Наш досвід показує, що багато підприємців досі не впевнені, за яких обставин закордонну поїздку можна вважати витратою, що відраховується з ПДВ. Оскільки міжнародні поїздки є дорогими, і все більше людей змушені подорожувати через характер своєї роботи, ми вирішили провести всебічне обговорення цієї теми. Сподіваємося, що ця стаття розвіє деякі практичні сумніви.
Які характеристики повинні мати витрати, щоб їх можна було визнати витратами, що підлягають відрахуванню з оподатковуваного доходу?
Ми неодноразово розглядали тему витрат, що відраховуються з оподатковуваної бази, у нашому блозі. Це не дивно – податкові органи часто вступають у суперечки з підприємцями саме щодо того, чи повинні ті чи інші витрати зменшувати базу оподаткування. На нашу думку, однією з причин цього явища є досить невдале визначення витрат. Закон про податок на доходи фізичних осіб визначає витрати, що відраховуються з оподатковуваної бази, у статті 22. Це положення говорить:
«Витрати на отримання доходів – це витрати, понесені для отримання доходів або для підтримки чи забезпечення джерела доходів, за винятком витрат, перелічених у статті 23».
Стаття 23 Закону, у свою чергу, містить перелік винятків, таких як алкоголь, витрати на розваги, штрафи та пені. Однак на практиці платник податків повинен оцінити, чи є витрати остаточними, понесеними для отримання доходу (або для підтримки чи забезпечення джерела доходу), та чи пов'язані вони з підприємницькою діяльністю. Нормативні акти не вимагають від платників податків демонструвати раціональність або ощадливість при здійсненні покупки. Однак на практиці такі обставини іноді враховуються при визначенні того, чи було перетнуто межу між діловими та особистими витратами.
Чи можна визнати витрати, пов'язані з поїздками за кордон, витратами, що відраховуються з оподатковуваного доходу?
Як правило, такОднак, необхідно відповідати вимогам вищезазначеного визначення. Окрім мети, зв'язку з доходом та остаточного характеру, також необхідно належним чином задокументувати понесені витрати та переконатися, що витрати не мають переважно особистого характеру. На практиці це означає, що Не всі дорожні витрати будуть відраховані з оподатковуваного доходу, навіть якщо проживання чи авіаквитки мають такий статус. Багато також залежить від специфіки поїздки та вашої діяльності.
Які поїздки можна вважати діловими, а які ні?
Наша консалтингова практика показує, що існує певна група поїздок, які, в принципі, не викликають занепокоєння у податкових органів. Так само існують також конкретні схеми, які майже напевно слід вважати ризикованими. Ось декілька з них:
Участь у закордонних торгових переговорах, торгових ярмарках або конференціях
Типовим, і, на нашу думку, відносно безпечним, прикладом ділової поїздки за кордон є поїздка до іншої країни для участі в галузевому заході або для проведення ділових переговорів з підрядником, зокрема потенційним. Важливо, що переговори не обов'язково закінчуються успіхом. Стандартною діловою практикою є ведення переговорів про продаж або купівлю, які не закінчуються угодою.
Подорожі інфлюенсерів, ютуберів, блогерів та інтернет-креаторів
У бізнесі інфлюенсера межі між роботою та особистим життям розмиті – зрештою, репортажі про його повсякденне життя часто є частиною його професійної діяльності. У той час як для розробника програмного забезпечення відвідування парку розваг майже напевно буде споживанням і йому буде важко встановити зв'язок із доходом, ютубер може записати там новий епізод для свого каналу. З іншого боку, як і у випадку з переговорами, не кожна поїздка обов'язково є успішною, наприклад, у формі відеосеріалу. Варто зазначити, однак, що за відсутності публікацій про поїздку чи атракціон, продемонструвати зв'язок із доходом стає значно складніше.
Тож як можна визначити, чи є певна поїздка витратною для інфлюенсера? У нашій оцінці нам слід розглянути такі критерії, як:
- Зв'язок між темою подорожей та профілем каналу чи блогу,
- Монетизація каналу,
- Наявність рекламних, партнерських або спонсорських угод,
- Наявність доказів професійного характеру поїздки, наприклад, у вигляді сценаріїв та графіків.
