Начиная с 1 апреля 2026 года, подавляющее большинство польских предпринимателей обязаны выставлять структурированные счета-фактуры в рамках Национальной системы электронных счетов-фактур (КСЭС). Хотя теоретически эта система должна была обеспечить простое решение налоговой проблемы, на практике она стала источником множества неопределенностей. В этой статье мы постараемся объяснить, как работает КСЭС для индивидуальных предпринимателей, и ответить на все часто задаваемые вопросы.
Какие правила вводят и регулируют использование KSeF?
Правовой основой для Национальной системы электронных счетов-фактур является Закон о НДС, в частности, статьи 106ga–106ni. Именно Закон о налоге на добавленную стоимость определяет саму систему и устанавливает ряд очень подробных требований, касающихся использования Национальной системы электронных счетов-фактур.
KSeF также упоминается в положениях других законов, таких как Закон о налогообложении или Закон о KAS, но это технические регламенты, не имеющие реального значения на экономической практике.
В каких случаях необходимо использовать KSeF?
Процесс внедрения национальной системы электронных счетов-фактур занял несколько лет – ее внедрение осуществлялось поэтапно.
Начиная с 2022 года, использование KSeF стало необязательным. Однако первоначально системой пользовалась лишь небольшая группа предпринимателей. На наш взгляд, это было связано с относительно высоким уровнем неопределенности, наблюдаемым в польской деловой среде. Из-за значительной задержки в реализации всей программы, которая первоначально должна была вступить в силу в 2024 году, значительное число польских предпринимателей, вероятно, надеялись, что правительство откажется от этих изменений.
Массовое добровольное внедрение этого решения стало очевидным лишь на рубеже 2025 и 2026 годов, когда уже было известно, что KSeF обязательно вступит в силу. Налогоплательщики с годовым оборотом, превышающим 200 миллионов злотых, имели время для перехода к выставлению структурированных счетов-фактур до 1 февраля 2026 года, многие из них сделали это на 2-3 месяца раньше. У мелких предпринимателей было на 2 месяца больше, хотя были и те, кто внедрил изменения значительно раньше запланированного срока.
Мелкие налогоплательщики, чей ежемесячный объем продаж в сегменте B2B (включая НДС) не превышает 10 000 злотых, могут выставлять бумажные счета-фактуры до конца 2026 года.
Штрафы за несоблюдение обязательства по использованию KSeF
Учитывая сомнения и трудности, связанные с национальной системой электронных счетов-фактур, было решено отложить применение штрафных санкций. Санкции за невыставление счетов-фактур в системе будут применяться только с 1 января 2027 года.
После переходного периода, Налогоплательщик, который, несмотря на обязанность, выставляет счет-фактуру вне системы KSeF, может быть оштрафован на сумму до 100% от суммы НДС, указанной в счете-фактуре.. В случае освобожденные от налогов налогоплательщики Этот лимит составляет 18.7% от общей суммы задолженности. Важно отметить, однако, что штраф, предусмотренный статьей 106, не применяется к ситуациям, когда выставление счета-фактуры было возможно. Выставление бумажного документа в случае сбоя системы, конечно, допустимо, хотя его необходимо внести в KSeF после того, как система вернется к нормальной работе.
Стоит отметить, что ситуация налогоплательщика будет зависеть от того, не выставил ли он структурированный счет-фактуру или не сделал этого вообще. Если продажа не задокументирована ни в Национальном налогово-финансовом реестре (НФР), ни в бумажном счете-фактуре, налогоплательщик также подвергается санкциям в соответствии с Налогово-уголовным кодексом. Согласно статье 62 Налогово-уголовного кодекса, штраф за невыставление счета-фактуры или выдачу недействительного документа составляет до 180 дневных ставок. За ненадежные счета-фактуры штраф увеличивается до 720 дневных ставок. Дневные ставки рассчитываются исходя из финансового положения нарушителя, но, не выставляя счета-фактуры, лицо с высоким доходом должно учитывать угрозу штрафа, превышающего 100 000 злотых. Штраф не освобождает нарушителя от обязанности вернуть любые причитающиеся налоги, если правонарушение будет доказано.
Отсутствие санкций не означает согласия.
В ходе поиска информации о системе KSeF в интернете мы столкнулись с крайне опасным явлением. Некоторые предприниматели, зная, что за невыполнение требований по оформлению структурированных счетов-фактур в 2026 году штрафов не будет, намеренно не оформляют документы в системе. Вопреки распространенному мнению, такое поведение представляет значительный риск для налогоплательщиков.
