Från och med den 1 april 2026 är den stora majoriteten av polska företagare skyldiga att utfärda strukturerade fakturor enligt det nationella e-fakturasystemet (KSeF). Även om detta system i teorin var avsett att ge en smärtfri lösning för skattesystemet, har det i praktiken blivit en källa till många osäkerheter. I den här artikeln kommer vi att försöka förklara hur KSeF fungerar för enskilda firmor och besvara alla vanliga frågor.
Vilka föreskrifter introducerar och reglerar KSeF?
Den rättsliga grunden för det nationella e-fakturasystemet är momslagen, närmare bestämt artiklarna 106ga till 106ni. Det är mervärdesskattelagen som definierar själva systemet och inför ett antal mycket detaljerade krav gällande användningen av det nationella e-fakturasystemet.
KSeF nämns även i bestämmelserna i andra lagar, såsom skatteförordningslagen eller KAS-lagen, men dessa är tekniska föreskrifter som inte har några egentliga konsekvenser i ekonomisk praktik.
När behöver du använda KSeF?
Processen att implementera det nationella e-fakturasystemet tog flera år – implementeringen skedde i etapper.
Från och med 2022 var användningen av KSeF frivillig. Inledningsvis använde dock endast en liten grupp entreprenörer systemet. Enligt vår uppfattning berodde detta på den relativt höga osäkerheten som observerats i den polska affärsmiljön. På grund av den betydande förseningen i genomförandet av hela programmet, som ursprungligen skulle träda i kraft 2024, hoppades förmodligen ett betydande antal polska entreprenörer att regeringen skulle överge dessa förändringar.
Ett massivt, frivilligt genomförande av denna lösning blev synligt först vid årsskiftet 2025 och 2026, då det redan var känt att KSeF definitivt skulle träda i kraft. Skattebetalare med en omsättning på över 200 miljoner PLN per år hade tid att övergå till att utfärda strukturerade fakturor fram till den 1 februari 2026, många av dem gjorde det 2–3 månader tidigare. Mindre företagare hade 2 månader mer, även om det också fanns de bland dem som genomförde förändringarna långt före schemat.
De minsta skattebetalarna, vars månatliga B2B-försäljning (inklusive moms) inte överstiger 10 000 PLN, får utfärda pappersfakturor fram till slutet av 2026.
Påföljder för underlåtenhet att uppfylla skyldigheten att använda KSeF
Med tanke på de tvivel och svårigheter som det nationella e-fakturasystemet gav upphov till beslutades att skjuta upp tillämpningen av påföljder. Sanktioner för underlåtenhet att utfärda fakturor i systemet kommer att gälla först från och med den 1 januari 2027.
Efter övergångsperioden, En skattebetalare som trots skyldigheten utfärdar en faktura utanför KSeF kan bötfällas med upp till 100 % av det momsbelopp som anges på fakturan.. I fall att befriade skattebetalare, Denna gräns är 18.7 % av det totala förfallna beloppet. Det är dock viktigt att notera att sanktionsavgiften enligt artikel 106 inte gäller situationer där utfärdande av en faktura var möjlig. Att utfärda ett pappersdokument vid ett systemfel är naturligtvis tillåtet, även om det måste matas in i KSeF efter att systemet återgått till normal drift.
Det är värt att notera att skattebetalarens situation beror på om de underlåter att utfärda en strukturerad faktura eller underlåter att göra det alls. Om försäljningen inte dokumenteras vare sig i det nationella skatte- och finansregistret (KSeF) eller med en pappersfaktura, är skattebetalaren också utsatt för sanktioner enligt skattestrafflagen. Enligt artikel 62 i skattestrafflagen är böterna för att inte utfärda en faktura eller utfärda ett bristfälligt dokument upp till 180 dagsavgifter. För otillförlitliga fakturor ökar straffet till 720 dagsavgifter. Dagsavgifterna beräknas utifrån gärningsmannens ekonomiska situation, men om en person med hög inkomst inte utfärdar fakturor måste hen beakta hotet om böter som överstiger 100 000 PLN. Böterna befriar inte gärningsmannen från skyldigheten att återbetala eventuella skatter om brottet bevisas.
Avsaknad av sanktioner är inte samtycke
När vi sökte efter information om KSeF-systemet online stötte vi på ett exceptionellt farligt fenomen. Vissa entreprenörer, som är medvetna om att det inte kommer att bli några påföljder för att inte utfärda strukturerade fakturor under 2026, utfärdar medvetet inte dokument i systemet. Tvärtemot vad det verkar innebär ett sådant beteende en betydande risk för skattebetalarna.
Under verifiering eller revisioner kommer myndigheten nästan säkert att ifrågasätta fakturor som utfärdats i pappers- eller elektronisk form, i strid med kraven. Enligt vår uppfattning finns det en mycket hög risk för att anklagelser riktas mot skattebetalarna om att de fört sina register på ett opålitligt sätt eller försökt erhålla en obehörig skattefördel.
