KSeF – це централізована система для виписки, отримання та зберігання рахунків-фактур в єдиному форматі. Ризик збою KSeF, включаючи призупинення виставлення рахунків-фактур, становитиме стратегічну загрозу для всієї країни.
Міністерство фінансів врахувало цей ризик і запропонувало:
- базовий онлайн-режим,
- 4 офлайн-режими – 3 з яких базуються на офлайн-механізмах KSeF:
- Offline24 (використовується за потреби платника податків),
- Офлайн-недоступність (запланована недоступність KSeF – наприклад, через роботу в ІТ)
- Збій в автономному режимі (збій KSeF),
- Повний збій офлайн – у разі катаклізмів, тобто надзвичайного стану, війни, дозволяє виставляти рахунки-фактури в будь-якому форматі (паперовому, електронному).
Кожен з них визначає правила виписки та надсилання рахунків-фактур, надання їх покупцеві та використання QR-кодів. У таблиці нижче наведено їх детальну інформацію та наші практичні пропозиції.
- Режими виставлення рахунків у KSEF
|
*Відсутність облікового запису в KSeF розуміється як ситуація, коли покупець взагалі не має ідентифікаційного податкового номера або діє в якості, відмінній від той, якому присвоєно ідентифікаційний податковий номер (NIP) або постійне місце виконання робіт у Польщі.
- Ключові практичні виклики
- Випуск вкладень до рахунків-фактур
На практиці лише деякі платники податків зможуть надсилати додатки через систему KSeF. У додатках прийматимуться лише дані, необхідні для цілей оподаткування (в одиницях вимірювання та кількості (кількості) поставлених товарів чи послуг, або нетто-цінах за одиницю), що в першу чергу стосуватиметься підприємств у телекомунікаційній, енергетичній, газовій та інших галузях.
Зокрема, у KSeF не дозволятиметься додавати документи типово комерційного, маркетингового та суто ділового характеру, тобто прайс-листи, договори, протоколи приймання-передачі чи гарантійні умови.
Більше того, для надсилання вкладень необхідно буде подати повідомлення Голові Національної податкової адміністрації через електронну податкову службу та отримати згоду, дійсну лише два роки, яку податкова служба може відкликати у разі виявлення порушень з боку платника податків.
Висновки – розглянемо сьогодні, як надсилати вкладення підрядникам поза межами KSeF (електронна пошта, паперові матеріали, хмара), адаптувати процеси та забезпечити інформування підрядників.
- Витрати, понесені працівником
Витрати працівників у KSeF стають дедалі складнішими для оплати, оскільки працівник більше не отримує рахунок-фактуру особисто – максимум візуалізацію або підтвердження транзакції – і може статися так, що, відповідно до закону, він чи вона піде звідти без жодного документа, отриманого на місці.
Рахунок-фактура буде надіслано безпосередньо до KSeF роботодавця, але він може бути без інформації про те, якого працівника це стосується, оскільки, хоча KSeF містить поле, в якому вказується «третя сторона», його заповнення є добровільним для видавця рахунку-фактури. Це означає, що існує ризик того, що бухгалтерія повинна самостійно визначати, хто поніс витрати, а працівники також повинні декларувати, що певний рахунок-фактура є «їхнім». Як наслідок, врегулювання відряджень та витрат може зайняти більше часу, якщо не впровадити зміни, наприклад, не запровадити персоналізовані картки працівника.
- Рахунки-фактури помилково надіслані неправильним організаціям та отримані неправильні рахунки-фактури
У KSeF помилка щодо NIP призводить до того, що рахунок-фактуру отримує інша організація – в результаті:
- З боку продажів ми можемо виставити рахунок-фактуру організації, яка його не оплачує, і відповідна організація може затримати його оплату, особливо коли термін оплати пов'язаний з датою виставлення рахунку-фактури.
- З боку закупівель може виникнути ризик ведення бухгалтерського обліку, відрахування ПДВ та включення рахунків-фактур від інших суб'єктів до податкових витрат, що може призвести до податкової та штрафно-фіскальної відповідальності.
Якщо вам цікаво, як вашій компанії слід підготуватися до нових зобов'язань та процедур, що виникають у зв'язку з KseF, радимо вам звернутися до нашої юридичної фірми.
