Починаючи з 1 квітня 2026 року, переважна більшість польських підприємців зобов'язані виставляти структуровані рахунки-фактури в рамках Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF). Хоча ця система теоретично мала на меті забезпечити безболісне рішення для податкової системи, на практиці вона стала джерелом багатьох невизначеностей. У цій статті ми спробуємо пояснити, як KSeF працює для приватних підприємців, та відповісти на всі поширені запитання.
Які нормативні акти запроваджують та регулюють KSeF?
Правовою основою Національної системи електронних рахунків є Закон про ПДВ, зокрема статті 106ga – 106ni. Саме Закон про податок на додану вартість визначає саму систему та запроваджує низку дуже детальних вимог щодо використання Національної системи електронних рахунків.
KSeF також згадується в положеннях інших законів, таких як Закон про податкову постанову або Закон KAS, але це технічні регламенти, які не мають жодних реальних наслідків в економічній практиці.
Коли потрібно використовувати KSeF?
Процес впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур тривав кілька років – її впровадження було поетапним.
Починаючи з 2022 року, використання KSeF було необов'язковим. Однак спочатку лише невелика група підприємців користувалася системою. На нашу думку, це було пов'язано з відносно високим рівнем невизначеності, що спостерігався в польському бізнес-середовищі. Через значну затримку з впровадженням усієї програми, яка спочатку мала набути чинності у 2024 році, значна кількість польських підприємців, ймовірно, сподівалася, що уряд відмовиться від цих змін.
Масове, добровільне впровадження цього рішення стало помітним лише на рубежі 2025 та 2026 років, коли вже було відомо, що KSeF точно набуде чинності. Платники податків з оборотом понад 200 мільйонів злотих на рік мали час перейти на виписку структурованих рахунків-фактур до 1 лютого 2026 року, багато з них зробили це на 2-3 місяці раніше. Менші підприємці мали на 2 місяці більше, хоча серед них були й ті, хто впровадив зміни значно раніше запланованого терміну.
Найменші платники податків, чиї щомісячні продажі B2B (включаючи ПДВ) не перевищують 10 000 злотих, можуть виставляти паперові рахунки-фактури до кінця 2026 року.
Штрафи за невиконання зобов'язання використовувати KSeF
З огляду на сумніви та труднощі, що виникли у зв'язку з Національною системою електронних рахунків-фактур, було вирішено відкласти застосування штрафних санкцій. Санкції за невиставлення рахунків-фактур у системі застосовуватимуться лише з 1 січня 2027 року.
Після перехідного періоду, Платник податків, який, незважаючи на зобов'язання, виставляє рахунок-фактуру поза межами KSeF, може бути оштрафований на суму до 100% від суми ПДВ, зазначеної у рахунку-фактурі.. У випадку звільнені від сплати податків, Це обмеження становить 18.7% від загальної суми до сплати. Однак важливо, що штраф згідно зі статтею 106 не застосовується до ситуацій, коли виписка рахунку-фактури була можливою. Виписка паперового документа у разі збою системи, звичайно, допустима, хоча його необхідно внести до KSeF після повернення системи до нормального режиму роботи.
Варто зазначити, що ситуація платника податків залежатиме від того, чи він не видасть структурований рахунок-фактуру, чи не зробить це взагалі. Якщо продаж не задокументовано ні в Національному податковому та фінансовому реєстрі (KSeF), ні за допомогою паперового рахунку-фактури, платник податків також підлягає санкціям згідно з Податковим кримінальним кодексом. Згідно зі статтею 62 Податкового кримінального кодексу, штраф за невиставлення рахунку-фактури або видачу несправного документа становить до 180 денних ставок. За ненадійні рахунки-фактури штраф збільшується до 720 денних ставок. Денні ставки розраховуються на основі фінансового становища порушника, але у разі невиставлення рахунків-фактур особа з високим рівнем доходу повинна враховувати загрозу штрафу, що перевищує 100 000 злотих. Штраф не звільняє порушника від обов'язку повернути будь-які належні податки, якщо правопорушення буде доведено.
Відсутність санкцій не є згодою
Під час пошуку інформації про систему KSeF в Інтернеті ми зіткнулися з надзвичайно небезпечним явищем. Деякі підприємці, знаючи, що у 2026 році не буде штрафів за невиставлення структурованих рахунків-фактур, навмисно не видають документи в системі. Всупереч видимості, така поведінка становить значний ризик для платників податків.
Під час перевірки або аудиту орган влади майже напевно викличе сумніви щодо рахунків-фактур, які були виставлені в паперовому або електронному вигляді, що суперечить вимогам. На нашу думку, існує дуже високий ризик висунення звинувачень проти платника податків у тому, що він вів свій облік ненадійним чином або намагався отримати несанкціоновану податкову перевагу.