Även om skattebetalaren slutligen bevisar sin sak i förvaltningsdomstolen, kommer underlåtenhet att använda KSeF, trots dess obligatoriska karaktär, att resultera i höga kostnader och en stressig tvist med skattemyndigheten. Som ett resultat, Avsaknaden av påföljder för att inte använda KSeF kan aldrig betraktas som tillstånd att underlåta att fullgöra skyldigheten.
Är all inkomstbringande verksamhet föremål för KSeF?
Även denna fråga kräver förtydligande och klargörande. Först och främst är det värt att påpeka att Skyldigheten att utfärda strukturerade fakturor i KSeF påverkas inte av momsbetalarens status. Varuskattelagen kopplar inte i någon bestämmelse momsregistrering till strukturerade fakturor.
Skyldigheten att registrera sig hos Skatteverket (KSeF) påverkas inte av den valda beskattningsformen. Fakturor i systemet måste därför utfärdas av skattepliktiga. skala, linjalliksom engångsbeloppDet är också värt att notera att skattebetalare som bedriver oregistrerad verksamhet kan, och ibland måste, använda KSeF. För att göra det måste de först skaffa ett skatteidentifikationsnummer (NIP).
Saken blir något mer komplicerad när en skattebetalare får inkomster från privat uthyrning (t.ex. fastigheter eller maskiner till sitt företag). Generellt antas det att om den skattebetalandes verksamhet innebär att tillhandahålla egendom till privatpersoner mot avgift, uppstår inte skyldigheten att utfärda fakturor i det nationella skatteinformationssystemet (KSeF). I en tolkning utfärdad den 4 februari 2026 angav dock chefen för det nationella skatteinformationssystemet (KIS) att individer som hyr ut lokaler till företag redan är skyldiga att använda systemet. Det är irrelevant att det fortfarande är en privat uthyrning, som inte uppfyller definitionen av näringsverksamhet enligt näringsrätten.
Utfärdande av faktura av KSeF
Implementeringen av det nationella e-fakturasystemet medför betydande förändringar i hur dokument utfärdas. Förutom den uppenbara skillnaden att helt digitalisera denna process finns det också problemet med att skicka fakturor till det nationella e-fakturasystemet. Låt oss notera att enligt bestämmelserna i momslagen blir en faktura ett giltigt, befintligt dokument först när den har validerats och tilldelats ett KSeF-nummer.
Ikraftträdandet av det nationella systemet för mervärdesskatt ändrar inte i grunden den allmänna tidsfristen för att utfärda en faktura, som är den 15:e dagen i månaden efter leverans- eller tillhandahållandemånaden. Det nationella systemet inför dock flera ytterligare regler.
När det gäller det så kallade onlineläget (normal funktion hos KSeF) är det som räknas avsändningsdatum, enligt artikel 106(1) i momslagen. Därför är det irrelevant när systemet tilldelar dokumentnumret. Även om detta vanligtvis sker inom några minuter är det relevant om skattebetalaren utfärdar en XML-faktura, till exempel den 31 januari klockan 23:58. Att tilldela ett nummer i februari, 10 minuter efter midnatt, kommer i praktiken att vara irrelevant, och skattekonsekvenserna för utfärdaren kommer att hänföras till januari, inte februari.
Å andra sidan Godkännandedatumet är det ögonblick då KSeF positivt verifierar filen och tilldelar den ett systemnummer. Denna tidpunkt är i sin tur det datum då den inhemska köparen tar emot fakturan. Det är irrelevant när skattebetalaren loggade in i systemet eller när de laddade ner eller registrerade den i sina räkenskaper.
Viktigt är att om en säljare utfärdar en faktura felaktigt och systemet avvisar den, antas det att fakturan inte har utfärdats. Följaktligen blir utfärdandedatumet det datum då dokumentet skickas in på nytt till KSeF.
KSeF och fakturor utfärdade efter tidsfristen
Förr i tiden var det mycket vanligt att fakturor utfärdades sent. Vanligtvis följde det följande mönster:
- Entreprenören tillhandahöll sina tjänster under en bra period, till exempel från 1 till 31 augusti,
- Den 31 augusti informerade han entreprenören om omfattningen av det utförda arbetet och det överenskomna beloppet,
- Förlikningen accepterades eller avslogs, vilket ofta tog flera eller ett dussin dagar,
- Dokumentet utfärdades till exempel den 17 september, så det kunde inkluderas i augustiavräkningen av inkomstskatteförskott och momsavräkning.
