KSeF er et sentralt system for utstedelse, mottak og lagring av fakturaer i et enhetlig format. Risikoen for at KSeF-systemet svikter, inkludert suspensjon av fakturering, vil utgjøre en strategisk trussel for hele landet.
Finansdepartementet tok hensyn til denne risikoen og foreslo:
- grunnleggende online-modus,
- 4 frakoblede moduser – hvorav 3 er basert på frakoblede KSeF-mekanismer:
- Offline24 (brukes når skattebetaleren trenger det),
- Utilgjengelighet uten nett (planlagt utilgjengelighet av KSeF – f.eks. på grunn av IT-arbeid)
- Frakoblet feil (KSeF-feil),
- Total svikt offline – i tilfelle katastrofer, f.eks. unntakstilstander eller krig, tillater det fakturering i alle formater (papir, elektronisk).
Hver av disse definerer reglene for utstedelse og sending av fakturaer, tilgjengeliggjøring av dem for kjøperen og bruk av QR-koder. Tabellen nedenfor presenterer detaljene deres og våre praktiske forslag.
- Faktureringsmoduser i KSEF
|
*Mangel på en konto i KSeF forstås som en situasjon der kjøperen ikke har et skatteidentifikasjonsnummer i det hele tatt eller opptrer i en annen kapasitet enn den som har fått tildelt skatteidentifikasjonsnummer (NIP) eller permanent oppfyllelsessted i Polen.
- Viktige praktiske utfordringer
- Problemet med fakturavedlegg
I praksis vil bare noen få skattebetalere kunne sende vedlegg via KSeF-systemet. Bare data som er nødvendige for skatteformål (i form av måleenheter og mengde (antall) varer eller tjenester levert, eller netto enhetspriser) vil bli akseptert i vedlegg – noe som primært vil gjelde virksomheter innen telekommunikasjon, energi, gass og andre næringer.
Spesielt i KSeF vil vedlegg ikke være tillatt å inkludere dokumenter av typisk kommersiell, markedsføringsmessig og rent forretningsmessig art, dvs. prislister, kontrakter, akseptprotokoller eller garantivilkår.
For å sende vedlegg må man dessuten sende inn en melding til sjefen for Skatteetaten via e-skattekontoret og innhente et samtykke som kun er gyldig i to år, og som skattekontoret kan trekke tilbake ved skatteyters uregelmessigheter.
Konklusjoner – vurder i dag hvordan man kan sende vedlegg til entreprenører utenfor KSeF (e-post, papir, sky), tilpasse prosesser og sørge for at entreprenører er informert.
- Utgifter pådratt av den ansatte
Ansattes utgifter hos KSeF blir vanskeligere å avregne fordi den ansatte ikke lenger mottar en faktura personlig – kun en visualisering, en transaksjonsbekreftelse – og det kan hende at vedkommende, i samsvar med loven, drar uten å ha mottatt noen dokumenter på stedet.
Fakturaen vil bli sendt direkte til arbeidsgiverens KSeF, men det kan være uten informasjon om hvilken ansatt det gjelder, fordi selv om KSeF har et felt som spesifiserer «tredjepart», er det frivillig for fakturautsteder å fylle det ut. Dette betyr at det er en risiko for at regnskapsavdelingen uavhengig må avgjøre hvem som har pådratt seg utgiften, og ansatte må også erklære at en gitt faktura er «deres». Som et resultat kan avregning av forretningsreiser og utgifter være mer tidkrevende hvis du ikke implementerer endringer – for eksempel innføre personlige ansattkort.
- Fakturaer ble feilaktig sendt til feil enheter og mottatt feil fakturaer
I KSeF fører en feil angående NIP til at fakturaen mottas av en annen enhet – som følge av:
- På salgssiden kan vi utstede en faktura til en enhet som ikke betaler for den, og den aktuelle enheten kan utsette betalingen – spesielt når betalingsfristen er knyttet til fakturautstedelsesdatoen.
- På innkjøpssiden kan det være en risiko for regnskapsføring, fradrag av MVA og inkludering av fakturaer fra andre enheter i skattekostnadene, noe som kan føre til skatte- og strafferettslig ansvar.
Hvis du lurer på hvordan bedriften din bør forberede seg på de nye forpliktelsene og prosedyrene som følger av KseF, oppfordrer vi deg til å kontakte vårt advokatfirma.