Навіть якщо платник податків зрештою доведе свою правоту в адміністративному суді, невикористання KSeF, попри його обов'язковий характер, призведе до високих витрат та стресового спору з податковим органом. Як наслідок, Відсутність штрафів за невикористання KSeF ніколи не може розглядатися як дозвіл на невиконання зобов'язання.
Чи кожна прибуткова діяльність підлягає KSeF?
Це питання також потребує роз'яснень та уточнень. Перш за все, варто зазначити, що На обов'язок виставляти структуровані рахунки-фактури в KSeF не впливає статус платника ПДВ. Закон про податок на товари та послуги не пов'язує реєстрацію платника ПДВ зі структурованими рахунками-фактурами в жодному положенні.
Обрана форма оподаткування не впливає на обов'язок реєстрації в Національній податковій адміністрації (KSeF). Тому рахунки-фактури в Системі повинні виставлятися платниками податків, які є суб'єктами оподаткування. масштаб, лінійкатакож одноразова виплатаВарто також зазначити, що платники податків, які ведуть незареєстрований бізнес, можуть, а іноді й повинні, використовувати KSeF. Для цього вони повинні спочатку отримати ідентифікаційний податковий номер (NIP).
Ситуація дещо ускладнюється, коли платник податків отримує дохід від приватної оренди (наприклад, нерухомості чи обладнання для своєї компанії). Зазвичай вважається, що якщо діяльність платника податків пов'язана з наданням майна приватним особам за плату, обов'язок виставляти рахунки-фактури в Національній податковій інформаційній системі (KSeF) не виникає. Однак у роз'ясненні, виданому 4 лютого 2026 року, директор Національної податкової інформаційної системи (KIS) зазначив, що особи, які здають приміщення в оренду підприємствам, вже зобов'язані користуватися Системою. Не має значення, що це все ще приватна оренда, яка не відповідає визначенню підприємницької діяльності згідно з комерційним законодавством.
Виставлення рахунку-фактури KSeF
Впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур вносить суттєві зміни у спосіб видачі документів. Окрім очевидної різниці у повній цифровізації цього процесу, існує також проблема подання рахунків-фактур до Національної системи електронних рахунків-фактур. Зазначимо, що згідно з положеннями Закону про ПДВ, рахунок-фактура стає дійсним, існуючим документом лише після його підтвердження та присвоєння йому номера KSeF.
Набрання чинності Національної системи ПДВ принципово не змінює загальний термін виставлення рахунку-фактури, який становить 15-й день місяця, наступного за місяцем поставки або надання послуги. Однак Національна система запроваджує кілька додаткових правил.
У випадку так званого онлайн-режиму (нормальне функціонування KSeF) важливо те, що дата відправлення, відповідно до статті 106(1) Закону про ПДВ. Тому не має значення, коли система призначає номер документу. Хоча зазвичай це відбувається протягом кількох хвилин, це має значення, якщо платник податків виставляє рахунок-фактуру XML, наприклад, 31 січня о 23:58. Присвоєння номера в лютому, через 10 хвилин після півночі, на практиці не матиме значення, а податкові наслідки для емітента будуть віднесені до січня, а не до лютого.
З іншого боку, Датою прийняття буде момент, коли KSeF позитивно перевірить файл і присвоїть йому системний номер. Цей момент, у свою чергу, є датою отримання рахунка-фактури вітчизняним покупцем. Момент входу платника податків у систему або день завантаження чи внесення його до своїх бухгалтерських записів не має значення.
Важливо, що якщо продавець неправильно виставляє рахунок-фактуру, а система його відхиляє, вважається, що рахунок-фактура не був виставлений. Отже, датою видачі буде дата повторного подання документа до KSeF.
KSeF та рахунки-фактури, виставлені після кінцевого терміну
У минулому виставлення рахунків-фактур із запізненням було дуже поширеною практикою. Зазвичай це відбувалося за такою схемою:
- Підприємець надавав свої послуги протягом сприятливого періоду, наприклад, з 1 по 31 серпня,
- 31 серпня він повідомив підрядника про обсяг виконаних робіт та узгоджену суму,
- Угоду приймали або відхиляли, що часто займало кілька або десяток днів,
- Документ був виданий, наприклад, 17 вересня, тому його можна було включити до серпневого розрахунку авансів з податку на прибуток та розрахунку з ПДВ.
