Наш опыт показывает, что многие предприниматели до сих пор не уверены в обстоятельствах, при которых зарубежная поездка может считаться вычитаемым расходом. Поскольку международные поездки обходятся дорого, и все больше людей вынуждены путешествовать в силу специфики своей работы, мы решили подробно обсудить эту тему. Мы надеемся, что эта статья развеет некоторые практические сомнения.
Какими характеристиками должен обладать расход, чтобы его можно было признать вычитаемым из налогооблагаемой базы?
Мы неоднократно затрагивали тему вычитаемых из налогооблагаемой базы расходов в нашем блоге. Это неудивительно – налоговые органы часто вступают в споры с предпринимателями именно по поводу того, должны ли те или иные расходы уменьшать налоговую базу. На наш взгляд, одной из причин этого явления является довольно неудачное определение расходов. Закон о подоходном налоге с физических лиц определяет вычитаемые из налогооблагаемой базы расходы в статье 22. Эта статья гласит:
«Затраты на получение доходов — это затраты, понесенные для получения доходов или для поддержания или обеспечения источника доходов, за исключением затрат, перечисленных в статье 23».
Статья 23 Закона, в свою очередь, содержит список исключений, таких как алкоголь, расходы на развлечения, штрафы и пени. Однако на практике налогоплательщик должен оценить, является ли расход определенным, понесенным для получения дохода (или для поддержания или обеспечения источника дохода) и связан ли он с предпринимательской деятельностью. Правила не требуют от налогоплательщиков доказывать рациональность или бережливость, лежащие в основе покупки. Однако на практике такие обстоятельства иногда учитываются при определении того, была ли пересечена грань между деловыми и личными расходами.
Можно ли отнести расходы, связанные с поездками за границу, к расходам, подлежащим налоговому вычету?
Как правило, да.Однако необходимо соответствовать требованиям вышеупомянутого определения. Помимо цели, связи с доходом и определенного характера, также необходимо надлежащим образом документировать понесенные расходы и убедиться, что затраты не носят преимущественно личный характер. На практике это означает, что Не все расходы на поездки подлежат налоговому вычету, даже если проживание или авиабилеты имеют такой статус. Многое также зависит от специфики поездки и выбранного вами вида деятельности.
Какие поездки можно считать деловыми, а какие нет?
Наша консультационная практика показывает, что существует определенная группа поездок, которые, в принципе, не вызывают опасений у налоговых органов. Аналогично, существуют и определенные схемы, которые почти наверняка следует считать рискованными. Вот несколько из них:
Участие в переговорах с зарубежными партнерами по продажам, торговых выставках или конференциях.
Типичным и, на наш взгляд, относительно безопасным примером деловой поездки за границу является поездка в другую страну для участия в отраслевом мероприятии или для проведения деловых переговоров с подрядчиком, в том числе с потенциальным. Важно отметить, что Переговоры не обязательно заканчиваются успехом. В деловой практике принято вести переговоры о продаже или покупке, которые не заканчиваются заключением сделки.
Путешествия инфлюенсеров, ютуберов, блогеров и интернет-создателей контента.
В бизнесе инфлюенсеров границы между работой и личной жизнью размыты – в конце концов, освещение их повседневной жизни часто является частью их профессиональной деятельности. В то время как для разработчика программного обеспечения посещение парка развлечений почти наверняка будет потреблением, и установить связь с доходом будет сложно, ютубер может записать там новый эпизод для своего канала. С другой стороны, как и в случае с переговорами, не каждая поездка обязательно оказывается успешной, например, в виде серии видеороликов. Стоит отметить, однако, что в отсутствие публикаций о поездке или аттракционе продемонстрировать связь с доходом становится значительно сложнее.
Итак, как определить, является ли та или иная поездка расходами для блогера? При проведении оценки нам следует учитывать такие критерии, как:
- Связь между темой путешествий и профилем канала или блога.
- Монетизация канала,
- Наличие рекламных, партнерских или спонсорских соглашений.
- Наличие доказательств профессионального характера поездки, например, в виде сценариев и графиков.
