Личные дела сотрудников и электронные файлы сотрудников являются ключевыми элементами кадровой документации, используемой для сбора, хранения и управления информацией о сотрудниках в соответствии с трудовым законодательством.
В последние годы все больше компаний переходят от традиционных бумажных файлов к их электронным аналогам – так называемым электронным файлам.
Наша компания предоставляет услуги по ведению как традиционных, так и электронных файлов.
Мы консультируем и помогаем в процессе цифровизации и выборе подходящего программного обеспечения для ее внедрения.
На практике наиболее сложным аспектом является не само хранение документов, а их надлежащее перемещение и полнота на каждом этапе трудовой деятельности. Поэтому в рамках нашей поддержки мы помогаем установить правила, структурирующие рабочий процесс внутри компании: кто отвечает за сбор документов в начале работы, когда их следует архивировать, как описывать и организовывать приложения, и как документировать изменения в процессе работы. Это гарантирует, что файлы хранятся не «как есть», а в соответствии с последовательной, повторяющейся схемой.
Безопасность и контроль доступа также имеют решающее значение для электронных документов. Мы консультируем по вопросам настройки разрешений, ролей и рабочих процессов утверждения документов, чтобы снизить риск несанкционированного доступа и обеспечить соответствие нормативным требованиям по защите данных. На практике это означает, помимо прочего, разработку процедур хранения, обмена и архивирования документов, а также подготовку компании к ситуациям, требующим оперативных действий (например, аудит, запрос сотрудника на копии документов, внутренние организационные изменения).
Если ваша компания планирует переход от бумажных документов к электронным, мы поможем вам поэтапно и без хаоса управлять этим процессом. Мы окажем поддержку в подготовке документов к оцифровке, установлении стандартов сканирования и описаний файлов, а также в планировании миграции для поддержания порядка и предотвращения нарушения целостности файлов. При необходимости мы также покажем, как интегрировать решение для электронного документооборота с текущим управлением персоналом и расчетом заработной платы, обеспечивая, чтобы документы не были разбросаны по разным местам, и максимально упрощая процесс для сотрудников отдела кадров.
При выборе программного обеспечения мы обращаем внимание на то, как инструмент работает в повседневной работе: удобство поиска документов, возможность назначения прав доступа, история изменений, проверки полноты и целесообразность внедрения системы в компании определенного размера. Это означает, что выбор решения не заканчивается покупкой лицензии, а действительно оптимизирует рабочие процессы и снижает риски, связанные с документацией.
Если ваша компания хочет оптимизировать управление личными делами сотрудников или безопасно перейти на электронное ведение документации, мы можем оказать поддержку на организационном и консультативном уровнях: от разработки политик и процедур и подготовки документации до внедрения инструментов и структурирования процесса таким образом, чтобы он продолжал эффективно функционировать в ближайшие месяцы.
Свяжитесь со специалистом
Кшиштоф Буржинский
Партнер, налоговый консультант