Належним чином задокументовані та обґрунтовані поїздки інфлюенсерів, безумовно, можна вважати такими, що підлягають податковому вирахуванню, що підтверджується як податковими органами, так і судами. Варто навести рішення Верховного адміністративного суду від 14 травня 2021 року, II FSK 1633/19, та постанову від 26 лютого 2025 року, II FSK 711/22.
Однак необхідність демонстрації раціональності поїздки є дискусійною. Хоча такий критерій оцінки прямо не передбачений Законом, можливо, що надзвичайно дорога поїздка інфлюенсера-початківця викличе більше суперечок, ніж тижнева поїздка знаменитості на захід у своїй галузі.
Пошук натхнення навряд чи коштуватиме дорого
Вартим уваги прецедентом у цій справі є тлумачення від 7 травня 2025 року, реєстраційний номер. 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WSУ заявці платник податків, який керує навчальним та консалтинговим бізнесом, зазначив, що запланована екзотична поїздка допоможе йому отримати унікальні знання про оригінальні сільськогосподарські методи в субтропічному кліматі Південної півкулі.
За даними податкового органу, придбання типового туристичного пакету, під час якого інформацію надають гіди, є особистими витратами. На нашу думку, щоб така закордонна поїздка справді вважалася витратою, що вираховується з оподатковуваного доходу, необхідно було б продемонструвати тісний зв'язок з доходом, наприклад, через зустрічі з місцевими підприємцями. Екскурсії та дайвінг також працювали на шкоду платнику податків.
Що робити, якщо поїздка одночасно ділова та приватна?
Нікого не повинно дивувати, що далекі ділові поїздки викликають бажання дослідити місцеві визначні пам'ятки. Поїздки до віддалених місць, таких як Сінгапур чи Нью-Йорк, не є поширеними, і деякі ділові поїздки залишають багато вільного часу. У такій ситуації характер поїздки дещо змінюється, хоча її все ще можна класифікувати як витрати, що відраховуються з оподатковуваного доходу.
Закон про податок на доходи фізичних осіб не передбачає конкретного методу обліку таких витрат. На нашу думку, найбезпечнішим рішенням є застосування пропорції, яка точно відображає частку особистих витрат у поїздці. Однак важливо, що якщо певну витрату можна чітко відокремити (наприклад, витрати на проживання для чоловіка/дружини та дітей, витрати на туристичні пам'ятки), її слід виключити з цієї пропорції.
Цікава проблема виникає, коли продовження перебування не призводить до збільшення витрат на проїзд – прикладом може бути придбання дешевшого квитка туди й назад в обмін на кілька додаткових днів перебування в місці призначення. Хоча практика тлумачення Директора національної податкової інформації (KIS) не пропонує універсального рішення цієї проблеми, ми вважаємо, що повне врегулювання квитків може бути збережено, якщо переважною причиною поїздки був бізнес, а приватне продовження перебування взагалі не збільшувало витрат на проїзд – як зазначали податкові органи в тлумаченнях, виданих багато років тому.
У випадку з готелем, витрати слід розподіляти на окремі дні та учасників поїздки. Ночівля членів сім'ї або приватне продовження перебування ніколи не можна вважати витратами. Ті, що пов'язані з досягненням бізнес-цілей, є абсолютно прийнятними. Однак, наголосимо, що наша позиція щодо авіаквитків є переважно припущенням, і якщо є сумніви, безумовно варто розглянути можливість подання запиту на тлумачення. Однак це передбачає плату та необхідність присвятити час підготовці такого документа. Тому на практиці, особливо для невеликих сум, зазвичай не варто ризикувати, пов'язаним з нечіткою кваліфікацією певних витрат.
Що може бути витратою в рамках ділової поїздки?
Перелік витрат, які суди та податкові органи раніше визнавали, був дуже широким. Передбачається, що за умови виконання інших вимог, витрати можуть включати:
- Витрати на проїзд – квитки на літак, поїзд, автобус та пором, пальне для автомобіля,
- Таксі та місцевий транспорт,
- Оренда автомобіля, пальне, дорожні збори, плата за паркування,
- Проживання під час ділової частини поїздки,
- Плата за участь у конференціях, ярмарках, тренінгах,
- Оренда коворкінгового простору, необхідного обладнання,
- Візи, адміністративні збори, витрати на паспорт, витрати на вакцинацію,
- Послуги перекладача, галузевого гіда (а не туристичного гіда),
- Витрати на відрядження співробітника або працівника – тією мірою, якою він або вона виконує завдання для підприємця під час поїздки.