Надлежащим образом задокументированные и обоснованные поездки инфлюенсеров, безусловно, могут считаться подлежащими налоговому вычету, что подтверждают как налоговые органы, так и суды. Стоит упомянуть решение Высшего административного суда от 14 мая 2021 г., II FSK 1633/19, и постановление от 26 февраля 2025 г., II FSK 711/22.
Однако необходимость доказывать рациональность поездки вызывает споры. Хотя такой критерий оценки прямо не прописан в законе, вполне возможно, что исключительно дорогая поездка начинающего инфлюенсера вызовет больше споров, чем недельная поездка знаменитости на мероприятие в своей отрасли.
Поиск вдохновения вряд ли обойдется дорого.
Важным прецедентом в данном случае является толкование документа от 7 мая 2025 года, номер ссылки на который указан в деле. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSВ заявлении налогоплательщик, владеющий бизнесом по обучению и консультированию, указал, что запланированная им экзотическая поездка поможет ему получить уникальные знания об оригинальных сельскохозяйственных технологиях в субтропическом климате Южного полушария.
По мнению налоговой службы, покупка типичного туристического пакета, в рамках которого информацию предоставляют гиды, является личными расходами. На наш взгляд, для того чтобы такая зарубежная поездка действительно считалась вычитаемым из налогооблагаемой базы расходом, необходимо продемонстрировать более тесную связь с доходом, например, посредством встреч с местными предпринимателями. Экскурсионные поездки и дайвинг также работали в ущерб налогоплательщику.
Что делать, если поездка одновременно деловая и личная?
Никого не должно удивлять, что дальние деловые поездки вызывают желание осмотреть местные достопримечательности. Поездки в такие отдаленные места, как Сингапур или Нью-Йорк, нечасты, и некоторые деловые командировки оставляют много свободного времени. В такой ситуации характер поездки несколько меняется, хотя она все еще может быть классифицирована как расходы, подлежащие налоговому вычету.
Закон о подоходном налоге с физических лиц не предусматривает конкретного метода учета таких расходов. На наш взгляд, наиболее безопасным решением является применение пропорции, которая точно отражает долю личных расходов в поездке. Однако важно отметить, что если данный вид расходов можно четко выделить (например, расходы на проживание супруга(и) и детей, расходы на туристические достопримечательности), его следует исключить из пропорции.
Интересная проблема возникает, когда продление пребывания не приводит к увеличению транспортных расходов – например, покупка более дешевого обратного билета в обмен на несколько дополнительных дней пребывания в пункте назначения. Хотя практика толкования, применяемая Директором Национальной налоговой информации (KIS), не предлагает универсального решения этой проблемы, мы считаем, что полная оплата билетов может быть сохранена, если основной причиной поездки была деловая поездка, а частное продление пребывания вообще не увеличивает транспортные расходы – как указывали налоговые органы в своих толкованиях, выпущенных несколько лет назад.
В случае с отелем расходы следует распределять по отдельным дням и участникам поездки. Ночевки членов семьи или продление пребывания в частном порядке ни в коем случае не могут считаться расходами. Расходы, связанные с достижением деловых целей, абсолютно допустимы. Однако подчеркнем, что наша позиция по авиабилетам — это, прежде всего, предположение, и в случае сомнений определенно стоит рассмотреть возможность подачи запроса на разъяснение. Однако это влечет за собой плату и необходимость потратить время на подготовку такого документа. Поэтому на практике, особенно для небольших сумм, обычно не стоит рисковать, сталкиваясь с неясной классификацией того или иного расхода.
Какие расходы могут быть связаны с деловой поездкой?
Список расходов, которые ранее принимали суды и налоговые органы, был очень широким. Предполагается, что при соблюдении других требований к расходам могут относиться:
- Транспортные расходы – билеты на самолет, поезд, автобус и паром, топливо для автомобиля,
- Такси и местный транспорт.
- Прокат автомобилей, топливо, дорожные сборы, плата за парковку.
- Проживание на время деловой части поездки.
- Плата за участие в конференциях, выставках, тренингах.