Мотивацією для недекларування фактичної дати виставлення були податкові міркування. Це могло призвести до того, що загальна сума податків, що належали до сплати у вересні, була непропорційно малою порівняно із сумою, що підлягала сплаті у жовтні. Прагнучи мінімізувати ці коливання, які, очевидно, негативно впливали на фінансову ліквідність, підприємці часто виставляли рахунки-фактури пізніше заявленої дати.
Впровадження KSeF зробило практично неможливим використання цього механізму. Рахунок-фактуру необхідно надіслати негайно, не пізніше наступного робочого дня після його виставлення.
KSeF та рахунки-фактури, виставлені у форматі PDF
Слід зазначити, що впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур не призвело до повної відмови від PDF-рахунків-фактур – підприємці досі надсилають документи в цьому форматі, хоча б тому, що електронні листи залишаються основним інструментом ділового спілкування. Однак слід чітко зазначити, що PDF може бути лише візуалізацією рахунку-фактури, але згідно з положеннями Закону про ПДВ він ніколи не замінить структурований XML-документ.
Директор Національної податкової інформації вже прокоментував питання, пов'язані з введенням в обіг візуалізацій рахунків-фактур. Як випливає з тлумачення 5 травня 2026 р., будь-які відхилення у змісті візуалізації від оригінального структурованого рахунку-фактури можуть призвести до того, що візуалізація буде вважатися другим документом, що призведе до подвійного оподаткування. Запитання платника податків стосувалося, здавалося б, незначних деталей, таких як заміна «опис товару» на «назва продукту». Хоча, на нашу думку, на стадії судового розгляду спору платник податків зміг би ефективно продемонструвати, що другий рахунок-фактура не був введений в обіг, ми хотіли б зазначити, що Випуск візуалізацій рахунків-фактур у форматі PDF можливий лише за умови, що їхній вміст ідентичний XML-файлу. Будь-які відхилення від цього правила створюють додаткові, непотрібні податкові ризики.
Виставлення рахунків-фактур у KSeF для іноземних підрядників
Виставлення рахунків іноземним підрядникам через KSeF є одним із найпроблемніших питань і також потребує роз'яснень. KSeF є обов'язковою системою для польських емітентів рахунків-фактур, і доступ покупця до Системи в цьому випадку не має значення. Виставляючи рахунок-фактуру німецькому, голландському або американському підряднику, ви повинні використовувати форму KSEF.
Однак, немає жодних перешкод для обліку та визнання витрат на придбання послуги чи товару у іноземного підрядника, який з очевидних причин не документуватиме цю операцію рахунком-фактурою.
Винятком із цього правила є ситуація, коли іноземний платник податків має польський ідентифікаційний податковий номер (NIP) та зареєстрований як платник польського ПДВ. У такому випадку, через відсутність зареєстрованого офісу або постійного місця діяльності в Польщі, така особа не зобов'язана використовувати Національну систему електронних рахунків-фактур, хоча може добровільно до неї приєднатися.
Рахунок-фактура, отриманий поза межами KSeF, та право на відрахування
Міністерство фінансів прямо зазначає, що наслідки невиконання зобов'язання щодо використання системи KSeF, як правило, покладаються на видавця рахунку-фактури, а не на покупця. Це, своєю чергою, означає, що при отриманні паперового рахунку-фактури платник податків все ще зберігає право на відрахування вхідного ПДВ – за умови, звичайно, виконання всіх інших умов. Однак, як правило, слід вважати, що для цілей права на відрахування не має значення, чи виставив продавець структурований рахунок-фактуру чи ні.
Чи змінює KSeF правила виставлення авансових рахунків-фактур?
Впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур принципово не змінило правил виставлення авансових рахунків-фактур, хоча й виникло кілька нюансів, на які варто звернути увагу. Перш за все, варто пам’ятати, що, як правило, ПДВ сплачується після отримання платежу. У такій ситуації дата виставлення рахунку-фактури є другорядною, і застосовується встановлений законом термін у 15 днів з кінця місяця.
Виправлення рахунків-фактур та KSeF
Одним із наслідків впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур є зміна способу виправлення документів.
Хоча матеріальна основа для виправлень плюсів та мінусів не змінилася, коригувальні документи також мають бути оформлені в системі KSeF. Впровадження Системи означає, що після виставлення рахунку-фактури його більше неможливо редагувати без виправлення, навіть якщо зміни є лише косметичними. Це важливо, оскільки на практиці, Коригувальні банкноти були повністю вилучені з обігу. Навіть якщо ви помилитеся під час введення імені підрядника, до системи надсилається виправлення.
