neste virkedag etter at systemet ikke lenger er tilgjengelig.
Offisielle KSeF-feil
Under det offisielle driftsstanset må skattebetalere bruke nødmodusen, regulert av artikkel 106 i merverdiavgiftsloven. I denne modusen utstedes fakturaer utenfor den aktive forbindelsen til KSEF, og i likhet med offline24 må de overholde den obligatoriske dokumentmalen. Etter at driftsstansen er over, har skattebetalere syv virkedager på seg til å laste opp dokumentene sine til Finansdepartementets servere.
Offisielle feilmeldinger vil vises i Finansdepartementets offentlige informasjonsbulletin og i KSeF-applikasjonen.
Tillatelser til å bruke KSeF
Vanligvis bruker enkeltpersonforetak KSeF-systemet uavhengig, men regelverket tillater tildeling av autorisasjoner og delegering av myndighet til andre personer. Vanligvis vil disse være delegerte ansatte eller regnskapskontorer.
Skattebetalere kan gi KSeF-autorisasjon på vegne av sine virksomheter ved å bruke ZAW-FA-skjemaet på e-skattekontoret. Hele prosessen tar bare noen få minutter, og personen som mottar autorisasjonen får vanligvis tilgang til sin KSeF-profil innen en dag eller to. Dette skjer imidlertid ikke automatisk.
Faktureringsprogrammer i KSeF
Under debatten om reformen av det nasjonale arbeidstilsynet (PIP) bemerket mange hvor enkelt det vil være for myndighetene å identifisere bedrifter som regelmessig bare utsteder én faktura per måned, spesielt alltid til samme leverandør. Det nasjonale arbeidstilsynet (KSeF) vil virkelig legge til rette for analysen av slike saker, ettersom skatteetaten vil ha tilgang i sanntid til strukturerte data om faktureringshyppighet, godtgjørelsesverdier, tjenestebeskrivelser og enheter involvert i transaksjoner. Dette vil muliggjøre mye raskere identifisering av personer som i praksis er heltidsansatte.
Dette betyr imidlertid ikke at utstedelse av én faktura per måned automatisk vil føre til en inspeksjon eller spørsmål ved B2B-kontrakten. Dette er en faktor som kan tiltrekke seg myndighetenes oppmerksomhet, men det avgjør ikke i seg selv eksistensen av et skjult arbeidsforhold. Mange gründere utfører faktisk tjenester utelukkende for én stor klient, for eksempel ved å implementere et langsiktig prosjekt, eller ved å fakturere samlet alle aktiviteter som utføres i en gitt måned. Denne samarbeidsmodellen kan være fullt økonomisk begrunnet, spesielt hvis entreprenøren organiserer arbeidet sitt uavhengig, er ansvarlig for resultatene, kan bruke en vikar, har sine egne verktøy og bærer risikoen forbundet med virksomheten sin, og dermed ganske enkelt oppfyller kravene i den såkalte gründertesten.
For de som jobber med B2B-kontrakter, vil en faktureringsapplikasjon utstedt av departementet vanligvis være en helt tilstrekkelig løsning. Derfor kan det være unødvendig å bruke betalte programmer med mindre gründeren trenger tilleggsfunksjoner som automatisk betalingsoppgjør, integrasjon med regnskap, skattegrensekontroll eller rapportutarbeidelse. I praksis vil imidlertid en gratis løsning ofte vise seg å være den mest praktiske.