- Аренда коворкинга, необходимое оборудование,
- Визы, административные сборы, стоимость паспорта, стоимость вакцинации,
- Услуги переводчика, отраслевого гида (а не туристического гида),
- Командировочные расходы партнера или сотрудника – в той мере, в какой он или она выполняет задачи для предпринимателя во время поездки.
В расходы не будут включены:
- Частные достопримечательности,
- Сувениры
- Алкоголь,
- Приём пищи в ресторанах запрещен, за исключением случаев, когда это рабочая встреча или переговоры.
Суточные выплаты во время деловой поездки предпринимателя
Вопреки распространенному мнению, индивидуальные предприниматели также могут рассчитывать суточные, хотя они рассчитываются по несколько иным правилам, чем для наемных работников. В реестре KPiR регистрируется сумма, рассчитанная по ставкам, применяемым к государственным служащим, а не фактические расходы. В 2026 году суточная фиксированная ставка составляет 45 злотых в день за внутренние поездки продолжительностью более 12 часов, в то время как размер суточных за границей зависит от страны проживания. Как правило, Это примерно 50 евро в день.Подчеркнем – Предприниматель не оплачивает фактические расходы на питание, а вместо этого в книге доходов и расходов отражается общая сумма, представляющая эти затраты.
Ситуация с предоставлением бесплатных услуг несколько осложняется, например, бесплатным питанием, предлагаемым в рамках конференций. При международных поездках за бесплатные завтраки вычитается 15% от суточных, а за бесплатные обеды и ужины — 30%.
Продолжительность поездки за границу для целей начисления компенсаций отсчитывается с момента выезда из страны (например, вылета из аэропорта в Польше) до момента возвращения в Польшу (например, приземления в первом аэропорту на территории Республики Польша).
Варто зауваджич, e Ужин с подрядчиком можно отнести к расходам на получение дохода независимо от суточных – это форма организации деловой встречи.
Проживание во время деловых поездок
Как правило, расходы на аренду гостиничного номера или квартиры покрываются по фактической стоимости, а не единовременной выплатой, как в случае с питанием. Как и в случае с другими расходами, необходимо предоставить все необходимые доказательства (связь с бизнесом, отсутствие личного характера расходов, их окончательность). Хотя в данном случае нет регламента, запрещающего выбор особо дорогих отелей, на наш взгляд, выбор исключительно дорогого варианта может представлять собой так называемые «представительские расходы» и, таким образом, лишить права на уменьшенную налоговую базу. По распространенному мнению, чрезмерные расходы, понесенные в первую очередь с целью создания имиджа и впечатления на клиентов, являются рискованными. Ночь в пятизвездочном отеле не является окончательным решением, но в случае уголовного расследования власти будут особенно заинтересованы в проверке экономического обоснования таких расходов.
НДС и зарубежные поездки
Для ясности добавим, что, как правило, в случае физической покупки товаров или услуг, облагаемых НДС, в стране ЕС, отличной от Польши, правила вычета НДС совершенно отличаются от так называемых импорт услуг. В случае приобретения, например, топлива для автомобиля, билетов на конференцию или SIM-карты с мобильным интернетом, за которые был начислен налог, необходимо подать электронную заявку. ИННДанное заявление, поданное через электронную налоговую службу, пересылается в налоговые органы страны, где был начислен налог. Таким образом, решение о возврате принимает, например, испанская или шведская налоговая служба, а не польская.
Условия возврата средств в целом довольно схожи с условиями польского законодательства о НДС, хотя есть и некоторые различия. Для возврата средств предприниматель должен доказать, что:
- Является ли плательщик НДС осуществляющим налогооблагаемую деятельность?
- В стране, куда осуществляется возврат средств, нет зарегистрированного офиса или постоянного представительства.
- Регистрация в качестве плательщика НДС на местном уровне не является обязательной.
- Имеется правильно оформленный счет-фактура.
- Покупка была связана с деятельностью, облагаемой налогом.
Заявки подаются отдельно для каждой страны. Крайний срок — 30 сентября следующего года, минимальная запрашиваемая сумма составляет 50 евро за весь год или за последний период менее трех месяцев, и 400 евро за периоды менее одного года, но не менее трех месяцев.