Порядок дій у разі збою KSeF
Під час впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур виникло багато побоювань щодо ситуацій, коли система, що керується Міністерством фінансів, може вийти з ладу, або якщо проблеми будуть локалізовані та виникнуть на стороні емітента рахунків-фактур. Дивно, але законодавці передбачили ці події – існує кілька заздалегідь визначених процедур.
Локальна невдача на боці підприємця - offline24
У ситуаціях, коли перебої мають локальний характер (наприклад, збій інтернету в офісі, збій комп’ютера, несправність бухгалтерського програмного забезпечення), застосовується так званий режим офлайн24 згідно зі статтею 106nda Закону про ПДВ. У такій ситуації платник податків зобов’язаний підготувати рахунок-фактуру відповідно до логічної структури FA (стандартизованої), надати всі необхідні дані та, за необхідності, надіслати документ покупцю за межі KSeF (KSeF). Сам рахунок-фактура має бути внесений до KSeF негайно, не пізніше наступного робочого дня після його виписки.
У випадку рахунків-фактур, виписаних у режимі offline24, датою виписки документа вважається дата створення рахунку-фактури, а не дата його надсилання до KSeF.
Планові технічні роботи в KSeF
Незважаючи на короткий період свого існування, KSeF вже пройшла кілька технічних робіт, переважно у січні та лютому 2026 року. У ситуації, коли раніше заплановане оновлення, технічне обслуговування або ремонт призводять до недоступності Системи, підприємці зобов'язані виставляти структуровані рахунки-фактури та, подібно до локального збою, надсилати рахунок-фактуру до KSeF не пізніше наступного робочого дня після закінчення недоступності Системи.
Офіційні провали KSeF
Під час офіційного перебою платники податків будуть зобов'язані використовувати аварійний режим, що регулюється статтею 106 Закону про ПДВ. У цьому режимі рахунки-фактури виставляються поза активним підключенням до KSEF та, аналогічно до режиму offline24, повинні відповідати обов'язковому шаблону документа. Після закінчення перебою платники податків мають сім робочих днів, щоб завантажити свої документи на сервери Міністерства фінансів.
Офіційні повідомлення про невдачі з’являтимуться в інформаційному бюлетені Міністерства фінансів та в застосунку KSeF.
Дозволи на використання KSeF
Зазвичай, індивідуальні підприємці використовують систему KSeF самостійно, але нормативні акти дозволяють надання дозволів та делегування повноважень іншим особам. Як правило, це будуть делеговані працівники або бухгалтерії.
Платники податків можуть надати дозвіл KSeF від імені своїх підприємств, використовуючи форму ZAW-FA в електронному податковому офісі. Весь процес займає лише кілька хвилин, і особа, яка отримує дозвіл, зазвичай отримує доступ до свого профілю KSeF протягом одного-двох днів. Однак це не відбувається автоматично.
Програми виставлення рахунків у KSeF
Під час обговорення реформи Національної інспекції праці (PIP) багато хто відзначив легкість, з якою органи влади зможуть виявляти підприємства, які регулярно виставляють лише один рахунок-фактуру на місяць, особливо завжди одному й тому ж підряднику. Національна інспекція праці (KSeF) справді сприятиме аналізу таких випадків, оскільки податкова адміністрація матиме доступ у режимі реального часу до структурованих даних про частоту виставлення рахунків-фактур, розмір винагороди, описи послуг та суб'єктів, залучених до транзакцій. Це дозволить набагато швидше ідентифікувати осіб, які на практиці є штатними працівниками.
Однак це не означає, що виставлення одного рахунку-фактури на місяць автоматично призведе до перевірки або сумнівів у контракті B2B. Це один із факторів, який може привернути увагу органів влади, але сам по собі він не визначає існування прихованих трудових відносин. Багато підприємців фактично виконують послуги виключно для одного великого клієнта, наприклад, реалізуючи довгостроковий проект або колективно виставляючи рахунки за всі види діяльності, виконані протягом певного місяця. Така модель співпраці може бути повністю виправдана з економічної точки зору, особливо якщо підрядник самостійно організовує свою роботу, несе відповідальність за її результати, може використовувати замінника, має власні інструменти та несе ризики, пов'язані зі своїм бізнесом, таким чином просто виконуючи вимоги так званого тесту підприємця.
Для тих, хто працює за контрактами B2B, додаток для виставлення рахунків, виданий міністерством, зазвичай буде цілком достатнім рішенням. Тому використання платних програм може бути зайвим, якщо підприємцю не потрібні додаткові функції, такі як автоматичне врегулювання платежів, інтеграція з бухгалтерським обліком, контроль податкових лімітів або підготовка звітності. Однак на практиці безкоштовне рішення часто виявляється найзручнішим.