В ходе проверок или аудитов налоговые органы почти наверняка заподозрят неладное в отношении счетов-фактур, выставленных в бумажной или электронной форме, что противоречит установленным требованиям. На наш взгляд, существует очень высокий риск предъявления налогоплательщику обвинений в недобросовестном ведении учета или попытке получения несанкционированной налоговой выгоды.
Даже если налогоплательщик в конечном итоге докажет свою правоту в административном суде, неиспользование KSeF, несмотря на его обязательный характер, приведет к высоким затратам и напряженному спору с налоговой службой. В результате, Отсутствие штрафных санкций за неиспользование KSeF ни в коем случае нельзя рассматривать как разрешение на несоблюдение обязательства.
Подпадает ли каждая прибыльная деятельность под действие KSeF?
Этот вопрос также требует уточнения и разъяснения. Прежде всего, стоит отметить, что Обязанность выставлять структурированные счета-фактуры в KSeF не зависит от статуса плательщика НДС. Закон о налоге на товары и услуги ни в одном из своих положений не связывает регистрацию плательщика НДС со структурированными счетами-фактурами.
Обязанность регистрации в Национальной налоговой администрации (КНДА) не зависит от выбранной формы налогообложения. Следовательно, счета-фактуры в Системе должны выставляться налогоплательщиками, подлежащими налогообложению. линейка, масштабтак и Общая суммаТакже стоит отметить, что налогоплательщики, ведущие незарегистрированную деятельность, могут, а иногда и обязаны, использовать KSeF. Для этого им сначала необходимо получить налоговый идентификационный номер (NIP).
Ситуация несколько усложняется, когда налогоплательщик получает доход от частной аренды (например, недвижимости или оборудования для своей компании). Обычно предполагается, что если деятельность налогоплательщика связана с предоставлением имущества частным лицам за плату, то обязанность выставлять счета в Национальной налоговой информационной системе (ННИС) не возникает. Однако в разъяснении, опубликованном 4 февраля 2026 года, директор Национальной налоговой информационной системы (ННИС) указал, что физические лица, сдающие помещения в аренду предприятиям, уже обязаны использовать Систему. При этом не имеет значения, что это все еще частная аренда, которая не соответствует определению предпринимательской деятельности в соответствии с коммерческим правом.
Выставление счета компанией KSeF
Внедрение национальной системы электронных счетов-фактур вносит существенные изменения в порядок оформления документов. Помимо очевидного изменения, заключающегося в полной цифровизации этого процесса, возникает также вопрос отправки счетов-фактур в национальную систему электронных счетов-фактур. Следует отметить, что в соответствии с положениями Закона о НДС счет-фактура становится действительным действующим документом только после его проверки и присвоения номера KSeF.
Вступление в силу Национальной системы НДС принципиально не меняет общий срок выставления счета-фактуры, который составляет 15-е число месяца, следующего за месяцем поставки или оказания услуги. Однако Национальная система вводит ряд дополнительных правил.
В случае так называемого онлайн-режима (нормального функционирования KSeF) важно следующее: дата отправкив соответствии со статьей 106(1) Закона о НДС. Следовательно, не имеет значения, когда система присваивает номер документа. Хотя это обычно происходит в течение нескольких минут, это имеет значение, если налогоплательщик выставляет XML-счет, например, 31 января в 23:58. Присвоение номера в феврале, через 10 минут после полуночи, на практике будет неактуальным, и налоговые последствия для эмитента будут отнесены к январю, а не к февралю.
С другой стороны, Датой принятия будет считаться момент, когда KSeF подтвердит правильность файла и присвоит ему системный номер. В свою очередь, это дата получения счета-фактуры отечественным покупателем. Момент входа налогоплательщика в систему или день загрузки или внесения счета в бухгалтерские записи не имеют значения.
Важно отметить, что если продавец неправильно выставляет счет-фактуру, и система его отклоняет, предполагается, что счет-фактура не была выставлена. Следовательно, датой выставления счета будет считаться дата повторной отправки документа в KSeF.
KSeF и счета-фактуры, выставленные после установленного срока
В прошлом задержка с выставлением счетов была очень распространенной практикой. Как правило, это происходило по следующей схеме:
- Предприниматель предоставлял свои услуги в удачный период, например, с 1 по 31 августа.
- 31 августа он проинформировал подрядчика об объеме выполненных работ и согласованной сумме.
- Соглашение либо принималось, либо отклонялось, на что часто уходило несколько дней или даже десяток дней.
- Документ был выдан, например, 17 сентября, чтобы его можно было включить в августовское урегулирование авансов по подоходному налогу и НДС.