Motivet bakom att inte deklarera det faktiska utfärdandedatumet var skatteöverväganden. Detta kunde ha resulterat i att den totala skatteskulden i september blev oproportionerligt liten jämfört med det belopp som skulle betalas i oktober. I ett försök att minimera dessa fluktuationer, som uppenbarligen hade en negativ inverkan på den finansiella likviditeten, utfärdade entreprenörer ofta fakturor på ett senare datum än det deklarerade datumet.
Införandet av KSeF har gjort det praktiskt taget omöjligt att använda denna mekanism. Fakturan måste skickas omedelbart, senast nästa arbetsdag efter utfärdandet.
KSeF och fakturor utfärdade i PDF-format
Det bör noteras att implementeringen av det nationella e-fakturasystemet inte resulterade i att PDF-fakturor helt togs bort – företagare skickar fortfarande dokument i denna form, om inte annat för att e-post fortfarande är det viktigaste verktyget för affärskommunikation. Det bör dock tydligt anges att PDF kan bara vara en visualisering av en faktura, men enligt bestämmelserna i momslagen kommer den aldrig att ersätta ett strukturerat XML-dokument.
Chefen för den nationella skatteinformationen har redan kommenterat frågorna kring införandet av fakturavisualiseringar i omlopp. Eftersom det följer av tolkningen av 5 maj 2026, eventuella avvikelser i visualiseringens innehåll från den ursprungliga strukturerade fakturan kan leda till att visualiseringen betraktas som ett andra dokument, vilket leder till dubbelbeskattning. Skattebetalarens fråga gällde till synes triviala detaljer, såsom att ersätta "artikelbeskrivning" med "produktnamn". Även om skattebetalaren enligt vår uppfattning i tvistens skede i domstol effektivt skulle kunna visa att den andra fakturan inte hade satts i omlopp, vill vi påpeka att Att utfärda fakturavisualiseringar i PDF-format är endast möjligt om deras innehåll är identiskt med XML-filen. Eventuella avvikelser från denna regel skapar ytterligare, onödiga skatterisker.
Utfärda fakturor i KSeF för utländska entreprenörer
Fakturering av utländska entreprenörer via KSeF är en av de mest problematiska frågorna och kräver också ett förtydligande. KSeF är ett bindande system för polska fakturautfärdare, och köparens åtkomst till systemet är irrelevant i detta fall. När du utfärdar en faktura till en tysk, holländsk eller amerikansk entreprenör måste du använda en KSEF.
Det finns dock inga hinder för att registrera och kostnadsföra inköp av en tjänst eller vara från en utländsk entreprenör som av uppenbara skäl inte kommer att dokumentera denna transaktion med en faktura.
Ett undantag från denna regel är en situation där en utländsk skattebetalare har ett polskt skatteidentifikationsnummer (NIP) och är registrerad för polsk moms. I ett sådant fall, på grund av avsaknaden av ett registrerat kontor eller permanent verksamhetsort i Polen, är en sådan enhet inte skyldig att använda det nationella e-fakturasystemet, även om den frivilligt kan ansluta sig till det.
Faktura mottagen utanför KSeF och avdragsrätt
Finansministeriet anger uttryckligen att konsekvenserna av att inte uppfylla skyldigheten att använda KSeF-systemet i allmänhet faller på fakturautfärdaren, inte köparen. Detta innebär i sin tur att den skattskyldige, när han mottager en pappersfaktura, fortfarande har rätt att dra av ingående moms – förutsatt att alla andra villkor är uppfyllda. Som en allmän regel bör det dock antas att det, för avdragsrättens skull, är irrelevant om säljaren har utfärdat en strukturerad faktura eller inte.
Ändrar KSeF reglerna för utfärdande av förskottsfakturor?
Införandet av det nationella e-fakturasystemet förändrade inte reglerna för utfärdande av förskottsfakturor i grunden, även om några nyanser värda att notera framkom. Framför allt är det värt att komma ihåg att moms som regel ska betalas vid mottagandet av betalning. I en sådan situation är fakturans utfärdandedatum sekundärt, och den lagstadgade tidsfristen på 15 dagar från månadens slut gäller.
Fakturakorrigeringar och KSeF
En av konsekvenserna av införandet av det nationella e-fakturasystemet är en förändring av metoden för att korrigera dokument.
Även om den materiella grunden för plus- och minuskorrigeringar inte har ändrats, måste korrigeringsdokument också utfärdas i KSeF-systemet. Införandet av systemet innebär att när en faktura väl har utfärdats är det inte längre möjligt att redigera den utan att utfärda en korrigering, även om ändringarna bara är kosmetiska. Detta är viktigt eftersom det i praktiken... Korrigeringssedlar togs helt ur cirkulation. Även om du gör ett misstag när du anger entreprenörens namn skickas en rättelse till systemet.