Однако следует отметить, что процесс возмещения НДС за границей требует активного участия налогоплательщика и часто предполагает предоставление подробных пояснений. Хотя такие действия вполне оправданы для крупных сумм, возмещение НДС в размере 50 или 100 евро может быть экономически нецелесообразным. Также стоит помнить, что страны ЕС сохраняют за собой право вводить ограничения на право вычета НДС, особенно в случае топлива, автомобилей, общественного питания и проживания. Подобные положения присутствуют и в польском законодательстве.
Могу ли я взять сотрудника или коллегу в командировку?
В деловой практике часто принято брать с собой в зарубежные поездки сопровождающего. Это может быть помощник, лицо, принимающее решения в организации, или сотрудник, свободно владеющий иностранным языком. Однако решение взять с собой коллегу влечет за собой ряд последствий.
Хотя финансирование деловой поездки, как правило, не приносит сотруднику дохода, если в ней присутствует туристический элемент, сотрудник может получить так называемую безвозмездную выгоду. Аналогичным образом будут рассматриваться поездки с супругом или детьми сотрудника, улучшение условий проживания по просьбе сотрудника, а также поездки, предназначенные для мотивации, если их связь с интересами работодателя незначительна или трудно поддается доказательству.
По мнению BTTP, при оценке риска получения дохода от бесплатного пособия в первую очередь следует применять критерии оценки, использованные Конституционным трибуналом в его решении от 8 июля 2014 года, K 7/13:
- Предоставление льгот с согласия работника.
- Приоритет отдается интересам работника, а не работодателя.
- Создание ощутимых преимуществ для сотрудника.
- Возможность присвоить льготы конкретному лицу.
Все эти элементы должны присутствовать одновременно.
Таким образом, если сотрудник выезжает за границу по делам, представляя интересы работодателя, а не для отдыха, то сама поездка для него не влечет за собой налоговых последствий. Для работодателя же расходы, связанные с организацией деловой поездки сотрудника, подлежат налоговому вычету.
Деловые поездки в формате B2B
С распространением так называемых B2B-контрактов у предпринимателей возникло множество сомнений относительно того, как следует учитывать и оформлять деловые поездки коллег.
Отправной точкой для решения этого вопроса должно стать то, что В случае контрактов B2B так называемые делегирования не упоминаются. Данная правовая конструкция является институтом трудового права и, как таковая, не должна ассоциироваться с договорами – ни формально (путем использования этого термина в договорах), ни на практике. Отсутствие делегирования полномочий не означает, что специфический характер договора не может обязывать предпринимателя оказывать услуги или совершать деловые поездки за границу.
Кроме того, в договоре, заключенном между предпринимателями, должно быть четко указано, кто несет ответственность за расходы, связанные с организацией такой поездки – как правило, это должен быть поставщик услуг (подрядчик). Вознаграждение по договору должно быть рассчитано с учетом расходов, связанных с деловой поездкой. Могут быть оправданы и другие варианты, но они могут указывать на то, что договор B2B фактически является трудовыми отношениями.
Деловые поездки членов правления компании
Деловые поездки также могут рассматриваться как расходы, облагаемые налогом на прибыль предприятий – компании обязаны отправлять своих представителей в деловые поездки за границу. В этом случае, в силу обособленности компаний и связанных с ними лиц, налоговый режим гораздо ближе к режиму командировок сотрудников. Следовательно, если поездка частично носит личный характер, член правления, партнер, представитель или другое лицо, действующее от имени компании, может получить доход от оказания безвозмездных услуг.
Также стоит отметить, что поездка, не связанная с деятельностью компании, например, отпуск генерального директора, не является расходом, подлежащим налоговому вычету. Зарубежные поездки лиц, связанных с компанией, не обязательно должны приносить прямой доход, но, как и в случае с другими расходами, подлежащими налоговому вычету, эта связь должна быть доказуемой. Следовательно, разумно спланированная поездка сотрудников юридического лица вполне допустима в соответствии с действующей практикой толкования налогового законодательства.