Витрати не включатимуть:
- Приватні атракціони,
- Сувеніри
- Алкоголь,
- Харчування в ресторанах – окрім випадків, коли це робоча зустріч або переговори.
Добові під час відрядження підприємця
Всупереч поширеній думці, фізичні особи-підприємці (ФОП) також можуть врегульовувати добові, хоча вони врегульовуються за дещо іншими правилами, ніж для працівників. Вартість, врахована в KPiR, – це сума, розрахована відповідно до ставок, що застосовуються до працівників державного сектору, а не фактичні витрати. У 2026 році щоденна фіксована ставка становить 45 злотих на день для внутрішніх поїздок тривалістю понад 12 годин, тоді як розмір добових за кордон залежить від країни проживання. Як правило, це приблизно 50 євро на деньПідкреслимо – підприємець не розраховує фактичні витрати на харчування, а натомість у книзі обліку доходів і витрат записується одноразова сума для відображення цих витрат.
Компліменти дещо ускладнюються через безкоштовне харчування, яке роздають, наприклад, у рамках конференцій. Для міжнародних поїздок відраховується 15% добових за безкоштовні сніданки, а 30% добових за безкоштовні обіди та вечері.
Тривалість поїздки за кордон для цілей отримання допомоги враховується з моменту виїзду з країни (наприклад, вильоту з аеропорту в Польщі) до моменту повернення до Польщі (наприклад, посадки в першому аеропорту на території Республіки Польща).
Варто зауважити, що Вечеря з підрядником може бути врахована як витрати на отримання доходу незалежно від добових – це форма організації ділової зустрічі.
Проживання під час ділових поїздок
Як правило, витрати, понесені на оренду готельного номера або апартаментів, оплачуються за їх фактичною вартістю, а не одноразово, як у випадку з харчуванням. Як і у випадку з іншими витратами, необхідно продемонструвати всі необхідні докази (зв'язок з бізнесом, відсутність особистого характеру витрат, їх остаточність). Хоча в цьому випадку немає нормативного акту, який би забороняв вибір особливо дорогих готелів, на нашу думку, вибір виключно дорогого варіанту може становити так звані «представницькі витрати» і таким чином позбавляти права на знижену базу оподаткування. Згідно з поширеною точкою зору, надмірні витрати, понесені переважно з метою створення іміджу та справляння враження на клієнтів, є ризикованими. Ніч у п'ятизірковому закладі не є остаточною, але у разі кримінального розслідування органи влади будуть особливо зацікавлені у вивченні економічного обґрунтування таких витрат.
ПДВ та закордонні поїздки
Для порядку додамо, що, як правило, у випадку фізичної купівлі товарів чи послуг, що підлягають оподаткуванню ПДВ у країні ЄС, відмінній від Польщі, правила відрахування зовсім інші, ніж у випадку т.зв. імпорт послуг. У разі придбання, наприклад, пального для автомобіля, квитків на конференцію або SIM-картки з мобільним інтернетом, за яку нараховано податок, необхідно подати електронну заявку ПДВ-ПОСИЛАННЯЦя заява, подана через електронну податкову службу, пересилається до податкових органів країни, де було нараховано податок. Таким чином, рішення про повернення коштів приймає, наприклад, іспанська чи шведська податкова служба, а не польська.
Умови повернення коштів загалом досить схожі на ті, що містяться в польському законодавстві про ПДВ, хоча є деякі відмінності. Щоб повернути кошти, підприємець повинен продемонструвати, що:
- Чи є платником ПДВ діяльність, що підлягає оподаткуванню,
- У країні повернення коштів немає зареєстрованого офісу або постійного представництва,
- Немає обов'язку реєструватися платником ПДВ на місці,
- Має правильно оформлений рахунок-фактуру,
- Купівля була пов'язана з оподатковуваною діяльністю.
Заявки подаються окремо для кожної країни. Кінцевий термін – 30 вересня наступного року, а мінімальна запитувана сума становить 50 євро за весь рік або остаточний період менше трьох місяців та 400 євро за періоди менше одного року, але не менше трьох місяців.