Причиной неуказания фактической даты выставления счетов были налоговые соображения. Это могло привести к тому, что общая сумма налогов, подлежащих уплате в сентябре, оказалась бы непропорционально мала по сравнению с суммой, подлежащей уплате в октябре. Стремясь минимизировать эти колебания, которые, очевидно, негативно влияли на финансовую ликвидность, предприниматели часто выставляли счета-фактуры позже заявленной даты.
Введение KSeF сделало использование этого механизма практически невозможным. Счет-фактура должна быть отправлена незамедлительно, не позднее следующего рабочего дня после ее выставления.
KSeF и счета-фактуры выдаются в формате PDF.
Следует отметить, что внедрение Национальной системы электронных счетов-фактур не привело к полному отказу от счетов-фактур в формате PDF – предприниматели по-прежнему отправляют документы в этом формате, хотя бы потому, что электронная почта остается основным инструментом деловой коммуникации. Однако следует четко указать, что PDF-файл может представлять собой лишь визуализацию счета-фактуры, но в соответствии с положениями Закона о НДС он никогда не заменит структурированный XML-документ.
Директор Национального управления налоговой информации уже прокомментировал вопросы, связанные с введением в обращение визуализации счетов-фактур. Это вытекает из интерпретации 5 мая 2026 г.Любые отклонения в содержании визуализации от исходного структурированного счета-фактуры могут привести к тому, что визуализация будет рассматриваться как второй документ, что повлечет за собой двойное налогообложение. Вопрос налогоплательщика касался, казалось бы, тривиальных деталей, таких как замена «описание товара» на «название продукта». Хотя, на наш взгляд, на стадии судебного разбирательства налогоплательщик сможет эффективно доказать, что второй счет-фактура не был введен в обращение, мы хотели бы отметить, что Создание визуализаций счетов-фактур в формате PDF возможно только в том случае, если их содержимое идентично содержимому XML-файла. Любые отклонения от этого правила создают дополнительные, ненужные налоговые риски.
Выставление счетов в KSeF иностранным подрядчикам.
Выставление счетов иностранным подрядчикам через KSeF является одним из наиболее проблемных вопросов и требует разъяснений. KSeF — это обязательная система для польских компаний, выставляющих счета-фактуры, и доступ покупателя к системе в данном случае не имеет значения. При выставлении счета немецкому, голландскому или американскому подрядчику необходимо использовать код KSEF.
Однако нет никаких препятствий для учета и признания стоимости приобретения услуг или товаров у иностранного подрядчика, который по очевидным причинам не будет оформлять эту транзакцию счетом-фактурой.
Исключением из этого правила является ситуация, когда иностранный налогоплательщик имеет польский налоговый идентификационный номер (НИД) и зарегистрирован в качестве плательщика НДС в Польше. В таком случае, в связи с отсутствием юридического адреса или постоянного места ведения бизнеса в Польше, такое юридическое лицо не обязано использовать Национальную систему электронных счетов-фактур, хотя может добровольно к ней присоединиться.
Счет-фактура, полученный вне KSeF, и право на вычет.
Министерство финансов прямо заявляет, что последствия несоблюдения обязанности использовать систему KSeF, как правило, ложатся на лицо, выставившее счет-фактуру, а не на покупателя. Это, в свою очередь, означает, что при получении бумажного счета-фактуры налогоплательщик по-прежнему сохраняет право на вычет входного НДС – при условии, конечно, соблюдения всех остальных условий. Однако, как правило, следует исходить из того, что для целей права на вычет не имеет значения, выставил ли продавец структурированный счет-фактуру или нет.
Изменяет ли KSeF правила выставления авансовых счетов?
Введение национальной системы электронных счетов-фактур не внесло существенных изменений в правила выставления предварительных счетов, хотя и выявило несколько важных нюансов. Прежде всего, следует помнить, что, как правило, НДС уплачивается по получении платежа. В такой ситуации дата выставления счета-фактуры является второстепенной, и применяется установленный законом срок в 15 дней с конца месяца.
Корректировки счетов и KSeF
Одним из последствий внедрения национальной системы электронных счетов-фактур является изменение метода внесения исправлений в документы.
Хотя материальное основание для внесения корректировок в положительном и отрицательном порядке не изменилось, корректирующие документы также должны быть оформлены в системе KSeF. Внедрение системы означает, что после выставления счета-фактуры его больше нельзя редактировать без внесения корректировки, даже если изменения носят лишь косметический характер. Это важно, поскольку на практике... Корректирующие записки были полностью изъяты из обращения. Даже если вы допустите ошибку при вводе имени подрядчика, в систему будет отправлено сообщение об исправлении.
