KSeF — это централизованная система для выставления, получения и хранения счетов-фактур в едином формате. Риск сбоя в работе KSeF, включая приостановку выставления счетов, представлял бы стратегическую угрозу для всей страны.
Министерство финансов приняло во внимание этот риск и предложило следующее:
- базовый онлайн-режим,
- 4 автономных режима, 3 из которых основаны на автономных механизмах KSeF:
- Offline24 (используется по мере необходимости налогоплательщиком),
- Недоступность в офлайн-режиме (плановая недоступность KSeF – например, из-за ИТ-работ).
- Сбой в автономном режиме (сбой KSeF),
- Полное отключение от сети – в случае катастроф, то есть чрезвычайных ситуаций, войны, это позволяет выставлять счета в любом формате (бумажном, электронном).
Каждый из этих документов определяет правила выставления и отправки счетов-фактур, предоставления к ним доступа покупателю и использования QR-кодов. В таблице ниже представлены их подробные сведения и наши практические рекомендации.
- Режимы выставления счетов в KSEF
|
*Отсутствие счета в KSeF понимается как ситуация, когда у покупателя вообще нет налогового идентификационного номера или он действует в качестве лица, не являющегося налоговым агентом. то, которому присвоен налоговый идентификационный номер (НИН) или постоянное место исполнения обязательств в Польше..
- Ключевые практические проблемы
- Вопрос о приложениях к счетам-фактурам
На практике лишь немногие налогоплательщики смогут отправлять приложения через систему KSeF. В приложениях будут приниматься только данные, необходимые для целей налогообложения (в единицах измерения и количестве поставленных товаров или услуг, или по чистой цене за единицу), что в первую очередь коснется предприятий телекоммуникационной, энергетической, газовой и других отраслей.
В частности, в рамках KSeF в качестве приложений не допускается прикрепление документов типично коммерческого, маркетингового и чисто делового характера, то есть прайс-листов, договоров, протоколов приемки или условий гарантии.
Кроме того, для отправки приложений необходимо будет направить уведомление руководителю Национальной налоговой администрации через электронную налоговую инспекцию и получить согласие, действительное только в течение двух лет, которое налоговая инспекция может отозвать в случае нарушений со стороны налогоплательщика.
Выводы – сегодня следует подумать о том, как отправлять вложения подрядчикам вне KSeF (по электронной почте, на бумаге, в облаке), адаптировать процессы и обеспечить информирование подрядчиков.
- Расходы, понесенные сотрудником.
В KSeF становится все сложнее урегулировать вопросы, связанные с расходами сотрудников, поскольку работник больше не получает счет-фактуру лично – только ее визуальное представление, подтверждение транзакции – и может случиться так, что, в соответствии с законом, он или она уйдет, не получив на месте никаких документов.
Счет будет отправлен непосредственно в KSeF работодателя, но он может быть... без информации о том, какого именно сотрудника это касается.Потому что, хотя в KSeF есть поле, указывающее на «третью сторону», его заполнение является добровольным для лица, выставившего счет. Это означает, что существует риск того, что бухгалтерии придется самостоятельно определять, кто понес расходы, а сотрудникам также придется заявлять, что данный счет принадлежит «им». В результате, расчет командировочных расходов может занять больше времени, если не внедрить изменения — например, не ввести персонализированные карты для сотрудников.
- Счета-фактуры были ошибочно отправлены не тем организациям, и были получены некорректные счета-фактуры.
В системе KSeF ошибка, связанная с NIP, приводит к тому, что счет-фактура поступает в другой орган – в результате:
- В сфере продаж мы можем выставить счет-фактуру организации, которая его не оплатит, и эта организация может задержать платеж – особенно если срок оплаты связан с датой выставления счета-фактуры.
- Со стороны закупок может возникнуть риск, связанный с учетом, вычетом НДС и включением счетов-фактур от других организаций в налоговые расходы, что может привести к налоговой и штрафной ответственности.
Если вас интересует, как вашей компании подготовиться к новым обязательствам и процедурам, вытекающим из KseF, мы рекомендуем вам связаться с нашей юридической фирмой.