Варто зазначити, однак, що процес відшкодування ПДВ за кордоном вимагає активної участі платника податків і часто вимагає подання розгорнутих пояснень. Хоча такі дії повністю виправдані для великих сум, відшкодування 50 або 100 євро ПДВ може не мати економічного сенсу. Варто також пам’ятати, що країни ЄС зберігають за собою право запроваджувати обмеження на право на відрахування ПДВ, зокрема, у випадку пального, автомобілів, харчування та проживання. Такі положення також присутні в польському законодавстві.
Чи можу я взяти співробітника або колегу у відрядження?
У бізнес-практиці поширеною є практика подорожей за кордон із особою підтримки. Ця людина може бути асистентом, особою, яка приймає рішення в організації, або співробітником, який вільно володіє іноземною мовою. Однак рішення взяти з собою колегу має кілька наслідків.
Хоча фінансування ділової поїздки зазвичай не генерує доходу для працівника, якщо присутній туристичний елемент, працівник може отримати так звану безоплатну вигоду. Аналогічно розглядатимуться випадки, коли працівник бере з собою подружжя або дітей, покращує житло на його прохання або коли поїздка призначена для мотивації, а її зв'язок з інтересами роботодавця є віддаленим або його важко продемонструвати.
На думку BTTP, під час оцінки ризику доходу від безкоштовної пільги, перш за все, слід застосовувати критерії оцінки, використані Конституційним Трибуналом у його рішенні від 8 липня 2014 року, K 7/13:
- Виконання пільги за згодою працівника,
- Пріоритет інтересів працівника, а не роботодавця,
- Створення відчутних переваг для працівника,
- Можливість призначити пільги конкретній особі.
Всі ці елементи повинні зустрічатися разом.
Таким чином, якщо працівник подорожує за кордон у справах, щоб представляти свого роботодавця, а не для відпочинку, сама поїздка є для нього нейтральною з точки зору оподаткування. Для роботодавця витрати, пов'язані з організацією ділової поїздки працівника, вираховуються з оподатковуваного доходу.
Ділові поїздки в B2B
З популяризацією так званих B2B-контрактів, підприємці почали висловлювати багато сумнівів щодо того, як слід розглядати та враховувати ділові поїздки колег.
Відправною точкою для вирішення цього питання має бути той факт, що У випадку контрактів B2B немає жодної згадки про так зване делегування. Ця правова конструкція є інститутом трудового права і, як така, не повинна асоціюватися з договорами – ні формально (через використання цього терміну в договорах), ні на практиці. Відсутність делегування не означає, що специфічний характер договору не може зобов’язати підприємця надавати послуги або здійснювати ділові поїздки за кордон.
Крім того, договір, укладений між підприємцями, повинен чітко визначати, хто несе відповідальність за витрати, пов'язані з організацією таких поїздок – як правило, це має бути постачальник послуг (підрядник). Винагорода, що виникає в результаті укладення договору, повинна включати витрати, пов'язані з діловими поїздками. Різні домовленості можуть бути виправданими, але вони можуть свідчити про те, що договір B2B фактично є трудовими відносинами.
Відрядження членів правління компанії
Ділові поїздки також можна вважати витратами на податок на прибуток підприємств – компанії також повинні направляти своїх представників у ділові поїздки за кордон. У цьому випадку, через окремий характер компаній та пов’язаних з ними осіб, податковий режим набагато ближчий до режиму поїздок працівників. Отже, якщо поїздка є частково приватною, член правління, партнер, довірена особа або інша особа, що діє від імені компанії, може отримати дохід від безоплатної послуги.
Варто також зазначити, що поїздка, не пов'язана з діяльністю компанії, така як відпустка генерального директора, не є витратами, що відраховуються з оподатковуваного доходу компанії. Закордонні поїздки осіб, пов'язаних з компанією, не обов'язково повинні призводити до прямого доходу, але, як і у випадку з іншими витратами, що відраховуються з оподатковуваного доходу, цей зв'язок має бути доведеним. Отже, розумно спланована поїздка для співробітників юридичної особи є повністю допустимою згідно з чинною практикою тлумачення.