Последний риск, о котором должны знать предприниматели, использующие эстонский корпоративный подоходный налог (КПН), — это признание расходов в качестве так называемой скрытой прибыли. Это также влечет за собой уплату налога и, что еще хуже, часто усложняет расчеты. Конечно, надлежащим образом задокументированные деловые поездки не представляют проблемы. Однако, если поездка считается частной или развлекательной, риск раскрытия скрытой прибыли становится вполне реальным.
Является ли спонсируемая поездка доходом?
Интересный вопрос касается налоговой классификации поездок (в основном, поездок для инфлюенсеров), финансируемых рекламодателями, спонсорами или поставщиками туристических услуг. Как и в случае с поощрительными поездками, В случае бартерного сотрудничества создатель получает доход на условиях, аналогичных условиям денежного обмена.
Нынешняя практика толкования директора Национальной налоговой информации (ННИН) не оставляет сомнений в том, что предоставление авиабилетов, проживания или участия в поездке в обмен на конкретные публикации является оплатой. Сделка носит бартерный характер, но это не означает ни отсутствия дохода, ни отсутствия НДС.
К сожалению, из этого правила есть исключения. Пребывание в роскошном отеле в качестве подарка за длительные отношения, в обмен на который будет создан лишь короткий ролик для Instagram, на практике может не считаться эквивалентным вознаграждением. Если существует дисбаланс между выгодами, предоставляемыми обеими сторонами, может возникнуть так называемая «вложенная работа». доход от неоплачиваемых или частично оплачиваемых услугЭто, в свою очередь, несколько меняет правила урегулирования таких выгод – иногда в лучшую сторону, иногда в худшую. На практике стороны сделки всегда должны оценивать, сопоставима ли ценность рекламы в виде онлайн-публикаций с ценностью полученной услуги.
Более подробную информацию о бартерных расчетах вы найдете в нашей статье под названием Бартер без налогов? Это самая распространенная ошибка инфлюенсеров – BTTP.
Как документально оформить расходы, связанные с деловыми поездками?
Условия экономического оборота Польши, особенно после Широкое внедрение KSeF для малых и средних компанийМы привыкли к стандартизированному оформлению счетов-фактур и высоким стандартам ведения учета. К сожалению, во многих странах, особенно за пределами Европейского союза, ситуация гораздо хуже.
Как мы писали в статье о импорт рекламных услуг по НДС. Счет-фактура от иностранного подрядчика не обязательно должен содержать все элементы, необходимые для польских документов. В результате документ, выданный американским налогоплательщиком, который почти наверняка будет содержать лишь минимальную идентификационную информацию об отправителе, скорее всего, будет подлежать признанию расходов. Однако мы настоятельно рекомендуем документально подтвердить все расходы в какой-либо форме, будь то бумажной или электронной. Чем проще доказать, что расходы были понесены лицом, участвовавшим в поездке, тем лучше. Важно помнить, что налогоплательщик должен иметь возможность продемонстрировать:
- Кто совершил сделку?
- С чем была связана покупка?
- Когда это было сделано,
- Какова была цена?
- Кто понес экономическое бремя?
По нашему мнению, ни Закон о подоходном налоге с физических лиц, ни Закон о подоходном налоге с корпораций не требуют включения всей этой информации в один документ. Поэтому, если в счете-фактуре четко не указаны стороны, налогоплательщику следует подготовить отдельные подтверждающие документы — например, подтверждение бронирования или электронное письмо.
Доказательство делового характера поездки остается отдельным вопросом. Налоговые или бухгалтерские правила не устанавливают конкретного формата для таких записей, но, на наш взгляд, безусловно, было бы неплохо подготовить черновой вариант, содержащий информацию о подрядчиках, с которыми встречался предприниматель, названия мероприятий, которые они посещали, и деловую цель поездки. Подробности не требуются – цель состоит в том, чтобы в случае аудита решение о регистрации расходов на такую поездку можно было объяснить за считанные минуты, а не часы.
Итог
Как видите, деловые поездки, особенно международные, сопряжены с рядом трудностей как с точки зрения налогового законодательства, так и бухгалтерского учета. Если у вас возникли вопросы о том, как правильно учитывать ваши зарубежные поездки, чтобы избежать проблем с налоговыми органами, пожалуйста, свяжитесь с нами. Мы будем рады помочь.