Порядок действий в случае отказа KSeF
В ходе внедрения национальной системы электронных счетов-фактур возникло множество опасений по поводу ситуаций, когда система, управляемая Министерством финансов, давала сбои, или если проблемы носили локальный характер и возникали на стороне отправителя счета. Удивительно, но законодатели предвидели эти события – существует несколько заранее определенных процедур.
Локальный провал на стороне предпринимателя - offline24
В ситуациях, когда сбой носит локальный характер (например, отключение интернета в офисе, сбой компьютера, неисправность бухгалтерского программного обеспечения), применяется так называемый круглосуточный режим работы в соответствии со статьей 106nda Закона о НДС. В такой ситуации налогоплательщик обязан подготовить счет-фактуру, соответствующую стандартизированной логической структуре, предоставить все необходимые данные и при необходимости переслать документ покупателю вне системы KSeF (KSeF). Сам счет-фактура должен быть внесен в систему KSeF незамедлительно, не позднее следующего рабочего дня после его выставления.
В случае счетов-фактур, выставленных в режиме offline24, датой выставления документа считается дата создания счета-фактуры, а не дата его отправки в KSeF.
Плановые ремонтные работы на KSeF
Несмотря на короткий срок существования, KSeF уже пережила несколько работ по техническому обслуживанию, в основном в январе и феврале 2026 года. В случае, если ранее запланированные работы по обновлению, техническому обслуживанию или ремонту приводят к недоступности Системы, предприниматели обязаны выставлять структурированные счета и, аналогично локальному сбою, отправлять счет в KSeF не позднее следующего рабочего дня после окончания простоя Системы.
Официальные неудачи KSeF
Во время официального отключения системы налогоплательщикам потребуется использовать аварийный режим, регулируемый статьей 106 Закона о НДС. В этом режиме счета-фактуры выставляются вне активного подключения к KSEF и, аналогично offline24, должны соответствовать обязательному шаблону документа. После окончания отключения у налогоплательщиков есть семь рабочих дней для загрузки документов на серверы Министерства финансов.
Официальные сообщения о сбоях появятся в информационном бюллетене Министерства финансов и в приложении KSeF.
Разрешение на использование KSeF
Как правило, индивидуальные предприниматели используют систему KSeF самостоятельно, но правила допускают предоставление разрешений и делегирование полномочий другим лицам. Обычно это будут уполномоченные сотрудники или бухгалтерии.
Налогоплательщики могут предоставить разрешение на использование KSeF от имени своих предприятий, используя форму ZAW-FA в электронной налоговой службе. Весь процесс занимает всего несколько минут, и лицо, получившее разрешение, обычно получает доступ к своему профилю KSeF в течение одного-двух дней. Однако это не происходит автоматически.
Программы выставления счетов в рамках KSeF
В ходе обсуждения реформы Национальной инспекции труда (НИП) многие отметили, насколько проще властям будет выявлять предприятия, которые регулярно выставляют только один счет в месяц, особенно всегда одному и тому же подрядчику. Национальная инспекция труда (КФТ) действительно упростит анализ таких случаев, поскольку налоговая администрация будет иметь доступ в режиме реального времени к структурированным данным о частоте выставления счетов, размерах вознаграждения, описании услуг и участвующих в сделках организациях. Это позволит гораздо быстрее выявлять лиц, которые на практике являются штатными сотрудниками.
Однако это не означает, что выставление одного счета в месяц автоматически приведет к проверке или сомнению в договоре B2B. Это один из факторов, который может привлечь внимание властей, но сам по себе он не определяет наличие скрытых трудовых отношений. Многие предприниматели фактически оказывают услуги исключительно одному крупному клиенту, например, реализуя долгосрочный проект или выставляя счета за все выполненные работы в течение месяца. Такая модель сотрудничества может быть полностью экономически оправдана, особенно если подрядчик самостоятельно организует свою работу, несет ответственность за ее результаты, может использовать замену, имеет собственные инструменты и принимает на себя риски, связанные с его деятельностью, тем самым просто соответствуя требованиям так называемого предпринимательского теста.
Для тех, кто работает с контрактами B2B, приложение для выставления счетов, выпущенное министерством, обычно будет вполне достаточным решением. Поэтому использование платных программ может быть излишним, если предпринимателю не требуются дополнительные функции, такие как автоматическое зачисление платежей, интеграция с бухгалтерским учетом, контроль налоговых лимитов или подготовка отчетов. Однако на практике бесплатное решение часто оказывается наиболее удобным.