Procedur vid KSeF-fel
Under implementeringen av det nationella e-fakturasystemet uppstod många farhågor om situationer där systemet som drivs av finansministeriet skulle sluta fungera, eller om problem var lokaliserade och uppstod på fakturautfärdarens sida. Överraskande nog förutsåg lagstiftarna dessa händelser – det finns flera förutbestämda förfaranden.
Lokalt misslyckande på entreprenörens sida - offline24
I situationer där avbrottet är av lokal karaktär (t.ex. internetavbrott på kontoret, datorfel, fel på bokföringsprogram) gäller det så kallade offline24-läget enligt artikel 106nda i momsloven. I en sådan situation är den skattskyldige skyldig att upprätta en faktura som överensstämmer med FA:s (standardiserade) logiska struktur, tillhandahålla alla nödvändiga uppgifter och vid behov vidarebefordra dokumentet till köparen utanför KSeF (KSeF). Fakturan i sig måste omedelbart föras in i KSeF, senast nästa arbetsdag efter utfärdandet.
När det gäller fakturor som utfärdas i offline24-läge är dokumentets utfärdandedatum det datum då fakturan skapades, inte det datum då den skickades till KSeF.
Planerat underhållsarbete på KSeF
Trots sin korta existenstid har KSeF redan genomgått flera underhållsarbeten, främst i januari och februari 2026. I en situation där tidigare planerade uppdateringar, underhålls- eller reparationsarbeten resulterar i att systemet inte är tillgängligt, är entreprenörer skyldiga att utfärda strukturerade fakturor och, i likhet med ett lokalt fel, skicka fakturan till KSeF senast nästa arbetsdag efter att systemets otillgänglighet upphört.
Officiella KSeF-misslyckanden
Under det officiella avbrottet kommer skattebetalarna att vara skyldiga att använda nödläget, vilket regleras av artikel 106 i momslagen. I detta läge utfärdas fakturor utanför den aktiva anslutningen till KSEF och måste, i likhet med offline24, följa den obligatoriska dokumentmallen. Efter att avbrottet upphör har skattebetalarna sju arbetsdagar på sig att ladda upp sina dokument till finansministeriets servrar.
Officiella felmeddelanden kommer att visas i Finansministeriets offentliga informationsbulletin och i KSeF-applikationen.
Tillstånd att använda KSeF
Vanligtvis använder enskilda firmor KSeF-systemet självständigt, men regleringar tillåter beviljande av auktorisationer och delegering av befogenheter till andra personer. Vanligtvis är dessa delegerade anställda eller redovisningskontor.
Skattebetalare kan bevilja KSeF-auktorisering för sina företags räkning med hjälp av ZAW-FA-blanketten på e-skattekontoret. Hela processen tar bara några minuter, och personen som får auktoriseringen får vanligtvis tillgång till sin KSeF-profil inom en dag eller två. Detta sker dock inte automatiskt.
Faktureringsprogram inom KSeF
Under debatten om reformen av den nationella arbetsinspektionen (PIP) noterade många hur lätt myndigheterna kommer att kunna identifiera företag som regelbundet endast utfärdar en faktura per månad, särskilt alltid till samma entreprenör. Den nationella arbetsinspektionen (KSeF) kommer verkligen att underlätta analysen av sådana fall, eftersom skatteförvaltningen kommer att ha tillgång i realtid till strukturerad data om faktureringsfrekvens, ersättningsvärden, tjänstebeskrivningar och enheter som är involverade i transaktioner. Detta kommer att möjliggöra en mycket snabbare identifiering av individer som i praktiken är heltidsanställda.
Detta betyder dock inte att utfärdandet av en enda faktura per månad automatiskt leder till en inspektion eller ifrågasättande av B2B-avtalet. Detta är en faktor som kan uppmärksammas av myndigheter, men det avgör inte i sig förekomsten av ett dolt anställningsförhållande. Många entreprenörer utför faktiskt tjänster uteslutande för en enda stor kund, till exempel genom att genomföra ett långsiktigt projekt eller genom att kollektivt fakturera alla aktiviteter som utförs under en viss månad. Denna samarbetsmodell kan vara fullt ekonomiskt motiverad, särskilt om entreprenören organiserar sitt arbete självständigt, ansvarar för dess resultat, kan använda en vikarie, har sina egna verktyg och bär de risker som är förknippade med sin verksamhet, och därmed helt enkelt uppfyller kraven i det så kallade entreprenörstestet.
För de som arbetar med B2B-avtal är en faktureringsapplikation utfärdad av ministeriet vanligtvis en helt tillräcklig lösning. Därför kan det vara onödigt att använda betalda program om inte entreprenören behöver ytterligare funktioner som automatisk betalningsavräkning, integration med bokföring, skattegränskontroll eller rapportupprättande. I praktiken visar sig dock en gratislösning ofta vara den bekvämaste.