Останній ризик, про який повинні знати підприємці, що користуються естонським податком на прибуток підприємств (ПДП), полягає у визнанні витрат як так званого прихованого прибутку. Це також вимагає сплати податку та, що ще гірше, часто ускладнює розрахунки. Звичайно, належним чином задокументовані ділові поїздки не є проблемою. Однак, якщо поїздка вважається приватною або рекреаційною, ризик розкриття прихованого прибутку є цілком реальним.
Чи є спонсорована поїздка доходом?
Цікавим питанням є податкова класифікація поїздок (переважно поїздок інфлюенсерів), що фінансуються рекламодавцями, спонсорами або постачальниками туристичних послуг. Як і у випадку з інсентив-поїздками, У випадку бартерної співпраці творець отримує дохід на аналогічних умовах, як і у випадку грошового обміну.
Поточна практика тлумачення Директора Національної податкової інформації (KIS) не залишає сумнівів – надання авіаквитків, проживання або участі в поїздці в обмін на певні публікації є оплатою. Транзакція має бартерний характер, але це не означає ні відсутність доходу, ні відсутність ПДВ.
На жаль, з цього правила є винятки. Проживання в розкішному готелі як подарунок за довгострокові стосунки, натомість за яке буде створено лише короткий ролик в Instagram, на практиці може не вважатися еквівалентною винагородою. Якщо існує дисбаланс між перевагами, що надаються обома сторонами, може виникнути так звана «справедливість поту». дохід від неоплачених або частково оплачених послугЦе, у свою чергу, дещо змінює правила врегулювання таких вигод – іноді на краще, іноді ні. На практиці сторони угоди завжди повинні оцінювати, чи є вартість реклами у вигляді онлайн-публікацій порівнянною з вартістю отриманої послуги.
Більше про бартерні розрахунки ви можете дізнатися з нашої статті під назвою Безподатковий бартер? Це найпоширеніша помилка інфлюенсерів – BTTP.
Як документально оформити витрати, пов'язані з відрядженнями?
Умови польського економічного обороту, особливо після широке впровадження KSeF для малих та середніх компаній, привчили нас до стандартизованого вигляду рахунків-фактур та високих стандартів ведення обліку. На жаль, у багатьох країнах, особливо за межами Європейського Союзу, ситуація набагато гірша.
Як ми писали у статті про імпорт рекламних послуг з ПДВ, Рахунок-фактура від іноземного підрядника не обов'язково має містити всі елементи, необхідні для польських документів. Як наслідок, документ, виданий американським платником податків, який майже напевно міститиме лише мінімальну ідентифікаційну інформацію про емітента, ймовірно, матиме право на визнання витрат. Однак ми наполегливо рекомендуємо, щоб кожні витрати були задокументовані в певній формі, чи то в паперовому, чи в електронному вигляді. Чим легше довести, що витрати були понесені особою, яка брала участь у поїздці, тим краще. Важливо пам'ятати, що платник податків повинен мати змогу продемонструвати:
- Хто здійснив угоду,
- У чому полягала покупка?
- Коли це було зроблено,
- Скільки була ціна,
- Хто ніс його економічний тягар.
На нашу думку, ні Закон про податок на прибуток фізичних осіб, ні Закон про податок на прибуток підприємств не вимагають, щоб усю цю інформацію було включено до одного документа. Тому, якщо в рахунку-фактурі чітко не зазначено сторони, платник податків повинен підготувати окремі докази, наприклад, підтвердження бронювання або електронний лист.
Демонстрація ділового характеру поїздки залишається окремим питанням. Податкові чи бухгалтерські норми не вимагають конкретного формату для таких записів, але, на нашу думку, було б гарною ідеєю підготувати приблизну нотатку, що містить інформацію про підрядників, з якими зустрічався підприємець, назви заходів, які вони відвідували, та ділову мету поїздки. Подробиці не потрібні – мета просто полягає в тому, щоб у разі перевірки рішення про відображення витрат на таку поїздку можна було пояснити за лічені хвилини, а не години.
Підсумки
Як бачите, ділові поїздки, особливо міжнародні, створюють кілька труднощів, як з точки зору податкового законодавства, так і бухгалтерського обліку. Якщо у вас є якісь запитання щодо того, як враховувати ваші поїздки за кордон, щоб уникнути проблем з податковими органами, будь ласка, зв’яжіться з нами. Ми будемо раді допомогти.
